מיפוי תהליכים בעסק: איך ומתי כדאי להשתמש בו
מיפוי תהליכים עסקיים הוא אחד הדברים שאתה צריך לדעת אם אתה רוצה להקים עסק. למה? כי יש כמה מחקרים שמראים ששיטות מסוג זה במיפוי יכולות להראות שקיפות, בהירות, בקרה שיטתית ונורמות תפעוליות טובות בעסק. חיוני להשיג את הגורמים הללו כדי לתרגל נראות יעילה של עובדים ותהליכים במסגרת המשא ומתן שלך. עם זאת, זה יהיה הכי טוב אם יש לך פיסת ידע על מיפוי תהליכים כי זה יהיה המדריך שלך ליצירת תהליך עסקי מוצלח מלכתחילה. לכן, התכוננו, ובואו נתחיל להבין את המשמעות, השימוש והתהליך של סמלי מפה.
- חלק 1. מהו בעצם מיפוי תהליכים
- חלק 2. סמלי תרשים מפת תהליך פופולרי שכדאי להכיר
- חלק 3. מתי להשתמש במפת תהליך
- חלק 4. כיצד להכין מפת תהליכים הנחיות מלאות
- חלק 5. שאלות נפוצות על מיפוי תהליכים
חלק 1. מהו בעצם מיפוי תהליכים
מיפוי תהליכים הוא פעולה של יצירת ייצוג חזותי המתאר את התהליך וזרימת העבודה במסגרת האסטרטגיה של המשימה. במילים אחרות, מפת תהליכים היא המקום שבו תראה את התיאור וההמחשה של איך הדבר נעשה. לפיכך, המתאר של מפת תהליך צריך להכיל שלבים, זיהוי בעלי המשימות וציר זמן של מתי המשימה צפויה להסתיים. וזהו מיפוי תהליכים.
בנוסף, כדאי לדעת שיש סוגים שונים של מפות תהליכים. מפות תהליכים אלו הן מה שאתה יכול להשתמש בתהליך העסקי שלך, ואלה הן תרשים הזרימה, מסלול השחייה, דיאגרמת שרשרת בעלת ערך מוסף, תרשים זרימת תהליכים ועוד רבים נוספים. בהתאם, מפות תהליך מגיעות עם טונות של סמלים המציינים את משמעויות התהליך; עם זאת, מכיוון שאתה רק מתחיל, עדיף להשתמש רק בחשובים ביותר שנציג להלן.
חלק 2. סמלי תרשים מפת תהליך פופולרי שכדאי להכיר
להלן רק חלק מהסמלים הרבים במפת תהליך. הסמלים שצוינו הם אלו שנותנים הרבה חיוני ביצירת מפת תהליכים.
פעילות - סמל זה הוא תיאור של עבודה או משימה בפועל. יתר על כן, זה צריך להתרחש במפת זרימת התהליך עם משימה אחת לכל פעילות כדי להבחין בקלות בכל נקודת כשל.
פעילות מסוף - הסמל הוא המראה את תחילת התהליך כמו גם את סיומו. במפת תהליך, זה בסדר לשים מספר סמלי פעילות מסוף. אחרי הכל, ייתכן שיהיו מספר נקודות התחלה וקצה בתהליך.
החלטה - כפי ששמו מרמז, סמל זה מתאר את ההחלטה או את התשובה לבעיה. כמו כן, החצים המחוברים אליו צריכים להכיל תשובות כן או לא.
בדיקה - סמל זה מציין שצריך לבצע בדיקה בתהליך. סמל בדיקה זה ממלא תפקיד חיוני בתרשים מפת התהליך, במיוחד בתהליך הביקורת, הבדיקה והסקירה.
אחסון - אם אתה רוצה להראות משהו שנשמר במשך די הרבה זמן, סמל זה הוא הסמל שאתה צריך להשתמש בו. זה צריך לציין את תיאור הפריט, מהיכן הגיע ויעדו.
קלט או פלט - כפי ששמו אומר, סמל זה מכיל את הכניסות והיציאות בתגובה לתווים הקודמים בהליך.
קו חיבור - קו זה יחבר את הסמלים שאתה צריך לקשר. בנוסף, זה גם מציין את נתיב התהליך, וכאמור בעבר, אתה יכול לשים הערות על הקו המחבר הזה המסמן את התשובה להחלטה במפת זרימת התהליך שלך.
חלק 3. מתי להשתמש במפת תהליך
מתי כדאי להשתמש במפת תהליכים? ובכן, אם אתה בעל עסק, עליך להשתמש במפת תהליכים ברגע שאתה כבר מנהל אנשים ומניות. מכיוון שכפי שאמרנו לך בעבר, מפת תהליכים על העסק תראה את השקיפות בעסק המתנהל שלך. בנוסף, זה גם יקטין טעויות בהליך מכיוון שכולם יוכלו לראות וללמוד את המפה. לא רק זה, כדי שתוכל לזהות עודפים ואי-התאמות בדבר הניהול, מפת התהליך הזו תהיה לעזר רב. באמצעות סמלי מפת התהליך לעיל, תזהה במהירות את הגורמים הזקוקים לחקירה יסודית.
