कानबन पद्धति की समीक्षा, सिद्धांत, उपयोग, और इसे कैसे बनाएं

कई व्यवसाय अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कानबन का उपयोग करते हैं। हो सकता है कि कुछ लोग इससे परिचित न हों, लेकिन Kanban दशकों से उद्योगों को आकार दे रहा है। तो, यह वर्कफ़्लो या प्रोजेक्ट प्रबंधन की एक दृश्य प्रस्तुति है। यह लोकप्रिय हो गया क्योंकि लोगों को यह अधिक आकर्षक और सहज ज्ञान युक्त लगा। यदि आप इसमें नये हैं, तो आप सही पोस्ट पर आये हैं। यहां, कानबन परिभाषा, इसके सिद्धांतों, उपयोग, पेशेवरों और विपक्षों को जानें। इतना ही नहीं, हम आपको कंबन बोर्ड बनाना सिखाएंगे।

• भाग 1. कानबन क्या है?
• भाग 2. कानबन के सिद्धांत
• भाग 3. कानबन का उपयोग
• भाग 4. कानबन के पक्ष और विपक्ष
• भाग 5. कानबन बोर्ड कैसे बनाएं
• भाग 6. कानबन क्या है इसके बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

भाग 1. कानबन क्या है?

काबन एक चुस्त परियोजना प्रबंधन ढांचा है जिसका उपयोग वर्कफ़्लो को देखने के लिए किया जाता है। इसकी शुरुआत 1940 के अंत में जापान में हुई। कानबन एक जापानी शब्द है जिसका अर्थ है विज़ुअल बोर्ड या वह कार्ड जिसे आप देखते हैं। टोयोटा ही वह कंपनी थी जिसने सही समय पर विनिर्माण के लिए विकास और आवेदन किया था। इस प्रकार, यह कार्य प्रबंधन में निरंतर सुधार और लचीलेपन पर जोर देता है। इसके अलावा, यह रुके हुए और रुके हुए काम को सीमित करता है। इन्हें सीमित करके, टीम की डिलीवरी पाइपलाइन के भीतर बाधाओं का पता लगाना आसान है। यह सुनिश्चित करता है कि वे प्रक्रिया को धीमा न करें या प्रवाह को बाधित न करें। कंबन इंजीनियरिंग, उत्पाद और सॉफ्टवेयर विकास टीमों के बीच लोकप्रिय है। फिर भी, आप चाहे किसी भी टीम में हों, आप कानबन प्रवाह का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप एक गतिशील और लचीला वर्कफ़्लो स्थापित करने में रुचि रखते हैं, तो यह एक उपयुक्त विकल्प है।

भाग 2. कानबन के सिद्धांत

कार्य के प्रवाह को प्रबंधित करने और सुधारने के लिए कानबन के अपने सिद्धांत हैं। तो, 4 मूलभूत सिद्धांत हैं जिनका उपयोग कानबन करता है। निम्नलिखित हैं:

1. मौजूदा वर्कफ़्लो से शुरुआत करें.

स्क्रम जैसी अधिक संरचित एजाइल विधियों के विपरीत, कानबन आपकी टीम की मौजूदा प्रक्रियाओं को अनुकूलित करता है। कानबन एक बहुमुखी वर्कफ़्लो है जिसे आप उस चीज़ पर लागू कर सकते हैं जिसका आप पहले से उपयोग कर रहे हैं।

2. क्रमिक परिवर्तनों को आगे बढ़ाने के लिए सहमत हों।

बड़े बदलाव आपकी टीम को बाधित कर सकते हैं. अब, यदि आप एक ही बार में सब कुछ बदलने का प्रयास करेंगे तो नई प्रणाली काम नहीं करेगी। इसके साथ ही, कानबन इसे समझता है। परिणामस्वरूप, यह निरंतर सुधार और चरण दर चरण परिवर्तन करने को प्रोत्साहित करता है। इसलिए, अपनी टीम की प्रक्रिया को परिष्कृत करने के लिए छोटे और वृद्धिशील समायोजनों से शुरुआत करें।

3. वर्तमान भूमिकाओं, जिम्मेदारियों और तरीकों का सम्मान करें।

अन्य तरीकों के विपरीत, कानबन विशिष्ट टीम भूमिकाएँ निर्धारित नहीं करता है। इसलिए, यह आपकी वर्तमान टीम संरचना और प्रक्रियाओं के साथ सहजता से एकीकृत हो जाता है। इसके अलावा, आपकी वर्तमान पद्धतियों के मूल्यवान पहलू हो सकते हैं। इस प्रकार, यदि आप एक ही दिन में सब कुछ बदलने की कोशिश करेंगे तो नुकसान हो सकता है।

4. टीम के सभी सदस्यों में नेतृत्व को बढ़ावा देना।

कानबन परियोजना प्रबंधन स्वीकार करता है कि बदलाव केवल शीर्ष पदों पर बैठे लोगों से ही नहीं, बल्कि टीम के किसी सदस्य से भी हो सकता है। कानबन के साथ, टीम के सदस्यों को योगदान देने और नए विचारों पर विचार-मंथन करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। इसका उद्देश्य प्रक्रिया को बढ़ाना है. साथ ही, टीम के सदस्य नई पहल का नेतृत्व कर सकते हैं।

भाग 3. कानबन का उपयोग

उपयोगकर्ता कानबन का विभिन्न तरीकों से उपयोग कर सकते हैं। इस परियोजना प्रबंधन का उपयोग करने के कुछ लोकप्रिय तरीके नीचे दिए गए हैं।

