Kā izveidot darba grafiku efektīvai laika pārvaldībai

Jums kā vadītājam neapšaubāmi ir pienākums izstrādāt darba grafikus un uzraudzīt savu darbinieku darba laiku. Lai gan tas nav laikietilpīgs uzdevums, jums tas ir jāpabeidz pareizi, un mēs esam šeit, lai palīdzētu jums to paveikt. Tātad, ja jūs jautājat, ar ko to sākt? Jums, iespējams, ir daudz jautājumu, it īpaši, ja esat iesācējs komandas vadībā. Bažas par to, kas ir ideāls darba grafiks. Bez turpmākām diskusijām sāksim šīs vadlīnijas, kā mēs jums mācām kā izveidot darba grafiku kopējos un labākajos veidos.

• 1. daļa. Kāpēc izveidot darba grafiku
• 2. daļa. Labākais veids, kā izveidot darba grafiku
• 3. daļa. Kā uzzīmēt diagrammas darba grafikam
• 4. daļa. Darba grafika veidi
• 5. daļa. Bieži uzdotie jautājumi par to, kā izveidot darba grafiku

1. daļa. Kāpēc izveidot darba grafiku

Konsekventa darba grafika izveide un ievērošana ir būtiska veiksmīga liela vai maza biznesa vadīšanai. Tādā veidā visi jūsu komandas locekļi saprot, kad viņiem ir jāstrādā. Jūsu komandas locekļi pēc tam var plānot savus darba grafikus vai mainīt darbinieku maiņas pirms laika, lai izvairītos no darba trūkuma vai darbinieku trūkuma. Optimālais darba grafiks nodrošina jūsu organizācijai dažādas priekšrocības, tostarp:

• Samazināta darbinieku mainība: Darbinieki saprot, kad viņiem ir jāstrādā, un var atbilstoši pārvaldīt savu naudu un personīgo dzīvi. Strādājot neregulārā grafikā, svarīga ir rūpīga plānošana.
• Uzlabo darbinieku produktivitāti: noteikt grafiku darbību pabeigšanai. Darba grafiki arī ļauj vieglāk identificēt veselības problēmas un problēmas, ja darbinieki ierodas novēloti.
• Darba un privātās dzīves līdzsvara uzturēšana: Nenoteikts darba grafiks dažkārt noved pie tā, ka darbinieki strādā pārāk daudz un atstāj novārtā savu personīgo dzīvi. Pateicoties uzlabotajām plānošanas procedūrām, darbiniekiem vairs nebūs jādomā par darbu, kamēr viņi ir ārpus darba laika.

2. daļa. Labākais veids, kā izveidot darba grafiku

Ideāls veids, kā izveidot darba grafiku, ietver dažus kritiskus elementus, kas nodrošina tā efektivitāti un atbilst gan uzņēmuma, gan tā darbinieku prasībām. Šeit ir izplatīta procedūra.

• Izprotiet savas vajadzības: Sāciet, pārbaudot darba slodzi, darbinieku pieejamību un darba laiku. Nosakiet, kuras stundas ir noslogotākās un kurām ir nepieciešams vismazākais pārklājums.
• Iestatiet skaidras cerības: Definējiet katra darbinieka uzdevumus, pienākumus un paredzamo darba laiku. Pārliecinieties, ka visi zina, kas no viņiem tiek gaidīts.
• Izmantojiet plānošanas rīku: Izveidojiet un pārvaldiet savu grafiku, izmantojot plānošanu darbplūsmas programmatūra vai tādi rīki kā Excel, MindOnMap un Word. Šie rīki var palīdzēt procesu automatizācijā un kļūdu samazināšanā.

3. daļa. Kā uzzīmēt diagrammas darba grafikam

Šī raksta otrajā daļā mēs apspriedām labāko veidu, kā izveidot darba grafiku. Trešajā punktā mums tika atgādināts, ka jāizmanto lielisks plānošanas rīks. Tādējādi komanda ieteica jums ideālo rīku: neticamo MindOnMap. Šis daudzpusīgais domu kartēšanas rīks piedāvā funkcijas, kas var palīdzēt viegli uzzīmēt darba grafika diagrammu.

