چگونه یک برنامه کاری برای مدیریت موثر زمان بسازیم

شما به عنوان یک مدیر، بدون شک وظیفه تدوین برنامه کاری و نظارت بر ساعات کاری کارگران خود را دارید. اگرچه این کار وقت گیر نیست، اما باید آن را به درستی انجام دهید و ما اینجا هستیم تا شما را در این زمینه راهنمایی کنیم. بنابراین، اگر می‌پرسید از کجا باید شروع کرد؟ احتمالاً سؤالات زیادی دارید، به خصوص اگر در مدیریت تیم تازه کار هستید. نگرانی در مورد اینکه چه چیزی یک برنامه کاری ایده آل را تشکیل می دهد. بدون هیچ بحث دیگری، اجازه دهید اکنون این دستورالعمل را همانطور که به شما آموزش می دهیم شروع کنیم نحوه ایجاد یک برنامه کاری به روش های رایج و بهترین

• بخش 1. چرا یک برنامه کاری ایجاد کنید
• بخش 2. بهترین راه برای ایجاد یک برنامه کاری
• بخش 3. نحوه رسم نمودار برای برنامه کاری
• قسمت 4. انواع برنامه کاری
• بخش 5. سوالات متداول در مورد نحوه ایجاد برنامه کاری

بخش 1. چرا یک برنامه کاری ایجاد کنید

ایجاد و پایبندی به یک برنامه کاری ثابت برای اجرای یک کسب و کار موفق، بزرگ یا کوچک ضروری است. به این ترتیب، همه اعضای تیم شما متوجه می شوند که چه زمانی از آنها انتظار می رود کار کنند. سپس اعضای تیم شما می‌توانند برنامه‌های کاری خود را برنامه‌ریزی کنند یا شیفت‌های کارمند را زودتر از موعد انجام دهند تا از غیبت در کار یا شیفت‌های کم پرسنل جلوگیری کنند. برنامه کاری بهینه مزایای مختلفی را برای سازمان شما فراهم می کند، از جمله:

• کاهش گردش مالی کارکنان: کارمندان درک می کنند که چه زمانی از آنها انتظار می رود کار کنند و ممکن است پول و زندگی شخصی خود را به درستی مدیریت کنند. هنگام کار بر روی یک برنامه نامنظم، برنامه ریزی دقیق ضروری است.
• افزایش بهره وری کارکنان: تعیین جدول زمانی برای تکمیل فعالیت ها برنامه های کاری همچنین تشخیص مسائل بهداشتی و مشکلات مربوط به دیر رسیدن کارکنان را آسان تر می کند.
• حفظ تعادل بین کار و زندگی: برنامه کاری نامشخص گاهی اوقات باعث می شود که کارمندان بیش از حد کار کنند و زندگی شخصی خود را نادیده بگیرند. به لطف روش‌های برنامه‌ریزی بهبودیافته، کارمندان دیگر مجبور نخواهند بود در حالی که بی‌وقت هستند به کار فکر کنند.

بخش 2. بهترین راه برای ایجاد یک برنامه کاری

راه ایده آل برای ایجاد یک برنامه کاری مستلزم چند عنصر حیاتی است که کارآمد بودن آن را تضمین می کند و خواسته های شرکت و کارکنان آن را برآورده می کند. در اینجا یک روش رایج است.

• نیازهای خود را درک کنید: با بررسی حجم کار، در دسترس بودن کارمندان و ساعات کاری شروع کنید. تعیین کنید کدام ساعات شلوغ ترین هستند و کدام ساعات کمترین پوشش را نیاز دارند.
• انتظارات روشن را تنظیم کنید: وظایف، مسئولیت ها و ساعات کاری مورد انتظار هر کارمند را تعریف کنید. مطمئن شوید که همه می دانند از آنها چه انتظاری می رود.
• از ابزار زمانبندی استفاده کنید: برنامه خود را با استفاده از زمان بندی ایجاد و مدیریت کنید نرم افزار گردش کار یا ابزارهایی مانند Excel، MindOnMap و Word. این ابزارها می توانند به اتوماسیون فرآیند و کاهش خطا کمک کنند.

بخش 3. نحوه رسم نمودار برای برنامه کاری

در قسمت دوم این مقاله به بهترین روش برای ایجاد یک برنامه کاری پرداختیم. در مورد سوم، به ما یادآوری شد که از یک ابزار برنامه ریزی عالی استفاده کنیم. با آن، تیم ابزار عالی را برای شما توصیه کرد: باور نکردنی MindOnMap. این ابزار نقشه برداری ذهن همه کاره ویژگی هایی را ارائه می دهد که می تواند به شما کمک کند نمودار برنامه کاری خود را به راحتی ترسیم کنید.

