როგორ შევადგინოთ სამუშაო განრიგი დროის ეფექტური მართვისთვის
როგორც მენეჯერს, თქვენ უდავოდ გაქვთ სამუშაო განრიგის შემუშავება და თქვენი მუშაკების სამუშაო საათების მონიტორინგი. მიუხედავად იმისა, რომ ეს არ არის შრომატევადი ამოცანა, თქვენ უნდა შეასრულოთ ის სწორად და ჩვენ აქ ვართ, რათა დაგეხმაროთ ამაში. ასე რომ, თუ გეკითხებით, საიდან დაიწყოთ ამით? თქვენ ალბათ გაქვთ ბევრი კითხვა, განსაკუთრებით თუ ახალი ხართ გუნდის მენეჯმენტში. შეშფოთება იმის შესახებ, თუ რას წარმოადგენს იდეალური სამუშაო გრაფიკი. ყოველგვარი შემდგომი განხილვის გარეშე, მოდით, ახლა დავიწყოთ ეს სახელმძღვანელო, როგორც ჩვენ გასწავლით როგორ შევქმნათ სამუშაო გრაფიკი საერთო და საუკეთესო გზებით.
- ნაწილი 1. რატომ შევქმნათ სამუშაო განრიგი
- ნაწილი 2. სამუშაო განრიგის შექმნის საუკეთესო გზა
- ნაწილი 3. როგორ დავხატოთ დიაგრამები სამუშაო გრაფიკისთვის
- ნაწილი 4. სამუშაო განრიგის სახეები
- ნაწილი 5. ხშირად დასმული კითხვები სამუშაო განრიგის შესახებ
ნაწილი 1. რატომ შევქმნათ სამუშაო განრიგი
თანმიმდევრული სამუშაო გრაფიკის შექმნა და დაცვა აუცილებელია წარმატებული ბიზნესის წარმართვისთვის, დიდი თუ პატარა. ამ გზით, თქვენს გუნდში ყველას ესმის, როდის მოელიან მათ მუშაობას. შემდეგ თქვენი გუნდის წევრებს შეუძლიათ დაგეგმონ თავიანთი სამუშაო განრიგი ან გაანაწილონ თანამშრომელთა ცვლა, რათა თავიდან აიცილონ სამუშაოს გამოტოვება ან პერსონალის ნაკლებობა. ოპტიმალური სამუშაო გრაფიკი თქვენს ორგანიზაციას სხვადასხვა სარგებელს აძლევს, მათ შორის:
• შემცირებული თანამშრომლების ბრუნვა: თანამშრომლებს ესმით, როდის მოელიან მათ მუშაობას და შეუძლიათ სათანადოდ მართონ თავიანთი ფული და პირადი ცხოვრება. არარეგულარულ გრაფიკზე მუშაობისას აუცილებელია ფრთხილად დაგეგმვა.
• აუმჯობესებს თანამშრომლების პროდუქტიულობას: განსაზღვრეთ განრიგი აქტივობების დასასრულებლად. სამუშაო განრიგი ასევე აადვილებს ჯანმრთელობის პრობლემების იდენტიფიცირებას და დაგვიანებულ თანამშრომლებთან დაკავშირებული პრობლემების იდენტიფიცირებას.
• სამუშაო-ცხოვრების ბალანსის შენარჩუნება: გაურკვეველი სამუშაო განრიგი ზოგჯერ იწვევს თანამშრომლების ზედმეტ მუშაობას და პირადი ცხოვრების უგულებელყოფას. გაუმჯობესებული განრიგის პროცედურების წყალობით, თანამშრომლებს აღარ მოუწევთ მუშაობაზე ფიქრი, სანამ ისინი უსაათოდ არიან.
ნაწილი 2. სამუშაო განრიგის შექმნის საუკეთესო გზა
სამუშაო გრაფიკის შედგენის იდეალური გზა მოიცავს რამდენიმე კრიტიკულ ელემენტს, რაც უზრუნველყოფს მის ეფექტურობას და აკმაყოფილებს როგორც ფირმის, ასევე მისი თანამშრომლების მოთხოვნებს. აქ არის საერთო პროცედურა.
