כיצד להכין לוח זמנים לעבודה לניהול זמן יעיל
כמנהל, ללא ספק יש לך את התפקיד לפתח לוחות זמנים לעבודה ולפקח על שעות העבודה של העובדים שלך. למרות שזו לא משימה שגוזלת זמן, עליך לבצע אותה בצורה נכונה ואנחנו כאן כדי להדריך אותך בכך. אז, אם אתה שואל מאיפה להתחיל עם זה? בטח יש לך הרבה שאלות, במיוחד אם אתה חדש בניהול צוות. חששות לגבי מה מהווה לוח זמנים אידיאלי לעבודה. ללא כל דיון נוסף, הבה נתחיל כעת את ההנחיה כפי שאנו מלמדים אותך כיצד ליצור לוח זמנים לעבודה בדרכים המשותפות והטובות ביותר.
- חלק 1. למה ליצור לוח זמנים לעבודה
- חלק 2. הדרך הטובה ביותר ליצור לוח זמנים לעבודה
- חלק 3. איך לצייר דיאגרמות ללוח זמנים לעבודה
- חלק 4. סוגי שעות עבודה
- חלק 5. שאלות נפוצות לגבי איך ליצור לוח זמנים לעבודה
חלק 1. למה ליצור לוח זמנים לעבודה
יצירה ועמידה בלוח זמנים עבודה עקבי חיוניים לניהול עסק מצליח, גדול או קטן. בדרך זו, כולם בצוות שלך מבינים מתי הם צפויים לעבוד. חברי הצוות שלך יכולים אז לתכנן את לוחות הזמנים שלהם לעבודה או להחליף משמרות עובדים מבעוד מועד כדי להימנע מהחמצת עבודה או משמרות חסרות כוח אדם. לוח הזמנים האופטימלי של העבודה מספק לארגון שלך הטבות שונות, כולל:
• תחלופה מופחתת של עובדים: עובדים מבינים מתי הם צפויים לעבוד ועשויים לנהל את כספם ואת חייהם האישיים כראוי. כאשר עובדים על לוח זמנים לא סדיר, תכנון קפדני הוא חיוני.
• משפר את תפוקת העובדים: לקבוע לוח זמנים להשלמת הפעילויות. לוחות זמנים של עבודה גם מקלים על זיהוי בעיות בריאות ובעיות עם עובדים המגיעים באיחור.
• שמירה על איזון בין עבודה לחיים: לוח זמנים עבודה לא ברור מוביל לעיתים לכך שהעובדים עובדים יותר מדי ומזניחו את חייהם האישיים. הודות לנוהלי תזמון משופרים, העובדים לא יצטרכו עוד לחשוב על העבודה כשהם לא בשעון.
חלק 2. הדרך הטובה ביותר ליצור לוח זמנים לעבודה
הדרך האידיאלית לבניית לוח זמנים כרוכה בכמה אלמנטים קריטיים המבטיחים שהוא יעיל ומספק את הדרישות הן של המשרד והן של עובדיו. הנה נוהל נפוץ.
• הבן את הצרכים שלך: התחל בבדיקת עומס העבודה, זמינות העובדים ושעות העבודה. קבע אילו שעות עמוסות ביותר ואילו דורשות את הכיסוי הנמוך ביותר.
• הגדר ציפיות ברורות: הגדירו את המשימות, תחומי האחריות ושעות העבודה הצפויות של כל עובד. ודא שכולם יודעים מה מצופה מהם.
• השתמש בכלי תזמון: צור ונהל את לוח הזמנים שלך באמצעות תזמון תוכנת זרימת עבודה או כלים כמו Excel, MindOnMap ו-Word. כלים אלה יכולים לסייע באוטומציה של תהליכים והפחתת שגיאות.
חלק 3. איך לצייר דיאגרמות ללוח זמנים לעבודה
בחלק השני של מאמר זה, דנו בדרך הטובה ביותר ליצור לוח זמנים לעבודה. בנקודה השלישית, נזכרנו להשתמש בכלי תזמון נהדר. עם זה, הצוות המליץ על הכלי המושלם עבורכם: המדהים MindOnMap. כלי מיפוי מחשבות רב-תכליתי זה מציע תכונות שיכולות לעזור לך לצייר את דיאגרמת לוח הזמנים שלך בקלות.