MindOnMap piedāvā neticami plašas funkcijas, kas var palīdzēt mums izveidot dažādas diagrammas un diagrammas, piemēram, darba grafiku. Tas var mums palīdzēt pārvaldīt savu laiku. Turklāt, ja esat vadītājs, tad mēs varam izmantot šo rīku, lai vizuāli pievilcīgā pieejā parādītu mūsu komandas darba grafikus. Ļaujiet mums tagad redzēt, kā tas var būt iespējams.

Šīs vienkāršās darbības var sniegt vizuālu priekšstatu par darba grafiku. Tagad mēs redzam, ka rīks ir efektīvs un var patiešām palīdzēt mums iztēloties, kas mums nepieciešams. Ja vēlaties, izmantojiet šīs veidnes un rediģējiet darba grafiku atbilstoši savai gribai.

4. daļa. Darba grafika veidi

Katram uzņēmumam ir noteiktas prasības, un grafiks no deviņiem līdz pieciem ir piemērots tikai dažiem. Uzņēmumi, kuru risināšanai nepieciešams diennakts personāls vai kuriem ir citas aktuālas problēmas, bieži izmanto maiņas, lai palielinātu produktivitāti. Populārākie veidi darbplūsmas grafiki ir parādīti zemāk bez īpašas secības:

Dupont maiņas grafiks

Dupont maiņu grafiks ir populārs policijas iecirkņu, veselības aprūpes iestāžu un citu diennakts uzņēmumu vidū. Šajā plānā ir četras atsevišķas komandas, kas strādā divās 12 stundu maiņās. Dienas un nakts maiņas ir paredzētas četru nedēļu rotācijā. Četru nedēļu laikā darbinieki saskaņā ar Dupont grafiku strādās šādi.

• Viena brīvdiena.
• Trīs nakts maiņas
• Trīs brīvas dienas.
• Četras nakts maiņas
• Trīs brīvas dienas.
• Trīs dienu maiņas.
• Četru dienu maiņas.
• Septiņas brīvas dienas.

2-2-3 Grafiks

Grafiks 2-2-3 ir arī populāra izvēle nozarēs, kurās nepieciešams 24 stundu personāls. Šī sistēma izmanto pakāpenisku, 28 dienu rotācijas ciklu, katrs darbinieks strādā 12 stundu maiņās katru dienu. Tipisks četru komandu grafiks ir šāds.

• Divu dienu maiņas.
• Divas brīvdienas.
• Trīs dienu maiņas.

Pilna laika darba grafiks

Pilna laika darba grafiks paredz, ka indivīdiem jāstrādā no astoņām līdz desmit stundām dienā, sākot no parastajām 40 līdz 50 stundām nedēļā. Ņemot vērā viņu garās darba stundas, pilna laika darbinieki parasti saņem dažādas priekšrocības no savas darba vietas. Tie bieži ietver veselības apdrošināšanu, slimības atvaļinājumu un pensijas plānus.

Lielākā daļa pilna laika grafiku ietver vienu un to pašu maiņu katru dienu. Maiņas ir dažādas, taču darbinieki bieži strādā 34 līdz 40 stundas nedēļā. Neatbrīvotajiem pilnas slodzes darbiniekiem tiek apmaksātas virsstundas, ja viņi strādā vairāk nekā 40 stundas. Algotie komandas biedri, lai arī pelna vairāk naudas, tiek izslēgti no papildstundām.

Ārštata darba grafiks

Līgumdarbinieki vai ārštata darbinieki izmanto ārštata darba grafikus. Šie darbinieki bieži strādā bez iepriekš noteikta grafika, līdz viņu projekti ir pabeigti. Atsevišķos gadījumos valdības aizliedz uzņēmumiem norādīt, kad vai kur strādā ārštata darbinieks.

Nepilna laika darba grafiks

Nepilna laika darbinieku darba grafiki neatbilst atrašanās vietas prasībām pilnas slodzes darbiniekam. Amerikas Savienotajās Valstīs darbiniekiem ir garantētas 30 vai mazāk stundas nedēļā. Viņu darba grafiks laiku pa laikam var mainīties, iekļaujot papildu vai pat virsstundas.

5. daļa. Bieži uzdotie jautājumi par to, kā izveidot darba grafiku