• გაიგე შენი საჭიროებები: დაიწყეთ სამუშაო დატვირთვის, თანამშრომლების ხელმისაწვდომობისა და სამუშაო საათების შემოწმებით. განსაზღვრეთ რომელი საათია ყველაზე დატვირთული და რომელი მოითხოვს ყველაზე ნაკლებ დაფარვას.
• დააყენეთ ნათელი მოლოდინები: განსაზღვრეთ თითოეული თანამშრომლის ამოცანები, პასუხისმგებლობები და სამუშაო საათები. დარწმუნდით, რომ ყველამ იცის, რას მოელიან მათგან.
• გამოიყენეთ დაგეგმვის ინსტრუმენტი: შექმენით და მართეთ თქვენი განრიგი დაგეგმვის გამოყენებით სამუშაო პროცესის პროგრამული უზრუნველყოფა ან ინსტრუმენტები, როგორიცაა Excel, MindOnMap და Word. ამ ინსტრუმენტებს შეუძლიათ ხელი შეუწყონ პროცესის ავტომატიზაციას და შეცდომის შემცირებას.
ნაწილი 3. როგორ დავხატოთ დიაგრამები სამუშაო გრაფიკისთვის
ამ სტატიის მეორე ნაწილში განვიხილეთ სამუშაო განრიგის შექმნის საუკეთესო გზა. მესამე პუნქტზე, ჩვენ შეგვახსენეს, რომ გამოვიყენოთ შესანიშნავი დაგეგმვის ინსტრუმენტი. ამასთან, გუნდმა გირჩიათ შესანიშნავი ინსტრუმენტი: წარმოუდგენელი MindOnMap. გონების რუკების ეს მრავალმხრივი ინსტრუმენტი გთავაზობთ ფუნქციებს, რომლებიც დაგეხმარებათ მარტივად დახაზოთ თქვენი სამუშაო გრაფიკი.
MindOnMap გთავაზობთ წარმოუდგენლად ფართო ფუნქციებს, რომლებიც დაგვეხმარება შევქმნათ სხვადასხვა დიაგრამები და სქემები, როგორიცაა სამუშაო გრაფიკი. ის დაგვეხმარება დროის მართვაში. გარდა ამისა, თუ მენეჯერი ხართ, მაშინ ჩვენ შეგვიძლია გამოვიყენოთ ეს ინსტრუმენტი, რათა წარმოვადგინოთ ჩვენი გუნდის სამუშაო განრიგი ვიზუალურად მიმზიდველი მიდგომით. ახლა ვნახოთ, როგორ შეიძლება ეს შესაძლებელი.
გახსენით MindOnMap პროგრამული უზრუნველყოფა თქვენს კომპიუტერში. მისი ინტერფეისიდან დააჭირეთ ღილაკს ახალი და აირჩიეთ ნაკადის სქემა.
ახლა ჩვენ შეგვიძლია შევიდეთ სამუშაო სივრცეში. გთხოვთ, დააწკაპუნოთ თქვენთვის სასურველ ფორმებზე და დაალაგეთ ისინი თქვენთვის სასურველი დიზაინის მიხედვით.
ამის შემდეგ, დაამატეთ თითოეული ფორმის ეტიკეტი თქვენი სამუშაო გრაფიკის მიხედვით. შემდეგ დაასრულეთ იგი სტილებისა და თემის არჩევით, სანამ დააწკაპუნებთ Გადარჩენა ღილაკი.
ეს მარტივი ნაბიჯები მოგცემთ სამუშაო გრაფიკის ვიზუალს. ახლა ჩვენ ვხედავთ, რომ ინსტრუმენტი ეფექტურია და ნამდვილად დაგვეხმარება იმის ვიზუალიზაციაში, რაც გვჭირდება. თუ გსურთ, გამოიყენეთ ეს შაბლონები და დაარედაქტირეთ სამუშაო განრიგი თქვენი ნების შესაბამისად.
