Ինչպես կազմել աշխատանքային ժամանակացույց՝ արդյունավետ ժամանակի կառավարման համար

Որպես մենեջեր, դուք, անկասկած, ունեք աշխատանքային գրաֆիկ մշակելու և ձեր աշխատողների աշխատանքային ժամերը վերահսկելու աշխատանքը: Թեև սա ժամանակատար խնդիր չէ, դուք պետք է այն ճիշտ կատարեք, և մենք այստեղ ենք ձեզ առաջնորդելու այդ հարցում: Այսպիսով, եթե դուք հարցնում եք, թե որտեղից սկսել դրանից: Հավանաբար, շատ հարցեր ունեք, հատկապես, եթե նոր եք թիմային կառավարման մեջ: Մտահոգություններ, թե որն է իդեալական աշխատանքային գրաֆիկ: Առանց որևէ հետագա քննարկման, եկեք հիմա սկսենք այս ուղեցույցը, ինչպես մենք սովորեցնում ենք ձեզ ինչպես ստեղծել աշխատանքային գրաֆիկ ընդհանուր և լավագույն ձևերով:

• Մաս 1. Ինչու՞ ստեղծել աշխատանքային ժամանակացույց
• Մաս 2. Աշխատանքային ժամանակացույց ստեղծելու լավագույն միջոցը
• Մաս 3. Ինչպես գծել դիագրամներ աշխատանքային ժամանակացույցի համար
• Մաս 4. Աշխատանքային գրաֆիկի տեսակները
• Մաս 5. Հաճախակի տրվող հարցեր այն մասին, թե ինչպես ստեղծել աշխատանքային գրաֆիկ

Մաս 1. Ինչու՞ ստեղծել աշխատանքային ժամանակացույց

Հետևողական աշխատանքային ժամանակացույցի ստեղծումը և դրանց պահպանումը կարևոր է հաջող բիզնես վարելու համար՝ մեծ թե փոքր: Այսպիսով, ձեր թիմում բոլորը հասկանում են, թե երբ են ակնկալվում աշխատել: Այնուհետև, ձեր թիմի անդամները կարող են պլանավորել իրենց աշխատանքային գրաֆիկը կամ ժամանակից շուտ փոխանակել աշխատողների հերթափոխերը՝ աշխատանքից բացակայելու կամ թերաշխատող հերթափոխից խուսափելու համար: Օպտիմալ աշխատանքային գրաֆիկը ձեր կազմակերպությանը տալիս է տարբեր առավելություններ, այդ թվում՝

• Նվազեցված աշխատակիցների շրջանառությունը. Աշխատակիցները հասկանում են, թե երբ են իրենցից ակնկալվում աշխատել, և կարող են պատշաճ կերպով կառավարել իրենց փողն ու անձնական կյանքը: Անկանոն գրաֆիկով աշխատելիս անհրաժեշտ է ուշադիր պլանավորել:
• Բարելավում է աշխատողների արտադրողականությունը. սահմանել գործունեության ավարտի ժամանակացույց. Աշխատանքային գրաֆիկը նաև հեշտացնում է ուշ ժամանող աշխատակիցների առողջական խնդիրները և խնդիրները:
• Աշխատանքի և կյանքի միջև հավասարակշռության պահպանում. Անորոշ աշխատանքային գրաֆիկը երբեմն հանգեցնում է նրան, որ աշխատակիցները չափազանց շատ են աշխատում և անտեսում իրենց անձնական կյանքը: Ժամանակացույցի բարելավված ընթացակարգերի շնորհիվ աշխատակիցներն այլևս ստիպված չեն լինի մտածել աշխատանքի մասին, քանի դեռ չեն աշխատում:

Մաս 2. Աշխատանքային ժամանակացույց ստեղծելու լավագույն միջոցը

Աշխատանքային գրաֆիկ ստեղծելու իդեալական միջոցը ներառում է մի քանի կարևոր տարրեր, որոնք ապահովում են դրա արդյունավետությունը և բավարարում ինչպես ընկերության, այնպես էլ նրա աշխատակիցների պահանջները: Ահա ընդհանուր ընթացակարգ.

