પ્રાપ્તિ વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયા વિશે સંપૂર્ણ ચર્ચા

પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયા શું છે? ઠીક છે, વ્યવસાયમાં, સેવાઓ મેળવવા અને ખરીદવાની પ્રક્રિયાથી વાકેફ હોવું આવશ્યક છે. તે વ્યવસાયની સફળતાનો મોટો ભાગ છે. તેથી, આ પ્રક્રિયા વિશે વધુ જાણવા માટે, તમે આ લેખમાંથી બધું વાંચી શકો છો. અમે તમને પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયા, તેના તબક્કાઓ અને સામાન્ય પગલાંની સંપૂર્ણ વ્યાખ્યા આપીશું. તેની સાથે, અહીં આવો કારણ કે અમે તમને ચર્ચા વિશે જરૂરી તમામ ડેટા ઓફર કરીએ છીએ.

• ભાગ 1. પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયા શું છે
• ભાગ 2. પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાના પ્રકાર
• ભાગ 3. પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાના તબક્કાઓ
• ભાગ 4. પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાના પગલાં
• ભાગ 5. પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયા વિશે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

ભાગ 1. પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયા શું છે

પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયા પ્રવાહ એ સેવાઓ ખરીદવા અને મેળવવાની પ્રક્રિયા છે. સામાન્ય રીતે, તે વ્યવસાયિક હેતુઓ માટે છે. તે વ્યવસાય સાથે સૌથી વધુ સંકળાયેલું છે કારણ કે સંસ્થાઓએ માલ અથવા સેવાઓની ખરીદી માટે વિનંતી કરવી જોઈએ. ઉપરાંત, તેમાં સંપૂર્ણ પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાનો સમાવેશ થાય છે જે છેલ્લા અને સારા ખરીદીના નિર્ણય સુધી લઈ જતી સંસ્થાઓ માટે મહત્વપૂર્ણ છે. પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાને સંચાલિત કરવા માટે સંસ્થાના સંસાધનોના એક ભાગની જરૂર પડી શકે છે. તે ઉપરાંત, વ્યવસાયના વિકાસ અને સફળતા માટે પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયા જરૂરી હોઈ શકે છે. જો તમે સેવાઓ અને માલ મેળવવાની સ્થિતિમાં છો, નાણાંનું સંચાલન કરી રહ્યાં છો અથવા તેની સમીક્ષા કરી રહ્યાં છો, તો તમે પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાનો એક ભાગ છો. તેના વિશે સારી સમજ હોવી તમને તમારી વ્યાવસાયિક ભૂમિકામાં સફળ થવા માટે માર્ગદર્શન આપી શકે છે. તદુપરાંત, તે વ્યવસાય માટે મહત્વપૂર્ણ છે કારણ કે તે નફો, બચત અને ખર્ચને અસર કરી શકે તેવા પરિબળોમાંનું એક છે. વાસ્તવમાં, વ્યવસાયો પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાનું મૂલ્યાંકન કરી રહ્યા છે. તે વ્યવસાયના ધ્યેય અથવા ઉદ્દેશ્યને પ્રાપ્ત કરવા માટે જરૂરી ફેરફારો અને ગોઠવણો કરવાનો છે. તેનું પ્રાથમિક ધ્યેય સેવાઓ અને માલસામાનને સુરક્ષિત કરતી વખતે કાર્યક્ષમતા અને મૂલ્ય પ્રાપ્ત કરવાનું છે.

ભાગ 2. પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાના પ્રકાર

1. સીધી પ્રાપ્તિ

પ્રથમ પ્રકારની પ્રાપ્તિ સીધી પ્રાપ્તિ છે. તે સેવાઓ, સામગ્રી અને માલસામાનની પ્રાપ્તિ વિશે છે જે સંસ્થા નફો કરી શકે છે. તે પુનર્વેચાણ અથવા અંતિમ ઉત્પાદનના ઉત્પાદન દ્વારા છે. આ વસ્તુઓ મેળવવાનો મુખ્ય હેતુ અન્ય સપ્લાયર્સ અને વ્યવસાયો સાથે ચાલુ સંબંધોને વધારવાનો છે. આ રીતે, તેઓ શીખવાનું અને વિકાસ કરવાનું ચાલુ રાખી શકે છે.

2. પરોક્ષ પ્રાપ્તિ

પરોક્ષ પ્રાપ્તિમાં, તે આંતરિક રીતે ઉપયોગમાં લેવાતી સામગ્રી, માલ અને સેવાઓની પ્રાપ્તિ વિશે છે. તે દૈનિક કામગીરીને ટેકો આપવા માટે છે. પરોક્ષ પ્રાપ્તિમાં ઓફિસ પુરવઠો, નાશવંત વસ્તુઓ, ફર્નિચર અને વાહનોનો સમાવેશ થાય છે. વધુમાં, આ પ્રકારની પ્રાપ્તિમાં રોજિંદી કામગીરી માટે જરૂરી વસ્તુઓની ખરીદીનો સમાવેશ થાય છે.

