કાનબન પદ્ધતિની સમીક્ષા, સિદ્ધાંતો, ઉપયોગો અને તેને કેવી રીતે બનાવવું

ઘણા વ્યવસાયો તેમના લક્ષ્યોને પ્રાપ્ત કરવા માટે કાનબાનનો ઉપયોગ કરે છે. કેટલાક તેની સાથે પરિચિત ન હોઈ શકે, પરંતુ કાનબન દાયકાઓથી ઉદ્યોગોને આકાર આપી રહ્યું છે. તેથી, તે વર્કફ્લો અથવા પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટનું દ્રશ્ય પ્રસ્તુતિ છે. તે લોકપ્રિય બન્યું કારણ કે લોકોને તે વધુ આકર્ષક અને સાહજિક લાગે છે. જો તમે તેના માટે નવા છો, તો તમે યોગ્ય પોસ્ટ પર આવ્યા છો. અહીં, કાનબનની વ્યાખ્યા, તેના સિદ્ધાંતો, ઉપયોગો, ફાયદા અને ગેરફાયદા જાણો. એટલું જ નહીં, અમે તમને કાનબન બોર્ડ કેવી રીતે બનાવવું તે શીખવીશું.

• ભાગ 1. કાનબન શું છે
• ભાગ 2. કાનબનના સિદ્ધાંતો
• ભાગ 3. કાનબનના ઉપયોગો
• ભાગ 4. કાનબનના ગુણદોષ
• ભાગ 5. કાનબન બોર્ડ કેવી રીતે બનાવવું
• ભાગ 6. કાનબાન શું છે તેના વિશે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

ભાગ 1. કાનબન શું છે

કબાન એ એક ચપળ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ફ્રેમવર્ક છે જેનો ઉપયોગ વર્કફ્લોની કલ્પના કરવા માટે થાય છે. તે 1940 ના દાયકાના અંતમાં જાપાનમાં શરૂ થયું હતું. Kanban એ જાપાની શબ્દ છે જેનો અર્થ થાય છે વિઝ્યુઅલ બોર્ડ અથવા તમે જે કાર્ડ જુઓ છો. ટોયોટા એ એક હતું જેણે માત્ર સમયના ઉત્પાદન માટે વિકાસ કર્યો અને અરજી કરી. આમ, તે કાર્ય સંચાલનમાં સતત સુધારણા અને સુગમતા પર ભાર મૂકે છે. તે સિવાય, તે હોલ્ડ અને અટવાયેલા કામને મર્યાદિત કરે છે. આને મર્યાદિત કરીને, ટીમની ડિલિવરી પાઇપલાઇનમાં અવરોધો શોધવાનું સરળ છે. તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે તેઓ પ્રક્રિયાને ધીમું કરતા નથી અથવા પ્રવાહને વિક્ષેપિત કરતા નથી. Kanban એન્જિનિયરિંગ, પ્રોડક્ટ અને સોફ્ટવેર ડેવલપમેન્ટ ટીમમાં લોકપ્રિય છે. છતાં, તમે ગમે તે ટીમમાં હોવ, તમે કાનબન પ્રવાહનો ઉપયોગ કરી શકો છો. જો તમે ગતિશીલ અને લવચીક વર્કફ્લો સ્થાપિત કરવામાં રસ ધરાવો છો, તો તે યોગ્ય વિકલ્પ છે.

ભાગ 2. કાનબનના સિદ્ધાંતો

કામના પ્રવાહનું સંચાલન કરવા અને તેને સુધારવા માટે કાનબનના પોતાના સિદ્ધાંતો છે. તેથી, ત્યાં 4 પાયાના સિદ્ધાંતો છે જે કાનબન વાપરે છે. નીચે મુજબ છે.

1. હાલના વર્કફ્લોથી શરૂઆત કરો.

