Gantt-diagram: meghatározás, használat előnyei és használatának módja

Ha segítségre van szüksége a feladatok vagy projektek megfelelő ütemezéséhez, kezeléséhez és felügyeletéhez, a Gantt-diagram segítségével rendszerezheti őket. Ha nem ismeri a Gantt-diagramot, megbeszéljük Önnel a Gantt-diagrammal kapcsolatos összes szükséges információt. Ha elolvassa ezt a bejegyzést, megtudhatja az előnyeit és mi az a Gantt-diagram.

• 1. rész: Mi az a Gantt-diagram
• 2. rész. Mire használható a Gantt-diagram?
• 3. rész. Gantt-diagram alternatívái
• 4. rész. Gantt-diagramkészítők
• 5. rész. GYIK arról, hogy mi az a Gantt-diagram

1. rész: Mi az a Gantt-diagram

A Gantt-diagramokat gyakran használják a projektmenedzsmentben, és az egyik leggyakrabban használt grafikus diagram a tevékenységek bemutatására. A Gantt-diagramokat széles körben használják nehézipari projektekhez, például gátak, utak, autópályák és hidak építéséhez. Szintén gyakran használják szoftverfejlesztésben és épületekben. Sok vállalat és cégtulajdonos is használja ezt a vizualizációt céljainak megtervezéséhez. De hogyan néz ki egy Gantt-diagram? A Gantt-diagram különböző hosszúságú vízszintes sávokból áll, amelyek a projekt idővonalát képviselik, beleértve a feladatok sorrendjét, időtartamát, valamint az egyes feladatok esedékességének kezdeti és befejezési dátumát. A vízszintes sávok azt is mutatják, hogy mennyi a feladat elvégzése.

Ezenkívül a Gantt-diagram megmutatja a projekt idővonalát, amellyel nyomon követheti és ütemezheti azokat a terveket és feladatokat, amelyeket idővel el kell végeznie. És látni fogja a Gantt-diagram bal oldalán az elvégzendő tevékenységek listáját, a Gantt-diagram tetején pedig az időskálát. Röviden, a Gantt-diagram egy táblázat vagy ábrázolás, amely megmutatja, mit kell tenni egy adott napon vagy időpontban, az ütemtervtől függően.

Most, hogy ismeri a Gantt-diagram definícióját, értsük meg, mire használják a Gantt-diagramot.

2. rész. Mire használható a Gantt-diagram?

A Gantt-diagramokat mindig különböző iparágakban használják; még a diákok is használják ezt a táblázatot. Még egy évszázaddal a Gantt-diagram bemutatása után is széles körben használják, és sok ember számára nélkülözhetetlen. 1999-ben a Gantt Chart volt az egyik leggyakrabban használt menedzsment eszköz a projektek ütemezésére és ellenőrzésére. Felülete áttekinthető, ahol a függőleges tengelyen találhatók a feladatok, míg a vízszintes tengelyen a tevékenység, az időintervallumok és az időtartam látható. A Gantt-diagramokat általában az építőiparban, tanácsadásban, marketingben, gyártásban, HR-ben, szoftverfejlesztésben és rendezvénytervezésben használják. A Gantt-diagramok használatának néhány jelentős előnye, hogy képes azonosítani a párhuzamosan elvégezhető feladatokat, valamint azokat a tevékenységeket, amelyeket nem lehet elindítani vagy befejezni, amíg a többi ütemezett feladat be nem fejeződik.

Ezenkívül a Gantt-diagram megakadályozza a lehetséges szűk keresztmetszetek kialakulását, és azonosítja a projekt idővonalából kizárt feladatokat. Azt is azonosítja, hogy a feladat elvégzéséhez mennyi időre van szükség, vagy többletet kell végrehajtani, ami nem késleltetheti a projektet, valamint a kritikus feladatokat, amelyeket kellő időben végre kell hajtani. A Gantt-diagramok kiváló reprezentációs diagramok is, amelyek bármilyen méretű és típusú nagy projektek kezelésére szolgálnak. A Gantt-diagram segítségével azt is tudni fogja, hogy mit kell priorizálnia a többi feladat elvégzése előtt. Bár a Gantt-diagram összetettsége és mélysége eltérő lehet, mindig a következő három összetevőből áll:

◆ Tevékenységek vagy feladatok, amelyeket az y tengelyen kell elvégezni.

◆ Tevékenységeinek előrehaladása az x tengely mentén (a diagram tetején vagy alján).

