Mikä on Eisenhower Matrix ja kuinka sitä käytetään tehokkaasti
Tehokas ajanhallinta on avain menestykseen, etenkin nopeatempoisessa maailmassamme. Siksi tehtäväluettelon luominen on välttämätöntä, jotta saat kaiken työsi valmiiksi. Nyt Eisenhower Matrix on suosittu tehtävänhallintatyökalu. Ja niin, jos haluat käyttää sitä tarpeisiisi, jatka tämän oppaan lukemista. Tässä esittelemme, mistä Eisenhower Matrixissa on kyse. Näin ymmärrät paremmin sen tarkoituksen. Sen jälkeen opetellaan kuinka käyttää Eisenhower Matrixia noudattamalla yksinkertaista ohjetta. Lopuksi olemme listanneet kaksi parasta työkalua, joita voit käyttää Eisenhower Matrixin luomiseen.
- Osa 1. Mikä on Eisenhower-matriisi
- Osa 2. Kuinka käyttää Eisenhower Matrixia
- Osa 3. Kuinka tehdä Eisenhower-matriisi
- Osa 4. Usein kysyttyä Eisenhower Matrixin käytöstä
Osa 1. Mikä on Eisenhower-matriisi
Eisenhower Matrix on tapa järjestää tehtäviä niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan. Se on Dwight D. Eisenhowerin mukaan nimetty menetelmä. Hän on Yhdysvaltain 34. presidentti. Hänet tunnetaan myös poikkeuksellisista ajanhallintataidoistaan. Näin Eisenhower Matrixista tuli tehokas priorisointi- ja ajanhallintatyökalu. Koska se tarjoaa puitteet yksilöille tehdä tietoisia päätöksiä. Tällä tavalla he tietävät, mihin suunnata ponnistelunsa. Lisäksi se antaa heidän keskittyä tehtäviin, joilla on todella merkitystä. Joten lopulta he voivat saavuttaa tehokkaamman ja tasapainoisemman lähestymistavan ajanhallintaan.
Kun olet oppinut tästä menetelmästä, siirry seuraavaan osaan oppiaksesi käyttämään Eisenhower Matrixia.
Osa 2. Kuinka käyttää Eisenhower Matrixia
Ensinnäkin sinun on ymmärrettävä, että Eisenhower-matriisi on jaettu neljään kvadranttiin. Aloitat neljällä tyhjällä laatikolla, kaksi kerrallaan. Joten sinun täytyy merkitä nämä kvadrantit näiden perusteella:
Ensimmäinen kvadrantti (Ylävasen): Tärkeitä ja kiireellisiä tehtäviä.
Toinen neljännes (Oikea yläkulma): Tärkeitä mutta ei kiireellisiä tehtäviä.
Kolmas neljännes (alavasen): Kiireellinen, mutta ei tärkeä.
Neljäs kvadrantti (oikealla): Ei kiireellinen eikä tärkeä.
Ennen kuin opit tekemään Eisenhower-matriisin Excelissä tai muissa työkaluissa, käytä sitä seuraavasti:
1. Listaa tehtävät ja määritä prioriteetit
Aloita laatimalla luettelo kaikista tehtävistä, jotka sinun on suoritettava. Listallasi voi olla työhön liittyviä projekteja, henkilökohtaisia tavoitteita tai mitä tahansa muuta toimintaa. Arvioi jokainen tehtävä sen kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella. Luokittele jokainen tehtävä johonkin edellä mainituista neljästä neljänneksestä.
2. Käsittele neljännen 1 tehtävät
Quadrant 1:n tehtävät vaativat välitöntä huomiota. Keskity näiden tehtävien nopeaan suorittamiseen. Tällä tavalla estät niitä tulemasta kriiseihin.
3. Aikataulu kvadrantti 2
Varaa aikaa toisen kvadrantin tehtäviin. Vaikka nämä tehtävät eivät ole kiireellisiä, ne edistävät merkittävästi tavoitteitasi. Suunnittelu ja ajoitus varmistavat, että he saavat huomiota ennen kuin niistä tulee kiireellisiä.
4. Delegoi tai rajoita kvadrantti 3
Kvadrantin 3 tehtäviä voidaan delegoida, jos mahdollista. Koska nämä tehtävät ovat kiireellisiä, mutta eivät henkilökohtaisesti tärkeitä. Jos delegointi ei ole vaihtoehto, minimoi näihin tehtäviin käytetty aika.
5. Poista tehtävät neljännestä 4.
Arvioi, ovatko tehtävät neljännessä kvadrantissa tarpeellisia. Jos ei, poista ne tai siirrä ne. Jos niillä on vähän arvoa, harkitse uudelleen niiden paikkaansa prioriteeteissasi.
Osa 3. Kuinka tehdä Eisenhower-matriisi
Vaihtoehto 1. MindOnMap
Voit näyttää Eisenhower Matrixisi visuaalisessa esityksessä useita työkaluja, joita voit käyttää. Silti näiden perusteella voi olla haastavaa valita yksi. Tämän kanssa suosittelemme käyttämään MindOnMap. Se on web-pohjainen ohjelma, jonka avulla voit luoda erilaisia kaavioita. Nyt se on saatavana myös offline-tilassa lataamalla sen sovellusversio. Sen lisäksi työkalu tarjoaa useita ominaisuuksia, jotka auttavat sinua visualisoimaan kaaviosi. Se sisältää erilaisia asetteluja, joita voit käyttää, kuten puukartan, vuokaavion, organisaatiokaavion ja paljon muuta. Lisäksi se tarjoaa monia ainutlaatuisia kuvakkeita, teemoja ja huomautuksia. Lisäksi voit jopa lisätä linkkejä ja kuvia. Näin saat enemmän vaihtoehtoja työsi personointiin. Lopuksi voit luoda minkä tahansa matriisin täällä, mukaan lukien Eisenhower-matriisin. Voit tehdä sen seuraavasti:
Napsauta alla olevaa Ilmainen lataus -painiketta saadaksesi MindOnMap laitteellesi.