सूची प्रबंधन

कानबन यह प्रबंधित करने में मदद करता है कि आपके पास कितनी वस्तुएं हैं, जैसे किसी स्टोर में किराने का सामान। जब आइटम कम हो जाते हैं, तो आप संतुलित स्टॉक बनाए रखने के लिए अधिक ऑर्डर करते हैं।

कार्य संगठन

टू-डू सूची के समान, कानबन कार्यों को प्रबंधित करने में मदद करता है। आप देख सकते हैं कि क्या करने की आवश्यकता है, क्या प्रगति पर है और क्या पूरा हो गया है। इस तरह, आप काम को अधिक व्यवस्थित बनाते हैं।

प्रोजेक्ट ट्रैकिंग

बड़ी परियोजनाओं के लिए, कानबन आपको ट्रैक पर रखता है। यह आपको यह कल्पना करने में मदद करता है कि क्या करना बाकी है, क्या प्रगति पर है और क्या पूरा हो चुका है। इस प्रकार, आप परियोजनाओं को अधिक कुशलता से पूरा कर सकते हैं।

कार्यप्रवाह अनुकूलन

एक कारखाने में, कानबन सुचारू उत्पादन सुनिश्चित करता है। जब एक भाग ख़त्म हो जाता है तो यह अगला भाग शुरू करने का संकेत देता है। इसलिए, यह देरी को कम करने और प्रक्रिया को चालू रखने में आपकी सहायता करता है।

ग्राहक सहेयता

कानबन ग्राहक सेवा टीमों को अनुरोधों को प्राथमिकता देने में मदद करता है। वे देख सकते हैं कि किस चीज़ पर ध्यान देने की ज़रूरत है, किस पर काम किया जा रहा है और क्या हल किया गया है। तो, यह आपको अपने ग्राहक सहायता को अधिक कुशल बनाने की सुविधा देता है।

भाग 4. कानबन के पक्ष और विपक्ष

कानबन के पेशेवर

◆ कार्य स्पष्टता

कानबन बोर्ड पर कार्य सेट करने से यह देखना आसान हो जाता है कि प्रोजेक्ट को आगे बढ़ाने के लिए आपकी टीम को क्या करने की आवश्यकता है। कानबन कार्ड के साथ, आप अपनी टीम को उनके कार्यों के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करते हैं।

◆ स्थिति एक नजर में

कानबन बोर्ड पर अपनी टीम की प्रगति की जाँच करने से अपडेट के लिए उन पर लगातार जाँच करने की आवश्यकता कम हो जाती है। आप तुरंत देख सकते हैं कि कौन से कार्य प्रगति पर हैं और कौन से पूरे हो गए हैं।

◆ टीम दक्षता

कानबन परियोजना प्रबंधन आपकी टीम को वर्कफ़्लो देखने, प्राथमिकताएँ निर्धारित करने और समस्याओं का शीघ्रता से पता लगाने में मदद करता है। इससे आपकी टीम बेहतर काम करती है क्योंकि हर कोई सही समय पर सही चीजों पर ध्यान केंद्रित करता है।

◆ फोकस करें और बर्नआउट से बचें

कानबन आपकी टीम का ध्यान प्रबंधित करने में मदद करता है, समय और ऊर्जा की बर्बादी को रोकता है। भले ही आप विनिर्माण जैसे भौतिक सामग्रियों के साथ काम नहीं करते हैं, आपको यह याद रखना होगा कि समय और ऊर्जा सीमित संसाधन हैं। यदि उन्हें अच्छी तरह से प्रबंधित नहीं किया गया तो बर्नआउट हो सकता है, जिससे काम की गुणवत्ता कम हो सकती है।

कानबन के विपक्ष

◆ परियोजना अनुसूची

कानबन सरल है, लेकिन इसमें विस्तृत कार्यक्रम और समय-सीमा का अभाव है। इससे यह अनुमान लगाना कठिन हो जाता है कि कार्य कब पूरे होंगे और पूरी परियोजना कब समाप्त होगी। यदि आपका कंबन बोर्ड ही आपका एकमात्र उपकरण है तो अनुमान लगाना चुनौतीपूर्ण हो जाता है।

◆ जटिलता सीमाएँ

कानबन बोर्ड तब तक अच्छा काम करते हैं जब तक वे टीम के लिए बहुत जटिल न हो जाएं। बड़ी परियोजनाओं का प्रबंधन करते समय, संगठन की परतें जोड़ने के लिए स्विमलेन का उपयोग करने पर विचार करें। उचित रखरखाव के बिना, एक जटिल कानबन बोर्ड आपकी टीम की दक्षता में बाधा डाल सकता है।

◆ नियमित अपडेट की आवश्यकता

कानबन का अधिकतम लाभ उठाने के लिए, आपको अपने बोर्डों को अद्यतन रखना होगा। इस प्रकार, इसके लिए आपसे और आपकी टीम से अनुशासन की आवश्यकता है।

भाग 5. कानबन बोर्ड कैसे बनाएं

कानबन बोर्ड क्या है? यह वास्तव में वर्कफ़्लो को देखने का एक उपकरण है। कानबन बोर्ड बनाने के लिए, आपको एक विश्वसनीय उपकरण की आवश्यकता होती है जो आपकी ज़रूरत की हर चीज़ प्रदान करता है। इसके साथ, एक बनाने के लिए सर्वोत्तम प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करें माइंडऑनमैप. नीचे इस उपकरण से बने कानबन बोर्ड का एक उदाहरण दिया गया है।

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भाग 6. कानबन क्या है इसके बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न