અસરકારક સમય વ્યવસ્થાપન માટે કાર્ય શેડ્યૂલ કેવી રીતે બનાવવું

મેનેજર તરીકે, નિઃશંકપણે તમારી પાસે કામનું સમયપત્રક વિકસાવવાનું અને તમારા કામદારોના કામના કલાકોનું નિરીક્ષણ કરવાનું કામ છે. જો કે આ કોઈ સમય માંગી લેતું કાર્ય નથી, તમારે તેને યોગ્ય રીતે પૂર્ણ કરવું જોઈએ અને અમે તમને તે અંગે માર્ગદર્શન આપવા માટે અહીં છીએ. તેથી, જો તમે પૂછતા હોવ કે તેની સાથે ક્યાંથી શરૂઆત કરવી? તમારી પાસે કદાચ ઘણા પ્રશ્નો છે, ખાસ કરીને જો તમે ટીમ મેનેજમેન્ટ માટે નવા છો. એક આદર્શ કાર્ય શેડ્યૂલ શું છે તે અંગેની ચિંતાઓ. કોઈપણ વધુ ચર્ચા કર્યા વિના, ચાલો હવે અમે તમને શીખવીએ છીએ તેમ આ માર્ગદર્શિકા શરૂ કરીએ કાર્ય શેડ્યૂલ કેવી રીતે બનાવવું સામાન્ય અને શ્રેષ્ઠ રીતે.

• ભાગ 1. શા માટે કાર્ય શેડ્યૂલ બનાવો
• ભાગ 2. વર્ક શેડ્યૂલ બનાવવાની શ્રેષ્ઠ રીત
• ભાગ 3. વર્ક શેડ્યૂલ માટે ડાયાગ્રામ કેવી રીતે દોરવા
• ભાગ 4. કામના સમયપત્રકના પ્રકાર
• ભાગ 5. વર્ક શેડ્યૂલ કેવી રીતે બનાવવું તે વિશે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

ભાગ 1. શા માટે કાર્ય શેડ્યૂલ બનાવો

સફળ વ્યવસાય, મોટો કે નાનો ચલાવવા માટે સુસંગત કાર્ય શેડ્યૂલ બનાવવું અને તેનું પાલન કરવું આવશ્યક છે. આ રીતે, તમારી ટીમના દરેક વ્યક્તિ સમજે છે કે તેઓ ક્યારે કામ કરવાની અપેક્ષા રાખે છે. તમારી ટીમના સભ્યો પછી તેમના કામના સમયપત્રકની યોજના બનાવી શકે છે અથવા કામ ખૂટે છે અથવા ઓછા સ્ટાફની પાળીઓ ટાળવા માટે સમય પહેલાં વેપારી કર્મચારી શિફ્ટની યોજના બનાવી શકે છે. શ્રેષ્ઠ કાર્ય શેડ્યૂલ તમારી સંસ્થાને વિવિધ લાભો પ્રદાન કરે છે, જેમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:

• ઘટેલા કર્મચારીનું ટર્નઓવર: કર્મચારીઓ સમજે છે કે તેઓ ક્યારે કામ કરવાની અપેક્ષા રાખે છે અને તેઓ તેમના પૈસા અને અંગત જીવનનું યોગ્ય રીતે સંચાલન કરી શકે છે. અનિયમિત શેડ્યૂલ પર કામ કરતી વખતે, સાવચેત આયોજન જરૂરી છે.
• કર્મચારી ઉત્પાદકતા સુધારે છે: પ્રવૃત્તિઓ પૂર્ણ કરવા માટે સમયપત્રક સેટ કરો. કામનું સમયપત્રક પણ આરોગ્ય સમસ્યાઓ અને કર્મચારીઓને મોડું પહોંચતા સમસ્યાઓને ઓળખવાનું સરળ બનાવે છે.
• કાર્ય-જીવન સંતુલન જાળવવું: અનિશ્ચિત કાર્ય શેડ્યૂલ ક્યારેક કર્મચારીઓને ખૂબ કામ કરવા અને તેમના અંગત જીવનની અવગણના તરફ દોરી જાય છે. સુનિશ્ચિત પ્રક્રિયાઓમાં સુધારો કરવા બદલ આભાર, કર્મચારીઓએ જ્યારે તેઓ ઘડિયાળની બહાર હોય ત્યારે કામ વિશે વિચારવું પડશે નહીં.

ભાગ 2. વર્ક શેડ્યૂલ બનાવવાની શ્રેષ્ઠ રીત

વર્ક શેડ્યૂલ બનાવવાની આદર્શ રીતમાં કેટલાક નિર્ણાયક ઘટકોનો સમાવેશ થાય છે જે ખાતરી કરે છે કે તે કાર્યક્ષમ છે અને પેઢી અને તેના કર્મચારીઓ બંનેની માંગને સંતોષે છે. અહીં એક સામાન્ય પ્રક્રિયા છે.

