Cara Membuat Jadwal Kerja Agar Manajemen Waktu Efektif

Sebagai seorang manajer, Anda pasti memiliki tugas untuk mengembangkan jadwal kerja dan memantau jam kerja karyawan Anda. Meskipun ini bukan tugas yang memakan waktu, Anda harus menyelesaikannya dengan benar dan kami siap membantu Anda. Jadi, jika Anda bertanya di mana harus memulainya? Anda mungkin memiliki banyak pertanyaan, terutama jika Anda baru dalam manajemen tim. Kekhawatiran mengenai apa yang dimaksud dengan jadwal kerja yang ideal. Tanpa diskusi lebih lanjut, mari kita mulai panduan ini saat kami mengajarkan Anda cara membuat jadwal kerja dengan cara yang umum dan terbaik.

• Bagian 1. Mengapa Membuat Jadwal Kerja
• Bagian 2. Cara Terbaik Membuat Jadwal Kerja
• Bagian 3. Cara Menggambar Diagram untuk Jadwal Kerja
• Bagian 4. Jenis Jadwal Kerja
• Bagian 5. FAQ tentang Cara Membuat Jadwal Kerja

Bagian 1. Mengapa Membuat Jadwal Kerja

Membuat dan mematuhi jadwal kerja yang konsisten sangat penting untuk menjalankan bisnis yang sukses, baik besar maupun kecil. Dengan cara ini, setiap orang di tim Anda memahami kapan mereka diharapkan untuk bekerja. Anggota tim Anda kemudian dapat merencanakan jadwal kerja mereka atau menukar shift karyawan sebelumnya untuk menghindari absen kerja atau kekurangan staf. Jadwal kerja yang optimal memberikan berbagai manfaat bagi organisasi Anda, termasuk:

• Mengurangi Pergantian Karyawan: Karyawan memahami kapan mereka diharapkan bekerja dan dapat mengelola keuangan serta kehidupan pribadi mereka dengan tepat. Saat bekerja dengan jadwal yang tidak teratur, perencanaan yang cermat sangatlah penting.
• Meningkatkan Produktivitas Karyawan: mengatur jadwal penyelesaian kegiatan. Jadwal kerja juga memudahkan identifikasi masalah kesehatan dan masalah yang dialami karyawan yang datang terlambat.
• Menjaga Keseimbangan Kehidupan dan Pekerjaan: Jadwal kerja yang tidak menentu terkadang menyebabkan karyawan bekerja terlalu keras dan mengabaikan kehidupan pribadi mereka. Berkat prosedur penjadwalan yang lebih baik, karyawan tidak perlu lagi memikirkan pekerjaan saat mereka sedang tidak bekerja.

Bagian 2. Cara Terbaik Membuat Jadwal Kerja

Cara ideal untuk menyusun jadwal kerja mencakup beberapa elemen penting yang memastikannya efisien dan memenuhi tuntutan perusahaan dan karyawannya. Berikut ini adalah prosedur umum.

• Pahami Kebutuhan Anda: Mulailah dengan memeriksa beban kerja, ketersediaan karyawan, dan jam kerja. Tentukan jam mana yang paling sibuk dan mana yang membutuhkan cakupan paling sedikit.
• Tetapkan Harapan yang Jelas: Tetapkan tugas, tanggung jawab, dan jam kerja yang diharapkan untuk setiap karyawan. Pastikan setiap orang mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
• Gunakan Alat Penjadwalan: Buat dan kelola jadwal Anda menggunakan penjadwalan perangkat lunak alur kerja atau alat seperti Excel, MindOnMap, dan Word. Alat-alat ini dapat membantu otomatisasi proses dan pengurangan kesalahan.

Bagian 3. Cara Menggambar Diagram untuk Jadwal Kerja

Pada bagian kedua artikel ini, kita membahas cara terbaik untuk membuat jadwal kerja. Pada poin ketiga, kita diingatkan untuk menggunakan alat penjadwalan yang hebat. Dengan itu, tim merekomendasikan alat yang tepat untuk Anda: MindOnMapAlat pemetaan pikiran serbaguna ini menawarkan fitur yang dapat membantu Anda menggambar diagram jadwal kerja dengan mudah.

