Che cosa è la Work Breakdown Structure e come crearla
Struttura di suddivisione del lavoro (WBS) è comunemente usato in gestione del progetto. Assegna il lavoro ai team e affina ulteriormente le attività in passaggi specifici, che possono completare il piano di progetto in modo più rapido ed efficiente. Ma sai cos'è e come usarlo? Questo articolo fornirà alcune informazioni sulla WBS in sei aspetti. Continua a leggere per saperne di più.
- Parte 1. Il significato di WBS
- Parte 2. Gli elementi della WBS
- Parte 3. Casi d'uso di WBS
- Parte 4. Quando utilizzare la WBS
- Parte 5. I vantaggi della WBS
- Parte 6. Come creare un grafico per la struttura di suddivisione del lavoro utilizzando MindOnMap
- Parte 7. Domande frequenti
Parte 1. Il significato di WBS
La Work Breakdown Structure (WBS) è uno strumento di gestione visiva dei progetti che semplifica i grandi progetti suddividendoli in attività più piccole e gestibili. Ciò semplifica per i team l'identificazione di ambito, costi e risultati, nonché l'assegnazione di attività ai membri del team più adatti al lavoro. Questo strumento è solitamente utilizzato per pianificare, organizzare e monitorare i progressi. È uno schema che presenta le informazioni dal livello più alto a quello più basso, con ogni attività associata a quella superiore.
Parte 2. Gli elementi della WBS
La Work Breakdown Structure (WBS) è una struttura organizzativa gerarchica che suddivide un progetto in parti più piccole e gestibili. È composta dai seguenti elementi principali:
• Risultati del progetto.
Il deliverable è il prodotto o il servizio che i clienti riceveranno al completamento del progetto. Inoltre, la quantità totale del lavoro nei livelli inferiori della WBS dovrebbe essere equivalente alla somma del lavoro nei livelli superiori.
• Gerarchia chiara.
L'ambito del progetto della WBS dovrebbe essere gerarchico. I progetti grandi e piccoli sottostanti sono chiaramente definiti per facilitare il raggiungimento degli obiettivi.
• Livello di dettaglio.
Il livello di dettaglio nella WBS dipende dalla dimensione del progetto, ma non deve essere troppo dettagliato. È pensato solo per approssimare l'ambito esatto del progetto.
• Dizionario WBS.
Il dizionario WBS è una parte importante della WBS che contiene tutte le informazioni rilevanti del progetto e può definire i vari elementi WBS. Aiuta a chiarire l'ambito di ogni attività e le responsabilità dei membri del team.
• Pacchetti di lavoro.
Il work package è la più piccola unità di lavoro nella WBS. Consente di suddividere il progetto nelle parti più gestibili e quindi assegnarlo ai reparti o ai membri del team.
Parte 3. Casi d'uso di WBS
L'immagine sopra è un caso d'uso di work breakdown structure per la costruzione di una casa. Nell'immagine, gli elementi di Livello 1, Internal, Foundation ed External sono descrizioni di deliverable. Gli elementi di Livello 2, come Electrical, Excavate, ecc., in ogni ramo della WBS, sono tutti i deliverable univoci richiesti per creare il deliverable di Livello 1 corrispondente.
La struttura della WBS è organizzata come segue:
Livello 1: Costruzione di una casa.
Livello 2: Interno, Fondazione, Esterno.
Livello 3: Lavori elettrici, scavi, muratura, idraulica, montaggio di strutture in acciaio, finiture edili.
Parte 4. Quando utilizzare la WBS
La Work Breakdown Structure (WBS) è spesso utilizzata all'inizio di un progetto. Presenta una varietà di scenari e gli esempi dettagliati sono i seguenti:
• Pianificazione degli eventi.
Gli organizzatori di eventi devono sviluppare un programma di progetto e sequenza temporale prima che l'evento abbia inizio. Quindi, devono procedere con costanza secondo il piano per garantire che l'evento si svolga in orario.
• Assegnazione delle risorse e del budget.
Quando si avvia un nuovo progetto, i pianificatori delle risorse devono pianificare le risorse del progetto e allocare un budget adeguato per il progetto.
• Stima dei costi di progetti commerciali.
I pianificatori di progetti commerciali devono stimare tutti i componenti dell'attività, in primo luogo i costi del progetto, prima dell'inizio del progetto commerciale, per ridurre i potenziali rischi.
• Assegnazione delle attività del progetto.
La WBS può assegnare compiti a tutti i membri di un progetto di grandi dimensioni, il che aiuta i membri a portare avanti il progetto nei loro ruoli.