ნაწილი 4. სამუშაო განრიგის სახეები
ყველა ფირმას აქვს განსხვავებული მოთხოვნები და ცხრადან ხუთამდე გრაფიკი მხოლოდ ზოგიერთისთვის არის შესაფერისი. ბიზნესები, რომლებსაც ესაჭიროებათ 24-საათიანი პერსონალი ან აქვთ სხვა აქტუალური პრობლემები ხშირად გადასაჭრელად, ხშირად იყენებენ მონაცვლეობას პროდუქტიულობის გაზრდის მიზნით. ყველაზე პოპულარული სახეობები სამუშაო პროცესის გრაფიკები ქვემოთ ნაჩვენებია განსაკუთრებული თანმიმდევრობით:
Dupont Shift განრიგი
დიუპონის ცვლის გრაფიკი პოპულარულია პოლიციის განყოფილებებში, ჯანდაცვის დაწესებულებებში და სხვა 24-საათიან ბიზნესში. ამ გეგმას ჰყავს ოთხი განსხვავებული გუნდი, რომლებიც მუშაობენ ორ 12-საათიან ცვლაში. დღის და ღამის ცვლა დაგეგმილია ოთხკვირიანი როტაციით. ოთხი კვირის განმავლობაში, პერსონალი დიუპონის გრაფიკით იმუშავებს შემდეგნაირად.
• ერთი დღე დასვენება.
• სამი ღამის ცვლა
• სამი დღე დასვენება.
• ოთხი ღამის ცვლა
• სამი დღე დასვენება.
• სამდღიანი ცვლა.
• ოთხდღიანი ცვლა.
• შვიდი დღე დასვენება.
2-2-3 განრიგი
2-2-3 განრიგი ასევე პოპულარული არჩევანია იმ სექტორებისთვის, რომლებიც საჭიროებენ 24-საათიან პერსონალს. ეს სისტემა იყენებს ეტაპობრივ, 28-დღიან როტაციის ციკლს, სადაც თითოეული თანამშრომელი მუშაობს 12-საათიან ცვლაში ყოველდღე. ტიპიური განრიგი ოთხი გუნდისთვის შემდეგია.
• ორდღიანი ცვლა.
• ორდღიანი დასვენება.
• სამდღიანი ცვლა.
სრული სამუშაო განრიგი
სრულ განაკვეთზე სამუშაო გრაფიკი მოითხოვს ინდივიდებს იმუშაონ დღეში რვა საათიდან ათ საათამდე, დაწყებული ჩვეულებრივი 40-დან 50 საათამდე კვირაში. მათი ხანგრძლივი საათების გათვალისწინებით, სრულ განაკვეთზე თანამშრომლები, როგორც წესი, იღებენ სხვადასხვა უპირატესობას სამუშაო ადგილიდან. ეს ხშირად მოიცავს ჯანმრთელობის დაზღვევას, ავადმყოფობის შვებულებას და საპენსიო გეგმებს.
სრულ განაკვეთის უმეტესობა მოიცავს ერთსა და იმავე ცვლას ყოველდღე. ცვლა განსხვავებულია, მაგრამ თანამშრომლები ხშირად მუშაობენ კვირაში 34-დან 40 საათამდე. არაგანთავისუფლებულ, სრულ განაკვეთზე დასაქმებულებს ანაზღაურებენ ზეგანაკვეთურად, როდესაც ისინი მუშაობენ 40 საათზე მეტ ხანს. გუნდის ანაზღაურებადი წევრები, მიუხედავად იმისა, რომ მეტ ფულს შოულობენ, გამორიცხულნი არიან ზეგანაკვეთიდან.
თავისუფალი სამუშაო განრიგი
კონტრაქტით ან თავისუფალი მუშაკები იყენებენ თავისუფალი სამუშაო გრაფიკს. ეს თანამშრომლები ხშირად მუშაობენ წინასწარ განსაზღვრული გრაფიკის გარეშე, სანამ მათი პროექტები არ დასრულდება. ზოგიერთ შემთხვევაში, მთავრობები კრძალავენ ბიზნესს მართონ, როდის ან სად მუშაობს ფრილანსერი.
