Како да направите работен распоред за ефикасно управување со времето
Како менаџер, вие несомнено имате задача да развивате распоред за работа и да го следите работното време на вашите работници. Иако ова не е задача која одзема многу време, мора да ја завршите правилно и ние сме тука да ве водиме со тоа. Значи, ако прашувате од каде да започнете со тоа? Веројатно имате многу прашања, особено ако сте нов во управувањето со тимот. Загриженост за тоа што претставува идеален распоред за работа. Без дополнителна дискусија, сега да го започнеме ова упатство како што ве учиме како да креирате распоред за работа на заеднички и најдобри начини.
- Дел 1. Зошто да креирате распоред за работа
- Дел 2. Најдобар начин да се создаде распоред за работа
- Дел 3. Како да цртате дијаграми за распоред за работа
- Дел 4. Видови на распоред за работа
- Дел 5. Најчесто поставувани прашања за тоа како да креирате распоред за работа
Дел 1. Зошто да креирате распоред за работа
Создавањето и почитувањето на конзистентен работен распоред е од суштинско значење за водење на успешен бизнис, голем или мал. На овој начин, сите во вашиот тим разбираат кога се очекува да работат. Членовите на вашиот тим потоа можат да ги планираат своите работни распореди или да ги разменат смените на вработените пред време за да избегнат пропуштање на работа или смени со недоволно персонал. Оптималниот распоред за работа и обезбедува на вашата организација различни бенефиции, вклучувајќи:
• Намален промет на вработени: Вработените разбираат кога од нив се очекува да работат и може соодветно да управуваат со своите пари и лични животи. Кога работите на нередовен распоред, неопходно е внимателно планирање.
• Ја подобрува продуктивноста на вработените: постави распоред за завршување на активностите. Работните распореди, исто така, го олеснуваат идентификувањето на здравствените проблеми и проблемите со вработените кои доцнат.
• Одржување рамнотежа помеѓу работата и животот: Неизвесниот работен распоред понекогаш доведува до тоа вработените да работат премногу и да го запостават својот личен живот. Благодарение на подобрените процедури за распоред, вработените повеќе нема да мора да размислуваат за работа додека се надвор од часовникот.
Дел 2. Најдобар начин да се создаде распоред за работа
Идеалниот начин да се изгради распоред за работа вклучува неколку критични елементи кои гарантираат дека тој е ефикасен и ги задоволува барањата и на фирмата и на нејзините вработени. Еве една заедничка процедура.
• Разберете ги вашите потреби: Започнете со испитување на обемот на работа, достапноста на вработените и работното време. Определете кои часови се најпрометни и кои бараат најмалку покриеност.
• Поставете јасни очекувања: Дефинирајте ги задачите, одговорностите и очекуваното работно време на секој вработен. Погрижете се сите да знаат што се очекува од нив.
• Користете алатка за закажување: Креирајте и управувајте со вашиот распоред користејќи закажување софтвер за работниот тек или алатки како Excel, MindOnMap и Word. Овие алатки можат да помогнат со автоматизација на процесот и намалување на грешките.
Дел 3. Како да цртате дијаграми за распоред за работа
Во вториот дел од оваа статија, разговаравме за најдобриот начин за креирање распоред за работа. На третата точка, бевме потсетени да користиме одлична алатка за распоред. Со тоа, тимот ја препорача совршената алатка за вас: неверојатното MindOnMap. Оваа разновидна алатка за мапирање на мислите нуди функции кои можат да ви помогнат лесно да го нацртате вашиот дијаграм за распоред за работа.
MindOnMap нуди неверојатно широки функции кои можат да ни помогнат да креираме различни дијаграми и графикони, како работен распоред. Тоа може да ни помогне да управуваме со нашето време. Дополнително, ако сте менаџер, тогаш можеме да ја користиме оваа алатка за да ги претставиме распоредот за работа на нашиот тим на визуелно привлечен пристап. Ајде сега да видиме како тоа може да биде можно.
Отворете го софтверот MindOnMap на вашиот компјутер. Од неговиот интерфејс, кликнете на копчето Ново и изберете Графикон на текови.
Сега, можеме да влеземе во работниот простор. Ве молиме кликнете на Формите што ги сакате и распоредете ги според дизајнот што го претпочитате.
После тоа, додадете ја етикетата на секоја форма во зависност од вашиот работен распоред. Потоа, финализирајте го со избирање на Стилови и тема пред да кликнете на Зачувај копче.
Овие едноставни чекори можат да ви дадат визуелен преглед на работниот распоред. Сега можеме да видиме дека алатката е ефикасна и навистина може да ни помогне да го визуелизираме она што ни треба. Доколку сакате, користете ги овие шаблони и уредете го распоредот за работа во согласност со вашата волја.