• Monitoraggio dell'avanzamento del progetto.
La WBS consente ai membri del team di progetto di un'azienda di sapere in qualsiasi momento chi ha fatto cosa e quando, e aiuta a tenere aggiornati i membri del team sullo stato di avanzamento del progetto.
Parte 5. I vantaggi della WBS
La struttura di suddivisione del lavoro (WBS) presenta numerosi vantaggi per gestione del progettoTi aiuta a:
1. Sviluppa la pianificazione del progetto e ne monitora l'avanzamento.
2. Assegna compiti ai membri del team e fornisce descrizioni chiare delle attività.
3. Migliora la comunicazione tra team e individui e consente loro di concentrarsi.
4. Stima i costi del progetto, alloca le risorse di bilancio e pianifica in modo integrato.
5. Consente di suddividere il progetto in parti più piccole, il che è più semplice e facile da gestire.
Parte 6. Come creare un grafico per la struttura di suddivisione del lavoro utilizzando MindOnMap
MindOnMap è un creatore di mappe mentali facile da usare. Ha vari scenari applicabili, tra cui la gestione di progetti WBS. Inoltre, è compatibile con più piattaforme. Puoi scaricarlo su Windows o Mac e accedervi direttamente online da qualsiasi browser.
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Di seguito è riportata una guida dettagliata su come utilizzarlo per creare un grafico per la struttura di suddivisione del lavoro.
Apri MindOnMap, seleziona il primo pulsante Nuovo sul pannello di sinistra, e poi puoi scegliere il tipo di mappa mentale che desideri, come una mappa mentale, una mappa dell'organigramma, una mappa ad albero o un altro tipo. Qui, prendiamo la Mappa dell'organigramma come esempio.
Clicca il Mappa dell'organigramma (in basso) pulsante per entrare nell'interfaccia creata. Quindi fare clic sul Argomento centrale e fare doppio clic per inserire l'argomento che si desidera creare per WBS.
Cliccando sul Argomento pulsante sotto il Aggiungi argomento L'opzione nella barra laterale superiore ne aprirà un ramo e con pochi clic ne aprirà altri, in cui potrai inserire il titolo secondario della tua WBS.
Quindi, se hai degli argomenti secondari da aggiungere, clicca sull'argomento principale e poi su Sottoargomento pulsante, i rami più piccoli sotto quell'argomento principale verranno espansi.
Dopo aver terminato la WBS, clicca sul pulsante Save sotto l'opzione Tools nella barra laterale superiore per salvarla. E poi puoi cliccare sull'icona nell'angolo in alto a destra per esportarla come immagine o altro formato di file.
Promemoria: Gli utenti della versione gratuita possono esportare immagini JPG e PNG di qualità comune solo con filigrane.
Consigli: MindOnMap ha anche molte funzioni extra se ne hai bisogno, come l'inserimento di immagini, link e commenti cliccando sull'icona Immagine, Collegamento, e Commenti pulsante nella barra laterale superiore; il TemaL'opzione Stile nella barra di destra consente di modificare liberamente il tema, il colore, la forma, ecc. della casella; e l' Schema opzione ti consente di visualizzare in anteprima l'intera struttura del grafico. Inoltre, ci sono molte altre funzionalità che puoi esplorare da solo!
Parte 7. Domande frequenti
Quali sono le 5 frasi della struttura di suddivisione del lavoro?
Le 5 fasi della struttura di suddivisione del lavoro sono: avvio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura.
Qual è un esempio di WBS?
Prendiamo come esempio il lavoro per la costruzione di una casa. Può essere suddiviso in Elettricità, Idraulica, Scavi, Erezione dell'acciaio, Lavori di muratura e Finiture edili.
Qual è la differenza tra una WBS e un piano di progetto?
La WBS è la componente critica del progetto complessivo. Mentre il piano di progetto contiene altri elementi più ampi.
Conclusione
Siamo certi che attraverso questo articolo avrai imparato in dettaglio cos'è la WBS, dal suo significato, elementi, casi d'uso, scenari applicabili e vantaggi, a come realizzarla. È comunemente utilizzata sul posto di lavoro per dividere grandi progetti in attività più piccole e gestibili, che possono poi essere distribuite ai membri del team. Se hai spesso bisogno di creare un grafico per la struttura di suddivisione del lavoro nel lavoro, MindOnMap è una buona scelta per te! È intuitiva e facile da usare, il che è molto amichevole per i principianti. Provala! Semplificherà il tuo lavoro.