• Հասկացեք ձեր կարիքները. Սկսեք ուսումնասիրելով աշխատանքային ծանրաբեռնվածությունը, աշխատակիցների առկայությունը և աշխատանքային ժամերը: Որոշեք, թե որ ժամերն են առավել զբաղված և որոնք են պահանջում նվազագույն ծածկույթ:
• Սահմանեք հստակ ակնկալիքներ. Սահմանեք յուրաքանչյուր աշխատակցի առաջադրանքները, պարտականությունները և սպասվող աշխատանքային ժամերը: Համոզվեք, որ բոլորը գիտեն, թե ինչ է սպասվում իրենցից:
• Օգտագործեք պլանավորման գործիք. Ստեղծեք և կառավարեք ձեր ժամանակացույցը՝ օգտագործելով ժամանակացույցը աշխատանքային հոսքի ծրագրակազմ կամ գործիքներ, ինչպիսիք են Excel-ը, MindOnMap-ը և Word-ը: Այս գործիքները կարող են օգնել գործընթացների ավտոմատացմանը և սխալների նվազեցմանը:

Մաս 3. Ինչպես գծել դիագրամներ աշխատանքային ժամանակացույցի համար

Այս հոդվածի երկրորդ մասում մենք քննարկեցինք աշխատանքային գրաֆիկ ստեղծելու լավագույն միջոցը: Երրորդ կետի վերաբերյալ մեզ հիշեցրեցին օգտագործել պլանավորման հիանալի գործիք: Դրանով թիմը ձեզ խորհուրդ տվեց կատարյալ գործիք՝ անհավանականը MindOnMap. Մտքի քարտեզագրման այս բազմակողմանի գործիքն առաջարկում է առանձնահատկություններ, որոնք կարող են օգնել ձեզ հեշտությամբ գծել ձեր աշխատանքային գրաֆիկը:

MindOnMap-ն առաջարկում է աներևակայելի լայն հնարավորություններ, որոնք կարող են օգնել մեզ ստեղծել տարբեր դիագրամներ և գծապատկերներ, օրինակ՝ աշխատանքային գրաֆիկ: Դա կարող է օգնել մեզ կառավարել մեր ժամանակը: Բացի այդ, եթե դուք մենեջերն եք, ապա մենք կարող ենք օգտագործել այս գործիքը՝ տեսողականորեն գրավիչ մոտեցմամբ ներկայացնելու մեր թիմի աշխատանքային գրաֆիկը: Եկեք հիմա տեսնենք, թե ինչպես դա հնարավոր է:

Այս պարզ քայլերը կարող են ձեզ պատկերացնել աշխատանքային գրաֆիկը: Այժմ մենք կարող ենք տեսնել, որ գործիքը արդյունավետ է և իսկապես կարող է օգնել մեզ պատկերացնել այն, ինչ մեզ անհրաժեշտ է: Եթե ցանկանում եք, օգտագործեք այս կաղապարները և խմբագրեք աշխատանքային գրաֆիկը ձեր կամքին համապատասխան։

Մաս 4. Աշխատանքային գրաֆիկի տեսակները

Յուրաքանչյուր ընկերություն ունի հստակ պահանջներ, և ինը-ից հինգ ժամանակացույցը հարմար է միայն ոմանց համար: Այն ձեռնարկությունները, որոնք պահանջում են 24-ժամյա աշխատակազմ կամ ունեն այլ հրատապ խնդիրներ հաճախակի լուծելու համար, հաճախ օգտագործում են հերթափոխեր՝ առավելագույն արտադրողականությունը բարձրացնելու համար: Ամենատարածված տեսակները աշխատանքային հոսքերի ժամանակացույցեր ստորև ներկայացված են առանց հատուկ հերթականության.

