Creazione di una mappatura del flusso di valore: apprendere il processo utilizzando gli strumenti
Immagina di semplificare le tue operazioni aziendali, di eliminare i passaggi non necessari e di portare a termine le cose più velocemente. Mappatura del flusso di valore (VSM) è uno strumento utile che può aiutarti a farlo. Ti consente di vedere come materiali, informazioni e lavoro si muovono nei tuoi processi, mostrando chiaramente cosa sta succedendo e indicando dove puoi migliorare le cose. Questa guida dettagliata ti mostrerà come creare una Value Stream Map (VSM). Parleremo del perché VSM è fantastico, dove potresti usarlo e cosa ti serve per iniziare. Inoltre, ti daremo istruzioni su come usare MindOnMap, Word e gli strumenti VSM online per creare le tue mappe. Immergiamoci e rendiamo le tue operazioni aziendali di prim'ordine e pronte a raggiungere nuove vette.
- Parte 1. Che cosa è la mappatura del flusso di valore
- Parte 2. Che cosa è una Value Stream Map? Utilizzi comuni
- Parte 3. Come creare una mappa del flusso di valore: passaggi
- Parte 4. Componente e simbolo che puoi usare nel Value Mapping
- Parte 5. Come valutare la qualità della mappa del flusso di valore
- Parte 6. Strumenti utili per creare una mappa del flusso di valore
- Parte 7. Domande frequenti sulla mappatura del flusso di valore
Parte 1. Che cosa è la mappatura del flusso di valore
Value Stream Mapping è un metodo interessante del lean management che ti aiuta a migliorare i tuoi processi per far arrivare un prodotto o un servizio a un cliente. È come una mappa visiva che individua le cose che vanno male o che non funzionano bene, così le aziende possono semplificare le loro operazioni.
Ecco i punti principali della Values-Stream Map:
• Utilizza un diagramma in stile diagramma di flusso per mostrare cosa sta accadendo in un processo.
• Le mappe del flusso di valore ti dicono cosa aggiunge valore e cosa no.
• Aiuta a individuare ed eliminare cose come aspettare, spostare troppo le cose, dare troppa importanza a qualcosa e commettere errori.
• Una mappa del flusso di valore consiste nell'apportare piccoli e costanti miglioramenti nel tempo, in modo da poter vedere come le cose stanno migliorando.
Parte 2. Che cosa è una Value Stream Map? Utilizzi comuni
Le Value Stream Map (VSM) sono strumenti utili in molti ambiti diversi. Ecco alcuni modi tipici in cui le persone le usano:
• Produzione: rendere la produzione più efficiente, ridurre i tempi di produzione e garantire una migliore qualità.
• Settore dei servizi: rendere i servizi più fluidi, ridurre i tempi di attesa dei clienti e garantire la soddisfazione dei clienti.
• Impostazioni dell'ufficio: miglioramento dei flussi di lavoro, riduzione della documentazione cartacea ed eliminazione dei punti lenti.
• Gestione della catena di fornitura: individuare i punti deboli della catena di fornitura e semplificare la collaborazione tra fornitori e clienti.
• Sforzi snelli: aiutare nei progetti snelli individuando e rimuovendo tutti i passaggi non necessari.
• Miglioramento dei processi: ricerca di modi per continuare a migliorare e diventare più efficienti.
Comprendere il funzionamento di VSM può aiutarti a stabilire se è lo strumento giusto per le tue esigenze e i tuoi obiettivi.
Parte 3. Come creare una mappa del flusso di valore: passaggi
Questa analisi ti mostrerà come creare un VSM, dall'inizio del processo all'implementazione di modi migliori di fare le cose. Dopo aver completato questa guida, capirai come usare VSM per migliorare i tuoi processi aziendali.
Definisci il processo: chiarisci quale processo stai osservando. Decidi cosa comprende il processo, ad esempio dove inizia e dove finisce.
Ottieni le informazioni: raccogli i dettagli sul processo, come i suoi passaggi, la durata di ogni passaggio e qualsiasi attesa o spostamento. Considera di usare controlli del tempo o di parlare con le persone per ottenere queste informazioni.
Crea la mappa dello stato attuale: disegna un semplice diagramma che mostra come stanno le cose. Includi riquadri per ogni passaggio, frecce per come si muovono le cose e simboli per diversi tipi di lavoro (come il lavoro che aggiunge valore o meno).
Individua i problemi: guarda la mappa dello stato attuale per trovare eventuali problemi con il processo. I problemi tipici includono l'attesa, lo spostamento di cose, la produzione eccessiva, l'avere troppe cose, fare troppi errori e non usare bene le risorse.
