Kako napraviti raspored rada za učinkovito upravljanje vremenom
Kao menadžer, nedvojbeno imate posao sastavljanja rasporeda rada i praćenja radnog vremena svojih radnika. Iako ovo nije dugotrajan zadatak, morate ga izvršiti ispravno, a mi smo tu da vas vodimo u tome. Dakle, ako se pitate odakle početi s tim? Vjerojatno imate puno pitanja, pogotovo ako ste tek počeli upravljati timom. Zabrinutost oko toga što čini idealan raspored rada. Bez ikakve daljnje rasprave, započnimo sada s ovom smjernicom kako vas učimo kako napraviti raspored rada na zajedničke i najbolje načine.
- Dio 1. Zašto izraditi raspored rada
- Dio 2. Najbolji način za izradu radnog rasporeda
- Dio 3. Kako nacrtati dijagrame za raspored rada
- Dio 4. Vrste rasporeda rada
- Dio 5. Često postavljana pitanja o tome kako napraviti raspored rada
Dio 1. Zašto izraditi raspored rada
Stvaranje i pridržavanje dosljednog rasporeda rada ključno je za vođenje uspješnog poslovanja, velikog ili malog. Na taj način svi u vašem timu razumiju kada se od njih očekuje da rade. Članovi vašeg tima tada mogu planirati svoje radne rasporede ili mijenjati smjene zaposlenika unaprijed kako bi izbjegli izostanak s posla ili smjene s nedostatkom osoblja. Optimalan raspored rada vašoj organizaciji pruža razne pogodnosti, uključujući:
• Smanjena fluktuacija zaposlenika: Zaposlenici razumiju kada se od njih očekuje da rade i mogu upravljati svojim novcem i osobnim životima na odgovarajući način. Kad radite po neredovitom rasporedu, važno je pažljivo planiranje.
• Poboljšava produktivnost zaposlenika: postaviti raspored za dovršetak aktivnosti. Radni raspored također olakšava prepoznavanje zdravstvenih problema i problema sa zaposlenicima koji kasne.
• Održavanje ravnoteže između poslovnog i privatnog života: Nesiguran radni raspored ponekad dovodi do toga da zaposlenici previše rade i zanemaruju svoj osobni život. Zahvaljujući poboljšanim procedurama raspoređivanja, zaposlenici više neće morati razmišljati o poslu dok su izvan radnog vremena.
Dio 2. Najbolji način za izradu radnog rasporeda
Idealan način sastavljanja radnog rasporeda uključuje nekoliko kritičnih elemenata koji osiguravaju njegovu učinkovitost i zadovoljavanje zahtjeva tvrtke i njenih zaposlenika. Evo uobičajenog postupka.
• Shvatite svoje potrebe: Započnite ispitivanjem radnog opterećenja, dostupnosti zaposlenika i radnog vremena. Odredite koji su sati najprometniji, a koji zahtijevaju najmanje pokrivenosti.
• Postavite jasna očekivanja: Definirajte zadatke, odgovornosti i očekivano radno vrijeme svakog zaposlenika. Neka svi znaju što se od njih očekuje.
• Koristite alat za planiranje: Stvorite i upravljajte svojim rasporedom pomoću raspoređivanja softver za tijek rada ili alate kao što su Excel, MindOnMap i Word. Ovi alati mogu pomoći u automatizaciji procesa i smanjenju pogrešaka.
Dio 3. Kako nacrtati dijagrame za raspored rada
U drugom dijelu ovog članka raspravljali smo o najboljem načinu za izradu radnog rasporeda. Što se tiče treće točke, podsjetili smo se da upotrijebimo odličan alat za zakazivanje. Uz to, tim je preporučio savršen alat za vas: nevjerojatno MindOnMap. Ovaj svestrani alat za mapiranje uma nudi značajke koje vam mogu pomoći da lako nacrtate dijagram radnog rasporeda.
MindOnMap nudi nevjerojatno široke mogućnosti koje nam mogu pomoći u stvaranju različitih dijagrama i grafikona, poput radnog rasporeda. Može nam pomoći u upravljanju vremenom. Osim toga, ako ste menadžer, možemo upotrijebiti ovaj alat za prikaz rasporeda rada našeg tima u vizualno privlačnom pristupu. Pogledajmo sada kako je to moguće.
Otvorite softver MindOnMap na svom računalu. Na njegovom sučelju kliknite gumb Novo i odaberite Dijagram toka.
Sada možemo ući u radni prostor. Ljubazno kliknite oblike koje želite i rasporedite ih prema dizajnu koji želite.
Nakon toga dodajte oznaku svakog oblika ovisno o vašem radnom rasporedu. Zatim ga finalizirajte odabirom Stilova i Teme prije klika na Uštedjeti dugme.
Ovi jednostavni koraci mogu vam dati vizualizaciju radnog rasporeda. Sada možemo vidjeti da je alat učinkovit i da nam stvarno može pomoći da vizualiziramo ono što nam je potrebno. Ako želite, upotrijebite ove predloške i uredite raspored rada po svojoj volji.
