Уақытты тиімді басқару үшін жұмыс кестесін қалай жасауға болады
Менеджер ретінде сізде жұмыс кестелерін әзірлеу және жұмысшылардың жұмыс уақытын бақылау жұмысы бар екені сөзсіз. Бұл көп уақытты қажет ететін тапсырма болмаса да, оны дұрыс орындауыңыз керек және біз сізге осы бағытта басшылық беруге дайынбыз. Сонымен, егер сіз мұны неден бастау керек деп сұрасаңыз? Сізде көп сұрақтар болуы мүмкін, әсіресе команданы басқаруға жаңадан келген болсаңыз. Идеал жұмыс кестесін құрайтын нәрсеге қатысты алаңдаушылық. Ешқандай қосымша талқылаусыз, енді біз сізге үйрететін осы нұсқаулықты бастайық жұмыс кестесін қалай құру керек ортақ және ең жақсы жолдармен.
- 1-бөлім. Неліктен жұмыс кестесін құру керек
- 2-бөлім. Жұмыс кестесін құрудың ең жақсы тәсілі
- 3-бөлім. Жұмыс кестесіне диаграммаларды салу жолы
- 4-бөлім. Жұмыс кестесінің түрлері
- 5-бөлім. Жұмыс кестесін құру туралы жиі қойылатын сұрақтар
1-бөлім. Неліктен жұмыс кестесін құру керек
Тұрақты жұмыс кестесін құру және оны ұстану үлкен немесе кіші бизнесті табысты жүргізу үшін өте маңызды. Осылайша сіздің командаңыздағы әрбір адам олардан қашан жұмыс істеу керек екенін түсінеді. Содан кейін сіздің команда мүшелері жұмысты жіберіп алмау немесе қызметкерлердің жетіспеушілігін болдырмау үшін жұмыс кестелерін немесе қызметкерлердің ауысымын алдын ала жоспарлай алады. Оңтайлы жұмыс кестесі ұйымыңызға әртүрлі артықшылықтар береді, соның ішінде:
• Қызметкерлердің айналымдылығының төмендеуі: Қызметкерлер олардан қашан жұмыс істеу керек екенін түсінеді және ақшасы мен жеке өмірін дұрыс басқара алады. Тұрақты емес кесте бойынша жұмыс істегенде, мұқият жоспарлау маңызды.
• Қызметкерлердің өнімділігін арттырады: іс-шараларды аяқтау кестесін белгілеңіз. Жұмыс кестелері сонымен қатар денсаулық мәселелерін және кешігіп келген қызметкерлерге байланысты мәселелерді анықтауды жеңілдетеді.
• Жұмыс пен өмір балансын сақтау: Белгісіз жұмыс кестесі кейде қызметкерлердің тым көп жұмыс істеуіне және жеке өміріне немқұрайлы қарауына әкеледі. Жоспарлау процедураларының жақсаруы арқасында қызметкерлер бұдан былай жұмыстан тыс уақытта жұмыс туралы ойланбайды.
2-бөлім. Жұмыс кестесін құрудың ең жақсы тәсілі
Жұмыс кестесін құрудың тамаша тәсілі оның тиімді болуын қамтамасыз ететін және фирманың да, оның қызметкерлерінің де талаптарын қанағаттандыратын бірнеше маңызды элементтерді қамтиды. Міне, жалпы процедура.
• Сіздің қажеттіліктеріңізді түсіну: Жұмыс жүктемесін, қызметкерлердің қолжетімділігін және жұмыс уақытын тексеруден бастаңыз. Қай сағаттар ең бос және қайсысы ең аз қамтуды қажет ететінін анықтаңыз.
• Таза күтулерді орнату: Әрбір қызметкердің міндеттерін, жауапкершілігін және күтілетін жұмыс уақытын анықтаңыз. Әркім өзінен не күтетінін білетініне көз жеткізіңіз.
• Жоспарлау құралын пайдаланыңыз: Жоспарлауды пайдаланып кестеңізді жасаңыз және басқарыңыз жұмыс процесінің бағдарламалық құралы немесе Excel, MindOnMap және Word сияқты құралдар. Бұл құралдар процесті автоматтандыруға және қателерді азайтуға көмектеседі.
