Diskusi Mendalam tentang Proses Manajemen Pengadaan

Apa itu proses Pengadaan? Nah, dalam sebuah bisnis, penting untuk mengetahui proses perolehan dan pembelian jasa. Ini adalah bagian besar dari kesuksesan bisnis. Nah, untuk mempelajari lebih lanjut proses ini, Anda bisa membaca semuanya dari artikel ini. Kami akan memberikan Anda definisi lengkap tentang proses Pengadaan, tahapannya, dan langkah-langkah umumnya. Oleh karena itu, datanglah ke sini karena kami menawarkan semua data yang Anda butuhkan tentang diskusi tersebut.

• Bagian 1. Bagaimana Proses Pengadaannya
• Bagian 2. Jenis Proses Pengadaan
• Bagian 3. Tahapan Proses Pengadaan
• Bagian 4. Langkah-Langkah Proses Pengadaan
• Bagian 5. FAQ tentang Proses Pengadaan

Bagian 1. Bagaimana Proses Pengadaannya

Alur Proses Pengadaan merupakan suatu proses pembelian dan perolehan jasa. Biasanya, ini untuk tujuan bisnis. Hal ini paling terkait dengan bisnis karena organisasi harus meminta pembelian barang atau jasa. Selain itu, hal ini mencakup seluruh proses pengadaan yang penting bagi organisasi hingga pengambilan keputusan pembelian yang terakhir dan tepat. Proses Pengadaan mungkin memerlukan sebagian sumber daya organisasi untuk dikelola. Selain itu, proses pengadaan juga diperlukan untuk pertumbuhan dan kesuksesan bisnis. Jika Anda berada dalam posisi memperoleh jasa dan barang, mengelola keuangan, atau meninjaunya, Anda adalah bagian dari proses pengadaan. Memiliki wawasan yang luas tentang hal itu dapat memandu Anda untuk sukses dalam peran profesional Anda. Selain itu, hal ini penting bagi bisnis karena merupakan salah satu faktor yang dapat mempengaruhi keuntungan, tabungan, dan pengeluaran. Sebenarnya, dunia usaha sedang menilai proses pengadaan. Ini adalah untuk membuat perubahan dan penyesuaian yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau sasaran bisnis. Tujuan utamanya adalah untuk mencapai efisiensi dan nilai sekaligus mengamankan layanan dan barang.

Bagian 2. Jenis Proses Pengadaan

1. Pengadaan Langsung

Jenis pengadaan yang pertama adalah Pengadaan langsung. Ini tentang perolehan jasa, bahan, dan barang suatu organisasi dapat menciptakan keuntungan. Itu melalui produksi penjualan kembali atau produk akhir. Tujuan utama mendapatkan barang-barang ini adalah untuk meningkatkan hubungan berkelanjutan dengan pemasok dan bisnis lain. Dengan cara ini, mereka dapat terus belajar dan berkembang.

2. Pengadaan Tidak Langsung

Dalam Pengadaan Tidak Langsung, ini tentang perolehan bahan, barang, dan jasa yang digunakan secara internal. Hal ini untuk menunjang operasional sehari-hari. Pengadaan tidak langsung meliputi perlengkapan kantor, barang mudah rusak, furnitur, dan kendaraan. Selain itu, jenis pengadaan ini melibatkan pembelian barang-barang yang diperlukan untuk operasional sehari-hari.

3. Pengadaan Jasa

Dalam jenis pengadaan ini, yang ditangani adalah perolehan layanan berbasis masyarakat. Tergantung pada organisasinya, ini mungkin mencakup kontraktor individu, firma hukum, pekerja tidak tetap, layanan keamanan, dan banyak lagi. Tujuan memperoleh layanan ini juga dapat mencakup mengisi kesenjangan layanan dan memberikan waktu staf penuh waktu.

4. Pengadaan Barang

Pengadaan yang Baik adalah tentang pengadaan barang fisik. Namun, hal ini juga dapat melibatkan item seperti langganan perangkat lunak. Pengadaan barang yang efektif bergantung pada praktik manajemen rantai pasokan yang baik.

Bagian 3. 3 Tahapan Proses Pengadaan

Dalam Proses Manajemen Pengadaan memiliki tiga tahapan utama:

Tahap Sumber Daya

Tahap ini meliputi penentuan kebutuhan akan jasa atau produk. Ini juga tentang mencari pemasok potensial.

Identifikasi suatu kebutuhan - Penting untuk mengidentifikasi kebutuhan akan suatu layanan atau produk. Hal ini mungkin dipicu oleh proyek tertentu untuk meningkatkan efisiensi.

Mintalah Proposal Pemasok - Tim akan mencari pemasok potensial. Proposal harus melibatkan data mengenai pengalaman pemasok, persyaratan, harga, dan lainnya.