• તમારી જરૂરિયાતો સમજો: વર્કલોડ, કર્મચારીની ઉપલબ્ધતા અને વ્યવસાયના કલાકોની તપાસ કરીને પ્રારંભ કરો. કયા કલાકો સૌથી વધુ વ્યસ્ત છે અને કયા કવરેજની ઓછામાં ઓછી રકમની જરૂર છે તે નક્કી કરો.
• સ્પષ્ટ અપેક્ષાઓ સેટ કરો: દરેક કર્મચારીના કાર્યો, જવાબદારીઓ અને અપેક્ષિત કામના કલાકો વ્યાખ્યાયિત કરો. ખાતરી કરો કે દરેક વ્યક્તિ જાણે છે કે તેમની પાસેથી શું અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે.
• શેડ્યુલિંગ ટૂલનો ઉપયોગ કરો: શેડ્યુલિંગનો ઉપયોગ કરીને તમારું શેડ્યૂલ બનાવો અને મેનેજ કરો વર્કફ્લો સોફ્ટવેર અથવા Excel, MindOnMap અને Word જેવા સાધનો. આ સાધનો પ્રક્રિયા ઓટોમેશન અને ભૂલ ઘટાડવામાં મદદ કરી શકે છે.

ભાગ 3. વર્ક શેડ્યૂલ માટે ડાયાગ્રામ કેવી રીતે દોરવા

આ લેખના બીજા ભાગમાં, અમે વર્ક શેડ્યૂલ બનાવવાની શ્રેષ્ઠ રીતની ચર્ચા કરી. ત્રીજા મુદ્દા પર, અમને એક મહાન શેડ્યુલિંગ ટૂલનો ઉપયોગ કરવાનું યાદ અપાયું. તેની સાથે, ટીમે તમારા માટે સંપૂર્ણ સાધનની ભલામણ કરી છે: અતુલ્ય MindOnMap. આ બહુમુખી માઇન્ડ-મેપિંગ ટૂલ એવી સુવિધાઓ પ્રદાન કરે છે જે તમને તમારા કાર્યકારી શેડ્યૂલ ડાયાગ્રામને સરળતાથી દોરવામાં મદદ કરી શકે છે.

MindOnMap અદ્ભુત રીતે વિશાળ સુવિધાઓ પ્રદાન કરે છે જે અમને વિવિધ ડાયાગ્રામ અને ચાર્ટ બનાવવામાં મદદ કરી શકે છે, જેમ કે કાર્યકારી સમયપત્રક. તે અમને અમારા સમયનું સંચાલન કરવામાં મદદ કરી શકે છે. વધુમાં, જો તમે મેનેજર છો, તો અમે આ સાધનનો ઉપયોગ અમારી ટીમના કામના સમયપત્રકને દૃષ્ટિની આકર્ષક અભિગમમાં રજૂ કરવા માટે કરી શકીએ છીએ. ચાલો હવે જોઈએ કે તે કેવી રીતે શક્ય બની શકે.

આ સરળ પગલાં તમને કામના સમયપત્રકનું વિઝ્યુઅલ આપી શકે છે. હવે આપણે જોઈ શકીએ છીએ કે સાધન અસરકારક છે અને ખરેખર આપણને જેની જરૂર છે તેની કલ્પના કરવામાં મદદ કરી શકે છે. જો તમે ઇચ્છો તો, આ નમૂનાઓનો ઉપયોગ કરો અને તમારી ઇચ્છા અનુસાર કાર્ય શેડ્યૂલને સંપાદિત કરો.

ભાગ 4. કામના સમયપત્રકના પ્રકાર

દરેક પેઢીની અલગ-અલગ આવશ્યકતાઓ હોય છે, અને નવ-થી-પાંચ સમયપત્રક માત્ર કેટલાક માટે જ યોગ્ય છે. વ્યવસાયો કે જેને 24-કલાક સ્ટાફની જરૂર હોય અથવા અન્ય દબાણયુક્ત સમસ્યાઓ ઉકેલવા માટે વારંવાર ઉત્પાદકતા વધારવા માટે પાળીનો ઉપયોગ કરે છે. ના સૌથી લોકપ્રિય પ્રકારો વર્કફ્લો શેડ્યૂલ નીચે કોઈ ખાસ ક્રમમાં દર્શાવવામાં આવ્યા નથી:

ડ્યુપોન્ટ શિફ્ટ શેડ્યૂલ

ડુપોન્ટ શિફ્ટ શેડ્યૂલ પોલીસ સ્ટેશનો, આરોગ્યસંભાળ સુવિધાઓ અને અન્ય 24-કલાક વ્યવસાયોમાં લોકપ્રિય છે. આ યોજનામાં ચાર અલગ-અલગ ટીમો છે જે બે 12-કલાકની શિફ્ટમાં કામ કરે છે. દિવસ અને રાત્રિની પાળી ચાર સપ્તાહના પરિભ્રમણ પર સુનિશ્ચિત થયેલ છે. ચાર અઠવાડિયામાં, ડ્યુપોન્ટ શેડ્યૂલ પરના કર્મચારીઓ નીચે પ્રમાણે કામ કરશે.