Scrum જેવી વધુ સંરચિત ચપળ પદ્ધતિઓથી વિપરીત, Kanban તમારી ટીમની હાલની પ્રક્રિયાઓને અનુકૂલિત કરે છે. Kanban એ બહુમુખી વર્કફ્લો છે જેનો તમે પહેલેથી ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો તેના પર તમે અમલ કરી શકો છો.

2. ક્રમિક ફેરફારોને અનુસરવા માટે સંમત થાઓ.

મોટા ફેરફારો તમારી ટીમને વિક્ષેપિત કરી શકે છે. હવે, જો તમે એકસાથે બધું બદલવાનો પ્રયાસ કરો છો તો નવી સિસ્ટમ કદાચ કામ કરશે નહીં. તે સાથે, કાનબન આ સમજે છે. પરિણામે, તે સતત સુધારણા અને તબક્કાવાર ફેરફારોને પ્રોત્સાહિત કરે છે. તેથી, તમારી ટીમની પ્રક્રિયાને સુધારવા માટે નાના અને વધારાના ગોઠવણો સાથે પ્રારંભ કરો.

3. વર્તમાન ભૂમિકાઓ, જવાબદારીઓ અને પદ્ધતિઓનો આદર કરો.

Kanban અન્ય પદ્ધતિઓથી વિપરીત, ચોક્કસ ટીમની ભૂમિકાઓનું નિર્દેશન કરતું નથી. આથી, તે તમારી વર્તમાન ટીમ સ્ટ્રક્ચર સાથે એકીકૃત થાય છે અને એકીકૃત રીતે પ્રક્રિયા કરે છે. વધુમાં, તમારી વર્તમાન પદ્ધતિઓમાં મૂલ્યવાન પાસાઓ હોઈ શકે છે. આમ, જો તમે એક જ દિવસમાં બધું બદલવાનો પ્રયાસ કરો તો તે નુકસાન થઈ શકે છે.

4. ટીમના તમામ સભ્યો તરફથી નેતૃત્વને પ્રોત્સાહન આપો.

કનબન પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સ્વીકારે છે કે ફેરફાર ફક્ત ટોચના હોદ્દા પરના સભ્યોથી જ નહીં, પણ ટીમના સભ્યથી થઈ શકે છે. Kanban સાથે, ટીમના સભ્યોને યોગદાન આપવા અને નવા વિચારો પર વિચાર કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરવામાં આવે છે. તેનો હેતુ પ્રક્રિયામાં વધારો કરવાનો છે. તે જ સમયે, ટીમના સભ્યો નવી પહેલ પર નેતૃત્વ કરી શકે છે.

ભાગ 3. કાનબનના ઉપયોગો

વપરાશકર્તાઓ અલગ અલગ રીતે Kanban નો ઉપયોગ કરી શકે છે. નીચે આ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટનો ઉપયોગ કરવાની કેટલીક લોકપ્રિય રીતો છે.

યાદી સંચાલન

કન્બન તમારી પાસે કેટલી વસ્તુઓ છે, જેમ કે સ્ટોરમાં કરિયાણાની વસ્તુઓનું સંચાલન કરવામાં મદદ કરે છે. જ્યારે વસ્તુઓ ઓછી થાય છે, ત્યારે તમે સંતુલિત સ્ટોક જાળવવા માટે વધુ ઓર્ડર કરો છો.

કાર્ય સંસ્થા

ટૂ-ડૂ લિસ્ટની જેમ જ, કાનબન કાર્યોનું સંચાલન કરવામાં મદદ કરે છે. તમે જોઈ શકો છો કે શું કરવાની જરૂર છે, શું પ્રગતિમાં છે અને શું પૂર્ણ થયું છે. આ રીતે, તમે કાર્યને વધુ વ્યવસ્થિત બનાવો છો.

પ્રોજેક્ટ ટ્રેકિંગ

મોટા પ્રોજેક્ટ્સ માટે, કાનબન તમને ટ્રેક પર રાખે છે. તે તમને શું કરવાનું બાકી છે, શું પ્રગતિમાં છે અને શું સમાપ્ત થયું છે તેની કલ્પના કરવામાં મદદ કરે છે. આમ, તમે પ્રોજેક્ટને વધુ અસરકારક રીતે પૂર્ણ કરી શકો છો.

