Kuidas koostada töögraafik tõhusaks ajajuhtimiseks

Juhina on teie ülesanne kahtlemata koostada töögraafikud ja jälgida oma töötajate tööaega. Kuigi see ei ole aeganõudev ülesanne, peate selle õigesti täitma ja me oleme siin, et teid selles juhendada. Niisiis, kui te küsite, kust sellega alustada? Tõenäoliselt on teil palju küsimusi, eriti kui olete meeskonnajuhtimises uus. Mure selle pärast, milline on ideaalne töögraafik. Ilma pikema aruteluta alustame nüüd selle juhisega, nagu me teile õpetame kuidas koostada töögraafik ühistel ja parimatel viisidel.

• 1. osa. Miks koostada töögraafik
• 2. osa. Parim viis töögraafiku loomiseks
• 3. osa. Kuidas koostada skeeme töögraafiku jaoks
• Osa 4. Töögraafiku tüübid
• 5. osa. KKK töögraafiku koostamise kohta

1. osa. Miks koostada töögraafik

Järjepideva töögraafiku koostamine ja sellest kinnipidamine on suure või väikese ettevõtte edukaks juhtimiseks hädavajalik. Nii saavad kõik teie meeskonna liikmed aru, millal neilt tööd oodatakse. Teie meeskonnaliikmed saavad seejärel planeerida oma töögraafikuid või vahetada töötajate vahetusi enne tähtaega, et vältida töölt puudumist või alapersonali vahetusi. Optimaalne töögraafik pakub teie organisatsioonile mitmesuguseid eeliseid, sealhulgas:

• Vähenenud töötajate voolavus: Töötajad saavad aru, millal neilt tööd oodatakse, ning saavad oma raha ja isikliku eluga asjakohaselt hakkama. Ebaregulaarse graafiku alusel töötades on hoolikas planeerimine hädavajalik.
• Parandab töötajate tootlikkust: määrata tegevuste lõpetamise ajakava. Töögraafikud hõlbustavad ka hilinevate töötajate terviseprobleemide ja probleemide tuvastamist.
• Töö- ja eraelu tasakaalu säilitamine: Ebakindel töögraafik viib mõnikord selleni, et töötajad töötavad liiga palju ja jätavad oma isikliku elu hooletusse. Tänu täiustatud ajaplaneerimisprotseduuridele ei pea töötajad enam tööülesannete peale mõtlema, kui nad kellaajast väljas on.

2. osa. Parim viis töögraafiku loomiseks

Ideaalne viis töögraafiku koostamiseks sisaldab mõningaid kriitilisi elemente, mis tagavad selle tõhususe ja nii ettevõtte kui ka selle töötajate nõudmiste rahuldamise. Siin on tavaline protseduur.

• Mõistke oma vajadusi: Alustuseks uurige töökoormust, töötajate saadavust ja tööaegu. Tehke kindlaks, millised tunnid on kõige aktiivsemad ja millised nõuavad kõige vähem katvust.
• Määra selged ootused: Määratlege iga töötaja ülesanded, kohustused ja eeldatav tööaeg. Veenduge, et kõik teaksid, mida neilt oodatakse.
• Kasutage ajastamistööriista: Looge ja hallake ajakava kasutades ajakava töövoo tarkvara või tööriistu, nagu Excel, MindOnMap ja Word. Need tööriistad võivad aidata protsesside automatiseerimisel ja vigade vähendamisel.

3. osa. Kuidas koostada skeeme töögraafiku jaoks

Selle artikli teises osas arutasime parimat viisi töögraafiku koostamiseks. Kolmandas punktis tuletati meile meelde suurepärast ajastamistööriista kasutamist. Sellega soovitas meeskond teile ideaalset tööriista: uskumatut MindOnMap. See mitmekülgne mõttekaardistamise tööriist pakub funktsioone, mis aitavad teil hõlpsasti töögraafiku diagrammi joonistada.