• એક દિવસની રજા.
• ત્રણ રાતોરાત પાળી
• ત્રણ દિવસની રજા.
• ચાર રાતોરાત પાળી
• ત્રણ દિવસની રજા.
• ત્રણ દિવસની પાળી.
• ચાર દિવસની પાળી.
• સાત દિવસની રજા.

2-2-3 શેડ્યૂલ

2-2-3 શેડ્યૂલ એ એવા ક્ષેત્રો માટે પણ લોકપ્રિય પસંદગી છે કે જેને 24-કલાક સ્ટાફની જરૂર હોય છે. આ સિસ્ટમ ક્રમિક, 28-દિવસના પરિભ્રમણ ચક્રને રોજગારી આપે છે, જેમાં દરેક કર્મચારી દરરોજ 12-કલાકની શિફ્ટમાં કામ કરે છે. ચાર ટીમો માટે એક લાક્ષણિક શેડ્યૂલ નીચે મુજબ છે.

• બે દિવસની પાળી.
• બે દિવસની રજા.
• ત્રણ દિવસની પાળી.

પૂર્ણ-સમય કાર્ય શેડ્યૂલ

ફુલ-ટાઈમ વર્ક શેડ્યૂલ માટે વ્યક્તિઓએ દરરોજ આઠથી દસ કલાક કામ કરવું જરૂરી છે, જે દર અઠવાડિયે સામાન્ય 40 થી 50 કલાક સુધી હોય છે. તેમના લાંબા કલાકોને જોતાં, પૂર્ણ-સમયના કર્મચારીઓ સામાન્ય રીતે તેમના કાર્યસ્થળેથી વિવિધ લાભો મેળવે છે. આમાં વારંવાર આરોગ્ય વીમો, માંદગીની રજા અને નિવૃત્તિ યોજનાઓનો સમાવેશ થાય છે.

મોટા ભાગના પૂર્ણ-સમયના સમયપત્રકમાં દરરોજ સમાન પાળીનો સમાવેશ થાય છે. શિફ્ટ બદલાય છે, પરંતુ કર્મચારીઓ દર અઠવાડિયે 34 થી 40 કલાક કામ કરે છે. બિન-મુક્તિ, પૂર્ણ-સમયના કર્મચારીઓ જ્યારે 40 કલાકથી વધુ કામ કરે છે ત્યારે ઓવરટાઇમ ચૂકવવામાં આવે છે. પગારદાર ટીમના સભ્યો, વધુ પૈસા કમાતા હોવા છતાં, ઓવરટાઇમમાંથી બાકાત છે.

ફ્રીલાન્સ વર્ક શેડ્યૂલ

કોન્ટ્રાક્ટ અથવા ફ્રીલાન્સ કામદારો ફ્રીલાન્સ વર્ક શેડ્યૂલનો ઉપયોગ કરે છે. આ કર્મચારીઓ ઘણીવાર પૂર્વનિર્ધારિત શેડ્યૂલ વિના તેમના પ્રોજેક્ટ પૂર્ણ ન થાય ત્યાં સુધી કામ કરે છે. અમુક કિસ્સાઓમાં, સરકારો વ્યવસાયોને ફ્રીલાન્સર ક્યારે અથવા ક્યાં કામ કરે છે તેનું નિર્દેશન કરવાની મનાઈ કરે છે.

પાર્ટ-ટાઇમ વર્ક શેડ્યૂલ

પાર્ટ-ટાઇમ કર્મચારીના કામના સમયપત્રક પૂર્ણ-સમયના કર્મચારી માટે સ્થાનની આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરતા નથી. યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સમાં, કર્મચારીઓ પાસે દર અઠવાડિયે 30 કે તેથી ઓછા કલાકો છે. તેમના કામનું શેડ્યૂલ ક્યારેક-ક્યારેક વધારાના અથવા તો ઓવરટાઇમ કલાકોને સમાવિષ્ટ કરવા બદલાઈ શકે છે.

ભાગ 5. વર્ક શેડ્યૂલ કેવી રીતે બનાવવું તે વિશે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો