بررسی روش شناسی کانبان، اصول، کاربردها و نحوه ایجاد آن

بسیاری از کسب و کارها از Kanban برای رسیدن به اهداف خود استفاده می کنند. ممکن است برخی با آن آشنا نباشند، اما کانبان چندین دهه است که صنایع را شکل داده است. بنابراین، ارائه بصری گردش کار یا مدیریت پروژه است. این محبوب شد زیرا مردم آن را جذاب تر و شهودی تر می دانند. اگر در آن تازه کار هستید، به پست درستی رسیده اید. در اینجا، با تعریف کانبان، اصول، کاربردها، مزایا و معایب آن آشنا شوید. نه تنها این، ما به شما نحوه ساخت تابلوی کانبان را آموزش خواهیم داد.

• قسمت 1. کانبان چیست
• قسمت 2. اصول کانبان
• قسمت 3. استفاده از Kanban
• قسمت 4. مزایا و معایب Kanban
• قسمت 5. نحوه ساخت تابلو کانبان
• بخش 6. سوالات متداول درباره کانبان چیست

قسمت 1. کانبان چیست

Kaban یک چارچوب مدیریت پروژه Agile است که برای تجسم گردش کار استفاده می شود. در اواخر دهه 1940 در ژاپن آغاز شد. کانبان یک کلمه ژاپنی است که به معنای تابلوی تصویری یا کارتی است که می بینید. تویوتا کسی بود که تولید به موقع را توسعه داد و درخواست کرد. بنابراین، بر بهبود مستمر و انعطاف پذیری در مدیریت کار تأکید دارد. جدای از آن، کار در حالت انتظار و گیر کردن را محدود می کند. با محدود کردن این موارد، تشخیص تنگناها در خط لوله تحویل یک تیم آسان است. این تضمین می کند که آنها روند را کند نمی کنند یا جریان را مختل نمی کنند. Kanban در میان تیم های مهندسی، محصول و نرم افزار محبوب است. با این حال، در هر تیمی که هستید، می توانید از Kanban flow استفاده کنید. اگر علاقه مند به ایجاد یک گردش کاری پویا و انعطاف پذیر هستید، گزینه مناسبی است.

قسمت 2. اصول کانبان

یک کانبان اصول خاص خود را برای مدیریت و بهبود جریان کار دارد. بنابراین، 4 اصل اساسی وجود دارد که Kanban از آنها استفاده می کند. موارد زیر عبارتند از:

1. با گردش کار موجود شروع کنید.

برخلاف روش‌های Agile ساختارمندتر مانند Scrum، Kanban فرآیندهای موجود تیم شما را تطبیق می‌دهد. Kanban یک گردش کار همه کاره است که می توانید آن را در آنچه که قبلاً استفاده می کنید پیاده سازی کنید.

2. با پیگیری تغییرات تدریجی موافقت کنید.

تغییرات بزرگ می تواند تیم شما را مختل کند. اکنون، اگر بخواهید همه چیز را به یکباره تغییر دهید، ممکن است سیستم جدید کار نکند. با آن، کانبان این را درک می کند. در نتیجه بهبود مستمر و ایجاد تغییرات گام به گام را تشویق می کند. بنابراین، با تنظیمات کوچک و تدریجی شروع کنید تا روند تیم خود را اصلاح کنید.

3. به نقش ها، مسئولیت ها و روش های فعلی احترام بگذارید.

کانبان برخلاف روش‌های دیگر، نقش‌های تیمی خاصی را تعیین نمی‌کند. از این رو، با ساختار تیم فعلی شما یکپارچه می شود و یکپارچه پردازش می کند. علاوه بر این، روش های فعلی شما ممکن است جنبه های ارزشمندی داشته باشد. بنابراین، اگر بخواهید همه چیز را در یک روز تغییر دهید، ممکن است ضرر باشد.

4. پرورش رهبری از همه اعضای تیم.

مدیریت پروژه کانبان اذعان می کند که تغییر می تواند از اعضای تیم سرچشمه بگیرد، نه فقط کسانی که در پست های برتر هستند. با Kanban، اعضای تیم تشویق می‌شوند تا در ایده‌های جدید مشارکت کنند و طوفان فکری کنند. هدف از آن بهبود فرآیند است. در عین حال، اعضای تیم می توانند ابتکارات جدید را رهبری کنند.

قسمت 3. استفاده از Kanban

کاربران می توانند از Kanban به روش های مختلف استفاده کنند. در زیر برخی از روش های رایج برای استفاده از این مدیریت پروژه آورده شده است.

مدیریت موجودی

Kanban به مدیریت تعداد اقلامی که دارید، مانند مواد غذایی در یک فروشگاه، کمک می کند. وقتی اقلام کم می شوند، برای حفظ تعادل موجودی، سفارش بیشتری می دهید.

سازمان وظیفه

کانبان مشابه فهرست کارهایی که باید انجام دهید، به مدیریت وظایف کمک می کند. می توانید ببینید که چه کاری باید انجام شود، چه چیزی در حال انجام است و چه چیزی تکمیل شده است. به این ترتیب کار را منظم‌تر می‌کنید.

پیگیری پروژه

برای پروژه های بزرگ، Kanban شما را در مسیر نگه می دارد. این به شما کمک می کند آنچه را که برای انجام دادن باقی مانده است، آنچه در حال انجام است، و آنچه تمام شده است را تجسم کنید. بنابراین، می توانید پروژه ها را با کارایی بیشتری به پایان برسانید.

بهینه سازی گردش کار

در یک کارخانه، کانبان تولید صاف را تضمین می کند. وقتی یک قسمت تمام شد، سیگنال شروع بعدی را می دهد. بنابراین، به شما در کاهش تأخیرها و جاری نگه داشتن روند کمک می کند.

پشتیبانی مشتری

Kanban به تیم های خدمات مشتری کمک می کند تا درخواست ها را اولویت بندی کنند. آنها می توانند ببینند چه چیزی نیاز به توجه دارد، روی چه چیزی کار می شود و چه چیزی حل شده است. بنابراین، به شما امکان می دهد پشتیبانی مشتری خود را کارآمدتر کنید.

قسمت 4. مزایا و معایب Kanban

نکات مثبت کانبان

◆ وضوح کار

تنظیم وظایف بر روی یک برد Kanban باعث می شود تا ببینید تیم شما برای پیشبرد پروژه چه کاری باید انجام دهد. با کارت های کانبان، اطلاعاتی را که تیم خود برای وظایف خود نیاز دارند، ارائه می دهید.

◆ وضعیت در یک نگاه

بررسی پیشرفت تیم خود در صفحه Kanban نیاز به بررسی مداوم آنها برای به روز رسانی را کاهش می دهد. به سرعت می توانید ببینید که کدام کارها در حال انجام هستند و کدام یک انجام شده است.

◆ کارایی تیم

مدیریت پروژه Kanban به تیم شما کمک می کند تا گردش کار را ببیند، اولویت ها را تعیین کند و مشکلات را به سرعت تشخیص دهد. این باعث می شود تیم شما بهتر کار کند زیرا همه بر روی چیزهای مناسب در زمان مناسب تمرکز می کنند.

◆ تمرکز و اجتناب از فرسودگی شغلی

Kanban به مدیریت توجه تیم شما کمک می کند و از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری می کند. حتی اگر با مواد فیزیکی مانند تولید کار نمی کنید، باید به خاطر داشته باشید که زمان و انرژی منابع محدودی هستند. فرسودگی شغلی می تواند اتفاق بیفتد اگر به خوبی مدیریت نشود و منجر به کار با کیفیت پایین تر شود.

معایب کانبان

◆ برنامه پروژه

Kanban ساده است، اما فاقد زمان‌بندی دقیق و زمان‌بندی است. پیش بینی اینکه چه زمانی وظایف انجام می شود و چه زمانی کل پروژه به پایان می رسد دشوار است. اگر برد کانبان تنها ابزار شما باشد، تخمین زدن چالش برانگیز می شود.

◆ محدودیت های پیچیدگی

تابلوهای کانبان تا زمانی که برای تیم خیلی پیچیده نباشند خوب کار می کنند. هنگام مدیریت پروژه های بزرگ، استفاده از swimlanes را برای اضافه کردن لایه های سازمان در نظر بگیرید. بدون نگهداری مناسب، یک برد پیچیده کانبان می تواند مانع کارایی تیم شما شود.

◆ به روز رسانی های منظم مورد نیاز است

برای استفاده حداکثری از Kanban، باید تابلوهای خود را به روز نگه دارید. بنابراین، نیاز به نظم و انضباط از جانب شما و تیم شما دارد.

قسمت 5. نحوه ساخت تابلو کانبان

تابلوی کانبان چیست؟ در واقع ابزاری برای تجسم گردش کار است. برای ایجاد یک برد کانبان، به یک ابزار قابل اعتماد نیاز دارید که هر آنچه را که نیاز دارید ارائه دهد. با این کار، از بهترین پلتفرم برای ایجاد یکی، استفاده کنید MindOnMap. در زیر نمونه ای از برد کانبان ساخته شده با این ابزار را مشاهده می کنید.

یک تابلوی کانبان دقیق دریافت کنید.

MindOnMap یک ابزار رایگان مبتنی بر وب است که برای ترسیم ایده های شما آسان تر و حرفه ای تر طراحی شده است. می‌توانید در مرورگرهای مدرن مانند Google Chrome، Edge، Safari و غیره به آن دسترسی داشته باشید. اکنون می توانید نسخه برنامه آن را در ویندوز یا مک خود نیز دانلود کنید. همچنین الگوهای مختلفی مانند نقشه درختی، نمودار جریان، نمودار استخوان ماهی و غیره را ارائه می دهد. جدای از آن، می توانید از نمادها و عناصر ارائه شده آن برای ایجاد نمودار خود استفاده کنید. قرار دادن پیوندها و تصاویر برای شهودی کردن کار شما در دسترس است.

علاوه بر این، می‌توانید از MindOnMap در چندین سناریو استفاده کنید. با آن، شما می توانید انجام دهید نقشه های رابطه، برنامه کار یا زندگی، مدیریت پروژه و موارد دیگر. ویژگی قابل توجه آن این است که ویژگی همکاری را ارائه می دهد. بنابراین به شما امکان می دهد با تیم ها، همکاران و سازمان خود همکاری کنید. در نهایت، دارای یک عملکرد ذخیره خودکار است که از هرگونه از دست دادن داده با کار شما جلوگیری می کند. اکنون، شروع به ایجاد نمودار Kanban خود با MindOnMap کنید.

بخش 6. سوالات متداول درباره کانبان چیست