Come creare un programma di lavoro per una gestione efficace del tempo

Come manager, hai senza dubbio il compito di sviluppare orari di lavoro e monitorare le ore di lavoro dei tuoi dipendenti. Sebbene non sia un compito che richiede molto tempo, devi completarlo correttamente e noi siamo qui per guidarti in questo. Quindi, se ti stai chiedendo da dove iniziare? Probabilmente hai molte domande, soprattutto se sei alle prime armi con la gestione di team. Preoccupazioni su cosa costituisca un orario di lavoro ideale. Senza ulteriori discussioni, iniziamo ora questa linea guida mentre ti insegniamo come creare un programma di lavoro in modi comuni e migliori.

• Parte 1. Perché creare un programma di lavoro
• Parte 2. Il modo migliore per creare un programma di lavoro
• Parte 3. Come disegnare diagrammi per l'orario di lavoro
• Parte 4. Tipi di orario di lavoro
• Parte 5. Domande frequenti su come creare un programma di lavoro

Parte 1. Perché creare un programma di lavoro

Creare e rispettare un programma di lavoro coerente è essenziale per gestire un'attività di successo, grande o piccola che sia. In questo modo, tutti nel tuo team sanno quando ci si aspetta che lavorino. I membri del tuo team possono quindi pianificare i loro programmi di lavoro o scambiare i turni dei dipendenti in anticipo per evitare di perdere il lavoro o di avere turni di personale insufficiente. Il programma di lavoro ottimale offre alla tua organizzazione vari vantaggi, tra cui:

• Riduzione del turnover dei dipendenti: I dipendenti capiscono quando ci si aspetta che lavorino e possono gestire i loro soldi e la loro vita personale in modo appropriato. Quando si lavora con un programma irregolare, è essenziale una pianificazione attenta.
• Migliora la produttività dei dipendenti: stabilire un orario per il completamento delle attività. Gli orari di lavoro facilitano anche l'identificazione di problemi di salute e di problemi con i dipendenti che arrivano in ritardo.
• Mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata: Un orario di lavoro incerto a volte porta i dipendenti a lavorare troppo e a trascurare la propria vita personale. Grazie alle procedure di pianificazione migliorate, i dipendenti non dovranno più pensare al lavoro quando sono fuori orario.

Parte 2. Il modo migliore per creare un programma di lavoro

Il modo ideale per costruire un programma di lavoro comporta alcuni elementi critici che assicurano che sia efficiente e soddisfi le esigenze sia dell'azienda che dei suoi dipendenti. Ecco una procedura comune.

• Comprendi le tue esigenze: Inizia esaminando il carico di lavoro, la disponibilità dei dipendenti e gli orari di lavoro. Determina quali sono gli orari più impegnativi e quali richiedono la minore quantità di copertura.
• Stabilisci aspettative chiare: Definisci i compiti, le responsabilità e le ore di lavoro previste per ogni dipendente. Assicurati che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro.
• Utilizzare uno strumento di pianificazione: Crea e gestisci il tuo programma utilizzando la pianificazione software per il flusso di lavoro o strumenti come Excel, MindOnMap e Word. Questi strumenti possono aiutare con l'automazione dei processi e la riduzione degli errori.

Parte 3. Come disegnare diagrammi per l'orario di lavoro

Nella seconda parte di questo articolo, abbiamo discusso il modo migliore per creare un programma di lavoro. Nel terzo punto, ci è stato ricordato di usare un ottimo strumento di programmazione. Con questo, il team ha consigliato lo strumento perfetto per te: l'incredibile MindOnMapQuesto versatile strumento di mappatura mentale offre funzionalità che possono aiutarti a disegnare facilmente il diagramma del tuo programma di lavoro.

MindOnMap offre funzionalità incredibilmente ampie che possono aiutarci a creare diversi diagrammi e grafici, come un programma di lavoro. Può aiutarci a gestire il nostro tempo. Inoltre, se sei il manager, allora possiamo usare questo strumento per presentare i programmi di lavoro del nostro team in un approccio visivamente accattivante. Vediamo ora come può essere possibile.

Questi semplici passaggi possono darti una visuale del programma di lavoro. Ora possiamo vedere che lo strumento è efficace e può davvero aiutarci a visualizzare ciò di cui abbiamo bisogno. Se vuoi, usa questi modelli e modifica il programma di lavoro in base alle tue volontà.

Parte 4. Tipi di orario di lavoro

Ogni azienda ha esigenze distinte e l'orario dalle nove alle cinque è adatto solo ad alcune. Le aziende che richiedono personale 24 ore su 24 o hanno altri problemi urgenti da risolvere usano spesso i turni per massimizzare la produttività. I tipi più popolari di pianificazioni del flusso di lavoro sono mostrati di seguito senza un ordine particolare:

Orario dei turni Dupont

Il programma di turni Dupont è popolare tra le stazioni di polizia, le strutture sanitarie e altre attività 24 ore su 24. Questo piano prevede quattro team distinti che lavorano su due turni da 12 ore. I turni diurni e notturni sono programmati su una rotazione di quattro settimane. Nel corso di quattro settimane, il personale con un programma Dupont lavorerà come segue.

• Un giorno libero.
• Tre turni notturni
• Tre giorni di riposo.
• Quattro turni notturni
• Tre giorni di riposo.
• Turni di tre giorni.
• Turni di quattro giorni.
• Sette giorni di riposo.

Programma 2-2-3

Il programma 2-2-3 è anche una scelta popolare per i settori che richiedono personale 24 ore su 24. Questo sistema impiega un ciclo di rotazione graduale di 28 giorni, con ogni dipendente che lavora turni di 12 ore al giorno. Un programma tipico per quattro team è il seguente.

• Turni di due giorni.
• Due giorni liberi.
• Turni di tre giorni.

Orario di lavoro a tempo pieno

Un orario di lavoro a tempo pieno richiede che gli individui lavorino tra le otto e le dieci ore al giorno, che vanno dalle normali 40 alle 50 ore a settimana. Date le loro lunghe ore, i dipendenti a tempo pieno in genere ricevono una serie di vantaggi dal loro posto di lavoro. Questi includono spesso assicurazione sanitaria, congedo per malattia e piani pensionistici.

La maggior parte degli orari a tempo pieno include lo stesso turno ogni giorno. I turni variano, ma i dipendenti spesso lavorano dalle 34 alle 40 ore a settimana. I dipendenti a tempo pieno non esenti vengono pagati per gli straordinari quando lavorano più di 40 ore. I membri del team stipendiati, sebbene guadagnino di più, sono esclusi dagli straordinari.

Orario di lavoro freelance

I lavoratori a contratto o freelance utilizzano orari di lavoro freelance. Questi dipendenti spesso lavorano senza un orario prestabilito finché i loro progetti non sono completati. In certi casi, i governi proibiscono alle aziende di stabilire quando o dove un freelance lavora.

Orario di lavoro part-time

Gli orari di lavoro dei dipendenti part-time non soddisfano i requisiti della sede per un dipendente a tempo pieno. Negli Stati Uniti, i dipendenti hanno 30 o meno ore garantite a settimana. Il loro orario di lavoro può occasionalmente cambiare per incorporare ore aggiuntive o addirittura straordinarie.

Parte 5. Domande frequenti su come creare un programma di lavoro