Gantt-kaavio: määritelmä, sen käytön edut ja käyttö

Jos tarvitset apua tehtävien tai projektien ajoittamiseen, hallintaan ja seurantaan, voit järjestää ne Gantt-kaavion avulla. Jos et tunne Gantt Chartia, keskustelemme kanssasi kaikista tarvittavista tiedoista, joita tarvitset Gantt Chartista. Lukemalla tämän viestin tiedät edut ja mikä on Gantt-kaavio.

• Osa 1. Mikä on Gantt-kaavio
• Osa 2. Mihin Gantt-kaaviota käytetään
• Osa 3. Gantt-kaavion vaihtoehdot
• Osa 4. Gantt Chart Makers
• Osa 5. Usein kysyttyä Gantt-kaaviosta

Osa 1. Mikä on Gantt-kaavio

Gantt-kaavioita käytetään yleisesti projektinhallinnassa ja ne ovat yksi eniten käytetyistä graafisista kaavioista toimintojen esittämisessä. Gantt-kaavioita käytetään laajalti raskaan teollisuuden projekteissa, kuten patojen, teiden, moottoriteiden ja siltojen rakentamisessa. Sitä käytetään myös yleisesti ohjelmistokehityksessä ja rakennuksissa. Monet yritykset ja yritysten omistajat käyttävät tätä visualisointia myös tavoitteidensa suunnittelussa. Mutta miltä Gantt-kaavio näyttää? Gantt-kaavio koostuu eripituisista vaakapalkeista, jotka edustavat projektin aikajanaa, mukaan lukien tehtäväjaksot, kesto sekä kunkin tehtävän alkamis- ja päättymispäivämäärä. Vaakapalkit osoittavat myös, kuinka paljon tehtävää on tehty.

Lisäksi Gantt Chart näyttää projektin aikajanan, jonka avulla voit seurata ja ajoittaa suunnitelmia ja tehtäviä, jotka sinun on suoritettava ajan mittaan. Ja näet Gantt-kaavion vasemmalla puolella luettelon tekemistäsi toiminnoista, ja Gantt-kaavion yläosassa on aika-asteikko. Lyhyesti sanottuna Gantt-kaavio on taulukko tai esitys, joka näyttää, mitä on tehtävä tiettynä päivänä tai kellonaikana aikataulusi mukaan.

Nyt kun tiedät Gantt-kaavion määritelmän, ymmärrämme nyt, mihin Gantt-kaaviota käytetään.

Osa 2. Mihin Gantt-kaaviota käytetään

Gantt-kaavioita käytetään aina eri toimialoilla; jopa opiskelijat käyttävät tätä kaaviota. Jopa vuosisata Gantt-kaavion käyttöönoton jälkeen se on edelleen laajalti käytetty ja tärkeä monille ihmisille. Vuonna 1999 Gantt Chart oli yksi käytetyimmistä hallintatyökaluista projektin aikataulutuksessa ja ohjauksessa. Sen käyttöliittymä on suoraviivainen, jossa pystyakselilta löydät tehtävät, kun taas aktiivisuus, aikavälit ja kesto näkyvät vaaka-akselilla. Gantt-kaavioita käytetään yleensä rakentamisessa, konsultoinnissa, markkinoinnissa, valmistuksessa, henkilöstöhallinnossa, ohjelmistokehityksessä ja tapahtumasuunnittelussa. Gantt-kaavioiden käytön merkittäviä etuja ovat, että se tunnistaa tehtävät, joita voit tehdä rinnakkain, ja toiminnot, joita ei voida aloittaa tai lopettaa ennen kuin muut ajoitetut tehtävät on suoritettu.

Lisäksi Gantt Chart estää mahdollisia pullonkauloja ja tunnistaa projektin aikajanalta pois jäävät tehtävät. Se tunnistaa myös työn puutteen tai lisäajan tehtävän suorittamiseen, mikä ei saa viivyttää projektia, ja kriittiset tehtävät, jotka on suoritettava ajoissa. Gantt-kaaviot ovat myös erinomaisia edustavia kaavioita kaikenkokoisten ja -tyyppisten suurten projektien hallintaan. Gantt-kaavion avulla tiedät myös, mitä sinun on priorisoitava ennen muiden tehtävien suorittamista. Vaikka Gantt-kaavio voi vaihdella monimutkaisuuden ja syvyyden suhteen, siinä on aina seuraavat kolme osaa:

◆ Toiminnot tai tehtävät, jotka on suoritettava y-akselilla.

◆ Toimintasi edistyminen x-akselilla (joko kaavion ylä- tai alareunassa).