3. સેવાઓ પ્રાપ્તિ

આ પ્રકારની પ્રાપ્તિમાં, તે લોકો આધારિત સેવાઓ મેળવવાનો સામનો કરે છે. સંસ્થાના આધારે, તેમાં વ્યક્તિગત ઠેકેદારો, કાયદાકીય સંસ્થાઓ, આકસ્મિક મજૂર, સુરક્ષા સેવાઓ અને વધુનો સમાવેશ થઈ શકે છે. આ સેવાઓ મેળવવાના હેતુમાં સર્વિસ ગેપ ભરવા અને સ્ટાફને પૂર્ણ સમય આપવાનો પણ સમાવેશ થઈ શકે છે.

4. માલની પ્રાપ્તિ

સારી પ્રાપ્તિ એ ભૌતિક વસ્તુઓની પ્રાપ્તિ વિશે છે. જો કે, તેમાં સૉફ્ટવેર સબ્સ્ક્રિપ્શન્સ જેવી આઇટમ્સ પણ સામેલ હોઈ શકે છે. અસરકારક માલસામાનની પ્રાપ્તિ મહાન સપ્લાય ચેઇન મેનેજમેન્ટ પ્રેક્ટિસ પર આધાર રાખે છે.

ભાગ 3. પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાના 3 તબક્કા

પ્રાપ્તિ વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયામાં ત્રણ મુખ્ય તબક્કાઓ છે:

સોર્સિંગ સ્ટેજ

આ તબક્કામાં સેવાઓ અથવા ઉત્પાદનોની જરૂરિયાત નક્કી કરવાનો સમાવેશ થાય છે. તે સંભવિત સપ્લાયર્સ શોધવા વિશે પણ છે.

જરૂરિયાત ઓળખો - સેવા અથવા ઉત્પાદનની જરૂરિયાત ઓળખવી જરૂરી છે. કાર્યક્ષમતા વધારવા માટે તે ચોક્કસ પ્રોજેક્ટ દ્વારા ટ્રિગર થઈ શકે છે.

સપ્લાયર્સનો પ્રસ્તાવ શોધો - ટીમ સંભવિત સપ્લાયર્સની શોધ કરશે. દરખાસ્તમાં સપ્લાયર્સનો અનુભવ, શરતો, કિંમત અને વધુને લગતો ડેટા શામેલ હોવો જોઈએ.

સપ્લાયર પસંદ કરો - પ્રાપ્તિમાંથી ટીમ લાયક સપ્લાયરની પસંદગી કરશે.

ખરીદી સ્ટેજ

આ તબક્કામાં, તેમાં પસંદ કરેલ સપ્લાયર સાથે ઓર્ડર આપવાનો સમાવેશ થાય છે. તે કરારની શરતો પર વાટાઘાટ કરવા વિશે છે.

નિયમો અને શરતોની ચર્ચા કરો - ટીમ અને સપ્લાયર નિયમો અને શરતો અંગે ચર્ચા કરશે. તેમાં કિંમત, ચુકવણીની શરતો, ડિલિવરી અને વધુ મહત્વપૂર્ણ માહિતી શામેલ છે.

પરચેઝ ઓર્ડર મેનેજ કરો - ટીમ પરિપૂર્ણતા પ્રક્રિયા દરમિયાન ખરીદીના ઓર્ડરનું સંચાલન કરશે. તેમાં શિપમેન્ટની દેખરેખનો સમાવેશ થાય છે. તે ખાતરી કરવા માટે છે કે સેવા અને ઉત્પાદન સ્પષ્ટીકરણોને પૂર્ણ કરે છે અને કોઈપણ સમસ્યાનું નિરાકરણ કરે છે.

રીસીવિંગ સ્ટેજ

તબક્કો માલ અને સેવાઓ પ્રાપ્ત કરવાનો છે. સ્ટેજ ગુણવત્તા તપાસવા અને ચુકવણીની પ્રક્રિયા વિશે પણ છે.

સેવાઓ અને માલસામાન મેળવો - જ્યારે ઉત્પાદનો મોકલવામાં આવે છે, ત્યારે તે ખરીદી ઓર્ડરમાં દર્શાવેલ છે તેની ખાતરી કરવા માટે વિભાગ તેની તપાસ કરશે.

ચુકવણી માટેની પ્રક્રિયા - સામાન અને સેવાઓની તપાસ કર્યા પછી, ચુકવણીની પ્રક્રિયા કરવામાં આવશે.

રેકોર્ડકીપિંગ - સંસ્થા પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયામાં દરેક વસ્તુનો રેકોર્ડ રાખશે. આ રેકોર્ડ ઓડિટીંગ હેતુઓ માટે ઉપયોગી છે.

