Review Metodologi Kanban, Prinsip, Kegunaan, & Cara Membuatnya

Banyak bisnis menggunakan Kanban untuk mencapai tujuan mereka. Beberapa orang mungkin tidak mengetahuinya, tapi Kanban telah membentuk industri selama beberapa dekade. Jadi, ini adalah presentasi visual dari alur kerja atau manajemen proyek. Ini menjadi populer karena orang menganggapnya lebih menarik dan intuitif. Jika Anda baru mengenalnya, Anda telah datang ke postingan yang tepat. Di sini, kenali definisi Kanban, prinsip, kegunaan, kelebihan dan kekurangannya. Tidak hanya itu, kami akan mengajari Anda cara membuat papan Kanban.

• Bagian 1. Apa itu Kanban
• Bagian 2. Prinsip Kanban
• Bagian 3. Penggunaan Kanban
• Bagian 4. Pro dan Kontra Kanban
• Bagian 5. Cara Membuat Papan Kanban
• Bagian 6. FAQ Tentang Apa itu Kanban

Bagian 1. Apa itu Kanban

Kaban adalah kerangka manajemen proyek Agile yang digunakan untuk memvisualisasikan alur kerja. Ini dimulai di Jepang pada akhir tahun 1940an. Kanban adalah kata dalam bahasa Jepang yang berarti papan visual atau kartu yang Anda lihat. Toyota-lah yang mengembangkan dan menerapkan manufaktur just-in-time. Oleh karena itu, ini menekankan perbaikan berkelanjutan dan fleksibilitas dalam manajemen tugas. Selain itu, ini membatasi pekerjaan yang tertunda dan macet. Dengan membatasi hal ini, hambatan dalam alur pengiriman tim dapat dideteksi dengan mudah. Hal ini memastikan bahwa mereka tidak memperlambat proses atau mengganggu aliran. Kanban populer di kalangan tim teknik, produk, dan pengembangan perangkat lunak. Namun, di tim mana pun Anda berada, Anda dapat menggunakan aliran Kanban. Jika Anda tertarik untuk membangun alur kerja yang dinamis dan fleksibel, ini adalah pilihan yang cocok.

Bagian 2. Prinsip Kanban

Seorang Kanban memiliki prinsip tersendiri untuk mengelola dan meningkatkan alur kerja. Jadi, ada 4 prinsip dasar yang digunakan Kanban. Berikut ini adalah:

1. Mulailah dengan alur kerja yang ada.

Tidak seperti metode Agile yang lebih terstruktur seperti Scrum, Kanban mengadaptasi proses yang ada di tim Anda. Kanban adalah alur kerja serbaguna yang dapat Anda terapkan pada apa yang sudah Anda gunakan.

2. Setuju untuk melakukan perubahan bertahap.

Perubahan besar dapat mengganggu tim Anda. Sekarang, sistem baru mungkin tidak berfungsi jika Anda mencoba mengubah semuanya sekaligus. Dengan itu, Kanban memahami hal ini. Oleh karena itu, mendorong perbaikan terus-menerus dan melakukan perubahan selangkah demi selangkah. Jadi, mulailah dengan penyesuaian kecil dan bertahap untuk menyempurnakan proses tim Anda.

3. Hormati peran, tanggung jawab, dan metode saat ini.

Kanban tidak menentukan peran tim tertentu, tidak seperti metode lainnya. Oleh karena itu, ini terintegrasi dengan struktur dan proses tim Anda saat ini dengan mulus. Selain itu, metode Anda saat ini mungkin memiliki aspek yang berharga. Oleh karena itu, akan rugi jika Anda mencoba mengubah segalanya dalam satu hari.

4. Menumbuhkan kepemimpinan dari seluruh anggota tim.

Manajemen proyek Kanban mengakui bahwa perubahan dapat berasal dari anggota tim, bukan hanya mereka yang berada di posisi teratas. Dengan Kanban, anggota tim didorong untuk berkontribusi dan bertukar pikiran tentang ide-ide baru. Tujuannya adalah untuk peningkatan proses. Pada saat yang sama, anggota tim dapat memimpin inisiatif baru.

Bagian 3. Penggunaan Kanban

Pengguna dapat memanfaatkan Kanban dengan berbagai cara. Berikut adalah beberapa cara populer untuk menggunakan manajemen proyek ini.

Manajemen persediaan

Kanban membantu mengelola jumlah item yang Anda miliki, seperti bahan makanan di toko. Ketika barang menipis, Anda memesan lebih banyak untuk menjaga keseimbangan stok.

Organisasi Tugas

Mirip dengan daftar tugas, Kanban membantu mengelola tugas. Anda dapat melihat apa yang perlu dilakukan, apa yang sedang berjalan, dan apa yang sudah selesai. Dengan begitu, Anda membuat pekerjaan menjadi lebih terorganisir.

Pelacakan Proyek

Untuk proyek besar, Kanban membuat Anda tetap pada jalurnya. Ini membantu Anda memvisualisasikan apa yang masih harus dilakukan, apa yang sedang berlangsung, dan apa yang sudah selesai. Dengan demikian, Anda dapat menyelesaikan proyek dengan lebih efisien.