◆ Edistymispalkkeja edustavat vaakapalkit, jotka osoittavat, kuinka kauan kukin tehtävä on ajoitettu tiettyyn pisteeseen.

Osa 3. Gantt-kaavion vaihtoehdot

Jos et halua käyttää Gantt-kaaviota, on myös vaihtoehtoja, joita voit käyttää tehtävien tai toimintojen ajoittamiseen.

1. Luettelot

Luettelot ovat monipuolisia ja niitä voidaan käyttää työnjakorakenteen luomiseen. Ne ovat tyypillisesti perusmenetelmä, kun tarvitset tiimin priorisoimaan tehtävien prioriteetit. Lisäksi voit välittömästi muuttaa luetteloa vastaamaan kaikkein tärkeimpiä tietoja, joita tarvitaan pysyäksesi tielläsi. Eroista huolimatta listat ovat samanlaisia kuin Gantt Charts; ne eivät ole yksikokoisia projektinhallintatyökaluja. Jos sinun on kuitenkin seurattava projektisi riippuvuuksia, luettelot eivät ole suositeltava työkalu.

2. Kanban-levyt

Kanban-taulut on paras esitys, joka näyttää visuaalisen putkilinjan tehtävien pitämiseksi raiteilla. Se on menetelmä, jota käytetään projekteihin, joissa ei tarvitse priorisoida riippuvuusstrategioita. Mutta hyvä puoli tämän menetelmän käytössä on, että se voi auttaa sinua rajoittamaan keskeneräistä työtä työnkulun tilan mukaan. Kanban Boards sisältää kortin (joka edustaa tehtävää), joka liikkuu jokaisen sarakkeen läpi (joka edustaa työnkulun tilaa) vasemmalta oikealle, kunnes se saavuttaa VALMIS-tilan. Lisäksi Kanban Boardit ovat hyviä näiden projektien hallintaan: Huoltopyyntöjen suorittamiseen, sosiaalisen median sisällön luomiseen, myyntisuppilon hallintaan, ehdokkaiden haastatteluun ja varaston seurantaan.

3. Aikajana

Aikajanalla voit tallentaa kaikki tehtävät peräkkäisessä järjestyksessä. Tämä menetelmä saattaa näyttää hyvin samanlaiselta kuin Gantt-kaaviot, mutta voit erottaa ne toisistaan riippuvuuden perusteella kaksiulotteisesta kaaviosta. Aikajana näyttää suoritettavien tehtävien tai määräaikojen kronologisen järjestyksen. Lisäksi aikajana on helppo tehdä verrattuna muihin ajanhallintakaavioihin. Jos haluat esittää lyhyen yleiskatsauksen projektisi elinkaaresta, voit näyttää sen aikajanalla.

4. Valkotaulut

Valkotaulut ovat paras työkalu, jos sinulla on aivoriihitunteja työskennelläksesi tiimisi kanssa tehokkaammin. Jos rakennat ideoita ja suunnitelmia yrityksellesi, Whiteboard on pakollinen työkalu. Lisäksi fyysiset taulut ovat erittäin hyödyllisiä toimistoympäristössä, varsinkin kun haluat toteuttaa nopean ongelmanratkaisun toimistossasi olevien henkilöiden välillä. Ja kuten ClickUpin toimitusjohtaja Zab Evans totesi: "Valkotaulut ovat ratkaisevan tärkeitä tiimiyhteistyölle, vaikka yritykset siirtyvät etä- tai hybridityöasetuksiin. Yhteistyöpohjaisten tauluratkaisujen syntyminen täyttää aukon siinä, miten etäiset tiimit keskustelevat ja luovat ideoita. Kun otetaan huomioon, että interaktiivisten taulujen maailmanlaajuisten markkinoiden odotetaan saavuttavan $2,31 miljardia vuoteen 2025 mennessä, on selvää, kuinka laajasti nämä tuotteet ovat käytössä.

5. Scrum-laudat

Jos sinulla on välittömiä ongelmia, jotka sinun on ratkaistava, Scrum-laudat on paras työkalu käytettäväksi. Scrum Boards, joka tunnetaan myös nimellä Sprint Boards, ovat visuaalinen esitys toiminnasta, joka on suoritettava välittömästi. Scrum Boardien avulla voit parantaa tiimisi tehokkuutta ja viestintää, koska se varmistaa, että kaikki työskentelevät kullekin henkilölle määrätyn tehtävän parissa. Lisäksi se voi tunnistaa suoritettavat tehtävät ja seurata aktiivista sprinttiprojektia. Scrum Boards listaa tehtävät, keskeneräiset ja valmiit projektit

6. Mielikartat

Mielen kartat tai Project Network Diagrams ovat parhaita vaihtoehtoja Gantt-kaavioille. Se on ihanteellinen työkalu aivoriihiin ja projektisuunnitteluun. Mielikartan keskellä näet pääaiheen tai keskeisen idean. Ja keskeisestä ideasta vedetään viivoja yhteyden muodostamiseksi muihin liittyviin ideoihin, mikä jatkuu ja jatkuu. Mielikartat sopivat erinomaisesti aivoriihiin, sillä jokainen voi luoda ideoitaan murehtimatta sotkeutumisesta. Sinä pystyt piirrä ajatuskartta käyttämällä ohjelmistoa tai paperia. Myös monet liikemiehet käyttävät tätä työkalua projektiensa ja tavoitteidensa suunnitteluun.

Osa 4. Gantt Chart Makers

On olemassa monia työkaluja, joilla voit luoda Gantt-kaavion. Mutta jos haluat käyttää kätevää työkalua, tiedämme parhaan sovelluksen, jota voit käyttää. Voit käyttää online-työkaluja luodaksesi yksinkertaisen Gantt-kaavion. Monet ihmiset haluavat käyttää verkkotyökaluja, koska sen avulla he voivat säästää tilaa laitteissaan.

1. TeamGantt

TeamGantt on listattu parhaiden ohjelmistojen joukkoon Gantt-kaavioiden luomiseen. Gantt Chart on online-ohjelmisto, jota voit käyttää kaikilla selaimilla, kuten Googlella ja Safarilla. Tämän työkalun avulla käyttäjät voivat visualisoida ja luoda projektisuunnitelmia, joita he voivat päivittää missä tahansa.Lisäksi tämä Gantt-kaavion tekijä on helppokäyttöinen käyttöliittymä, mikä tekee siitä käyttäjäystävällisen työkalun. Sen yksinkertaisen vedä ja pudota -alustan avulla tiimit voivat kommunikoida ja päivittää projektin edistymistä reaaliajassa. TeamGanttin avulla tiimit voivat suunnitella nopeammin, käyttää resursseja tehokkaammin ja hallita aikatauluja helposti. Lisäksi se on vaikuttava työkalu projektien määräaikojen ja toimintojen pysymiseen. TeamGanttissa on myös ominaisuus, jonka avulla tiimit voivat seurata kaikkia projekteja yhdeltä näytöltä, jota kutsutaan portfolionäkymäksi. TeamGantt ei kuitenkaan ole vapaasti käytettävissä. Sinun on ostettava se haluamasi suunnitelman perusteella.

2. Instagantt

Jos haluat luoda Gantt-kaavion verkossa, Instagantt on loistava työkalu käytettäväksi. Instagantt tarjoaa vaikuttavan tavan luoda Gantt-kaavio. Siinä on intuitiivinen käyttöliittymä, ja aivan kuten yllä oleva työkalu, se on käyttäjäystävällinen työkalu. Ja viime aikoina Instagantt lisäsi saumattoman integraation edun, jonka avulla työkalu voidaan integroida muihin tunnettuihin alustoihin, kuten Asana. Lisäksi tämä työkalu voi auttaa sinua yksinkertaistamaan asioita huomattavasti lisäämättä monia ominaisuuksia Gantt-kaavion luomiseen. Tämän työkalun haittapuoli on se, että saatat kokea hidasta latausprosessia, koska se on online-työkalu.

Suositus: Chart Maker - MindOnMap

Ennen kuin käytät muita Gantt Chart -työkaluja, voit käyttää niitä helposti MindOnMap tehdä kaavioita. MindOnMap on myös online-työkalu, jonka avulla voit luoda ajatuskarttoja, kaavioita ja kaavioita. MindOnMap on alun perin Mind Mapping -työkalu, mutta hyvä puoli siinä on, että siinä on monia ominaisuuksia ja mielenkartoituskaavioita, joita voit käyttää eri tarkoituksiin. Tällä työkalulla voi luoda kaavioita, Organisaatiokaaviot, Venn-kaaviot, uimaratakaaviot ja paljon muuta. Siinä on myös vapaasti tehtyjä malleja, joita voit käyttää ilmaiseksi.

Lisäksi MindOnMap on ilmainen ja turvallinen käyttää. Symboli-indikaattoreiden avulla voit myös käyttää kuvakkeita, lippuja ja symbolikuvakkeita tehdäksesi kaaviostasi selkeämmän. Tämän online-työkalun avulla voit myös viedä projektisi PNG-, JPG-, SVG-, PDF- ja muissa muodoissa.

Osa 5. Usein kysyttyä Gantt-kaaviosta