◆ A folyamatjelző sávokat vízszintes sávok jelzik, amelyek azt jelzik, hogy az egyes feladatok mennyi ideig vannak ütemezve egy adott ponton.

3. rész. Gantt-diagram alternatívái

Ha nem kíván Gantt-diagramot használni, vannak alternatívák is, amelyek segítségével ütemezheti feladatait vagy tevékenységeit.

1. Listák

Listák sokoldalúak, és munkalebontási struktúra kialakítására használhatók. Jellemzően ezek a megfelelő módszerek, amikor a csapatnak prioritást kell adnia a feladat prioritásai között. Ezenkívül azonnal módosíthatja a listát, hogy az tükrözze a legkritikusabb információkat, amelyek az úton maradáshoz szükségesek. A különbségek ellenére a listák hasonlóak a Gantt-diagramokhoz; ezek nem egyformán használható projektmenedzsment eszközök. Ha azonban nyomon kell követnie projektje függőségeit, a listák nem a legelőnyösebb eszköz.

2. Kanban táblák

Kanban táblák a legjobb ábrázolás, amely vizuális folyamatot mutat a feladatok megfelelő pályán tartásához. Ez egy olyan módszer, amelyet olyan projektekhez használnak, amelyeknél nincs szükség a függőségi stratégiák rangsorolására. De az a jó ebben a módszerben, hogy segít korlátozni a folyamatban lévő munkát a munkafolyamat állapota szerint. A Kanban Boards tartalmaz egy kártyát (amely a feladatot jelöli), amely minden oszlopban (amely a munkafolyamat állapotát jelzi) balról jobbra mozog, amíg el nem éri a KÉSZ állapotot. Sőt, a Kanban táblák alkalmasak ezeknek a projekteknek a kezelésére: karbantartási kérések végrehajtása, közösségi média tartalmak létrehozása, értékesítési tölcsér kezelése, jelöltek interjúztatása és készletkövetés.

3. Idővonal

Az idővonallal az összes feladatot egymás utáni sorrendben rögzítheti. Ez a módszer nagyon hasonlíthat a Gantt-diagramokhoz, de meg lehet különböztetni egymástól a kétdimenziós diagramtól való függőségüket. Az idővonal az elvégzendő feladatok vagy határidők időrendi sorrendjét mutatja. Ezenkívül az idővonal más időgazdálkodási diagramokhoz képest egyszerűen elvégezhető. Ha rövid áttekintést szeretne adni projektje életciklusáról, az Idővonal segítségével megjelenítheti azt.

4. Fehértáblák

Fehértáblák a legjobb eszköz, ha ötletbörzeit tart a csapattal való hatékonyabb együttműködés érdekében. Ha ötleteket és terveket készít vállalkozása számára, a Whiteboard egy kötelező eszköz. Ezenkívül a fizikai táblák nagyon hasznosak az irodai környezetben, különösen akkor, ha gyors problémamegoldást szeretne megvalósítani az irodában dolgozó személyek között. És ahogy Zab Evans, a ClickUp vezérigazgatója kijelentette: „A táblák kulcsfontosságúak a csapatmunkában, még akkor is, amikor a vállalatok távoli vagy hibrid munkabeállításokra térnek át. Az együttműködésen alapuló táblamegoldások megjelenése pótolja azt az űrt, hogy a távoli csapatok hogyan vitatják meg és generálják ötleteiket. Tekintettel arra, hogy az interaktív táblák globális piaca 2025-re várhatóan eléri az $2,31 milliárdot, nyilvánvaló, hogy milyen széles körben használják ezeket a termékeket.”

5. Scrum táblák

Ha azonnali problémái vannak, amelyeket meg kell oldania, Scrum táblák a legjobb eszköz a használatra. A Scrum táblák, más néven Sprint táblák, az azonnal végrehajtandó tevékenység vizuális megjelenítése. A Scrum Boards segítségével javíthatja csapata hatékonyságát és kommunikációját, mert ez biztosítja, hogy mindenki a személyre szabott feladaton dolgozzon. Ezenkívül képes azonosítani a végrehajtandó feladatokat, és nyomon követni egy aktív sprint projektet. A Scrum Boards listázza a Teendő, a Folyamatban és a Kész projekteket

6. Gondolattérképek

Gondolattérképek vagy a Project Network Diagrams a Gantt-diagramok legjobb alternatívái közé tartoznak. Ideális eszköz ötleteléshez és projekttervezéshez. A gondolattérkép közepén a fő téma vagy a központi ötlet látható. A központi ötletből pedig vonalak húzódnak, hogy más kapcsolódó ötletekhez kapcsolódjanak, ami tovább megy. Az elmetérképek remekül használhatók ötletelésre, mivel mindenki generálhatja ötleteit anélkül, hogy attól kellene tartania, hogy összegabalyodik. tudsz gondolattérképet rajzolni szoftver vagy egy papír segítségével. Ezenkívül sok üzletember használja ezt az eszközt projektjeik és céljaik megtervezéséhez.

