खरीद प्रबंधन प्रक्रिया के बारे में विस्तृत चर्चा

खरीद प्रक्रिया क्या है?खैर, किसी व्यवसाय में, सेवाओं को प्राप्त करने और खरीदने की प्रक्रिया के बारे में जानना आवश्यक है। यह व्यवसाय की सफलता का एक बड़ा हिस्सा है। इसलिए, इस प्रक्रिया के बारे में अधिक जानने के लिए, आप इस लेख से सब कुछ पढ़ सकते हैं। हम आपको खरीद प्रक्रिया, इसके चरणों और सामान्य चरणों की पूरी परिभाषा देंगे। इसके साथ, यहाँ आएँ क्योंकि हम चर्चा के बारे में आपको आवश्यक सभी डेटा प्रदान करते हैं।

• भाग 1. खरीद प्रक्रिया क्या है
• भाग 2. खरीद प्रक्रिया के प्रकार
• भाग 3. खरीद प्रक्रिया के चरण
• भाग 4. खरीद प्रक्रिया के चरण
• भाग 5. खरीद प्रक्रिया के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

भाग 1. खरीद प्रक्रिया क्या है

खरीद प्रक्रिया प्रवाह सेवाओं को खरीदने और प्राप्त करने की एक प्रक्रिया है। आम तौर पर, यह व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए होता है। यह व्यवसाय से सबसे अधिक जुड़ा हुआ है क्योंकि संगठनों को माल या सेवाओं की खरीद का अनुरोध करना चाहिए। साथ ही, इसमें संपूर्ण खरीद प्रक्रिया शामिल है जो संगठनों के लिए अंतिम और बढ़िया खरीद निर्णय तक ले जाने के लिए महत्वपूर्ण है। खरीद प्रक्रिया को प्रबंधित करने के लिए संगठन के संसाधनों के एक हिस्से की आवश्यकता हो सकती है। इसके अलावा, खरीद प्रक्रिया व्यवसाय की वृद्धि और सफलता के लिए आवश्यक हो सकती है। यदि आप सेवाओं और वस्तुओं को प्राप्त करने, वित्त का प्रबंधन करने या उनकी समीक्षा करने की स्थिति में हैं, तो आप खरीद प्रक्रिया का हिस्सा हैं। इसके बारे में अच्छी जानकारी होने से आप अपनी पेशेवर भूमिका में सफल हो सकते हैं। इसके अलावा, यह व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि यह उन कारकों में से एक है जो लाभ, बचत और खर्च को प्रभावित कर सकते हैं। दरअसल, व्यवसाय खरीद प्रक्रिया का आकलन कर रहे हैं। यह व्यवसाय के लक्ष्य या उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक परिवर्तन और समायोजन करना है। इसका प्राथमिक लक्ष्य सेवाओं और वस्तुओं को सुरक्षित करते हुए दक्षता और मूल्य प्राप्त करना है।

भाग 2. खरीद प्रक्रिया के प्रकार

1. प्रत्यक्ष खरीद

खरीद का पहला प्रकार प्रत्यक्ष खरीद है। यह सेवाओं, सामग्रियों और वस्तुओं की प्राप्ति के बारे में है जिससे एक संगठन लाभ कमा सकता है। यह पुनर्विक्रय या अंतिम उत्पाद के उत्पादन के माध्यम से होता है। इन वस्तुओं को प्राप्त करने का मुख्य उद्देश्य अन्य आपूर्तिकर्ताओं और व्यवसायों के साथ चल रहे संबंधों को बढ़ाना है। इस तरह, वे सीखना और बढ़ना जारी रख सकते हैं।

2. अप्रत्यक्ष खरीद

अप्रत्यक्ष खरीद में, यह आंतरिक रूप से उपयोग की जाने वाली सामग्रियों, वस्तुओं और सेवाओं की प्राप्ति के बारे में है। यह दैनिक कार्यों का समर्थन करने के लिए है। अप्रत्यक्ष खरीद में कार्यालय की आपूर्ति, खराब होने वाली वस्तुएं, फर्नीचर और वाहन शामिल हैं। इसके अतिरिक्त, इस प्रकार की खरीद में उन वस्तुओं की खरीद शामिल है जो दिन-प्रतिदिन के संचालन के लिए आवश्यक हैं।

