Alapos megbeszélés a beszerzésirányítási folyamatról

Mi az a beszerzési eljárás? Nos, egy vállalkozásnál elengedhetetlen, hogy tisztában legyünk a szolgáltatások megszerzésének és vásárlásának folyamatával. Ez nagy része a vállalkozás sikerének. Tehát, ha többet szeretne megtudni erről a folyamatról, mindent elolvashat ebből a cikkből. Megadjuk Önnek a beszerzési folyamat teljes definícióját, szakaszait és általános lépéseit. Ezzel jöjjön ide, mivel minden szükséges adatot megadunk a vitához.

• 1. rész. Mi a beszerzési folyamat
• 2. rész. A beszerzési eljárás típusai
• 3. rész. A beszerzési folyamat szakaszai
• 4. rész. A beszerzési folyamat lépései
• 5. rész. GYIK a beszerzési folyamattal kapcsolatban

1. rész. Mi a beszerzési folyamat

A beszerzési folyamat folyamata a szolgáltatások beszerzésének és megszerzésének folyamata. Általában üzleti célokra szolgál. Leginkább az üzlethez kötődik, mert a szervezeteknek áruk vagy szolgáltatások vásárlását kell kérniük. Ezenkívül magában foglalja a teljes beszerzési folyamatot, ami fontos az utolsó és finom beszerzési döntéshez vezető szervezetek számára. A beszerzési folyamat megkövetelheti a szervezet erőforrásainak egy részét. Ezen túlmenően a beszerzési folyamat szükséges lehet a vállalkozás növekedéséhez és sikeréhez. Ha Ön abban a helyzetben van, hogy szolgáltatásokat és árukat szerezzen be, kezelje a pénzügyeket vagy áttekintse azokat, akkor Ön a beszerzési folyamat része. Ha nagy rálátása van ebbe, az elvezetheti Önt ahhoz, hogy sikeres legyen szakmai szerepében. Ezenkívül fontos az üzleti élet számára, mivel ez az egyik olyan tényező, amely befolyásolhatja a profitot, a megtakarítást és a kiadásokat. Valójában a vállalkozások értékelik a beszerzési folyamatot. Ez a vállalkozás céljának vagy célkitűzésének eléréséhez szükséges változtatások és kiigazítások elvégzése. Elsődleges célja a hatékonyság és az érték elérése a szolgáltatások és áruk biztosítása mellett.

2. rész. A beszerzési eljárás típusai

1. Közvetlen beszerzés

Az első típusú beszerzés a közvetlen beszerzés. Olyan szolgáltatások, anyagok és javak beszerzéséről van szó, amelyeket a szervezet profitot termelhet. Ez viszonteladás vagy végtermék előállításán keresztül történik. A cikkek beszerzésének fő célja a folyamatos kapcsolatok javítása más beszállítókkal és vállalkozásokkal. Így tovább tanulhatnak és fejlődhetnek.

2. Közvetett beszerzés

A közvetett beszerzésben a belső felhasználású anyagok, áruk és szolgáltatások beszerzéséről van szó. A napi működés támogatása. A közvetett beszerzés irodaszerekre, romlandó cikkekre, bútorokra és járművekre vonatkozik. Ezenkívül ez a fajta beszerzés magában foglalja a napi működéshez szükséges cikkek beszerzését.

3. Szolgáltatások beszerzése

Az ilyen típusú beszerzések során az emberközpontú szolgáltatások megszerzésével foglalkozik. A szervezettől függően magában foglalhat egyéni vállalkozókat, ügyvédi irodákat, függő munkaerőt, biztonsági szolgáltatásokat stb. E szolgáltatások igénybevételének célja lehet a szolgáltatási hiány pótlása és a teljes munkaidős alkalmazotti idő biztosítása is.

4. Árubeszerzés

A jó beszerzés fizikai cikkek beszerzéséről szól. Ez azonban olyan elemeket is magában foglalhat, mint például a szoftver-előfizetések. A hatékony árubeszerzés a kiváló ellátási lánc menedzsment gyakorlatokon múlik.

3. rész. A beszerzési folyamat 3 szakasza

A beszerzésirányítási folyamat három fő szakaszból áll:

A beszerzési szakasz

Ez a szakasz magában foglalja a szolgáltatások vagy termékek iránti igény meghatározását. Arról is szó van, hogy potenciális beszállítókat keresünk.

Azonosítson egy szükségletet - Szükséges egy szolgáltatás vagy termék iránti igény azonosítása. Ezt egy bizonyos projekt indíthatja el a hatékonyság növelése érdekében.