Dupont Shift ժամանակացույց

Դյուպոնի հերթափոխի ժամանակացույցը տարածված է ոստիկանական բաժանմունքների, առողջապահական հաստատությունների և 24-ժամյա այլ ձեռնարկությունների շրջանում: Այս պլանն ունի չորս տարբեր թիմեր, որոնք աշխատում են երկու 12-ժամյա հերթափոխով: Ցերեկային և գիշերային հերթափոխը նախատեսված է չորսշաբաթյա հերթափոխով: Չորս շաբաթվա ընթացքում Dupont գրաֆիկով անձնակազմը կաշխատի հետևյալ կերպ.

• Մեկ օր հանգիստ.
• Երեք գիշերային հերթափոխ
• Երեք օր հանգիստ.
• Չորս գիշերային հերթափոխ
• Երեք օր հանգիստ.
• Եռօրյա հերթափոխ.
• Քառօրյա հերթափոխ.
• Յոթ օր հանգիստ.

2-2-3 Ժամանակացույց

2-2-3 ժամանակացույցը նաև հայտնի ընտրություն է այն ոլորտների համար, որոնք պահանջում են 24-ժամյա անձնակազմ: Այս համակարգը օգտագործում է աստիճանական, 28-օրյա ռոտացիոն ցիկլ, որտեղ յուրաքանչյուր աշխատող ամեն օր աշխատում է 12-ժամյա հերթափոխով: Չորս թիմերի համար տիպիկ գրաֆիկը հետևյալն է.

• Երկօրյա հերթափոխ.
• Երկու օր հանգիստ.
• Եռօրյա հերթափոխ.

Լրիվ աշխատանքային գրաֆիկ

Լիաժամկետ աշխատանքային գրաֆիկը պահանջում է, որ անհատները աշխատեն օրական ութից տասը ժամ՝ տատանվում է սովորական 40-ից մինչև 50 ժամ շաբաթական: Հաշվի առնելով իրենց երկար ժամերը, լրիվ դրույքով աշխատողները սովորաբար ստանում են մի շարք առավելություններ իրենց աշխատավայրից: Դրանք հաճախ ներառում են առողջության ապահովագրություն, հիվանդության արձակուրդ և կենսաթոշակային ծրագրեր:

Լրիվ դրույքով գրաֆիկների մեծ մասը ներառում է ամեն օր նույն հերթափոխը: Հերթափոխերը տարբեր են, բայց աշխատակիցները հաճախ աշխատում են շաբաթական 34-ից 40 ժամ: Չազատված, լրիվ դրույքով աշխատողներին վճարվում է արտաժամյա աշխատանք, երբ նրանք աշխատում են ավելի քան 40 ժամ: Թիմի աշխատավարձ ստացած անդամները, թեև ավելի շատ գումար են վաստակում, սակայն դուրս են մնում լրացուցիչ աշխատանքից:

Անկախ աշխատանքի ժամանակացույց

Պայմանագրային կամ անկախ աշխատողներն օգտագործում են ազատ աշխատանքի գրաֆիկ: Այս աշխատակիցները հաճախ աշխատում են առանց կանխորոշված ժամանակացույցի մինչև իրենց նախագծերի ավարտը: Որոշ դեպքերում կառավարություններն արգելում են ձեռնարկություններին ուղղորդել, թե երբ կամ որտեղ է աշխատում ֆրիլանսերը:

Կես դրույքով աշխատանքային գրաֆիկ

Կես դրույքով աշխատողների աշխատանքային գրաֆիկները չեն համապատասխանում գտնվելու վայրի պահանջներին լրիվ դրույքով աշխատողի համար: Միացյալ Նահանգներում աշխատողներն ունեն շաբաթական 30 կամ ավելի քիչ երաշխավորված ժամ: Նրանց աշխատանքային գրաֆիկը երբեմն կարող է փոխվել՝ ներառելով լրացուցիչ կամ նույնիսկ արտաժամյա ժամեր:

Մաս 5. Հաճախակի տրվող հարցեր այն մասին, թե ինչպես ստեղծել աշխատանքային գրաֆիկ