3-бөлім. Жұмыс кестесіне диаграммаларды салу жолы
Осы мақаланың екінші бөлігінде біз жұмыс кестесін құрудың ең жақсы әдісін талқыладық. Үшінші тармақта бізге тамаша жоспарлау құралын пайдалану керектігі ескертілді. Осылайша, команда сізге тамаша құралды ұсынды: керемет MindOnMap. Бұл жан-жақты ақыл-ой картасының құралы жұмыс кестесінің диаграммасын оңай салуға көмектесетін мүмкіндіктерді ұсынады.
MindOnMap жұмыс кестесі сияқты әртүрлі диаграммалар мен диаграммаларды жасауға көмектесетін керемет кең мүмкіндіктерді ұсынады. Ол бізге уақытымызды басқаруға көмектеседі. Сонымен қатар, егер сіз менеджер болсаңыз, онда біз бұл құралды біздің команданың жұмыс кестелерін көрнекі тәсілмен ұсыну үшін пайдалана аламыз. Енді бұл қалай мүмкін болатынын көрейік.
Компьютерде MindOnMap бағдарламалық құралын ашыңыз. Оның интерфейсінен Жаңа түймесін басып, таңдаңыз Блок-схема.
Енді біз жұмыс кеңістігіне кіре аламыз. Қалаған пішіндерді басып, оларды қалаған дизайнға сәйкес реттеңіз.
Осыдан кейін жұмыс кестесіне байланысты әр пішіннің белгісін қосыңыз. Содан кейін түймесін баспас бұрын Мәнерлер мен тақырыпты таңдау арқылы оны аяқтаңыз Сақтау түймесі.
Бұл қарапайым қадамдар сізге жұмыс кестесінің көрнекі көрінісін бере алады. Енді біз құралдың тиімді екенін және бізге қажет нәрсені бейнелеуге көмектесетінін көреміз. Қаласаңыз, осы үлгілерді пайдаланыңыз және өз қалауыңызға сәйкес жұмыс кестесін өңдеңіз.
4-бөлім. Жұмыс кестесінің түрлері
Әрбір фирманың өзіндік талаптары бар және тоғыздан беске дейінгі кесте тек кейбіреулер үшін қолайлы. Тәулік бойы жұмыс істейтін қызметкерлерді қажет ететін немесе шешу үшін басқа өзекті мәселелері бар кәсіпорындар өнімділікті арттыру үшін ауысымды жиі пайдаланады. Ең танымал түрлері жұмыс үрдісінің кестелері төменде белгілі бір ретпен көрсетілмеген:
Dupont Shift кестесі
Дюпон ауысымының кестесі полиция бөлімшелері, денсаулық сақтау мекемелері және басқа тәулік бойы жұмыс істейтін кәсіпорындар арасында танымал. Бұл жоспарда 12 сағаттық екі ауысымда жұмыс істейтін төрт түрлі команда бар. Күндізгі және түнгі ауысымдар төрт апталық вахталық режимде жоспарланған. Төрт апта ішінде Дюпон кестесі бойынша қызметкерлер келесідей жұмыс істейді.
• Бір күн демалыс.
• Түнгі үш ауысым
• Үш күн демалыс.
• Түнгі төрт ауысым
• Үш күн демалыс.
• Үш күндік ауысым.
• Төрт күндік ауысым.
• Жеті күн демалыс.
2-2-3 Кесте
2-2-3 кестесі 24 сағаттық қызметкерлерді қажет ететін секторлар үшін де танымал таңдау болып табылады. Бұл жүйе бірте-бірте 28 күндік ротация циклін қолданады, әрбір қызметкер күн сайын 12 сағаттық ауысыммен жұмыс істейді. Төрт команданың әдеттегі кестесі келесідей.
• Екі күндік ауысым.
• Екі күн демалыс.
• Үш күндік ауысым.
Толық күндік жұмыс кестесі
Толық уақытты жұмыс кестесі адамдардан күніне сегізден он сағатқа дейін жұмыс істеуді талап етеді, аптасына қалыпты 40-тан 50 сағатқа дейін. Ұзақ уақытты ескере отырып, толық уақытты қызметкерлер әдетте жұмыс орындарынан әртүрлі артықшылықтарға ие болады. Оларға жиі медициналық сақтандыру, ауру демалысы және зейнеткерлік жоспарлар кіреді.