MindOnMap menawarkan fitur yang sangat luas yang dapat membantu kita membuat berbagai diagram dan bagan, seperti jadwal kerja. Ini dapat membantu kita mengatur waktu. Selain itu, jika Anda adalah manajer, maka kita dapat menggunakan alat ini untuk menyajikan jadwal kerja tim kita dalam pendekatan yang menarik secara visual. Sekarang mari kita lihat bagaimana hal itu dapat dilakukan.

Langkah-langkah sederhana ini dapat memberikan gambaran visual tentang jadwal kerja. Kita sekarang dapat melihat bahwa alat ini efektif dan benar-benar dapat membantu kita memvisualisasikan apa yang kita butuhkan. Jika Anda mau, gunakan templat ini dan edit jadwal kerja sesuai keinginan Anda.

Bagian 4. Jenis Jadwal Kerja

Setiap perusahaan memiliki persyaratan yang berbeda, dan jadwal kerja pukul sembilan sampai lima hanya cocok untuk beberapa perusahaan. Perusahaan yang membutuhkan staf 24 jam atau memiliki masalah mendesak lainnya yang harus dipecahkan sering kali menggunakan shift untuk memaksimalkan produktivitas. Jenis-jenis shift yang paling populer jadwal alur kerja ditampilkan di bawah ini tanpa urutan tertentu:

Jadwal Shift Dupont

Jadwal shift Dupont populer di kantor polisi, fasilitas kesehatan, dan bisnis 24 jam lainnya. Rencana ini memiliki empat tim berbeda yang bekerja dalam dua shift 12 jam. Shift siang dan malam dijadwalkan dalam rotasi empat minggu. Selama empat minggu, personel dengan jadwal Dupont akan bekerja sebagai berikut.

• Satu hari libur.
• Tiga shift malam
• Tiga hari libur.
• Empat shift malam
• Tiga hari libur.
• Shift tiga hari.
• Shift empat hari.
• Tujuh hari libur.

Jadwal 2-2-3

Jadwal 2-2-3 juga merupakan pilihan populer untuk sektor yang membutuhkan staf 24 jam. Sistem ini menggunakan siklus rotasi bertahap selama 28 hari, dengan setiap karyawan bekerja selama 12 jam setiap hari. Jadwal umum untuk empat tim adalah sebagai berikut.

• Shift dua hari.
• Libur dua hari.
• Shift tiga hari.

Jadwal Kerja Penuh Waktu

Jadwal kerja penuh waktu mengharuskan individu bekerja antara delapan dan sepuluh jam per hari, berkisar dari 40 hingga 50 jam per minggu. Mengingat jam kerja mereka yang panjang, karyawan penuh waktu biasanya menerima berbagai keuntungan dari tempat kerja mereka. Keuntungan ini sering kali meliputi asuransi kesehatan, cuti sakit, dan rencana pensiun.

Sebagian besar jadwal kerja penuh waktu mencakup shift yang sama setiap hari. Shift bervariasi, tetapi karyawan sering bekerja 34 hingga 40 jam setiap minggu. Karyawan penuh waktu yang tidak dikecualikan dibayar lembur jika mereka bekerja lebih dari 40 jam. Anggota tim yang digaji, meskipun memperoleh lebih banyak uang, tidak termasuk dalam lembur.

Jadwal Kerja Freelance

Pekerja kontrak atau pekerja lepas memanfaatkan jadwal kerja lepas. Karyawan ini sering bekerja tanpa jadwal yang telah ditentukan hingga proyek mereka selesai. Dalam kasus tertentu, pemerintah melarang perusahaan menentukan kapan atau di mana pekerja lepas bekerja.

Jadwal Kerja Paruh Waktu

Jadwal kerja karyawan paruh waktu tidak memenuhi persyaratan lokasi untuk karyawan penuh waktu. Di Amerika Serikat, karyawan memiliki jaminan jam kerja 30 jam atau kurang per minggu. Jadwal kerja mereka terkadang dapat berubah untuk memasukkan jam kerja tambahan atau bahkan lembur.

Bagian 5. FAQ tentang Cara Membuat Jadwal Kerja