MindOnMap pakub uskumatult laialdasi funktsioone, mis aitavad meil luua erinevaid diagramme ja diagramme, näiteks töögraafikut. See võib aidata meil oma aega hallata. Lisaks, kui olete juht, siis saame selle tööriista abil esitada oma meeskonna töögraafikud visuaalselt atraktiivses lähenemises. Vaatame nüüd, kuidas see võimalik on.

Need lihtsad sammud annavad teile visuaalse ülevaate töögraafikust. Nüüd näeme, et tööriist on tõhus ja aitab meil näha, mida vajame. Soovi korral kasutage neid malle ja muutke töögraafikut vastavalt oma tahtmisele.

Osa 4. Töögraafiku tüübid

Igal ettevõttel on erinevad nõuded ja üheksast viieni ajakava sobib ainult mõnele. Ettevõtted, mis vajavad 24-tunnist personali või kellel on lahendamiseks muid pakilisemaid probleeme, kasutavad tootlikkuse maksimeerimiseks sageli vahetusi. Kõige populaarsemad tüübid töövoo graafikud on näidatud allpool ilma kindlas järjekorras:

Duponti vahetuste ajakava

Duponti vahetuste ajakava on populaarne politseijaoskondade, tervishoiuasutuste ja muude 24-tunniste ettevõtete seas. Selles plaanis on neli erinevat meeskonda, kes töötavad kahes 12-tunnises vahetuses. Päevased ja öised vahetused on planeeritud neljanädalase rotatsiooni alusel. Nelja nädala jooksul töötavad Duponti graafiku alusel töötajad järgmiselt.

• Üks vaba päev.
• Kolm öövahetust
• Kolm vaba päeva.
• Neli öövahetust
• Kolm vaba päeva.
• Kolmepäevased vahetused.
• Neljapäevased vahetused.
• Seitse vaba päeva.

2-2-3 Ajakava

2-2-3 ajakava on populaarne valik ka sektorites, mis nõuavad 24-tunnist personali. See süsteem kasutab järkjärgulist 28-päevast rotatsioonitsüklit, kus iga töötaja töötab iga päev 12-tunnistes vahetustes. Tüüpiline nelja meeskonna ajakava on järgmine.

• Kahepäevased vahetused.
• Kaks vaba päeva.
• Kolmepäevased vahetused.

Täiskohaga töögraafik

Täistööajaga töögraafik nõuab, et inimesed töötaksid kaheksa kuni kümme tundi päevas, ulatudes tavapärasest 40 kuni 50 tunnini nädalas. Arvestades nende pikki töötunde, saavad täistööajaga töötajad oma töökohalt tavaliselt mitmesuguseid eeliseid. Need hõlmavad sageli tervisekindlustust, haiguspuhkust ja pensioniplaane.

Enamik täistööajaga graafikuid sisaldab iga päev sama vahetust. Vahetused on erinevad, kuid töötajad töötavad sageli 34–40 tundi nädalas. Maksuvabastuseta täistööajaga töötajatele makstakse ületunnitöö eest, kui nad töötavad rohkem kui 40 tundi. Kuigi palgalised meeskonnaliikmed teenivad rohkem raha, on nad ületunnitööst välja jäetud.

Vabakutselise töö graafik

Lepingulised või vabakutselised töötajad kasutavad vabakutseliste töögraafikuid. Need töötajad töötavad sageli ilma eelnevalt kindlaksmääratud ajakavata, kuni nende projektid on lõpule viidud. Teatud juhtudel keelavad valitsused ettevõtetel suunata, millal või kus vabakutseline töötab.

Osalise tööajaga töögraafik

Osalise tööajaga töötajate töögraafikud ei vasta täistööajaga töötaja asukoha nõuetele. Ameerika Ühendriikides on töötajatel garanteeritud 30 või vähem tundi nädalas. Nende töögraafik võib aeg-ajalt muutuda, et lisada täiendavaid või isegi ületunde.

5. osa. KKK töögraafiku koostamise kohta