3. सेवा खरीद

इस प्रकार की खरीद में, यह लोगों पर आधारित सेवाओं को प्राप्त करने से निपटता है। संगठन के आधार पर, इसमें व्यक्तिगत ठेकेदार, कानूनी फर्म, आकस्मिक श्रम, सुरक्षा सेवाएँ और बहुत कुछ शामिल हो सकते हैं। इन सेवाओं को प्राप्त करने का उद्देश्य सेवा अंतराल को भरना और पूर्णकालिक कर्मचारियों को समय देना भी शामिल हो सकता है।

4. माल की खरीद

अच्छी खरीद भौतिक वस्तुओं की खरीद के बारे में है। हालाँकि, इसमें सॉफ़्टवेयर सदस्यता जैसी वस्तुएँ भी शामिल हो सकती हैं। एक प्रभावी माल खरीद बेहतरीन आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन प्रथाओं पर निर्भर करती है।

भाग 3. खरीद प्रक्रिया के 3 चरण

खरीद प्रबंधन प्रक्रिया में तीन मुख्य चरण होते हैं:

सोर्सिंग चरण

इस चरण में सेवाओं या उत्पादों की आवश्यकता का निर्धारण करना शामिल है। इसके अलावा संभावित आपूर्तिकर्ताओं की तलाश भी की जाती है।

आवश्यकता की पहचान करें - किसी सेवा या उत्पाद की आवश्यकता की पहचान करना आवश्यक है। यह कार्यकुशलता बढ़ाने के लिए किसी निश्चित परियोजना द्वारा शुरू किया जा सकता है।

आपूर्तिकर्ताओं का प्रस्ताव मांगें - टीम संभावित आपूर्तिकर्ताओं की तलाश करेगी। प्रस्ताव में आपूर्तिकर्ताओं के अनुभव, शर्तों, मूल्य निर्धारण और अन्य के बारे में डेटा शामिल होना चाहिए।

आपूर्तिकर्ता का चयन करें - खरीद टीम योग्य आपूर्तिकर्ता का चयन करेगी।

क्रय चरण

इस चरण में, चयनित आपूर्तिकर्ता के साथ ऑर्डर देना शामिल है। यह अनुबंध की शर्तों पर बातचीत करने के बारे में है।

नियम एवं शर्तों पर चर्चा करें - टीम और आपूर्तिकर्ता नियम और शर्तों पर चर्चा करेंगे। इसमें मूल्य निर्धारण, भुगतान शर्तें, डिलीवरी और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी शामिल है।

क्रय आदेश प्रबंधित करें - टीम खरीद ऑर्डर को पूरी प्रक्रिया के दौरान संभालेगी। इसमें शिपमेंट की निगरानी करना शामिल है। यह सुनिश्चित करना है कि सेवा और उत्पाद विनिर्देशों को पूरा करते हैं और किसी भी समस्या का समाधान करते हैं।

प्राप्ति चरण

यह चरण माल और सेवाओं को प्राप्त करने के बारे में है। यह चरण गुणवत्ता की जांच करने और भुगतान की प्रक्रिया के बारे में भी है।

सेवाएँ और सामान प्राप्त करें - जब उत्पाद भेज दिए जाएंगे, तो विभाग यह सुनिश्चित करने के लिए उनकी जांच करेगा कि यह खरीद आदेश में उल्लिखित है।

भुगतान की प्रक्रिया - माल और सेवाओं का निरीक्षण करने के बाद भुगतान की प्रक्रिया शुरू की जाएगी।

रिकॉर्ड रखना - संगठन खरीद प्रक्रिया में हर चीज का रिकॉर्ड रखेगा। ये रिकॉर्ड ऑडिटिंग के लिए उपयोगी हैं।

