Comment établir un horaire de travail pour une gestion efficace du temps
En tant que manager, vous avez sans aucun doute pour tâche d'élaborer des horaires de travail et de surveiller les heures de travail de vos employés. Bien que ce ne soit pas une tâche qui prend du temps, vous devez l'accomplir correctement et nous sommes là pour vous guider dans cette démarche. Alors, si vous vous demandez par où commencer ? Vous avez probablement beaucoup de questions, surtout si vous débutez dans la gestion d'équipe. Des inquiétudes concernant ce qui constitue un horaire de travail idéal. Sans plus de discussion, commençons maintenant ce guide pendant que nous vous apprenons comment créer un horaire de travail de manière commune et optimale.
- Partie 1. Pourquoi créer un horaire de travail
- Partie 2. La meilleure façon de créer un horaire de travail
- Partie 3. Comment dessiner des diagrammes pour l'horaire de travail
- Partie 4. Types d'horaires de travail
- Partie 5. FAQ sur la création d'un horaire de travail
Partie 1. Pourquoi créer un horaire de travail
Créer et respecter un horaire de travail cohérent est essentiel pour gérer une entreprise prospère, grande ou petite. De cette façon, tous les membres de votre équipe savent à quel moment ils doivent travailler. Les membres de votre équipe peuvent alors planifier leurs horaires de travail ou échanger les quarts de travail des employés à l'avance pour éviter de manquer du travail ou de travailler en sous-effectif. Un horaire de travail optimal offre à votre organisation divers avantages, notamment :
• Réduction du taux de rotation du personnel : Les employés savent à quel moment ils doivent travailler et peuvent gérer leur argent et leur vie personnelle de manière appropriée. Lorsque l'on travaille selon un horaire irrégulier, une planification minutieuse est essentielle.
• Améliore la productivité des employés : établir un calendrier pour la réalisation des activités. Les horaires de travail facilitent également l'identification des problèmes de santé et des retards des employés.
• Maintenir l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée : Un horaire de travail incertain conduit parfois les employés à travailler trop et à négliger leur vie personnelle. Grâce à des procédures de planification améliorées, les employés n'auront plus à penser au travail pendant leurs heures de repos.
Partie 2. La meilleure façon de créer un horaire de travail
La manière idéale d'élaborer un horaire de travail implique quelques éléments essentiels qui garantissent son efficacité et sa capacité à satisfaire les exigences de l'entreprise et de ses employés. Voici une procédure courante.
• Comprendre vos besoins : Commencez par examiner la charge de travail, la disponibilité des employés et les heures d’ouverture. Déterminez les heures les plus chargées et celles qui nécessitent le moins de couverture.
• Établissez des attentes claires : Définissez les tâches, les responsabilités et les horaires de travail prévus de chaque employé. Assurez-vous que chacun sait ce que l'on attend de lui.
• Utiliser un outil de planification : Créez et gérez votre emploi du temps à l'aide de la planification logiciel de flux de travail ou des outils comme Excel, MindOnMap et Word. Ces outils peuvent contribuer à l'automatisation des processus et à la réduction des erreurs.
Partie 3. Comment dessiner des diagrammes pour l'horaire de travail
Dans la deuxième partie de cet article, nous avons discuté de la meilleure façon de créer un horaire de travail. Sur le troisième point, on nous a rappelé d'utiliser un excellent outil de planification. Sur ce, l'équipe vous a recommandé l'outil parfait pour vous : l'incroyable MindOnMapCet outil de cartographie mentale polyvalent offre des fonctionnalités qui peuvent vous aider à dessiner facilement votre diagramme d'horaire de travail.
MindOnMap offre des fonctionnalités incroyablement étendues qui peuvent nous aider à créer différents diagrammes et graphiques, comme un planning de travail. Cela peut nous aider à gérer notre temps. De plus, si vous êtes le manager, nous pouvons utiliser cet outil pour présenter les horaires de travail de notre équipe d'une manière visuellement attrayante. Voyons maintenant comment cela peut être possible.
Ouvrez le logiciel MindOnMap sur votre ordinateur. Depuis son interface, cliquez sur le bouton Nouveau et choisissez Flowchart.
Nous pouvons maintenant accéder à l'espace de travail. Veuillez cliquer sur les formes souhaitées et les organiser selon le design que vous préférez.
Ensuite, ajoutez l'étiquette de chaque forme en fonction de votre planning de travail. Ensuite, finalisez-la en choisissant les Styles et le Thème avant de cliquer sur le bouton sauvegarder bouton.
Ces étapes simples peuvent vous donner un aperçu visuel de l'horaire de travail. Nous pouvons maintenant constater que l'outil est efficace et peut vraiment nous aider à visualiser ce dont nous avons besoin. Si vous le souhaitez, utilisez ces modèles et modifiez l'horaire de travail selon votre volonté.
