דיון יסודי על תהליך ניהול רכש

מהו תהליך רכש? ובכן, בעסק, חיוני להיות מודע לתהליך קבלת ורכישת שירותים. זה חלק גדול מהצלחת העסק. אז, כדי ללמוד עוד על תהליך זה, אתה יכול לקרוא הכל מהמאמר הזה. אנו נותנים לך את ההגדרה המלאה של תהליך הרכש, שלביו והשלבים הכלליים. עם זה, בוא לכאן כשאנחנו מציעים את כל הנתונים שאתה צריך לגבי הדיון.

• חלק 1. מהו תהליך הרכש
• חלק 2. סוגי תהליך רכש
• חלק 3. שלבי תהליך הרכש
• חלק 4. שלבי תהליך הרכש
• חלק 5. שאלות נפוצות על תהליך הרכש

חלק 1. מהו תהליך הרכש

זרימת תהליך הרכש הוא תהליך של רכישה והשגת שירותים. בדרך כלל, זה למטרות עסקיות. זה קשור בעיקר לעסקים מכיוון שארגונים צריכים לבקש רכישת סחורות או שירותים. בנוסף, הוא כולל את כל תהליך הרכש שחשוב לארגונים לקראת החלטת הרכש האחרונה והמשובחת. תהליך הרכש יכול לדרוש חלק ממשאבי הארגון לניהול. בנוסף לכך, תהליך הרכש יכול להיות הכרחי לצמיחת העסק והצלחתו. אם אתה בעמדה של השגת שירותים וסחורות, ניהול הכספים או סקירתם, אתה חלק מתהליך הרכש. תובנה מצוינת לגביו יכולה להנחות אותך להצליח בתפקידך המקצועי. יתרה מכך, זה חשוב לעסקים מכיוון שהוא אחד הגורמים שיכולים להשפיע על הרווח, החיסכון וההוצאות. למעשה, עסקים בוחנים את תהליך הרכש. זה לבצע שינויים והתאמות הדרושים להשגת המטרה או היעד של העסק. מטרתו העיקרית היא להשיג יעילות וערך תוך אבטחת שירותים וסחורות.

חלק 2. סוגי תהליך רכש

1. רכש ישיר

הסוג הראשון של רכש הוא רכש ישיר. מדובר בהשגת שירותים, חומרים וסחורות שארגון יכול ליצור רווח. זה באמצעות ייצור של מכירה חוזרת או מוצר סופי. המטרה העיקרית של קבלת פריטים אלה היא לשפר את הקשרים השוטפים עם ספקים ועסקים אחרים. כך הם יכולים להמשיך ללמוד ולצמוח.

2. רכש עקיף

ברכש עקיף, מדובר בהשגת חומרים, סחורות ושירותים בשימוש פנימי. זה כדי לתמוך בפעילות היומיומית. הרכש העקיף כולל ציוד משרדי, פריטים מתכלים, רהיטים וכלי רכב. בנוסף, סוג רכש זה כרוך ברכישות של פריטים הנחוצים לתפעול השוטף.

3. רכש שירותים

בסוג זה של רכש, הוא מתמודד עם השגת שירותים מבוססי אנשים. בהתאם לארגון, הוא עשוי לכלול קבלנים בודדים, משרדי עורכי דין, כוח אדם מותנה, שירותי אבטחה ועוד. מטרת קבלת השירותים הללו יכולה לכלול גם מילוי פער השירות ומתן זמן לצוות במשרה מלאה.

4. רכש סחורות

הרכש הטוב עוסק ברכש של פריטים פיזיים. עם זאת, זה יכול לכלול גם פריטים כמו מנויי תוכנה. רכישת סחורות אפקטיבית מסתמכת על שיטות ניהול מעולות של שרשרת האספקה.

חלק 3. 3 שלבי תהליך הרכש

בתהליך ניהול רכש יש שלושה שלבים עיקריים:

שלב המקור

שלב זה כולל קביעת הצורך בשירותים או מוצרים. מדובר גם בחיפוש אחר ספקים פוטנציאליים.

זיהוי צורך - יש צורך לזהות צורך בשירות או במוצר. זה עשוי להיות מופעל על ידי פרויקט מסוים כדי לשפר את היעילות.

חפש את הצעת הספקים - הצוות יחפש ספקים פוטנציאליים. על ההצעה לכלול נתונים לגבי ניסיון הספקים, תנאים, תמחור ועוד.