4. rész. Gantt-diagramkészítők

Rengeteg eszköz áll rendelkezésre Gantt-diagram létrehozásához. De ha egy kényelmes eszközt szeretne használni, akkor ismerjük a legjobb alkalmazást, amelyet használhat. Az online eszközök segítségével egyszerű Gantt-diagramot hozhat létre. Sokan előnyben részesítik az online eszközök használatát, mert így helyet takaríthatnak meg eszközeiken.

1. TeamGantt

TeamGantt a Gantt-diagramok létrehozására szolgáló legjobb szoftverek közé tartozik. A Gantt Chart egy online szoftver, amelyet minden webböngészőn használhat, például a Google-on és a Safari-n. Ez az eszköz lehetővé teszi a felhasználók számára projekttervek megjelenítését és létrehozását, amelyeket bárhol frissíthetnek. Ezenkívül ez Gantt-diagram készítő könnyen használható felülettel rendelkezik, ami felhasználóbarát eszközzé teszi. Egyszerű drag and drop platformja lehetővé teszi a csapatok számára, hogy valós időben kommunikáljanak és frissítsék a projekt előrehaladását. A TeamGantt segítségével a csapatok gyorsabban tervezhetnek, hatékonyabban használhatják fel az erőforrásokat, és egyszerűen kezelhetik az ütemterveket. Ezen túlmenően ez egy lenyűgöző eszköz a projekt határidőinek és tevékenységeinek követésére. A TeamGantt rendelkezik egy olyan funkcióval is, amellyel a csapatok egyetlen képernyőről, az úgynevezett portfóliónézetről nyomon követhetik az összes projektet. A TeamGantt használata azonban nem ingyenes. Meg kell vásárolnia a kívánt előfizetési csomag alapján.

2. Instagantt

Ha Gantt-diagramot szeretne online készíteni, az Instagantt nagyszerű eszköz a használatra. Az Instagantt lenyűgöző módszert kínál Gantt-diagram létrehozására. Intuitív felhasználói felülettel rendelkezik, és a fenti eszközhöz hasonlóan felhasználóbarát eszköz. Az utóbbi időben pedig az Instagantt hozzáadta a zökkenőmentes integráció előnyeit, amely lehetővé teszi az eszköz integrációját más jól ismert platformokkal, például az Asana-val. Ezenkívül ez az eszköz nagyban segíthet a dolgok egyszerűsítésében anélkül, hogy sok funkciót adna hozzá a Gantt-diagram létrehozásához. Ennek az eszköznek a hátránya, hogy lassú betöltési folyamatot tapasztalhat, mivel ez egy online eszköz.

Javaslat: Chart Maker - MindOnMap

Mielőtt más Gantt Chart készítő eszközt használna, egyszerűen használhatja MindOnMap diagramokat készíteni. A MindOnMap egy online eszköz is, amellyel gondolattérképeket, diagramokat és diagramokat hozhat létre. A MindOnMap kezdetben egy Mind Mapping eszköz, de az a jó benne, hogy számos funkcióval és gondolattérkép-diagrammal rendelkezik, amelyeket különböző célokra használhat. Ezzel az eszközzel diagramokat hozhat létre, Szervezeti diagramok, Venn diagramok, úszósáv diagramok és még sok más. Ingyenesen készített sablonokat is tartalmaz, amelyeket ingyenesen használhat.

Ezenkívül a MindOnMap ingyenes és biztonságosan használható. A szimbólumjelzők segítségével ikonokat, zászlókat és szimbólumikonokat is használhat a diagram világosabbá tételéhez. Ez az online eszköz lehetővé teszi projektjének PNG, JPG, SVG, PDF és egyéb formátumok exportálását is.

5. rész. GYIK arról, hogy mi az a Gantt-diagram