Revisión de la metodología Kanban, principios, usos y cómo crearla

Muchas empresas utilizan Kanban para lograr sus objetivos. Puede que algunos no lo conozcan, pero Kanban ha estado dando forma a las industrias durante décadas. Entonces, es una presentación visual del flujo de trabajo o gestión de proyectos. Se hizo popular porque la gente lo encuentra más atractivo e intuitivo. Si eres nuevo en esto, has venido al post correcto. Aquí conocerás la definición de Kanban, sus principios, usos, pros y contras. No solo eso, te enseñaremos cómo hacer un tablero Kanban.

• Parte 1. ¿Qué es Kanban?
• Parte 2. Principios de Kanban
• Parte 3. Usos de Kanban
• Parte 4. Pros y contras de Kanban
• Parte 5. Cómo hacer un tablero Kanban
• Parte 6. Preguntas frecuentes sobre qué es Kanban

Parte 1. ¿Qué es Kanban?

Kaban es un marco de gestión de proyectos ágil que se utiliza para visualizar el flujo de trabajo. Comenzó en Japón a finales de los años 1940. Kanban es una palabra japonesa que significa tablero visual o la tarjeta que ves. Toyota fue quien desarrolló y aplicó la fabricación justo a tiempo. Así, enfatiza la mejora continua y la flexibilidad en la gestión de tareas. Aparte de eso, limita el trabajo en espera y atascado. Al limitarlos, es fácil detectar cuellos de botella dentro del proceso de entrega de un equipo. Garantiza que no ralenticen el proceso ni interrumpan el flujo. Kanban es popular entre los equipos de desarrollo de software, productos e ingeniería. Sin embargo, sea cual sea el equipo en el que esté, puede utilizar el flujo Kanban. Si está interesado en establecer un flujo de trabajo dinámico y flexible, es una opción adecuada.

Parte 2. Principios de Kanban

Un Kanban tiene sus propios principios para gestionar y mejorar el flujo de trabajo. Entonces, hay 4 principios fundamentales que utiliza Kanban. Los siguientes son:

1. Comience con el flujo de trabajo existente.

A diferencia de los métodos ágiles más estructurados como Scrum, Kanban adapta los procesos existentes de su equipo. Kanban es un flujo de trabajo versátil que puedes implementar en lo que ya estás usando.

2. Acordar buscar cambios graduales.

Los grandes cambios pueden perturbar a su equipo. Ahora bien, es posible que el nuevo sistema no funcione si intenta cambiar todo de una vez. Con eso, Kanban entiende esto. Como resultado, fomenta la mejora continua y la realización de cambios paso a paso. Entonces, comience con ajustes pequeños e incrementales para refinar el proceso de su equipo.

3. Respetar los roles, responsabilidades y métodos actuales.

Kanban no dicta roles de equipo específicos, a diferencia de otros métodos. Por lo tanto, se integra perfectamente con la estructura y los procesos de su equipo actual. Además, sus métodos actuales pueden tener aspectos valiosos. Por lo tanto, podría ser una pérdida si intentas cambiar todo en un solo día.

4. Fomentar el liderazgo de todos los miembros del equipo.

La gestión de proyectos Kanban reconoce que un cambio puede originarse en un miembro del equipo, no sólo en aquellos que ocupan los puestos más altos. Con Kanban, se anima a los miembros del equipo a contribuir y generar nuevas ideas. El propósito del mismo es mejorar el proceso. Al mismo tiempo, los miembros del equipo pueden liderar las nuevas iniciativas.

Parte 3. Usos de Kanban

Los usuarios pueden utilizar Kanban de diferentes maneras. A continuación se presentan algunas de las formas populares de utilizar esta gestión de proyectos.

La gestión del inventario

Kanban ayuda a administrar cuántos artículos tienes, como alimentos en una tienda. Cuando los artículos se agotan, pides más para mantener un stock equilibrado.

Organización de tareas

Similar a una lista de tareas pendientes, Kanban ayuda a gestionar las tareas. Puede ver lo que hay que hacer, lo que está en progreso y lo que se ha completado. De esa manera, haces que el trabajo esté más organizado.