भाग 4. खरीद प्रक्रिया के चरण

1. ज़रूरतें तय करें

यह प्रक्रिया सेवाओं और वस्तुओं की आवश्यकता से शुरू होती है। यह आंतरिक आवश्यकता हो सकती है, जो व्यवसाय चलाने के लिए आवश्यक सामग्रियों के बारे में है। यह बाहरी भी हो सकती है, जो वह सामग्री है जिसे संगठन बेचेगा। इस चरण में बजट निर्धारित करना भी शामिल है।

2. विक्रेता का चयन

यह चरण विक्रेताओं को खोजने के बारे में है। इसमें सर्वोत्तम गुणवत्ता और मूल्य प्रदान करने की उनकी क्षमता को जानना शामिल है। विक्रेता चुनते समय, यह उसके अच्छे गुणवत्ता वाले उत्पाद के बारे में नहीं है। विचार करने वाली एक और बात विक्रेता की प्रतिष्ठा है।

खरीद अनुरोध प्रस्तुत करें

अगला कदम खरीद अनुरोध प्रस्तुत करना है। खरीद करने के लिए आंतरिक स्वीकृति प्राप्त करना है। इसमें खरीद अनुरोध प्रपत्र बनाना और उसे वित्त के लिए जिम्मेदार विभाग को भेजना शामिल है।

4. खरीद आदेश बनाएं

जब खरीद अनुरोध पहले ही स्वीकृत हो जाता है, तो टीम विक्रेता को पीओ प्रस्तुत करेगी। इसमें विक्रेता को डिलीवरी और पूर्ति के लिए आवश्यक सभी डेटा, साथ ही भुगतान की शर्तें शामिल होती हैं।

5. माल और सेवाएँ प्राप्त करना

क्रय आदेश की पुष्टि के बाद, विक्रेता ऑर्डर की गई सेवाओं और वस्तुओं की डिलीवरी करने में सक्षम होगा।

6. चालान प्रक्रिया

विक्रेता खरीदार को एक इनवॉयस भेजेगा जिसमें बताया जाएगा कि ऑर्डर में क्या-क्या शामिल है। इसमें बिक्री और देय भुगतान की पुष्टि भी की जाएगी।

7. भुगतान

चालान और ऑर्डर प्राप्त होने के बाद, देय लेखा टीम भुगतान के लिए चालान की प्रक्रिया करेगी।

8. ऑडिट के लिए रिकॉर्ड

पूरी प्रक्रिया के बाद, ऑडिट के लिए सब कुछ रिकॉर्ड करना ज़रूरी है। इस तरह, आप बजट, भुगतान और अन्य प्रक्रियाओं सहित सब कुछ ट्रैक कर सकते हैं।

खरीद प्रक्रिया फ़्लोचार्ट का संचालन करते समय, एक उत्कृष्ट उपकरण का उपयोग करना महत्वपूर्ण है जैसे माइंडऑनमैपप्रक्रिया को समझने के लिए प्रक्रिया को विभिन्न दृश्य तत्वों की आवश्यकता होती है। इसमें आकृतियाँ, पाठ, डिज़ाइन और बहुत कुछ शामिल है। शुक्र है, MindOnMap आपकी ज़रूरत की हर चीज़ प्रदान कर सकता है। यह प्रक्रिया बनाने का एक आसान तरीका भी प्रदान कर सकता है। इसके अलावा, यह टूल सबसे सरल उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस प्रदान कर सकता है। इस तरह, कोई भी बिना किसी संघर्ष के टूल का उपयोग कर सकता है। इसके अलावा, आप अपनी अंतिम खरीद प्रक्रिया को कई तरह के प्रारूपों में सहेज सकते हैं। आप आउटपुट को JPG, PNG, PDF और अपने MindOnMap खाते में भी सहेज सकते हैं। इसलिए, यदि आप खरीद प्रक्रिया के संचालन के लिए एक विश्वसनीय उपकरण की तलाश कर रहे हैं, तो MindOnMap का उपयोग करने पर विचार करना सबसे अच्छा है। अधिक जानकारी के लिए, नीचे दिए गए ट्यूटोरियल देखें।

भाग 5. खरीद प्रक्रिया के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न