Suojattu lataus
Suojattu lataus
Varmista nyt, että luot ilmaisen tilin, jotta voit käyttää työkalua kokonaan. Kun olet avannut, valitse haluamasi asettelu käytettävissä olevista vaihtoehdoista. Voit valita Mind Mapista, Kalanruoto, puukartta, vuokaavio jne.
Napsauta sen jälkeen muotoa, jonka haluat lisätä kaavioosi. Mukauta sen koko tarpeidesi mukaan, kun se on asetettu kankaalle. Syötä sitten kunkin kvadrantin tiedot.
Kun olet tyytyväinen matriisiin, voit nyt tallentaa sen. Tee se painamalla työkalun oikealla puolella olevaa vientipainiketta. Valitse sitten haluamasi tulostusmuoto.
Vaihtoehto 2. Excel
Microsoft Excel on toinen työkalu, joka tarjoaa tavan luoda ja hallita Eisenhower Matrixia. Vaikka se on suosittu taulukkolaskentaohjelmisto, voit käyttää sitä myös muihin tarkoituksiin. Sen avulla voit järjestää tehtäviä, priorisoida toimintoja ja esittää visuaalisesti työtaakkaasi. Nyt, koska se on suosittu, saatat tuntea sen toimintatavan. Siksi saatat myös löytää sen käyttöliittymän intuitiivisena. Voit myös tee pylväsdiagrammi Excelissä. Ja niin, näin luodaan Eisenhower-matriisi Excelissä:
Käynnistä ensin Microsoft Excel ja avaa uusi laskentataulukko. Määritä sarakkeet tehtävien nimille, kiireellisyydelle ja tärkeydelle.
Käytä soluja kuvaamaan kunkin tehtävän kiireellisyyttä ja tärkeyttä. Syötä sitten tehtäväluettelosi sille varattuihin sarakkeisiin.
Tehtävien korostamiseksi voit täyttää solut Excelin väreillä. Napsauta Fill Color -painiketta valitaksesi haluamasi värin. Lisäksi voit muuttaa fonttityyliä ja tekstiä haluamallasi tavalla.
Kun olet tyytyväinen, tallenna työsi napsauttamalla Tiedosto-välilehteä yläosassa. Napsauta lopuksi Tallentaa -painiketta tallentaaksesi sen suoraan. Tai muokkaa tiedoston nimeä ja valitse tallennuskohde valitsemalla Tallenna nimellä.
Osa 4. Usein kysyttyä Eisenhower Matrixin käytöstä
Mikä on Eisenhower Matrixin tarkoitus?
Eisenhower Matrix auttaa ihmisiä priorisoimaan tehtäviä. Sen avulla he voivat luokitella tehtävät kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella. Näin ollen se mahdollistaa tehokkaan ajanhallinnan ja päätöksenteon.
Mikä on ABC Eisenhower -menetelmä?
ABC Eisenhower -menetelmä on yksinkertaistettu versio Eisenhower Matrixista. Se on myös menetelmä tehostaa ajanhallintaasi. Se tarkoittaa, että tehtäväsi on merkitty ABC:llä. Mitä tulee A:lle, nämä ovat tehtäviä, jotka ovat sekä erittäin tärkeitä että kiireellisiä. Nyt B on tarkoitettu tehtäville, jotka ovat tärkeitä, mutta eivät kiireellisiä. Lopuksi C-tehtävät ovat vähemmän tärkeitä ja usein rutiiniluonteisia.
Mikä on Eisenhower Matrix johtajille?
Johtajille Eisenhower Matrix on strateginen työkalu korkean tason prioriteettien hallintaan. Se auttaa tunnistamaan kriittisiä tehtäviä, jotka edistävät pitkän aikavälin tavoitteita. Siten se varmistaa, että aika ja resurssit kohdennetaan tehokkaasti organisaation menestykseen.
Mikä Eisenhower Matrix on opiskelijoille?
Opiskelijoille Eisenhower Matrix auttaa priorisoimaan akateemisia ja henkilökohtaisia tehtäviä. Sen avulla he voivat keskittyä kiireellisiin määräaikoihin. Varaa sitten aikaa tärkeille, mutta ei-kiireellisille tehtäville. Se voi sisältää pitkäaikaisia hankkeita ja välttää aikaa vieviä toimintoja. Tämä menetelmä edistää tehokkaita opiskelutottumuksia ja ajanhallintataitoja.
Johtopäätös
Tähän mennessä olet oppinut kuinka käyttää Eisenhower Matrixia tämän oppaan kautta. Sen lisäksi, että olet huomannut, että on olemassa tapoja esittää visuaalisesti matriisiasi. Kuitenkin, jos etsit suoraviivaista tapaa, suosittelemme käyttämään sitä MindOnMap. Työkalu takaa myös, että et menetä tärkeitä tietoja muokkauksen aikana. Se johtuu siitä, että se tarjoaa automaattisen tallennusominaisuuden, kun lopetat sen käytön muutamassa sekunnissa. Joten sinun ei tarvitse huolehtia Eisenhower-matriisin tai muiden kaavioiden ja matriisien luomisesta.