ნახევარ განაკვეთზე სამუშაო გრაფიკი
ნახევარ განაკვეთზე თანამშრომელთა სამუშაო გრაფიკი არ აკმაყოფილებს ადგილმდებარეობის მოთხოვნებს სრულ განაკვეთზე თანამშრომლისთვის. შეერთებულ შტატებში თანამშრომლებს კვირაში 30 ან ნაკლები გარანტირებული საათი აქვთ. მათი სამუშაო განრიგი შეიძლება ხანდახან შეიცვალოს დამატებითი ან თუნდაც ზეგანაკვეთური საათების ჩართვით.
ნაწილი 5. ხშირად დასმული კითხვები სამუშაო განრიგის შესახებ
როგორია 5 4 9 სამუშაო გრაფიკი?
5-4-9 სამუშაო გეგმა არის ორკვირიანი შეკუმშული გრაფიკი, რომელშიც თანამშრომლები მუშაობენ ოთხ 9-საათიან დღეს და ერთ 8-საათიან დღეს პირველ კვირაში, შემდეგ ოთხ 9-საათიან დღეს და მეორე კვირაში ერთი დასვენების დღეს. ეს ნიშნავს ერთ დამატებით დასვენებას ყოველ ორ კვირაში.
როგორ შევქმნა პირადი სამუშაო გრაფიკი?
მორგებული სამუშაო კალენდრის შესაქმნელად, ჯერ დაადგინეთ თქვენი მოვალეობები და პრიორიტეტები. დააყენეთ თქვენი სამუშაო საათები, დაუთმეთ დრო თითოეულ დავალებას, დაისვენეთ რეგულარულად და გადახედეთ თქვენს განრიგს რეგულარულად, რათა შეიტანოთ საჭირო კორექტირება. კალენდრები და Excel დაგეხმარებათ უკეთ მოაწყოთ თქვენი გრაფიკი.
აქვს თუ არა Excel-ს სამუშაო გრაფიკის შაბლონი?
დიახ, Excel გთავაზობთ სამუშაო გრაფიკის შაბლონებს. თქვენ შეგიძლიათ იპოვოთ ისინი Excel-ის გახსნით, დაწკაპუნებით ფაილი, შემდეგ აპირებს ახალიდა ეძებს სამუშაო განრიგი ან ყოველკვირეული განრიგი. თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ ეს შაბლონები თქვენი სამუშაო მოთხოვნების დასაკმაყოფილებლად.
როგორია თქვენი რეგულარული სამუშაო გრაფიკი?
სრულ განაკვეთზე თანამშრომლები, როგორც წესი, იცავენ სამუშაო გრაფიკს, რომელიც ჩვეულებრივ მუშაობს ორშაბათიდან პარასკევის ჩათვლით დილის 9 საათიდან საღამოს 5 საათამდე. დღეები კვირაში.
როგორია ყოველკვირეული სამუშაო გრაფიკი?
ყოველკვირეული სამუშაო გეგმა საშუალებას აძლევს მენეჯერებს დაყოს დროის მონაკვეთები გუნდის წევრებს შორის კომპანიისა და თანამშრომლების საჭიროებების შესაბამისად. კვირეული განრიგის შედგენისას გასათვალისწინებელი რამდენიმე ფაქტია ცვლის მაქსიმალური ხანგრძლივობა, პერსონალის ხელმისაწვდომობის პერიოდები, ტრაფიკი და დატვირთვა.
დასკვნა
ეს ის დეტალებია, რაც უნდა ვიცოდეთ ჩვენი სამუშაო გრაფიკის შესახებ. ზემოთ ვხედავთ მის არსს და მის შექმნის საუკეთესო გზას. სწორედ ამიტომ, ვიმედოვნებთ, რომ MindOnMap ხელსაწყო დაგეხმარებათ სამუშაო განრიგში.