Pianifica per il futuro: crea una nuova mappa che mostri come vuoi che sia il processo. Elimina o migliora le cose per i problemi che hai trovato. Pensa a usare idee snelle per far funzionare le cose più agevolmente.
Metti in pratica il piano: crea un piano per iniziare a fare i cambiamenti dalla mappa dello stato futuro. Monitora come stanno andando le cose e apporta le modifiche necessarie.
Continua a migliorare: usa VSM per continuare a migliorare il processo. Continua a controllare e aggiornare VSM per vedere come cambia il processo.
In questo modo puoi creare un VSM utile che ti aiuterà a individuare i modi per migliorare e far funzionare i tuoi processi in modo più fluido.
Parte 4. Componente e simbolo che puoi usare nel Value Mapping
Per realizzare un buon VSM, devi capire come funzionano le parti e i simboli per diverse attività e processi. In questa parte, esamineremo i pezzi principali che compongono un VSM, dandoti una semplice panoramica di cosa sono e come usarli. Prendendo confidenza con questi pezzi, puoi rendere i tuoi VSM più dettagliati e utili. Impariamo a conoscere i simboli e i componenti del value stream mapping.
Componenti della mappatura del flusso di valore
• Riquadri: considerali come i passaggi o le attività del processo.
• Frecce: mostrano come i materiali o le informazioni si spostano da una fase all'altra.
• Dati: si tratta di informazioni sul processo, ad esempio quanto tempo ci vuole, quanto è necessario o quanto lontano si arriva.
• Simboli: Esistono diversi simboli per vari tipi di attività, come:
◆ Funzioni che aggiungono valore: contribuiscono direttamente a migliorare il prodotto o il servizio per il cliente.
◆ Attività che non aggiungono valore: attività che non migliorano il prodotto o il servizio.
• Rifiuti: simboli per diversi tipi di rifiuti, come aspettare, spostare troppo le cose, produrre troppo, avere troppe cose, spostare troppo le cose, commettere errori e non usare bene le risorse.
Simboli
• Triangolo: mostra un passaggio o un'attività.
• Il diamante indica una scelta.
• Freccia: mostra come si muovono le cose o le informazioni.
• Inventario: un triangolo attraversato da una linea.
• Attendere: una linea obliqua con una freccia.
• Trasporti: una linea con frecce su entrambi i lati.
• Ispezione: un cerchio con un occhio all'interno.
• Movimento: icona di una persona che cammina.
• Sovrapproduzione: un mucchio di simboli per indicare troppa roba.
• Difetti: simbolo di un errore o di un problema.
Utilizzando queste parti e questi simboli, puoi creare un VSM semplice e utile che spieghi il tuo processo.
Parte 5. Come valutare la qualità della mappa del flusso di valore
Una Value Stream Map (VSM) ben realizzata è un ottimo modo per migliorare i tuoi processi. Tuttavia, per assicurarti che la tua VSM funzioni bene, devi verificare quanto è buona. Osservando attentamente quanto è accurata, chiara, completa, perspicace e puntuale la tua VSM, puoi determinare cosa deve essere sistemato e trarne il massimo vantaggio. Esamineremo le cose principali da verificare quando valuti la qualità della tua VSM, fornendoti un elenco completo per assicurarti che le tue mappe siano utili e facili da capire. Cerchiamo di capire quanto è preziosa la tua VSM.
Precisione
• Assicurati che i dati utilizzati per creare il VSM siano corretti e aggiornati.
• Verificare che il VSM mostri l'aspetto attuale del processo.
Chiarezza
• Il VSM dovrebbe essere semplice da ottenere e avere un bell'aspetto.
• Assicurati di utilizzare i simboli correttamente e di mantenerli coerenti.
• Ogni cosa dovrebbe avere etichette chiare e facili da leggere.
Completezza
• Assicurati di avere tutti i passaggi e le attività importanti nel VSM.
• Assicurati di aver trovato tutti i diversi tipi di rifiuti.
Approfondimenti
• Il VSM dovrebbe distinguere tra le cose che aggiungono valore e quelle che non lo fanno.
• Scopri dove il processo potrebbe essere sempre più rapido.
• Il VSM dovrebbe indicare dove è possibile migliorarlo.
Allineamento con gli obiettivi
• Assicurarsi che il VSM sia in linea con i grandi obiettivi e piani dell'azienda.