בחר ספק - צוות הרכש יבחר את הספק המוסמך.

שלב הרכישה

בשלב זה הוא כולל ביצוע הזמנה אצל הספק הנבחר. מדובר בניהול משא ומתן על תנאי החוזה.

דון בתנאים וההגבלות - הצוות והספק ידונו בתנאים וההגבלות. זה כולל את התמחור, תנאי התשלום, המשלוח ומידע חשוב נוסף.

נהל את הזמנת הרכש - הצוות יטפל בהזמנת הרכש לאורך הליך המימוש. זה כרוך במעקב אחר המשלוח. זה להבטיח שהשירות והמוצר עומדים במפרטים ולפתור כל בעיה.

שלב הקבלה

השלב הוא על קבלת סחורות ושירותים. השלב הוא גם בדיקת האיכות ועיבוד התשלום.

השג שירותים וסחורות - כאשר המוצרים נשלחו, המחלקה תבדוק אותם על מנת לוודא שזה מפורט בהזמנת הרכש.

תהליך התשלום - לאחר בדיקת הסחורה והשירותים, התשלום יעובד.

שמירת רשומות - הארגון ינהל רישום של כל דבר בתהליך הרכש. רשומות אלו שימושיות למטרות ביקורת.

חלק 4. שלבי תהליך הרכש

1. לקבוע צרכים

התהליך מתחיל בצורך בשירותים ובסחורות. זה יכול להיות צורך פנימי, שעוסק בחומרים הדרושים לניהול העסק. זה יכול להיות גם חיצוני, שהוא החומר שהארגון ימכור. שלב זה כולל גם הגדרת תקציב.

2. בחירת ספקים

שלב זה עוסק במיקור ספקים. זה כולל הכרת היכולת שלהם להציע את האיכות והתמורה הטובה ביותר. כאשר בוחרים ספק, זה לא קשור למוצר האיכותי שלו. דבר נוסף שיש לקחת בחשבון הוא המוניטין של הספק.

שלח בקשת רכישה

השלב הבא הוא הגשת בקשת רכישה. זה לקבל אישור פנימי לביצוע רכישה. הדבר כרוך בהכנת טופס דרישת רכש והעברתו למחלקה האחראית על הכספים.

4. בצע הזמנת רכש

כאשר דרישת הרכש כבר מאושרת, הצוות יגיש את ה-PO לספק. הוא מכיל את כל הנתונים שהספק צריך לספק ולמלא, יחד עם תנאי התשלום.

5. השגת סחורות ושירותים

לאחר אישור הזמנת הרכש, הספק יוכל לספק את השירותים והסחורה שהוזמנו.

6. עיבוד חשבונית

הספק ישלח לרוכש חשבונית המתארת מה כוללת ההזמנה. זה גם מאשר את המכירה והתשלום.

7. תשלום

לאחר קבלת החשבונית וההזמנה, צוות החייבים יעבד את החשבונית לתשלום.

8. רישום לביקורת

לאחר כל התהליך, חשוב לרשום הכל לביקורת. כך תוכלו לעקוב אחר הכל, כולל התקציב, התשלומים ותהליכים אחרים.

כאשר עורכים תרשים זרימה של תהליך רכש, חשוב להשתמש בכלי מצוין כמו MindOnMap. התהליך זקוק לאלמנטים ויזואליים שונים כדי להבין את התהליך. הוא כולל צורות, טקסט, עיצובים ורבים נוספים. למרבה המזל, MindOnMap יכולה להציע את כל מה שאתה צריך. זה יכול גם להציע שיטה קלה ליצירת התהליך. יתרה מכך, הכלי יכול לספק את ממשק המשתמש הפשוט ביותר. בדרך זו, כל אחד יכול להשתמש בכלי ללא כל מאבקים. יתרה מכך, אתה יכול לשמור את תהליך הרכש הסופי שלך במגוון רחב של פורמטים. אתה יכול לשמור את הפלט ל-JPG, PNG, PDF וגם בחשבון MindOnMap שלך. לכן, אם אתם מחפשים כלי אמין לביצוע תהליך רכש, עדיף לשקול שימוש ב-MindOnMap. לפרטים נוספים, עיין במדריכים למטה.

חלק 5. שאלות נפוצות על תהליך הרכש