Dio 4. Vrste rasporeda rada
Svaka tvrtka ima različite zahtjeve, a raspored od devet do pet prikladan je samo za neke. Poduzeća kojima je potrebno 24-satno osoblje ili imaju druge hitne probleme za rješavanje često koriste smjene kako bi povećale produktivnost. Najpopularnije vrste rasporedi tijeka rada prikazani su u nastavku bez posebnog redoslijeda:
Dupont raspored smjena
Dupontov raspored smjena popularan je među policijskim postajama, zdravstvenim ustanovama i drugim tvrtkama koje rade 24 sata dnevno. Ovaj plan uključuje četiri različita tima koji rade u dvije smjene od 12 sati. Dnevne i noćne smjene raspoređene su u rotaciji od četiri tjedna. Tijekom četiri tjedna, osoblje na Dupontovom rasporedu radit će na sljedeći način.
• Jedan slobodan dan.
• Tri noćne smjene
• Tri slobodna dana.
• Četiri noćne smjene
• Tri slobodna dana.
• Trodnevne smjene.
• Četverodnevne smjene.
• Sedam slobodnih dana.
2-2-3 Raspored
Raspored 2-2-3 također je popularan izbor za sektore koji zahtijevaju 24-satno osoblje. Ovaj sustav koristi postupni ciklus rotacije od 28 dana, pri čemu svaki zaposlenik radi u smjenama od 12 sati svaki dan. Tipičan raspored za četiri tima je sljedeći.
• Dvodnevne smjene.
• Dva slobodna dana.
• Trodnevne smjene.
Puno radno vrijeme
Raspored s punim radnim vremenom zahtijeva od pojedinaca da rade između osam i deset sati dnevno, u rasponu od normalnih 40 do 50 sati tjedno. S obzirom na dugo radno vrijeme, zaposlenici s punim radnim vremenom obično imaju razne prednosti na svom radnom mjestu. To često uključuje zdravstveno osiguranje, bolovanje i mirovinske planove.
Većina rasporeda s punim radnim vremenom uključuje istu smjenu svaki dan. Smjene su različite, ali zaposlenici često rade 34 do 40 sati tjedno. Zaposlenici s punim radnim vremenom koji nisu izuzeti plaćaju se prekovremeni ako rade više od 40 sati. Plaćeni članovi tima, iako zarađuju više novca, isključeni su iz prekovremenog rada.
Honorarski raspored rada
Radnici na ugovor ili honorarni radnici koriste rasporede honorarnog rada. Ovi zaposlenici često rade bez unaprijed određenog rasporeda dok njihovi projekti ne budu dovršeni. U određenim slučajevima, vlade zabranjuju poduzećima da usmjeravaju kada ili gdje slobodnjak radi.
Raspored rada s nepunim radnim vremenom
Rasporedi rada zaposlenika s nepunim radnim vremenom ne ispunjavaju zahtjeve lokacije za zaposlenika s punim radnim vremenom. U Sjedinjenim Državama zaposlenici imaju 30 ili manje zajamčenih sati tjedno. Njihov se radni raspored povremeno može promijeniti kako bi uključio dodatne ili čak prekovremene sate.
Dio 5. Često postavljana pitanja o tome kako napraviti raspored rada
Kakav je raspored rada od 5 4 9?
Plan rada 5-4-9 dvotjedni je sažeti raspored u kojem zaposlenici rade četiri 9-satna dana i jedan 8-satni dan u prvom tjednu, zatim četiri 9-satna dana i jedan slobodan dan u drugom tjednu. To znači jedan dodatni slobodan dan svaka dva tjedna.
Kako mogu napraviti osobni raspored rada?
Da biste izradili prilagođeni radni kalendar, prvo odredite svoje dužnosti i prioritete. Odredite svoje radno vrijeme, odvojite vrijeme za svaki zadatak, uzimajte redovite pauze i redovito pregledavajte svoj raspored kako biste izvršili sve potrebne prilagodbe. Kalendari i Excel mogu vam pomoći da bolje složite svoj raspored.
Ima li Excel predložak radnog rasporeda?
Da, Excel nudi predloške rasporeda rada. Možete ih pronaći tako da otvorite Excel i kliknete Datoteka, zatim ide na Novi, i traženje raspored rada ili tjedni raspored. Možete promijeniti ove predloške kako bi zadovoljili vaše radne potrebe.
Kakav je vaš redovni radni raspored?
Zaposleni s punim radnim vremenom najvjerojatnije će slijediti konvencionalni raspored rada, koji obično traje od ponedjeljka do petka od 9 do 17 sati. Ostali uobičajeni rasporedi s punim radnim vremenom uključuju rad od 10 sati dnevno tijekom četiri dana u tjednu ili 6,5 sati dnevno tijekom šest dana. dana u tjednu.
Kakav je tjedni raspored rada?
Tjedni plan rada omogućuje menadžerima da podijele vrijeme među članovima tima kako bi odgovarali potrebama tvrtke i zaposlenika. Neke činjenice koje treba uzeti u obzir pri izradi tjednog rasporeda su maksimalno trajanje smjene, razdoblja dostupnosti osoblja, promet i radno opterećenje.
Zaključak
Ovo su detalji koje moramo znati o svom rasporedu rada. Iznad možemo vidjeti njegovu bit i najbolji način za njegovo stvaranje. Zato se nadamo da vam alat MindOnMap može pomoći s vašim radnim rasporedom.