Esaminando il tuo VSM attraverso questi punti, puoi determinarne la qualità e individuare gli ambiti di miglioramento.
Parte 6. Strumenti utili per creare una mappa del flusso di valore
Value Stream Mapping (VSM) è un ottimo modo per vedere e capire come funzionano le cose. Per creare buoni VSM, puoi usare diversi strumenti software. Questa parte ti mostrerà tre scelte popolari: MindOnMap, Word e Creately. Ogni strumento ha punti positivi e negativi, quindi è fondamentale scegliere quello che si adatta a ciò di cui hai bisogno e che ti piace di più. Diamo un'occhiata a questi strumenti e a cosa sono bravi.
Opzione 1. MindOnMap
MindOnMap è una fantastica app di mind-mapping che ti aiuta a ordinare, vedere e condividere i tuoi pensieri. Ha un layout intuitivo e facile da usare per creare immagini dalle tue informazioni, il che la rende perfetta per trovare idee, pianificare progetti e tenere traccia di ciò che sai. Anche se non è fatta solo per creare Value Stream Maps (VSM), puoi essere molto creativo.
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Caratteristiche principali di VSM con MindOnMap
• Il layout consente di mostrare come i materiali e le informazioni si muovono attraverso un processo.
• Utilizzare forme per le attività e linee per mostrare come sono collegate.
• Utilizza colori diversi per distinguere le attività che aggiungono valore da quelle che non lo fanno.
• Annotare i dettagli su determinati passaggi o informazioni aggiuntive.
• Puoi collaborare con altri direttamente sulla mappa, il che lo rende un ottimo strumento per la collaborazione o il brainstorming.
• Puoi condividere le tue mappe mentali con altri in diversi modi, ad esempio tramite immagini, PDF o file in Microsoft Office.
Scarica e installa MindOnMap. Assicurati di effettuare l'accesso utilizzando il tuo account attuale. Se non ne hai uno, non preoccuparti: puoi crearne uno nuovo gratuitamente. Dopo essere entrato, premi il pulsante +Nuovo e seleziona Flowchart.
Inizia individuando i passaggi principali del tuo flusso di valore. Utilizza le forme nella barra degli strumenti General e Flowchart. Metti queste forme nell'ordine in cui si verificano e collegale con le frecce per mostrare come scorrono.
Metti caselle di dati sotto ogni passaggio per includere dettagli importanti come il tempo impiegato per completare un ciclo, il tempo impiegato per preparare qualcosa, la quantità di scorte che abbiamo o qualsiasi altra cosa. Usa colori o simboli diversi per distinguere tra attività che aggiungono valore e quelle che non lo fanno.
Controlla la mappa per vedere se tutto sembra corretto e completo. Assicurati che tutti i passaggi, il modo in cui si muovono le informazioni e i dati siano corretti.
Una volta completato il VSM, ricordati di salvare il tuo progetto. Puoi condividere il tuo lavoro cliccando sul pulsante Condividi.
Seguendo queste procedure, puoi creare una Value Stream Map dettagliata e utile con MindOnMap. Questo strumento semplifica la mappatura e offre diverse funzionalità che ti aiutano ad analizzare e migliorare il flusso di valore del tuo prodotto o servizio.
Opzione 2. Microsoft Word
Microsoft Word, un pratico strumento per documenti, può anche creare semplici Value Stream Map (VSM). Sebbene Word sia principalmente noto per la creazione di documenti, ha molte funzionalità come forme, SmartArt e strumenti di diagramma che consentono di disegnare processi come la mappatura del flusso di valore. Sebbene potrebbe non essere così incentrato su software VSM speciali, Word è facile da usare e popolare, quindi è una buona scelta per le persone che hanno solo bisogno di creare una VSM di base senza alcun software aggiuntivo. Utilizzando gli strumenti di disegno di Word, è possibile abbozzare i passaggi di un processo, il modo in cui le informazioni si spostano e i numeri importanti da guardare e migliorare i flussi di valore.
Per prima cosa, apri Microsoft Word e crea un nuovo documento vuoto. Fai clic sulla scheda Inserisci e scegli l'opzione Disegno.
Fai clic sul pulsante Forme e seleziona rettangoli o qualsiasi altra forma che si adatti meglio ai tuoi passaggi di processo. Quindi, fai clic e trascina per posizionare queste forme sul tuo documento, disponendole nell'ordine che mostra come scorre il tuo processo.