Күндізгі жұмыс кестесінің көпшілігі күн сайын бірдей ауысымды қамтиды. Ауысымдар әртүрлі, бірақ қызметкерлер аптасына 34-40 сағат жұмыс істейді. Босатпайтын, толық күнді жұмыс істейтін қызметкерлер 40 сағаттан артық жұмыс істеген кезде үстемеақы төленеді. Жалақы алатын команда мүшелері көбірек ақша тапса да, қосымша жұмыс уақытынан тыс қалады.
Штаттан тыс жұмыс кестесі
Келісімшарт немесе штаттан тыс жұмысшылар штаттан тыс жұмыс кестелерін пайдаланады. Бұл қызметкерлер көбінесе жобалары аяқталғанша алдын ала белгіленген кестесіз жұмыс істейді. Кейбір жағдайларда үкіметтер бизнеске фрилансердің қашан немесе қайда жұмыс істейтінін басқаруға тыйым салады.
Толық емес жұмыс күнінің кестесі
Толық емес жұмыс күні жұмыс істейтін қызметкерлердің жұмыс кестесі толық уақытты жұмыс істейтін қызметкер үшін орналасқан жердің талаптарына сәйкес келмейді. Америка Құрама Штаттарында қызметкерлерге аптасына 30 немесе одан аз кепілдік берілген сағаттар бар. Олардың жұмыс кестесі кейде қосымша немесе тіпті үстеме сағаттарды қосу үшін өзгеруі мүмкін.
5-бөлім. Жұмыс кестесін құру туралы жиі қойылатын сұрақтар
5 4 9 жұмыс кестесі қандай?
5-4-9 жұмыс жоспары екі апталық қысылған кесте болып табылады, онда қызметкерлер бірінші аптада төрт 9 сағаттық күн және бір 8 сағаттық күн, содан кейін 9 сағаттық төрт күн және екінші аптада бір демалыс күні жұмыс істейді. Бұл екі апта сайын бір қосымша демалыс күнін білдіреді.
Жеке жұмыс кестесін қалай құруға болады?
Теңшелген жұмыс күнтізбесін құру үшін алдымен міндеттеріңіз бен басымдықтарыңызды анықтаңыз. Жұмыс уақытын орнатыңыз, әр тапсырмаға уақыт бөліңіз, жүйелі үзіліс жасаңыз және кез келген қажетті түзетулер енгізу үшін кестеңізді жүйелі түрде қарап шығыңыз. Күнтізбелер мен Excel кестеңізді жақсырақ реттеуге көмектеседі.
Excel бағдарламасында жұмыс кестесі үлгісі бар ма?
Иә, Excel жұмыс кестесі үлгілерін ұсынады. Оларды Excel бағдарламасын ашып, басу арқылы табуға болады Файл, содан кейін барады Жаңа, және іздеу жұмыс кестесі немесе апталық кесте. Жұмыс талаптарын қанағаттандыру үшін осы үлгілерді өзгертуге болады.
Сіздің тұрақты жұмыс кестеңіз қандай?
Толық жұмыс күні жұмыс істейтін қызметкерлер әдетте дүйсенбіден жұмаға дейін таңғы сағат 9-дан кешкі 17-ге дейін жұмыс істейтін әдеттегі жұмыс кестесін ұстанатын болады. Басқа кең таралған толық уақыт кестесіне аптасына төрт күн күніне 10 сағат немесе алты күн күніне 6,5 сағат жұмыс кіреді. аптасына күндер.
Апталық жұмыс кестесі қандай?
Апталық жұмыс жоспары менеджерлерге уақыт аралығын компания мен қызметкерлердің қажеттіліктеріне сәйкес топ мүшелері арасында бөлуге мүмкіндік береді. Апталық кестені құру кезінде ескеру қажет кейбір фактілер - ауысымның максималды ұзақтығы, қызметкерлердің болуы, қозғалыс және жұмыс жүктемесі.
Қорытынды
Бұл біздің жұмыс кестеміз туралы білуіміз керек мәліметтер. Біз оның мәнін және оны жасаудың ең жақсы әдісін жоғарыдан көре аламыз. Сондықтан MindOnMap құралы жұмыс кестеңізге көмектесе алады деп үміттенеміз.