Seguimiento de proyectos

Para proyectos grandes, Kanban lo mantiene encaminado. Le ayuda a visualizar lo que queda por hacer, lo que está en progreso y lo que está terminado. De este modo, podrá finalizar los proyectos de forma más eficiente.

Optimización del flujo de trabajo

En una fábrica, Kanban garantiza una producción fluida. Cuando se termina una parte, indica que se debe comenzar la siguiente. Por lo tanto, le ayuda a reducir los retrasos y mantener el proceso fluido.

Atención al cliente

Kanban ayuda a los equipos de servicio al cliente a priorizar las solicitudes. Pueden ver qué necesita atención, en qué se está trabajando y qué se ha resuelto. Por lo tanto, le permite hacer que su atención al cliente sea más eficiente.

Parte 4. Pros y contras de Kanban

Ventajas de Kanban

◆ Claridad de tareas

Configurar tareas en un tablero Kanban hace que sea más fácil ver lo que su equipo debe hacer para hacer avanzar el proyecto. Con las tarjetas kanban, le proporcionas a tu equipo la información que necesita para sus tareas.

◆ Estado de un vistazo

Verificar el progreso de su equipo en el tablero Kanban reduce la necesidad de revisarlos constantemente en busca de actualizaciones. Puede ver rápidamente qué tareas están en progreso y cuáles ya están terminadas.

◆ Eficiencia del equipo

La gestión de proyectos Kanban ayuda a su equipo a ver el flujo de trabajo, establecer prioridades y detectar problemas rápidamente. Esto hace que su equipo trabaje mejor porque todos se concentran en las cosas correctas en el momento correcto.

◆ Concentrarse y evitar el agotamiento

Kanban ayuda a gestionar la atención de su equipo, evitando la pérdida de tiempo y energía. Incluso si no trabaja con materiales físicos como en la fabricación, debe recordar que el tiempo y la energía son recursos limitados. El agotamiento puede ocurrir si no se gestionan bien, lo que lleva a un trabajo de menor calidad.

Contras de Kanban

◆ Calendario del proyecto

Kanban es simple, pero carece de cronogramas y plazos detallados. Hace que sea difícil predecir cuándo se realizarán las tareas y cuándo finalizará todo el proyecto. La estimación se vuelve un desafío si su tablero kanban es su única herramienta.

◆ Límites de complejidad

Los tableros Kanban funcionan bien siempre que no resulten demasiado complicados para el equipo. Al gestionar grandes proyectos, considere utilizar carriles para agregar capas de organización. Sin un mantenimiento adecuado, un tablero kanban complejo puede obstaculizar la eficiencia de su equipo.

◆ Se necesitan actualizaciones periódicas

Para aprovechar Kanban al máximo, debes mantener tus tableros actualizados. Por lo tanto, requiere disciplina por parte de usted y su equipo.

Parte 5. Cómo hacer un tablero Kanban

¿Qué es un tablero Kanban? En realidad, es una herramienta para visualizar el flujo de trabajo. Para crear un tablero Kanban, necesita una herramienta confiable que ofrezca todo lo que necesita. Con eso, use la mejor plataforma para crear una, la MindOnMap. A continuación se muestra un ejemplo de un tablero Kanban creado con esta herramienta.

Obtenga un tablero Kanban detallado.

MindOnMap es una herramienta gratuita basada en web diseñada para dibujar sus ideas de forma más fácil y profesional. Puede acceder a él en navegadores modernos, como Google Chrome, Edge, Safari y más. Ahora también puedes descargar la versión de su aplicación en tu Windows o Mac. También ofrece varias plantillas, como mapa de árbol, diagrama de flujo, diagrama de espina de pescado, etc. Aparte de eso, puede utilizar los iconos y elementos proporcionados para crear su gráfico. Está disponible la inserción de enlaces e imágenes para que su trabajo sea más intuitivo.

Además, puedes utilizar MindOnMap en varios escenarios. Con él puedes hacer mapas de relaciones, plan de trabajo o de vida, gestión de proyectos y más. La característica notable es que ofrece una función de colaboración. Permitiéndole así colaborar con sus equipos, colegas y organización. Finalmente, tiene una función de guardado automático, evitando cualquier pérdida de datos con tu trabajo. Ahora, comienza a crear tu gráfico Kanban con MindOnMap.

Parte 6. Preguntas frecuentes sobre qué es Kanban