વર્કફ્લો ઓપ્ટિમાઇઝેશન

ફેક્ટરીમાં, કાનબન સરળ ઉત્પાદનની ખાતરી આપે છે. જ્યારે એક ભાગ સમાપ્ત થાય છે, ત્યારે તે બીજાને શરૂ કરવા માટે સંકેત આપે છે. તેથી, તે તમને વિલંબ ઘટાડવામાં અને પ્રક્રિયાને વહેતી રાખવામાં મદદ કરે છે.

ગ્રાહક સેવા

Kanban ગ્રાહક સેવા ટીમોને વિનંતીઓને પ્રાથમિકતા આપવામાં મદદ કરે છે. તેઓ જોઈ શકે છે કે શું ધ્યાન આપવાની જરૂર છે, શેના પર કામ થઈ રહ્યું છે અને શું ઉકેલાઈ ગયું છે. તેથી, તે તમને તમારા ગ્રાહક સમર્થનને વધુ કાર્યક્ષમ બનાવવા દે છે.

ભાગ 4. કાનબનના ગુણદોષ

કાનબનના ગુણ

◆ કાર્ય સ્પષ્ટતા

કનબન બોર્ડ પર કાર્યો સેટ કરવા એ પ્રોજેક્ટને આગળ વધારવા માટે તમારી ટીમને શું કરવાની જરૂર છે તે જોવાનું સરળ બનાવે છે. કાનબન કાર્ડ્સ સાથે, તમે તમારી ટીમને તેમના કાર્યો માટે જરૂરી માહિતી પ્રદાન કરો છો.

◆ એક નજરમાં સ્થિતિ

કાનબન બોર્ડ પર તમારી ટીમની પ્રગતિ તપાસવાથી અપડેટ્સ માટે તેમને સતત તપાસવાની જરૂરિયાત ઓછી થાય છે. તમે ઝડપથી જોઈ શકો છો કે કયા કાર્યો પ્રગતિમાં છે અને કયા પૂર્ણ થયા છે.

◆ ટીમ કાર્યક્ષમતા

કાનબન પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ તમારી ટીમને વર્કફ્લો જોવા, પ્રાથમિકતાઓ સેટ કરવામાં અને સમસ્યાઓને ઝડપથી શોધવામાં મદદ કરે છે. આ તમારી ટીમને વધુ સારી રીતે કાર્ય કરે છે કારણ કે દરેક વ્યક્તિ યોગ્ય સમયે યોગ્ય વસ્તુઓ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે.

◆ ફોકસ કરો અને બર્નઆઉટ ટાળો

કાનબન તમારી ટીમના ધ્યાનનું સંચાલન કરવામાં મદદ કરે છે, સમય અને શક્તિનો વ્યય થતો અટકાવે છે. જો તમે મેન્યુફેક્ચરિંગ જેવી ભૌતિક સામગ્રી સાથે કામ ન કરો તો પણ, તમારે યાદ રાખવાની જરૂર છે કે સમય અને શક્તિ મર્યાદિત સંસાધનો છે. બર્નઆઉટ થઈ શકે છે જો તે સારી રીતે સંચાલિત ન હોય, જે નિમ્ન-ગુણવત્તાવાળા કામ તરફ દોરી જાય છે.

કાનબનના કોન્સ

◆ પ્રોજેક્ટ શેડ્યૂલ

કાનબન સરળ છે, પરંતુ તેમાં વિગતવાર સમયપત્રક અને સમયમર્યાદાનો અભાવ છે. કાર્યો ક્યારે પૂર્ણ થશે અને આખો પ્રોજેક્ટ ક્યારે પૂર્ણ થશે તેની આગાહી કરવી મુશ્કેલ બનાવે છે. જો તમારું કનબન બોર્ડ જ તમારું એકમાત્ર સાધન હોય તો અંદાજ કાઢવો પડકારજનક બની જાય છે.