MindOnMap מציעה תכונות רחבות להפליא שיכולות לעזור לנו ליצור דיאגרמות ותרשימים שונים, כמו לוח זמנים עבודה. זה יכול לעזור לנו לנהל את הזמן שלנו. בנוסף, אם אתה המנהל, אז נוכל להשתמש בכלי זה כדי להציג את לוחות הזמנים של העבודה של הצוות שלנו בגישה מושכת מבחינה ויזואלית. בוא נראה עכשיו איך זה יכול להיות אפשרי.
פתח את תוכנת MindOnMap במחשב שלך. מהממשק שלו, לחץ על הלחצן חדש ובחר תרשים זרימה.
כעת, אנו יכולים להיכנס לחלל העבודה. נא ללחוץ על הצורות הרצויות ולסדר אותן לפי העיצוב המועדף עליך.
לאחר מכן, הוסף את התווית של כל צורה בהתאם ללוח הזמנים של העבודה שלך. לאחר מכן, סיים אותו על ידי בחירת הסגנונות והערכת נושא לפני לחיצה על להציל לַחְצָן.
השלבים הפשוטים האלה יכולים לתת לך תמונה של לוח הזמנים של העבודה. כעת אנו יכולים לראות שהכלי יעיל ובאמת יכול לעזור לנו לדמיין מה אנחנו צריכים. אם תרצו, השתמשו בתבניות אלו וערכו את לוח הזמנים של העבודה בהתאם לרצונכם.
חלק 4. סוגי שעות עבודה
לכל חברה יש דרישות שונות, ולוח הזמנים של תשע עד חמש מתאים רק לחלק. עסקים שדורשים צוות עובדים 24 שעות ביממה או שיש להם בעיות דחופות אחרות לפתרון, משתמשים לעתים קרובות במשמרות כדי למקסם את הפרודוקטיביות. הסוגים הפופולריים ביותר של לוחות זמנים של זרימת עבודה מוצגים להלן ללא סדר מסוים:
לוח משמרות של דופונט
לוח המשמרות של דופונט פופולרי בקרב תחנות משטרה, מתקני בריאות ועסקים אחרים הפועלים 24 שעות ביממה. לתוכנית זו ארבעה צוותים נפרדים העובדים בשתי משמרות של 12 שעות. משמרות יום ולילה נקבעות ברוטציה של ארבעה שבועות. במשך ארבעה שבועות, צוות בלוח זמנים של דופונט יעבוד באופן הבא.
• יום חופש אחד.
• שלוש משמרות לילה
• שלושה ימי חופש.
• ארבע משמרות לילה
• שלושה ימי חופש.
• משמרות של שלושה ימים.
• משמרות של ארבעה ימים.
• שבעה ימי חופש.
2-2-3 לוח זמנים
לוח הזמנים של 2-2-3 הוא גם בחירה פופולרית עבור מגזרים הדורשים כוח אדם 24 שעות ביממה. מערכת זו משתמשת במחזור הדרגתי של 28 יום, כאשר כל עובד עובד במשמרות של 12 שעות בכל יום. לוח זמנים טיפוסי לארבע קבוצות הולך כדלקמן.
• משמרות של יומיים.
• יומיים חופש.
• משמרות של שלושה ימים.
תכנית עבודה במשרה מלאה
לוח זמנים לעבודה במשרה מלאה מחייב אנשים לעבוד בין שמונה לעשר שעות ביום, החל מ-40 עד 50 שעות רגילות בשבוע. לאור שעות העבודה הממושכות שלהם, עובדים במשרה מלאה מקבלים בדרך כלל מגוון יתרונות ממקום העבודה שלהם. אלה כוללים לעתים קרובות ביטוח בריאות, חופשת מחלה ותוכניות פרישה.