חלק 4. כיצד להכין מפת תהליכים הנחיות מלאות
אם אתה רוצה לתרגל את מה שלמדת זה עתה, אנו ממליצים בחום להשתמש בכלי מיפוי תהליכים מספר אחת ברחבי העולם, MindOnMap. יתר על כן, כלי זה יאפשר לך לחוות מפות תהליכיות דמויות מקצועיות במסגרת ההליכים הנגישים ביותר שחובבים יכולים לעקוב אחריהם בקלות. העובדה ש-MinOnMap הוא כלי מקוון גורמת ליותר ויותר משתמשים להחליף. למה? מכיוון שבניגוד לכלי המיפוי האחרים מבוססי האינטרנט, MindOnMap נותן את המפגש המאובטח והאמין ביותר אי פעם. תארו לעצמכם שלא תיתקלו במודעות מטרידות שיפריעו לכם.
יתרה מכך, תוכלו ליהנות משימוש בסמלי מפת התהליך שיש לכלי זה, שכן הוא מציע צורות מצוינות, צבעים, מחברים, אייקונים וסגנונות שתוכלו להשתמש בהם בחינם! אה, שלא לדבר על היכולת שלו לשתף את המפה שלך באינטרנט עבור מצגת נגישה יותר ושיתוף פעולה עם הצוות שלך! אז למה אתה מחכה? אסוף את כל המידע שאתה צריך עבור מפת התהליך שלך, ולאחר מכן בצע מיד את השלב שלהלן.
הורדה מאובטחת
הורדה מאובטחת
עבור אל הדפדפן שלך ועבור לאתר הרשמי שלו. ברגע שתגיע אליו, לחץ על צור את מפת החשיבה שלך הכרטיסייה, והיכנס באמצעות הדוא"ל שלך.
לאחר הכניסה, עבור אל חָדָשׁ הכרטיסייה והתחל לבחור תבנית עבור מפת זרימת התהליך שלך. בהערה זו, עדיף לבחור את מפת תרשים ארגוני (למטה).
כעת בממשק הראשי, התחל להרחיב את המפה על ידי הוספת צמתים. לחץ על TAB מקש כדי להוסיף צומת. לאחר מכן, ארגן בחופשיות כל בסיס צומת לפי ההעדפות שלך.
כעת, בואו נעקוב אחר הסמלים הבסיסיים כדי להפוך אותו למפת תהליכים. שנה את הצורה והצבעים של הצמתים. לחץ על כל צומת ועבור אל תפריט הבר כדי לשנות את הצורה. לאחר מכן, לחץ על סגנונות, ובחר מבין הבחירות מתחת ל- צוּרָה. כמו כן, כדי לשנות את הצבעים, עבור ונווט ב- צֶבַע בחירה לצד הצורה.
באפשרותך להחיל רקע על מפת זרימת התהליך שלך. באותה שורת תפריטים, עבור אל נושא, ולאחר מכן לחץ על רקע. בחר מבין הצבעים היפים ומרקמי הרשת שאתה רוצה.
לבסוף, שמור או ייצא את מפת התהליך. מכה CTRL+S במקלדת כדי לשמור, לחץ על יְצוּא לחצן, ובחר לבחור פורמט.
חלק 5. שאלות נפוצות על מיפוי תהליכים
האם אוכל להשתמש ב-PowerPoint במיפוי תהליכים?
כן. PowerPoint יכול לעזור לך ליצור מפת תהליכים, שכן היא מגיעה עם תכונת SmartArt המכילה תבניות מוכנות.
מה החיסרון ביצירת מפת תהליכים?
החסרונות של יצירת מפת תהליכים הם התהליך עצמו כי יצירת מפה תצרוך זמן. כמו כן, עדיף יהיה להכיר את הסמלים לשימוש.
האם יש תבנית חינמית של מפת תהליכים עבור תרשים זרימה בסיסי באקסל?
כן. ל- Excel יש תבניות מפת תהליכים זמינות עבור תרשים זרימה בסיסי. כדי למצוא אותם, עבור אל הוספה>איורים>SmartArt. או שאתה יכול ללחוץ כאן כדי לחקור יותר זמין תבניות מפת תהליכים.
סיכום
אתה אמור לדעת עד עכשיו את היסודות של מיפוי תהליכים. אכן, זה דורש ידע ומיומנויות כדי ליצור אחד. זו הסיבה שהצגנו בפניכם את המלווה הטוב ביותר שתוכל להשתמש בו, את MindOnMap לעשות מפת תהליכים בְּקַלוּת. לפיכך, כדי להפוך את המשימה הזו לנוחה, נסה את הכלי הטוב ביותר עכשיו!