Optimasi Alur Kerja

Di sebuah pabrik, Kanban memastikan kelancaran produksi. Ketika satu bagian selesai, itu menandakan untuk memulai bagian berikutnya. Jadi, ini membantu Anda mengurangi penundaan dan menjaga proses tetap berjalan.

Dukungan Pelanggan

Kanban membantu tim layanan pelanggan memprioritaskan permintaan. Mereka dapat melihat apa yang perlu mendapat perhatian, apa yang sedang dikerjakan, dan apa yang diselesaikan. Jadi, ini memungkinkan Anda membuat dukungan pelanggan Anda lebih efisien.

Bagian 4. Pro dan Kontra Kanban

Kelebihan Kanban

◆ Kejelasan Tugas

Menyiapkan tugas di papan Kanban memudahkan untuk melihat apa yang perlu dilakukan tim Anda untuk memajukan proyek. Dengan kartu kanban, Anda memberikan informasi yang dibutuhkan tim Anda untuk menjalankan tugas mereka.

◆ Sekilas Status

Memeriksa kemajuan tim Anda di papan Kanban mengurangi kebutuhan untuk terus-menerus memeriksa pembaruan mereka. Anda dapat dengan cepat melihat tugas mana yang sedang berlangsung dan mana yang sudah selesai.

◆ Efisiensi Tim

Manajemen proyek Kanban membantu tim Anda melihat alur kerja, menetapkan prioritas, dan menemukan masalah dengan cepat. Hal ini membuat tim Anda bekerja lebih baik karena semua orang fokus pada hal yang benar pada waktu yang tepat.

◆ Fokus dan Hindari Kelelahan

Kanban membantu mengelola perhatian tim Anda, mencegah terbuangnya waktu dan energi. Sekalipun Anda tidak bekerja dengan bahan fisik seperti di bidang manufaktur, Anda perlu ingat bahwa waktu dan energi adalah sumber daya yang terbatas. Burnout dapat terjadi jika tidak dikelola dengan baik, sehingga menghasilkan kualitas kerja yang lebih rendah.

Kontra Kanban

◆ Jadwal Proyek

Kanban sederhana, tetapi tidak memiliki jadwal dan kerangka waktu yang rinci. Hal ini membuat sulit untuk memprediksi kapan tugas akan diselesaikan dan kapan keseluruhan proyek akan selesai. Memperkirakan menjadi tantangan jika papan kanban adalah satu-satunya alat Anda.

◆ Batas Kompleksitas

Papan Kanban berfungsi dengan baik asalkan tidak terlalu rumit bagi tim. Saat mengelola proyek besar, pertimbangkan untuk menggunakan swimlane untuk menambah lapisan organisasi. Tanpa pemeliharaan yang tepat, papan kanban yang rumit dapat menghambat efisiensi tim Anda.

◆ Pembaruan Reguler Diperlukan

Untuk memanfaatkan Kanban semaksimal mungkin, Anda harus selalu memperbarui papan Anda. Oleh karena itu, diperlukan kedisiplinan dari Anda dan tim.

Bagian 5. Cara Membuat Papan Kanban

Apa itu papan Kanban? Ini sebenarnya adalah alat untuk memvisualisasikan alur kerja. Untuk membuat papan Kanban, Anda memerlukan alat andal yang menawarkan semua yang Anda butuhkan. Oleh karena itu, gunakan platform terbaik untuk membuatnya, yaitu MindOnMap. Di bawah ini adalah contoh papan Kanban yang dibuat dengan alat ini.

Dapatkan papan Kanban yang mendetail.

MindOnMap adalah alat berbasis web gratis yang dirancang untuk mewujudkan ide Anda dengan lebih mudah dan profesional. Anda dapat mengaksesnya di browser modern, seperti Google Chrome, Edge, Safari, dan lainnya. Sekarang, Anda juga dapat mengunduh versi aplikasinya di Windows atau Mac Anda. Ia juga menawarkan berbagai templat, seperti peta pohon, diagram alur, diagram tulang ikan, dan sebagainya. Selain itu, Anda dapat menggunakan ikon dan elemen yang disediakan untuk membuat bagan Anda. Memasukkan tautan dan gambar tersedia untuk membuat pekerjaan Anda lebih intuitif.

Terlebih lagi, Anda dapat menggunakan MindOnMap dalam beberapa skenario. Dengan itu, Anda bisa melakukannya peta hubungan, rencana kerja atau kehidupan, manajemen proyek, dan banyak lagi. Fitur utamanya adalah ia menawarkan fitur kolaborasi. Sehingga memungkinkan Anda berkolaborasi dengan tim, kolega, dan organisasi Anda. Terakhir, ia memiliki fungsi penyimpanan otomatis, mencegah hilangnya data pada pekerjaan Anda. Sekarang, mulailah membuat bagan Kanban Anda dengan MindOnMap.

Bagian 6. FAQ Tentang Apa itu Kanban