רוב לוחות הזמנים במשרה מלאה כוללים את אותה משמרת בכל יום. המשמרות משתנות, אבל העובדים עובדים לרוב בין 34 ל-40 שעות בכל שבוע. עובדים לא פטורים במשרה מלאה מקבלים שכר שעות נוספות כאשר הם עובדים יותר מ-40 שעות. חברי צוות בשכר, למרות שמרוויחים יותר כסף, אינם נכללים משעות נוספות.
לוח זמנים לעבודה עצמאי
עובדי חוזה או פרילנסרים משתמשים בלוחות זמנים של עבודה עצמאית. עובדים אלה עובדים לעתים קרובות ללא לוח זמנים קבוע מראש עד להשלמת הפרויקטים שלהם. במקרים מסוימים, ממשלות אוסרות על עסקים להנחות מתי או היכן פרילנסר עובד.
תכנית עבודה במשרה חלקית
לוחות זמנים לעבודה של עובדים במשרה חלקית אינם עומדים בדרישות המקום לעובד במשרה מלאה. בארצות הברית, לעובדים יש 30 שעות מובטחות או פחות בשבוע. לוח הזמנים של העבודה שלהם עשוי להשתנות מדי פעם כדי לשלב שעות נוספות או אפילו שעות נוספות.
חלק 5. שאלות נפוצות לגבי איך ליצור לוח זמנים לעבודה
מהו לוח הזמנים של העבודה 5 4 9?
תכנית העבודה 5-4-9 היא לוח זמנים דחוס של שבועיים בו עובדים עובדים ארבעה ימים של 9 שעות ויום אחד של 8 שעות בשבוע הראשון, לאחר מכן ארבעה ימים של 9 שעות ויום חופש אחד בשבוע השני. המשמעות היא יום חופש אחד נוסף כל שבועיים.
כיצד אוכל ליצור לוח זמנים אישי לעבודה?
כדי לבנות לוח עבודה מותאם אישית, תחילה זהה את החובות והעדיפויות שלך. קבעו את שעות העבודה שלכם, הקצו זמן לכל מטלה, קחו הפסקות קבועות, וסקרו את לוח הזמנים שלכם על בסיס קבוע כדי לבצע את ההתאמות הנדרשות. יומנים ו-Excel יכולים לעזור לך לארגן טוב יותר את לוח הזמנים שלך.
האם לאקסל יש תבנית לוח זמנים לעבודה?
כן, Excel מספק תבניות ללוח זמנים לעבודה. אתה יכול לאתר אותם על ידי פתיחת Excel, לחיצה קוֹבֶץ, ואז הולך ל חָדָשׁ, ומחפש לוח זמנים עבודה אוֹ לוח זמנים שבועי. אתה יכול לשנות תבניות אלה כדי לעמוד בדרישות העבודה שלך.
מה לוח העבודה הקבוע שלך?
סביר להניח שעובדים במשרה מלאה יפעלו לפי לוח הזמנים הרגיל של העבודה, שבדרך כלל פועל בימים שני עד שישי בין השעות 9:00-17:00 לוחות זמנים נפוצים אחרים במשרה מלאה כוללים עבודה של 10 שעות ביום במשך ארבעה ימים בשבוע או 6.5 שעות ביום במשך שישה. ימים בשבוע.
מהו לוח העבודה השבועי?
תוכנית עבודה שבועית מאפשרת למנהלים לחלק משבצות זמן בין חברי הצוות בהתאם לצרכי החברה והעובדים. כמה עובדות שכדאי לקחת בחשבון בעת עריכת לוח זמנים שבועי הן משך המשמרות המקסימלי, תקופות של זמינות צוות, תנועה ועומס עבודה.
סיכום
אלו הפרטים שעלינו לדעת על לוח הזמנים של העבודה שלנו. אנו יכולים לראות למעלה את המהות של זה ואת הדרך הטובה ביותר ליצור אחד. לכן אנו מקווים שכלי MindOnMap יכול לעזור לך עם לוח הזמנים של העבודה שלך.