Дел 4. Видови на распоред за работа
Секоја фирма има различни барања, а распоредот од девет до пет е погоден само за некои. Бизнисите на кои им е потребен 24-часовен персонал или имаат други итни проблеми за да се решат често, користат смени за да ја максимизираат продуктивноста. Најпопуларните видови на распореди на работниот тек се прикажани подолу без посебен редослед:
Распоред Dupont Shift
Распоредот на смените во Дупон е популарен меѓу полициските станици, здравствените установи и другите 24-часовни бизниси. Овој план има четири различни тимови кои работат во две смени од 12 часа. Дневните и ноќните смени се закажани со четиринеделна ротација. Во текот на четири недели, персоналот на распоредот на Дупон ќе работи на следниов начин.
• Еден слободен ден.
• Три смени во текот на ноќта
• Три дена одмор.
• Четири ноќни смени
• Три дена одмор.
• Тридневни смени.
• Четиридневни смени.
• Седум слободни дена.
2-2-3 Распоред
Распоредот 2-2-3 е исто така популарен избор за секторите кои бараат 24-часовен персонал. Овој систем користи постепен, 28-дневен циклус на ротација, при што секој вработен работи 12-часовни смени секој ден. Типичен распоред за четири тима оди на следниов начин.
• Дводневни смени.
• Два дена одмор.
• Тридневни смени.
Работен распоред со полно работно време
Распоредот за работа со полно работно време бара од поединците да работат меѓу осум и десет часа дневно, кои се движат од вообичаените 40 до 50 часа неделно. Со оглед на нивните долги часови, вработените со полно работно време обично добиваат различни предности од нивното работно место. Тие често вклучуваат здравствено осигурување, боледување и планови за пензионирање.
Повеќето распореди со полно работно време ја вклучуваат истата смена секој ден. Смените се разликуваат, но вработените често работат од 34 до 40 часа неделно. На вработените со полно работно време кои не се ослободени им се плаќа прекувремена работа кога работат повеќе од 40 часа. Платените членови на тимот, иако заработуваат повеќе пари, се исклучени од прекувремена работа.
Распоред на хонорарна работа
Работниците со договор или хонорарците користат распореди за хонорарна работа. Овие вработени често работат без однапред одреден распоред додека нивните проекти не бидат завршени. Во одредени случаи, владите им забрануваат на бизнисите да насочуваат кога или каде работи хонорарецот.
Распоред на работа со скратено работно време
Распоредот за работа на вработените со скратено работно време не ги задоволува барањата на локацијата за вработен со полно работно време. Во САД, вработените имаат 30 или помалку загарантирани часови неделно. Нивниот работен распоред може повремено да се менува за да вклучи дополнителни или дури прекувремени часови.
Дел 5. Најчесто поставувани прашања за тоа како да креирате распоред за работа
Кој е распоредот за работа 5 4 9?
Работниот план 5-4-9 е двонеделен компримиран распоред во кој вработените работат четири 9-часовни денови и еден 8-часовен ден во првата недела, потоа четири 9-часовни денови и еден слободен ден во втората недела. Ова значи еден дополнителен слободен ден на секои две недели.
Како да креирам личен распоред за работа?
За да изградите приспособен работен календар, прво идентификувајте ги вашите должности и приоритети. Поставете го вашето работно време, одвојте време за секоја задача, правете редовни паузи и прегледувајте го распоредот на редовна основа за да ги направите потребните прилагодувања. Календарите и Excel може да ви помогнат подобро да го организирате вашиот распоред.
Дали Excel има шаблон за распоред за работа?
Да, Excel обезбедува шаблони за распоред за работа. Можете да ги лоцирате со отворање на Excel, кликнување Датотека, потоа оди на Ново, и во потрага по распоред за работа или неделен распоред. Можете да ги менувате овие шаблони за да ги задоволат вашите работни барања.
Кој е вашиот редовен распоред за работа?
Вработените со полно работно време најверојатно ќе го следат конвенционалниот распоред за работа, кој обично трае од понеделник до петок од 9 до 17 часот. денови во неделата.
Каков е неделниот распоред за работа?
Неделниот работен план им овозможува на менаџерите да поделат временски рокови меѓу членовите на тимот за да одговараат на потребите на компанијата и вработените. Некои факти што треба да се земат предвид додека се прави неделен распоред се максималната должина на смената, периодите на достапност на персоналот, сообраќајот и обемот на работа.
Заклучок
Ова се деталите што треба да ги знаеме за нашиот работен распоред. Погоре можеме да ја видиме суштината на тоа и најдобриот начин да се создаде. Затоа се надеваме дека алатката MindOnMap може да ви помогне со вашиот работен распоред.