Partie 4. Types d'horaires de travail
Chaque entreprise a des exigences différentes et l'horaire de 9 à 17 heures ne convient qu'à certaines d'entre elles. Les entreprises qui ont besoin de personnel 24 heures sur 24 ou qui ont d'autres problèmes urgents à résoudre utilisent fréquemment des horaires décalés pour maximiser la productivité. Les types de travail les plus populaires calendriers de flux de travail sont présentés ci-dessous sans ordre particulier :
Horaire des quarts de travail de Dupont
L'horaire de travail de type Dupont est populaire dans les commissariats de police, les établissements de santé et autres entreprises ouvertes 24 heures sur 24. Ce plan prévoit quatre équipes distinctes travaillant sur deux quarts de travail de 12 heures. Les quarts de jour et de nuit sont prévus sur une rotation de quatre semaines. Pendant quatre semaines, le personnel selon l'horaire Dupont travaillera comme suit.
• Un jour de congé.
• Trois quarts de nuit
• Trois jours de congé.
• Quatre quarts de nuit
• Trois jours de congé.
• Quarts de travail de trois jours.
• Quarts de travail de quatre jours.
• Sept jours de congé.
Horaire 2-2-3
L'horaire 2-2-3 est également un choix populaire pour les secteurs qui nécessitent une dotation en personnel 24 heures sur 24. Ce système utilise un cycle de rotation graduel de 28 jours, chaque employé travaillant par quarts de 12 heures chaque jour. Un horaire typique pour quatre équipes se présente comme suit.
• Quarts de travail de deux jours.
• Deux jours de congé.
• Quarts de travail de trois jours.
Horaire de travail à temps plein
Un emploi à temps plein exige que les employés travaillent entre huit et dix heures par jour, contre 40 à 50 heures par semaine en temps normal. Compte tenu de leurs longues heures de travail, les employés à temps plein bénéficient généralement de divers avantages de la part de leur employeur. Ceux-ci comprennent souvent une assurance maladie, des congés de maladie et des régimes de retraite.
La plupart des horaires à temps plein comprennent le même quart de travail tous les jours. Les horaires varient, mais les employés travaillent souvent de 34 à 40 heures par semaine. Les employés à temps plein non exemptés sont rémunérés en heures supplémentaires lorsqu'ils travaillent plus de 40 heures. Les membres de l'équipe salariés, bien que gagnant plus d'argent, sont exclus des heures supplémentaires.
Horaire de travail en freelance
Les travailleurs contractuels ou indépendants utilisent des horaires de travail en freelance. Ces employés travaillent souvent sans horaire prédéterminé jusqu'à ce que leurs projets soient terminés. Dans certains cas, les gouvernements interdisent aux entreprises de déterminer quand et où un travailleur indépendant travaille.
Horaire de travail à temps partiel
Les horaires de travail des employés à temps partiel ne répondent pas aux exigences du lieu de travail pour un employé à temps plein. Aux États-Unis, les employés ont 30 heures garanties ou moins par semaine. Leur horaire de travail peut occasionnellement changer pour inclure des heures supplémentaires, voire des heures supplémentaires.
Partie 5. FAQ sur la création d'un horaire de travail
Quel est l'horaire de travail 5 h/24 et 9 h/9 ?
Le plan de travail 5-4-9 est un horaire comprimé de deux semaines dans lequel les employés travaillent quatre jours de 9 heures et un jour de 8 heures la première semaine, puis quatre jours de 9 heures et un jour de repos la deuxième semaine. Cela signifie un jour de repos supplémentaire toutes les deux semaines.
Comment créer un horaire de travail personnel ?
Pour créer un calendrier de travail personnalisé, identifiez d'abord vos tâches et vos priorités. Définissez vos heures de travail, allouez du temps à chaque tâche, prenez des pauses régulières et révisez votre emploi du temps régulièrement pour effectuer les ajustements nécessaires. Les calendriers et Excel peuvent vous aider à mieux organiser votre emploi du temps.
Excel dispose-t-il d’un modèle de planning de travail ?
Oui, Excel fournit des modèles de planning de travail. Vous pouvez les trouver en ouvrant Excel, en cliquant sur Dossier, puis aller à New, et à la recherche de horaire de travail ou programme hebdomadaireVous pouvez modifier ces modèles pour répondre à vos besoins professionnels.
Quel est votre horaire de travail habituel?
Les employés à temps plein sont plus susceptibles de suivre l'horaire de travail conventionnel, qui s'étend généralement du lundi au vendredi de 9 h à 17 h. D'autres horaires à temps plein courants incluent le travail de 10 heures par jour pendant quatre jours par semaine ou de 6,5 heures par jour pendant six jours par semaine.
Quel est l'horaire de travail hebdomadaire?
Un plan de travail hebdomadaire permet aux gestionnaires de répartir les plages horaires entre les membres de l'équipe en fonction des besoins de l'entreprise et des employés. Certains éléments à prendre en compte lors de l'élaboration d'un planning hebdomadaire sont la durée maximale des quarts de travail, les périodes de disponibilité du personnel, le trafic et la charge de travail.
Conclusion
Voici les détails que nous devons connaître sur notre horaire de travail. Nous pouvons voir ci-dessus l'essentiel de celui-ci et la meilleure façon d'en créer un. C'est pourquoi nous espérons que l'outil MindOnMap pourra vous aider à établir votre horaire de travail.