Per etichettare ogni passaggio del tuo processo, fai doppio clic su una forma, che aggiungerà Testo. Digita il nome del processo o del passaggio all'interno della forma. Puoi anche evidenziare il testo e giocare con il font, la dimensione e l'allineamento.
Aggiungi simboli come triangoli di inventario, frecce o icone per clienti o fornitori utilizzando varie forme o inserendo immagini se necessario. Puoi trovare queste icone o simboli online e aggiungerli come immagini.
Rivedi il tuo VSM per assicurarti che tutto sia etichettato correttamente e nel posto giusto. Apporta le modifiche necessarie al layout per renderlo più facile da capire. Quindi, premi File Save As per salvare il tuo documento. Puoi salvarlo in formato Word o esportarlo come PDF per una condivisione più semplice.
Opzione 3. Creativamente
Creately è un sito web che semplifica la creazione di diagrammi, diagrammi di flusso e altri elementi visivi. È fantastico per i team perché consente a tutti di lavorare contemporaneamente sullo stesso diagramma, chiamata collaborazione in tempo reale. Creatamente dispone di un'ampia raccolta di forme e modelli perfetti per tutti i tipi di diagrammi, come Value Stream Mapping, ed è quindi ideale per chi sa cosa sta facendo.
Vai al sito Web di Creately e registrati per un account o accedi. Dopo aver effettuato l'accesso, fai clic su Create New e seleziona New Document. Puoi cercare un modello Value Stream Mapping o iniziare da zero.
Creately ha alcuni modelli già pronti per VSM. Se hai poco tempo, puoi sceglierne uno che si adatta alle tue esigenze e modificarlo a tuo piacimento. Usa il pannello forme sul lato sinistro dello schermo per trascinare e rilasciare le caselle di processo sulla tua tela. Etichetta ogni casella con il passaggio del processo.
Una volta che sei soddisfatto del tuo VSM, salvalo sul tuo account Creately. Puoi anche inviarlo in formati come PDF, PNG o SVG per una facile condivisione e stampa.
Parte 7. Domande frequenti sulla mappatura del flusso di valore
Quali sono i tre componenti principali del VSM?
I tre componenti principali di una Value Stream Map (VSM) sono il flusso di processo, il flusso di informazioni e la cronologia. Flusso del processo sono i passaggi per realizzare un prodotto o fornire un servizio. Il flusso di informazioni riguarda il modo in cui i dati e le istruzioni viaggiano attraverso l'intero processo. Una cronologia mostra quando le cose accadono, come quanto tempo ci vuole per fare qualcosa e quanto tempo bisogna aspettare per il passaggio successivo. Insieme, queste parti forniscono un quadro completo di come funziona tutto, così puoi capire come migliorarlo.
La mappatura del flusso di valore è snella o Six Sigma?
Value Stream Mapping (VSM) è uno strumento del Lean side che ti aiuta a vedere e rendere i tuoi processi più efficienti individuando ed eliminando gli sprechi. Anche se di solito è collegato al Lean, puoi anche usare VSM in progetti che seguono l'approccio Six Sigma per scoprire dove le cose vanno male, specialmente quando stai cercando di capire cosa stai facendo e quanto bene lo stai facendo durante le parti Define and Measure del ciclo DMAIC.
Come posso creare un VSM in Excel?
Per creare una Value Stream Map (VSM) in Excel: Inizia: Apri un nuovo foglio Excel e modifica le dimensioni di colonne e righe. Disegna il flusso di processo: Usa forme per creare i passaggi e allinearli in ordine. Collega i passaggi: Usa frecce per mostrare come sono collegati i passaggi. Aggiungi come si spostano le informazioni: Inserisci caselle di testo o forme per mostrare come scorrono le informazioni e collegale con frecce. Inserisci dati chiave: Aggiungi statistiche importanti come la durata di ogni passaggio. Aggiungi una cronologia: Inserisci una cronologia in basso per mostrare la lunghezza di ogni passaggio. Stile e finitura: Rendi la VSM facile da leggere, quindi fai clic su salva e condividi. Questo metodo ti consente di creare una VSM semplice e modificabile con gli strumenti di Excel.
Conclusione
È molto importante controllare quanto è buono un Mappa del flusso di valore è assicurarsi che mostri come funziona il processo e indichi dove potrebbe essere migliorato. Ci sono molti strumenti che puoi usare, come MindOnMap, Microsoft Word e Creately, per creare VSM, e ognuno ha le sue fantastiche funzionalità per semplificare la mappatura. In breve, un VSM è uno strumento utile per le aziende che cercano di migliorare i loro processi e continuare a migliorarli.