MindOnMap ویژگی‌های بسیار گسترده‌ای را ارائه می‌کند که می‌تواند به ما کمک کند تا نمودارها و نمودارهای مختلفی مانند یک برنامه کاری ایجاد کنیم. می تواند به ما در مدیریت زمان کمک کند. علاوه بر این، اگر شما مدیر هستید، می‌توانیم از این ابزار برای ارائه برنامه‌های کاری تیم خود با رویکردی جذاب استفاده کنیم. حال بیایید ببینیم که چگونه ممکن است.

این مراحل ساده می تواند تصویری از برنامه کاری به شما ارائه دهد. اکنون می‌توانیم ببینیم که این ابزار مؤثر است و واقعاً می‌تواند به ما در تجسم آنچه نیاز داریم کمک کند. در صورت تمایل از این قالب ها استفاده کنید و برنامه کاری را مطابق میل خود ویرایش کنید.

قسمت 4. انواع برنامه کاری

هر شرکتی الزامات متمایزی دارد و برنامه 9 تا 5 فقط برای برخی مناسب است. مشاغلی که به پرسنل 24 ساعته نیاز دارند یا مشکلات مبرم دیگری برای حل آنها دارند، اغلب از شیفت ها برای به حداکثر رساندن بهره وری استفاده می کنند. محبوب ترین انواع برنامه های گردش کار در زیر بدون ترتیب خاصی نشان داده شده است:

برنامه شیفت دوپون

برنامه شیفت دوپون در میان ایستگاه های پلیس، مراکز بهداشتی و درمانی و سایر مشاغل 24 ساعته محبوب است. این طرح دارای چهار تیم مجزا است که در دو شیفت 12 ساعته کار می کنند. شیفت های روز و شب به صورت چرخشی چهار هفته ای برنامه ریزی شده است. طی چهار هفته، پرسنل بر اساس برنامه Dupont به شرح زیر کار خواهند کرد.

• یک روز تعطیل.
• سه شیفت شبانه
• سه روز تعطیل.
• چهار شیفت شبانه
• سه روز تعطیل.
• شیفت های سه روزه.
• شیفت های چهار روزه.
• هفت روز تعطیل.

2-2-3 برنامه

برنامه 2-2-3 نیز یک انتخاب محبوب برای بخش هایی است که به کارکنان 24 ساعته نیاز دارند. این سیستم یک چرخه چرخشی تدریجی و 28 روزه را به کار می گیرد که هر کارمند هر روز در شیفت های 12 ساعته کار می کند. یک برنامه معمولی برای چهار تیم به شرح زیر است.

• شیفت های دو روزه.
• دو روز تعطیل.
• شیفت های سه روزه.

برنامه کاری تمام وقت

یک برنامه کاری تمام وقت افراد را ملزم می کند که بین هشت تا ده ساعت در روز کار کنند که از 40 تا 50 ساعت عادی در هفته متغیر است. با توجه به ساعات طولانی، کارمندان تمام وقت معمولاً مزایای مختلفی از محل کار خود دریافت می کنند. اینها اغلب شامل بیمه درمانی، مرخصی استعلاجی و برنامه های بازنشستگی است.

اکثر برنامه های تمام وقت شامل یک شیفت هر روز است. شیفت ها متفاوت است، اما کارمندان اغلب 34 تا 40 ساعت در هفته کار می کنند. کارمندان غیرمعاف و تمام وقت زمانی که بیش از 40 ساعت کار کنند، اضافه کاری دریافت می کنند. اعضای تیم حقوق بگیر، اگرچه درآمد بیشتری کسب می کنند، از اضافه کاری حذف می شوند.

برنامه کار آزاد

کارگران قراردادی یا آزاد از برنامه های کاری آزاد استفاده می کنند. این کارمندان اغلب بدون برنامه از پیش تعیین شده کار می کنند تا زمانی که پروژه هایشان تکمیل شود. در موارد خاص، دولت‌ها کسب‌وکارها را از هدایت زمانی یا مکانی که یک فریلنسر کار می‌کند منع می‌کنند.

برنامه کاری پاره وقت

برنامه های کاری پاره وقت کارمندان، الزامات محل را برای یک کارمند تمام وقت برآورده نمی کند. در ایالات متحده، کارمندان 30 ساعت یا کمتر در هفته تضمین شده دارند. برنامه کاری آنها ممکن است گاهی اوقات تغییر کند تا ساعات اضافی یا حتی اضافه کاری را شامل شود.

بخش 5. سوالات متداول در مورد نحوه ایجاد برنامه کاری