Kérje a beszállítók ajánlatát - A csapat potenciális beszállítókat fog keresni. Az ajánlatnak tartalmaznia kell adatokat a beszállítók tapasztalatairól, a feltételekről, az árakról stb.

Válassza a Szállítót - A beszerzési csapat választja ki a minősített beszállítót.

A vásárlás szakasza

Ebben a szakaszban magában foglalja a megrendelés leadását a kiválasztott szállítónál. Arról van szó, hogy tárgyalásokat kell folytatni a szerződés feltételeiről.

Beszélje meg az Általános Szerződési Feltételeket - A csapat és a beszállító megbeszélik a feltételeket. Tartalmazza az árakat, a fizetési feltételeket, a szállítást és más fontos információkat.

A beszerzési rendelés kezelése - A csapat kezeli a megrendelést a teljesítési folyamat során. Ez magában foglalja a szállítmány ellenőrzését. Biztosítani kell, hogy a szolgáltatás és a termék megfeleljen a specifikációknak, és megoldja az esetleges problémákat.

A fogadó szakasz

A színpad az áruk és szolgáltatások átvételéről szól. A szakasz a minőség ellenőrzéséről és a fizetés feldolgozásáról is szól.

Szerezzen be szolgáltatásokat és árukat - A termékek kiszállítását követően a részleg ellenőrzi azokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ez szerepel a megrendelésben.

Fizetési folyamat - Az áruk és szolgáltatások ellenőrzése után a fizetés feldolgozásra kerül.

Nyilvántartás - A szervezet mindenről nyilvántartást vezet a beszerzési folyamat során. Ezek a nyilvántartások hasznosak auditálási célokra.

4. rész. A beszerzési folyamat lépései

1. Határozza meg az igényeket

A folyamat a szolgáltatások és áruk iránti igénysel kezdődik. Ez lehet belső igény, ami a vállalkozás működtetéséhez szükséges anyagokról szól. Lehet külső is, ami az az anyag, amelyet a szervezet értékesíteni fog. Ez a lépés magában foglalja a költségvetés beállítását is.

2. Szállítók kiválasztása

Ez a szakasz a szállítók beszerzéséről szól. Ez magában foglalja annak ismeretét, hogy képesek a legjobb minőséget és értéket kínálni. Az eladó kiválasztásakor nem a jó minőségű termék a lényeg. Egy másik szempont, amelyet figyelembe kell venni, az eladó hírneve.

Vásárlási igény benyújtása

A következő lépés a vásárlási kérelem benyújtása. A vásárláshoz belső jóváhagyás szükséges. Ez magában foglalja a beszerzési igénylőlap elkészítését, és annak átadását a pénzügyekért felelős osztálynak.

4. Rendeljen

Amikor a beszerzési igény már jóváhagyásra került, a csapat elküldi a beszerzési ajánlatot a szállítónak. Tartalmazza az összes adatot, amelyet a szállítónak teljesítenie kell, valamint a fizetési feltételeket.

5. Áruk és szolgáltatások beszerzése

A megrendelés visszaigazolását követően az eladó képes lesz a megrendelt szolgáltatások és áruk kiszállítására.

6. Számla feldolgozása

Az eladó számlát küld a vásárlónak, amelyben leírja a megrendelés tartalmát. Az eladást és az esedékes fizetést is igazolja.

7. Fizetés

A számla kézhezvétele és a megrendelés beérkezése után a számlás csoport feldolgozza a számlát a fizetéshez.

8. Feljegyzés az ellenőrzéshez

A teljes folyamat után fontos mindent rögzíteni az ellenőrzéshez. Így mindent nyomon követhet, beleértve a költségvetést, a kifizetéseket és egyéb folyamatokat.

A beszerzési folyamat folyamatábrájának elkészítésekor fontos olyan kiváló eszköz használata, mint pl MindOnMap. A folyamat megértéséhez különféle vizuális elemekre van szükség. Tartalmaz formákat, szöveget, terveket és még sok mást. Szerencsére a MindOnMap mindent kínál, amire szüksége van. A folyamat létrehozásának egyszerű módszerét is kínálhatja. Mi több, az eszköz a legegyszerűbb felhasználói felületet tudja biztosítani. Így bárki gond nélkül használhatja az eszközt. Ezenkívül a végső beszerzési folyamatot számos formátumban elmentheti. A kimenetet elmentheti JPG, PNG, PDF formátumba, valamint MindOnMap fiókjába. Tehát, ha megbízható eszközt keres egy beszerzési folyamat lebonyolításához, a legjobb, ha fontolóra veszi a MindOnMap használatát. További részletekért tekintse meg az alábbi oktatóanyagokat.

5. rész. GYIK a beszerzési folyamattal kapcsolatban