◆ જટિલતા મર્યાદાઓ

કાનબન બોર્ડ જ્યાં સુધી ટીમ માટે વધુ જટિલ ન બને ત્યાં સુધી સારી રીતે કામ કરે છે. મોટા પ્રોજેક્ટ્સનું સંચાલન કરતી વખતે, સંસ્થાના સ્તરો ઉમેરવા માટે સ્વિમલેન્સનો ઉપયોગ કરવાનું વિચારો. યોગ્ય જાળવણી વિના, એક જટિલ કનબન બોર્ડ તમારી ટીમની કાર્યક્ષમતાને અવરોધી શકે છે.

◆ નિયમિત અપડેટની જરૂર છે

કાનબનનો મહત્તમ લાભ લેવા માટે, તમારે તમારા બોર્ડને અપ-ટૂ-ડેટ રાખવા આવશ્યક છે. આમ, તેને તમારા અને તમારી ટીમ તરફથી શિસ્તની જરૂર છે.

ભાગ 5. કાનબન બોર્ડ કેવી રીતે બનાવવું

કાનબન બોર્ડ શું છે? તે વાસ્તવમાં વર્કફ્લોની કલ્પના કરવા માટેનું એક સાધન છે. કાનબન બોર્ડ બનાવવા માટે, તમારે એક વિશ્વસનીય સાધનની જરૂર છે જે તમને જોઈતી દરેક વસ્તુ પ્રદાન કરે છે. તેની સાથે, એક બનાવવા માટે શ્રેષ્ઠ પ્લેટફોર્મનો ઉપયોગ કરો MindOnMap. નીચે આ ટૂલ વડે બનેલા કાનબન બોર્ડનું ઉદાહરણ છે.

વિગતવાર કાનબન બોર્ડ મેળવો.

MindOnMap એ એક મફત વેબ-આધારિત સાધન છે જે તમારા વિચારોને સરળ અને વધુ વ્યાવસાયિક દોરવા માટે રચાયેલ છે. તમે તેને આધુનિક બ્રાઉઝર, જેમ કે Google Chrome, Edge, Safari અને વધુ પર ઍક્સેસ કરી શકો છો. હવે, તમે તમારા Windows અથવા Mac પર તેનું એપ વર્ઝન પણ ડાઉનલોડ કરી શકો છો. તે વિવિધ નમૂનાઓ પણ પ્રદાન કરે છે, જેમ કે ટ્રીમેપ, ફ્લોચાર્ટ, ફિશબોન ડાયાગ્રામ, વગેરે. તે સિવાય, તમે તમારો ચાર્ટ બનાવવા માટે તેના પ્રદાન કરેલા ચિહ્નો અને તત્વોનો ઉપયોગ કરી શકો છો. તમારા કાર્યને વધુ સાહજિક બનાવવા માટે લિંક્સ અને ચિત્રો દાખલ કરવાનું ઉપલબ્ધ છે.

વધુ શું છે, તમે MindOnMap નો ઉપયોગ ઘણી પરિસ્થિતિઓમાં કરી શકો છો. તેની સાથે, તમે કરી શકો છો સંબંધ નકશા, કાર્ય અથવા જીવન યોજના, પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ અને વધુ. તેની નોંધપાત્ર વિશેષતા એ છે કે તે સહયોગની સુવિધા આપે છે. આમ તમને તમારી ટીમો, સહકાર્યકરો અને સંસ્થા સાથે સહયોગ કરવાની મંજૂરી આપે છે. છેલ્લે, તેમાં ઓટો-સેવિંગ ફંક્શન છે, જે તમારા કામ સાથે કોઈપણ ડેટાના નુકશાનને અટકાવે છે. હવે, MindOnMap વડે તમારો Kanban ચાર્ટ બનાવવાનું શરૂ કરો.

ભાગ 6. કાનબાન શું છે તેના વિશે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો