प्रभावी समय प्रबंधन के लिए कार्यसूची कैसे बनाएं

एक प्रबंधक के रूप में, निस्संदेह आपको कार्य शेड्यूल विकसित करने और अपने कर्मचारियों के कार्य घंटों की निगरानी करने का काम करना है। हालाँकि यह समय लेने वाला काम नहीं है, लेकिन आपको इसे सही तरीके से पूरा करना होगा और हम आपको इसके बारे में मार्गदर्शन करने के लिए यहाँ हैं। तो, अगर आप पूछ रहे हैं कि इसे कहाँ से शुरू करें? आपके पास शायद बहुत सारे सवाल होंगे, खासकर अगर आप टीम प्रबंधन में नए हैं। एक आदर्श कार्य शेड्यूल का गठन करने के बारे में चिंताएँ। बिना किसी और चर्चा के, आइए अब इस दिशानिर्देश को शुरू करें क्योंकि हम आपको सिखाते हैं कार्यसूची कैसे बनाएं सामान्य और सर्वोत्तम तरीकों से।

• भाग 1. कार्य शेड्यूल क्यों बनाएं
• भाग 2. कार्य शेड्यूल बनाने का सबसे अच्छा तरीका
• भाग 3. कार्यसूची के लिए आरेख कैसे बनाएं
• भाग 4. कार्य अनुसूची के प्रकार
• भाग 5. कार्य शेड्यूल बनाने के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

भाग 1. कार्य शेड्यूल क्यों बनाएं

एक सफल व्यवसाय चलाने के लिए, चाहे वह बड़ा हो या छोटा, एक सुसंगत कार्य शेड्यूल बनाना और उसका पालन करना आवश्यक है। इस तरह, आपकी टीम के सभी लोग समझ जाते हैं कि उनसे कब काम करने की अपेक्षा की जाती है। फिर आपके टीम के सदस्य अपने कार्य शेड्यूल की योजना बना सकते हैं या काम छूटने या कम कर्मचारियों वाली शिफ्ट से बचने के लिए समय से पहले कर्मचारी शिफ्ट बदल सकते हैं। इष्टतम कार्य शेड्यूल आपके संगठन को कई लाभ प्रदान करता है, जिनमें शामिल हैं:

• कम कर्मचारी टर्नओवर: कर्मचारी समझते हैं कि उनसे कब काम करने की उम्मीद की जाती है और वे अपने पैसे और निजी जीवन का उचित प्रबंधन कर सकते हैं। अनियमित शेड्यूल पर काम करते समय, सावधानीपूर्वक योजना बनाना ज़रूरी है।
• कर्मचारी उत्पादकता में सुधार: गतिविधियों को पूरा करने के लिए समय सारिणी निर्धारित करें। कार्य शेड्यूल से स्वास्थ्य संबंधी समस्याओं और कर्मचारियों के देर से आने की समस्याओं की पहचान करना भी आसान हो जाता है।
• कार्य-जीवन संतुलन बनाए रखना: अनिश्चित कार्य शेड्यूल के कारण कभी-कभी कर्मचारी बहुत ज़्यादा काम करते हैं और अपने निजी जीवन की उपेक्षा करते हैं। बेहतर शेड्यूलिंग प्रक्रियाओं की बदौलत, कर्मचारियों को अब काम के बारे में सोचना नहीं पड़ेगा, जबकि वे काम से छुट्टी पर हैं।

भाग 2. कार्य शेड्यूल बनाने का सबसे अच्छा तरीका

कार्य शेड्यूल बनाने का आदर्श तरीका कुछ महत्वपूर्ण तत्वों को शामिल करता है जो यह सुनिश्चित करते हैं कि यह कुशल है और फर्म और उसके कर्मचारियों दोनों की मांगों को पूरा करता है। यहाँ एक सामान्य प्रक्रिया है।

• अपनी आवश्यकताओं को समझें: कार्यभार, कर्मचारी उपलब्धता और व्यावसायिक घंटों की जांच करके शुरुआत करें। निर्धारित करें कि कौन से घंटे सबसे व्यस्त हैं और किन घंटों में सबसे कम कवरेज की आवश्यकता है।
• स्पष्ट अपेक्षाएं निर्धारित करें: प्रत्येक कर्मचारी के कार्य, ज़िम्मेदारियाँ और अपेक्षित कार्य घंटे निर्धारित करें। सुनिश्चित करें कि हर कोई जानता है कि उनसे क्या अपेक्षित है।
• शेड्यूलिंग टूल का उपयोग करें: शेड्यूलिंग का उपयोग करके अपना शेड्यूल बनाएं और प्रबंधित करें वर्कफ़्लो सॉफ़्टवेयर या एक्सेल, माइंडऑनमैप और वर्ड जैसे उपकरण। ये उपकरण प्रक्रिया स्वचालन और त्रुटि कमी में सहायता कर सकते हैं।

भाग 3. कार्यसूची के लिए आरेख कैसे बनाएं

इस लेख के दूसरे भाग में, हमने कार्य शेड्यूल बनाने के सर्वोत्तम तरीके पर चर्चा की। तीसरे बिंदु पर, हमें एक बढ़िया शेड्यूलिंग टूल का उपयोग करने की याद दिलाई गई। इसके साथ, टीम ने आपके लिए एकदम सही टूल की सिफारिश की: अविश्वसनीय माइंडऑनमैपयह बहुमुखी माइंड-मैपिंग टूल ऐसी सुविधाएं प्रदान करता है जो आपको आसानी से अपना कार्य शेड्यूल आरेख बनाने में मदद कर सकती हैं।

माइंडऑनमैप अविश्वसनीय रूप से विस्तृत सुविधाएँ प्रदान करता है जो हमें कार्य शेड्यूल की तरह अलग-अलग आरेख और चार्ट बनाने में मदद कर सकता है। यह हमें अपना समय प्रबंधित करने में मदद कर सकता है। इसके अलावा, यदि आप प्रबंधक हैं, तो हम इस उपकरण का उपयोग करके अपनी टीम के कार्य शेड्यूल को एक आकर्षक तरीके से प्रस्तुत कर सकते हैं। आइए अब देखें कि यह कैसे संभव हो सकता है।

ये सरल कदम आपको कार्य शेड्यूल का एक दृश्य दे सकते हैं। अब हम देख सकते हैं कि यह उपकरण प्रभावी है और वास्तव में हमें यह कल्पना करने में मदद कर सकता है कि हमें क्या चाहिए। यदि आप चाहें, तो इन टेम्प्लेट का उपयोग करें और अपनी इच्छानुसार कार्य शेड्यूल को संपादित करें।

भाग 4. कार्य अनुसूची के प्रकार

हर फर्म की अलग-अलग ज़रूरतें होती हैं, और नौ से पांच का शेड्यूल सिर्फ़ कुछ के लिए ही उपयुक्त होता है। जिन व्यवसायों को 24 घंटे स्टाफ़ की ज़रूरत होती है या जिन्हें हल करने के लिए अन्य ज़रूरी मुद्दे होते हैं, वे उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए अक्सर शिफ्ट का इस्तेमाल करते हैं। सबसे लोकप्रिय प्रकार के कार्यप्रवाह अनुसूचियां नीचे बिना किसी विशेष क्रम के दर्शाए गए हैं:

ड्यूपॉन्ट शिफ्ट शेड्यूल

ड्यूपॉन्ट शिफ्ट शेड्यूल पुलिस स्टेशनों, स्वास्थ्य सुविधाओं और अन्य 24 घंटे के व्यवसायों के बीच लोकप्रिय है। इस योजना में चार अलग-अलग टीमें हैं जो दो 12 घंटे की शिफ्ट में काम करती हैं। दिन और रात की शिफ्ट चार सप्ताह के रोटेशन पर निर्धारित की जाती हैं। चार सप्ताह में, ड्यूपॉन्ट शेड्यूल पर कर्मचारी निम्नानुसार काम करेंगे।

• एक दिन की छुट्टी.
• तीन रात की शिफ्ट
• तीन दिन की छुट्टी.
• चार रात की शिफ्ट
• तीन दिन की छुट्टी.
• तीन दिवसीय शिफ्ट.
• चार दिवसीय पारी.
• सात दिन की छुट्टी.

2-2-3 अनुसूची

2-2-3 शेड्यूल उन क्षेत्रों के लिए भी एक लोकप्रिय विकल्प है, जहाँ 24 घंटे की स्टाफिंग की आवश्यकता होती है। यह प्रणाली क्रमिक, 28-दिन के रोटेशन चक्र का उपयोग करती है, जिसमें प्रत्येक कर्मचारी प्रतिदिन 12 घंटे की शिफ्ट में काम करता है। चार टीमों के लिए एक सामान्य शेड्यूल इस प्रकार है।

• दो दिवसीय पारी.
• दो दिन की छुट्टी.
• तीन दिवसीय शिफ्ट.

पूर्णकालिक कार्य अनुसूची

पूर्णकालिक कार्य शेड्यूल के तहत व्यक्तियों को प्रतिदिन आठ से दस घंटे काम करना पड़ता है, जो सामान्यतः प्रति सप्ताह 40 से 50 घंटे होता है। अपने लंबे घंटों को देखते हुए, पूर्णकालिक कर्मचारियों को आमतौर पर अपने कार्यस्थल से कई तरह के लाभ मिलते हैं। इनमें अक्सर स्वास्थ्य बीमा, बीमार छुट्टी और सेवानिवृत्ति योजनाएँ शामिल होती हैं।

अधिकांश पूर्णकालिक कार्यक्रमों में हर दिन एक ही शिफ्ट शामिल होती है। शिफ्ट अलग-अलग होती हैं, लेकिन कर्मचारी अक्सर हर हफ़्ते 34 से 40 घंटे काम करते हैं। गैर-छूट वाले, पूर्णकालिक कर्मचारियों को 40 घंटे से ज़्यादा काम करने पर ओवरटाइम का भुगतान किया जाता है। वेतनभोगी टीम के सदस्य, हालांकि ज़्यादा पैसे कमाते हैं, लेकिन उन्हें ओवरटाइम से बाहर रखा जाता है।

फ्रीलांस कार्य अनुसूची

अनुबंध या फ्रीलांस कर्मचारी फ्रीलांस कार्य शेड्यूल का उपयोग करते हैं। ये कर्मचारी अक्सर बिना किसी पूर्व निर्धारित शेड्यूल के काम करते हैं जब तक कि उनकी परियोजनाएँ पूरी नहीं हो जातीं। कुछ मामलों में, सरकारें व्यवसायों को यह निर्देश देने से मना करती हैं कि फ्रीलांसर कब या कहाँ काम करता है।

अंशकालिक कार्य अनुसूची

अंशकालिक कर्मचारी का कार्य शेड्यूल पूर्णकालिक कर्मचारी के लिए स्थान की आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है। संयुक्त राज्य अमेरिका में, कर्मचारियों को प्रति सप्ताह 30 या उससे कम घंटे की गारंटी दी जाती है। उनके कार्य शेड्यूल में कभी-कभी अतिरिक्त या ओवरटाइम घंटे शामिल करने के लिए बदलाव किया जा सकता है।

भाग 5. कार्य शेड्यूल बनाने के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न