Hogyan készítsünk munkaütemezést a hatékony időgazdálkodáshoz
Vezetőként kétségtelenül az Ön feladata a munkarend kialakítása és a dolgozók munkaidejének figyelemmel kísérése. Bár ez nem időigényes feladat, helyesen kell végrehajtania, mi pedig segítünk ebben. Szóval, ha azt kérdezed, hol kezdj ezzel? Valószínűleg sok kérdése van, különösen akkor, ha még új a csapatvezetésben. Aggodalmak azzal kapcsolatban, hogy mi számít ideális munkabeosztásnak. Minden további vita nélkül kezdjük el ezt az iránymutatást, ahogy tanítjuk hogyan készítsünk munkarendet közös és legjobb módon.
- 1. rész Miért kell munkaütemezést készíteni?
- 2. rész: Munkaütemezés létrehozásának legjobb módja
- 3. rész: Diagramok rajzolása a munkaütemezéshez
- 4. rész. Munkarend típusai
- 5. rész. GYIK a munkaütemezés létrehozásával kapcsolatban
1. rész Miért kell munkaütemezést készíteni?
A következetes munkarend kialakítása és betartása elengedhetetlen egy sikeres vállalkozás működtetéséhez, legyen az kicsi vagy nagy. Így a csapat minden tagja megérti, mikor kell dolgoznia. A csapattagok ezután megtervezhetik munkabeosztásukat, vagy előre lecserélhetik az alkalmazotti műszakokat, hogy elkerüljék a hiányzó munkavégzést vagy a létszámhiányt. Az optimális munkarend különféle előnyöket biztosít szervezetének, többek között:
• Csökkentett alkalmazotti fluktuáció: Az alkalmazottak megértik, mikor kell dolgozniuk, és megfelelően kezelhetik pénzüket és magánéletüket. Szabálytalan időbeosztásban végzett munka esetén elengedhetetlen a gondos tervezés.
• Javítja az alkalmazottak termelékenységét: ütemtervet állít fel a tevékenységek elvégzésére. A munkabeosztások megkönnyítik az egészségügyi problémák és a későn érkező alkalmazottak problémáinak azonosítását is.
• A munka és a magánélet egyensúlyának megőrzése: A bizonytalan munkabeosztás időnként ahhoz vezet, hogy az alkalmazottak túl sokat dolgoznak, és elhanyagolják magánéletüket. A továbbfejlesztett ütemezési eljárásoknak köszönhetően az alkalmazottaknak nem kell többé a munkájukra gondolniuk, amíg nem dolgoznak.
2. rész: Munkaütemezés létrehozásának legjobb módja
A munkarend felépítésének ideális módja néhány kritikus elemet foglal magában, amelyek biztosítják, hogy az hatékony legyen, és kielégítse mind a cég, mind az alkalmazottak igényeit. Itt van egy általános eljárás.
• Ismerje meg igényeit: Kezdje a munkaterhelés, az alkalmazottak rendelkezésre állása és a munkaidő vizsgálatával. Határozza meg, mely órák a legforgalmasabbak, és melyek a legkevesebb lefedettség igénye.
• Tiszta elvárások beállítása: Határozza meg az egyes alkalmazottak feladatait, felelősségeit és várható munkaidejét. Győződjön meg róla, hogy mindenki tudja, mit várnak el tőle.
• Használjon ütemező eszközt: Készítse el és kezelje ütemezését ütemezéssel munkafolyamat szoftver vagy olyan eszközöket, mint az Excel, MindOnMap és a Word. Ezek az eszközök segíthetnek a folyamatok automatizálásában és a hibacsökkentésben.
3. rész: Diagramok rajzolása a munkaütemezéshez
A cikk második részében a munkarend létrehozásának legjobb módját tárgyaltuk. A harmadik pontnál emlékeztettünk egy nagyszerű ütemező eszköz használatára. Ezzel a csapat a tökéletes eszközt ajánlotta Önnek: a hihetetlen MindOnMap. Ez a sokoldalú gondolat-térképező eszköz olyan funkciókat kínál, amelyek segítségével könnyedén megrajzolhatja munkabeosztási diagramját.
A MindOnMap hihetetlenül széles szolgáltatásokat kínál, amelyek segítségével különféle diagramokat és diagramokat hozhatunk létre, például munkarendet. Segíthet beosztani az időnket. Ezen túlmenően, ha Ön a menedzser, akkor ennek az eszköznek a segítségével tetszetős megközelítésben bemutathatjuk csapatunk munkarendjét. Lássuk most, hogyan lehetséges.
Nyissa meg a MindOnMap szoftvert a számítógépén. A felületén kattintson az Új gombra, és válassza ki Flowchart.
Most beléphetünk a munkaterületre. Kérjük, kattintson a kívánt alakzatokra, és rendezze el őket a kívánt dizájn szerint.
Ezután adja hozzá az egyes alakzatok címkéjét a munkarendtől függően. Ezután fejezze be a stílusok és témák kiválasztásával, mielőtt a gombra kattintana Megment gomb.
Ezekkel az egyszerű lépésekkel áttekintheti a munkarendet. Most már láthatjuk, hogy az eszköz hatékony, és valóban segíthet elképzelni, mire van szükségünk. Ha szeretné, használja ezeket a sablonokat, és módosítsa a munkarendet akaratának megfelelően.