ભાગ 4. પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાના પગલાં

1. જરૂરિયાતો નક્કી કરો

પ્રક્રિયા સેવાઓ અને માલની જરૂરિયાત સાથે શરૂ થાય છે. તે આંતરિક જરૂરિયાત હોઈ શકે છે, જે વ્યવસાય ચલાવવા માટે જરૂરી સામગ્રી વિશે છે. તે બાહ્ય પણ હોઈ શકે છે, જે તે સામગ્રી છે જે સંસ્થા વેચશે. આ પગલામાં બજેટ સેટિંગનો પણ સમાવેશ થાય છે.

2. વિક્રેતાઓ પસંદ કરી રહ્યા છીએ

આ તબક્કો સોર્સિંગ વિક્રેતાઓ વિશે છે. તેમાં શ્રેષ્ઠ ગુણવત્તા અને મૂલ્ય પ્રદાન કરવાની તેમની ક્ષમતાને જાણવાનો સમાવેશ થાય છે. વિક્રેતા પસંદ કરતી વખતે, તે તેની સારી ગુણવત્તાવાળા ઉત્પાદન વિશે નથી. ધ્યાનમાં લેવા જેવી બીજી વસ્તુ વિક્રેતાની પ્રતિષ્ઠા છે.

ખરીદીની માંગણી સબમિટ કરો

આગળનું પગલું એ ખરીદીની વિનંતી કરવાનું છે. ખરીદી કરવા માટે આંતરિક મંજૂરી મેળવવાની છે. આમાં ખરીદીની માંગણીનું ફોર્મ બનાવવા અને તેને નાણાં માટે જવાબદાર વિભાગને મોકલવાનો સમાવેશ થાય છે.

4. પરચેઝ ઓર્ડર કરો

જ્યારે ખરીદીની માંગણી પહેલાથી જ મંજૂર કરવામાં આવે છે, ત્યારે ટીમ વિક્રેતાને પીઓ સબમિટ કરશે. તેમાં ચુકવણીની શરતો સાથે વિક્રેતાને વિતરિત કરવા અને પરિપૂર્ણ કરવા માટે જરૂરી તમામ ડેટા શામેલ છે.

5. માલ અને સેવાઓ મેળવવી

ખરીદ ઓર્ડરની પુષ્ટિ થયા પછી, વિક્રેતા ઓર્ડર કરેલ સેવાઓ અને માલની ડિલિવરી કરી શકશે.

6. પ્રોસેસ ઇન્વોઇસ

વિક્રેતા ખરીદનારને ઓર્ડરમાં શું સમાવિષ્ટ છે તેનું વર્ણન કરતું ઇન્વૉઇસ મોકલશે. તે વેચાણ અને બાકી ચુકવણીની પણ પુષ્ટિ કરે છે.

7. ચુકવણી

ઇન્વોઇસ પ્રાપ્ત કર્યા પછી અને ઓર્ડર પ્રાપ્ત થયા પછી, એકાઉન્ટ્સ ચૂકવવાપાત્ર ટીમ ચૂકવણી માટે ઇન્વૉઇસની પ્રક્રિયા કરશે.

8. ઓડિટ માટે રેકોર્ડ

સમગ્ર પ્રક્રિયા પછી, ઑડિટ માટે બધું રેકોર્ડ કરવું મહત્વપૂર્ણ છે. આ રીતે, તમે બજેટ, ચુકવણીઓ અને અન્ય પ્રક્રિયાઓ સહિત દરેક વસ્તુને ટ્રૅક કરી શકો છો.

પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયા ફ્લોચાર્ટનું સંચાલન કરતી વખતે, જેમ કે ઉત્તમ સાધનનો ઉપયોગ કરવો મહત્વપૂર્ણ છે MindOnMap. પ્રક્રિયાને સમજવા માટે પ્રક્રિયાને વિવિધ દ્રશ્ય ઘટકોની જરૂર છે. તેમાં આકારો, ટેક્સ્ટ, ડિઝાઇન અને ઘણું બધું શામેલ છે. સદભાગ્યે, MindOnMap તમને જોઈતી દરેક વસ્તુ ઑફર કરી શકે છે. તે પ્રક્રિયા બનાવવાની સરળ પદ્ધતિ પણ પ્રદાન કરી શકે છે. વધુ શું છે, સાધન સૌથી સરળ વપરાશકર્તા ઇન્ટરફેસ પ્રદાન કરી શકે છે. આ રીતે, કોઈપણ સંઘર્ષ વિના સાધનનો ઉપયોગ કરી શકે છે. તદુપરાંત, તમે તમારી અંતિમ પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાને વિશાળ શ્રેણીના ફોર્મેટમાં સાચવી શકો છો. તમે આઉટપુટને JPG, PNG, PDF અને તમારા MindOnMap એકાઉન્ટ પર પણ સાચવી શકો છો. તેથી, જો તમે પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયા હાથ ધરવા માટે વિશ્વસનીય સાધન શોધી રહ્યાં છો, તો MindOnMap નો ઉપયોગ કરવાનું વિચારવું શ્રેષ્ઠ છે. વધુ વિગતો માટે, નીચેના ટ્યુટોરિયલ્સ જુઓ.

ભાગ 5. પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયા વિશે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો