Kuinka tehdä työaikataulu tehokkaaseen ajanhallintaan

Esimiehenä sinun tehtäväsi on epäilemättä kehittää työaikatauluja ja seurata työntekijöidesi työaikoja. Vaikka tämä ei ole aikaa vievä tehtävä, sinun on suoritettava se oikein, ja me opastamme sinua siinä. Joten jos kysyt mistä aloittaa? Sinulla on luultavasti paljon kysymyksiä, varsinkin jos olet uusi tiimijohtamisen parissa. Huoli siitä, mikä on ihanteellinen työaikataulu. Aloittakaamme nyt tämän ohjeen ilman sen enempää keskustelua, kun opetamme sinua kuinka luoda työaikataulu yhteisillä ja parhailla tavoilla.

• Osa 1. Miksi luoda työaikataulu
• Osa 2. Paras tapa luoda työaikataulu
• Osa 3. Kaavioiden piirtäminen työaikataululle
• Osa 4. Työaikataulutyypit
• Osa 5. Usein kysyttyä työaikataulun luomisesta

Osa 1. Miksi luoda työaikataulu

Johdonmukaisen työaikataulun luominen ja noudattaminen on välttämätöntä menestyvän yrityksen pyörittämisessä, oli se sitten suuri tai pieni. Tällä tavalla kaikki tiimisi jäsenet ymmärtävät, milloin heidän odotetaan työskentelevän. Ryhmäsi jäsenet voivat sitten suunnitella työaikataulunsa tai vaihtaa työntekijöiden vuoroja etukäteen välttääkseen työttömyyden tai alihenkilöstön työvuorot. Optimaalinen työaikataulu tarjoaa organisaatiollesi erilaisia etuja, kuten:

• Vähentynyt henkilöstön vaihtuvuus: Työntekijät ymmärtävät, milloin heidän odotetaan tekevän työtä, ja voivat hoitaa rahansa ja henkilökohtaisen elämänsä asianmukaisesti. Epäsäännöllisen aikataulun mukaan työskennellessä huolellinen suunnittelu on välttämätöntä.
• Parantaa työntekijöiden tuottavuutta: asettaa aikataulu toimintojen suorittamiselle. Työaikataulut helpottavat myös myöhään saapuvien työntekijöiden terveysongelmien ja -ongelmien tunnistamista.
• Työ- ja perhe-elämän tasapainon säilyttäminen: Epävarma työaikataulu johtaa toisinaan siihen, että työntekijät työskentelevät liikaa ja laiminlyövät henkilökohtaisen elämänsä. Parannettujen aikataulujen ansiosta työntekijöiden ei enää tarvitse miettiä työtä ollessaan poissa kellosta.

Osa 2. Paras tapa luoda työaikataulu

Ihanteellinen tapa rakentaa työaikataulu sisältää muutamia kriittisiä elementtejä, jotka varmistavat, että se on tehokas ja täyttää sekä yrityksen että sen työntekijöiden vaatimukset. Tässä on yleinen menettely.

• Ymmärrä tarpeitasi: Aloita tarkastelemalla työmäärää, työntekijöiden saatavuutta ja aukioloaikoja. Selvitä, mitkä kellonajat ovat kiireisimpiä ja mitkä vaativat vähiten kattavuutta.
• Aseta selkeät odotukset: Määrittele jokaisen työntekijän tehtävät, vastuut ja odotetut työajat. Varmista, että kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan.
• Käytä ajoitustyökalua: Luo ja hallitse aikataulusi ajoituksen avulla työnkulkuohjelmisto tai työkaluja, kuten Excel, MindOnMap ja Word. Nämä työkalut voivat auttaa prosessien automatisoinnissa ja virheiden vähentämisessä.

Osa 3. Kaavioiden piirtäminen työaikataululle

Tämän artikkelin toisessa osassa keskustelimme parhaasta tavasta luoda työaikataulu. Kolmannessa kohdassa meitä muistutettiin käyttämään loistavaa aikataulutyökalua. Sen myötä tiimi suositteli sinulle täydellistä työkalua: uskomatonta MindOnMap. Tämä monipuolinen mielenkartoitustyökalu tarjoaa ominaisuuksia, joiden avulla voit helposti piirtää työaikataulusi.

MindOnMap tarjoaa uskomattoman laajoja ominaisuuksia, jotka voivat auttaa meitä luomaan erilaisia kaavioita ja kaavioita, kuten työaikatauluja. Se voi auttaa meitä hallitsemaan aikaamme. Lisäksi, jos olet esimies, voimme tämän työkalun avulla esitellä tiimimme työaikataulut visuaalisesti houkuttelevalla tavalla. Katsotaan nyt, kuinka se voi olla mahdollista.

Nämä yksinkertaiset vaiheet voivat antaa sinulle visuaalisen kuvan työaikataulusta. Voimme nyt nähdä, että työkalu on tehokas ja voi todella auttaa meitä visualisoimaan, mitä tarvitsemme. Jos haluat, käytä näitä malleja ja muokkaa työaikataulua tahtosi mukaisesti.

Osa 4. Työaikataulutyypit

Jokaisella yrityksellä on omat vaatimukset, ja aikataulu yhdeksästä viiteen sopii vain joillekin. Yritykset, jotka tarvitsevat 24 tunnin henkilöstöä tai joilla on muita kiireellisiä ongelmia ratkaistakseen, käyttävät usein työvuoroja tuottavuuden maksimoimiseksi. Suosituimmat tyypit työnkulun aikataulut on esitetty alla ilman erityistä järjestystä:

Dupont-vuoroaikataulu

Dupont-vuoroaikataulu on suosittu poliisiasemilla, terveydenhuoltolaitoksissa ja muissa 24h-yrityksissä. Tässä suunnitelmassa on neljä erillistä tiimiä, jotka työskentelevät kahdessa 12 tunnin vuorossa. Päivä- ja yövuorot ovat neljän viikon vuorossa. Neljän viikon ajan Dupontin aikataulussa oleva henkilöstö työskentelee seuraavasti.

• Yksi vapaapäivä.
• Kolme yövuoroa
• Kolme vapaapäivää.
• Neljä yövuoroa
• Kolme vapaapäivää.
• Kolmen päivän työvuorot.
• Neljän päivän työvuorot.
• Seitsemän vapaapäivää.

2-2-3 Aikataulu

2-2-3-aikataulu on myös suosittu valinta aloille, jotka vaativat 24 tunnin henkilöstöä. Tämä järjestelmä käyttää asteittaista, 28 päivän kiertoa, ja jokainen työntekijä työskentelee 12 tunnin vuorot joka päivä. Tyypillinen neljän joukkueen aikataulu on seuraava.

• Kahden päivän työvuorot.
• Kaksi vapaapäivää.
• Kolmen päivän työvuorot.

Kokopäivätyöaikataulu

Kokopäivätyöaikataulu edellyttää, että ihmiset työskentelevät 8–10 tuntia päivässä, normaalin 40–50 tunnin välillä viikossa. Pitkät työaikansa vuoksi kokopäiväiset työntekijät saavat tyypillisesti erilaisia etuja työpaikaltaan. Näitä ovat usein sairausvakuutukset, sairauslomat ja eläkesuunnitelmat.

Suurin osa kokoaikaisista aikatauluista sisältää saman vuoron joka päivä. Vuorot vaihtelevat, mutta työntekijät työskentelevät usein 34-40 tuntia viikossa. Vapautumattomille kokopäiväisille työntekijöille maksetaan ylityökorvausta, kun he työskentelevät yli 40 tuntia. Palkkatyöryhmän jäsenet, vaikka ansaitsevat enemmän rahaa, jäävät ylityön ulkopuolelle.

Freelance-työaikataulu

Sopimus- tai freelance-työntekijät käyttävät freelance-työaikatauluja. Nämä työntekijät työskentelevät usein ilman ennalta määrättyä aikataulua, kunnes heidän projektinsa on saatu päätökseen. Tietyissä tapauksissa hallitukset kieltävät yrityksiä ohjaamasta, milloin tai missä freelancer työskentelee.

Osa-aikainen työaikataulu

Osa-aikaisten työntekijöiden työaikataulut eivät täytä toimipaikan vaatimuksia kokoaikaiselle työntekijälle. Yhdysvalloissa työntekijöillä on 30 tai vähemmän taattua tuntia viikossa. Heidän työaikataulunsa voi ajoittain muuttua lisä- tai jopa ylityötuntien mukaan.

Osa 5. Usein kysyttyä työaikataulun luomisesta