Pilih Pemasok - Tim pengadaan akan memilih pemasok yang memenuhi syarat.

Tahap Pembelian

Pada tahap ini meliputi pemesanan pada supplier yang dipilih. Ini tentang melakukan negosiasi mengenai ketentuan kontrak.

Diskusikan Syarat dan Ketentuan - Tim dan pemasok akan mendiskusikan syarat dan ketentuan. Ini mencakup harga, syarat pembayaran, pengiriman, dan informasi penting lainnya.

Kelola Pesanan Pembelian - Tim akan menangani pesanan pembelian selama prosedur pemenuhan. Ini melibatkan pemantauan pengiriman. Hal ini untuk memastikan bahwa layanan dan produk memenuhi spesifikasi dan menyelesaikan masalah apa pun.

Tahap Penerimaan

Tahapannya adalah tentang penerimaan barang dan jasa. Tahapannya juga tentang pengecekan kualitas dan pemrosesan pembayaran.

Mendapatkan Jasa dan Barang - Ketika produk telah dikirim, departemen akan memeriksanya untuk memastikan bahwa produk tersebut diuraikan dalam pesanan pembelian.

Proses Pembayaran - Setelah barang dan jasa diperiksa, pembayaran akan diproses.

Pencatatan - Organisasi akan mencatat segala sesuatu dalam proses pengadaan. Catatan ini berguna untuk tujuan audit.

Bagian 4. Langkah-Langkah Proses Pengadaan

1. Tentukan Kebutuhan

Prosesnya dimulai dari kebutuhan akan jasa dan barang. Bisa berupa kebutuhan internal, yaitu tentang bahan-bahan yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. Bisa juga bersifat eksternal, yaitu materi yang akan dijual oleh organisasi. Langkah ini juga mencakup penetapan anggaran.

2. Memilih Vendor

Tahap ini adalah tentang sumber vendor. Hal ini mencakup mengetahui kemampuan mereka untuk menawarkan kualitas dan nilai terbaik. Saat memilih vendor, yang terpenting bukanlah kualitas produknya yang bagus. Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah reputasi vendor.

Kirimkan Daftar Permintaan Pembelian

Langkah selanjutnya adalah memasukkan permintaan pembelian. Ini untuk mendapatkan persetujuan internal untuk melakukan pembelian. Ini melibatkan pembuatan formulir permintaan pembelian dan menyerahkannya ke departemen yang bertanggung jawab atas keuangan.

4. Membuat Pesanan Pembelian

Ketika daftar permintaan pembelian sudah disetujui, tim akan menyerahkan PO kepada vendor. Ini berisi semua data yang perlu dikirimkan dan dipenuhi oleh vendor, bersama dengan ketentuan pembayaran.

5. Memperoleh Barang dan Jasa

Setelah konfirmasi pesanan pembelian, vendor akan dapat mengirimkan jasa dan barang yang dipesan.

6. Proses Faktur

Vendor akan mengirimkan faktur kepada pembeli yang menjelaskan apa saja yang termasuk dalam pesanan. Ini juga mengkonfirmasi penjualan dan pembayaran jatuh tempo.

7. Pembayaran

Setelah invoice diterima dan pesanan sudah diterima, tim Account Payable akan memproses invoice untuk pembayaran.

8. Catatan untuk Audit

Setelah seluruh proses, penting untuk mencatat semuanya untuk audit. Dengan cara ini, Anda dapat melacak semuanya, termasuk anggaran, pembayaran, dan proses lainnya.

Saat melakukan diagram alur proses pengadaan, penting untuk menggunakan alat yang sangat baik seperti MindOnMap. Prosesnya membutuhkan berbagai elemen visual untuk memahami prosesnya. Ini mencakup bentuk, teks, desain, dan banyak lagi. Untungnya, MindOnMap dapat menawarkan semua yang Anda butuhkan. Ini juga dapat menawarkan metode mudah untuk membuat proses tersebut. Terlebih lagi, alat ini dapat memberikan antarmuka pengguna yang paling mudah. Dengan cara ini, siapa pun dapat menggunakan alat ini tanpa kesulitan apa pun. Selain itu, Anda dapat menyimpan proses pengadaan akhir Anda dalam berbagai format. Anda dapat menyimpan hasilnya ke JPG, PNG, PDF, dan juga di akun MindOnMap Anda. Jadi, jika Anda mencari alat yang andal untuk melakukan proses pengadaan, sebaiknya pertimbangkan untuk menggunakan MindOnMap. Untuk lebih jelasnya lihat tutorial dibawah ini.

Bagian 5. FAQ tentang Proses Pengadaan