4. rész. Munkarend típusai
Minden cégnek sajátos követelményei vannak, és a kilenctől ötig terjedő ütemezés csak egyesek számára megfelelő. Azok a vállalkozások, amelyek 24 órás személyzetet igényelnek, vagy más sürgető problémákkal küzdenek, gyakran alkalmaznak műszakot a termelékenység maximalizálása érdekében. A legnépszerűbb típusok munkafolyamatok ütemezése az alábbiakban nem meghatározott sorrendben jelennek meg:
Dupont műszak ütemezése
A Dupont műszakbeosztás népszerű a rendőrőrsök, egészségügyi intézmények és más 24 órás vállalkozások körében. Ebben a tervben négy különálló csapat dolgozik két 12 órás műszakban. A nappali és éjszakai műszakokat négyhetes váltással tervezik. Négy héten át a Dupont-beosztású személyzet a következőképpen fog dolgozni.
• Egy szabadnap.
• Három éjszakai műszak
• Három szabadnap.
• Négy éjszakai műszak
• Három szabadnap.
• Három napos műszak.
• Négy napos műszak.
• Hét nap szabadság.
2-2-3 Ütemezés
A 2-2-3 ütemezés szintén népszerű választás a 24 órás személyzetet igénylő ágazatokban. Ez a rendszer fokozatos, 28 napos rotációs ciklust alkalmaz, és minden alkalmazott napi 12 órás műszakban dolgozik. A négy csapat tipikus menetrendje a következő.
• Kétnapos műszak.
• Két szabadnap.
• Három napos műszak.
Teljes munkaidős munkarend
A teljes munkaidős munkarend megköveteli, hogy az egyének napi nyolc és tíz óra közötti munkát végezzenek, a normál heti 40 és 50 óra között. Tekintettel a hosszú munkaidőre, a teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak általában különféle előnyöket kapnak a munkahelyükről. Ezek gyakran magukban foglalják az egészségbiztosítást, a betegszabadságot és a nyugdíjazási terveket.
A legtöbb teljes munkaidős beosztás minden nap ugyanazt a műszakot tartalmazza. A műszakok változóak, de az alkalmazottak gyakran heti 34-40 órát dolgoznak. A nem mentesített, teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállalók túlórát kapnak, ha 40 óránál többet dolgoznak. A fizetett csapattagok, bár több pénzt keresnek, ki vannak zárva a túlórából.
Szabadúszó munkarend
A szerződéses vagy szabadúszó munkavállalók szabadúszó munkarendet alkalmaznak. Ezek az alkalmazottak gyakran előre meghatározott ütemterv nélkül dolgoznak, amíg projektjeik be nem fejeződnek. Bizonyos esetekben a kormányok megtiltják a vállalkozásoknak, hogy irányítsák, mikor vagy hol dolgozik egy szabadúszó.
Részmunkaidős munkarend
A részmunkaidős alkalmazottak munkabeosztása nem felel meg a teljes munkaidős alkalmazottakra vonatkozó helyszín követelményeinek. Az Egyesült Államokban az alkalmazottaknak heti 30 vagy annál kevesebb garantált órájuk van. Munkarendjük időnként módosulhat, és további vagy akár túlórákat is tartalmazhat.
5. rész. GYIK a munkaütemezés létrehozásával kapcsolatban
Mi az 5 4 9 munkarend?
Az 5-4-9 munkaterv egy kéthetes tömörített beosztás, amelyben a munkavállalók az első héten négy 9 órás és egy 8 órás munkanapot, majd a második héten négy 9 órás napot és egy szabadnapot dolgoznak. Ez kéthetente egy plusz szabadnapot jelent.
Hogyan készítsek személyes munkarendet?
Személyre szabott munkanaptár összeállításához először határozza meg feladatait és prioritásait. Állítsa be a munkaidőt, szánjon időt az egyes feladatokra, tartson rendszeres szüneteket, és rendszeresen ellenőrizze az ütemtervet a szükséges módosítások elvégzéséhez. A naptárak és az Excel segíthet az időbeosztás jobb elrendezésében.
Az Excel rendelkezik munkabeosztási sablonnal?
Igen, az Excel munkaütemezési sablonokat biztosít. Ezeket az Excel megnyitásával találhatja meg, és rákattint Fájl, majd megy New, és keresi munkarend vagy heti menetrend. Módosíthatja ezeket a sablonokat, hogy megfeleljenek a munka követelményeinek.
Milyen a szokásos munkarendje?
A teljes munkaidőben foglalkoztatottak nagy valószínűséggel a hagyományos munkarendet követik, amely általában hétfőtől péntekig 9 és 17 óra között tart. Egyéb általános teljes munkaidős munkaidőbeosztások közé tartozik a napi 10 órás munka heti négy napon, illetve a napi 6,5 óra hat napon át. heti napokon.
Mi a heti munkarend?
A heti munkaterv lehetővé teszi a vezetők számára, hogy felosztják az idősávokat a csapattagok között a vállalat és az alkalmazottak igényei szerint. A heti ütemterv összeállításakor figyelembe kell venni néhány tényt: a maximális műszak hossza, a személyzet rendelkezésre állási ideje, a forgalom és a munkaterhelés.
Következtetés
Ezek azok a részletek, amelyeket tudnunk kell a munkarendünkről. Fentebb láthatjuk ennek lényegét és a létrehozásának legjobb módját. Ezért reméljük, hogy a MindOnMap eszköz segíthet a munkabeosztásban.
