Cómo hacer un horario de trabajo para una gestión eficaz del tiempo

Como gerente, sin duda tiene la tarea de desarrollar horarios de trabajo y supervisar las horas de trabajo de sus trabajadores. Aunque no es una tarea que requiera mucho tiempo, debe completarla correctamente y estamos aquí para guiarlo en eso. Entonces, si se pregunta por dónde empezar con eso, probablemente tenga muchas preguntas, especialmente si es nuevo en la gestión de equipos. Inquietudes sobre lo que constituye un horario de trabajo ideal. Sin más discusión, comencemos ahora con esta guía mientras le enseñamos Cómo crear un horario de trabajo de maneras comunes y mejores.

• Parte 1. ¿Por qué crear un horario de trabajo?
• Parte 2. La mejor manera de crear un horario de trabajo
• Parte 3. Cómo dibujar diagramas para el cronograma de trabajo
• Parte 4. Tipos de horario de trabajo
• Parte 5. Preguntas frecuentes sobre cómo crear un cronograma de trabajo

Parte 1. ¿Por qué crear un horario de trabajo?

Crear y respetar un horario de trabajo coherente es esencial para el éxito de una empresa, ya sea grande o pequeña. De esta manera, todos los miembros de su equipo saben cuándo se espera que trabajen. Los miembros de su equipo pueden planificar sus horarios de trabajo o intercambiar turnos de empleados con anticipación para evitar faltar al trabajo o turnos con escasez de personal. El horario de trabajo óptimo le brinda a su organización varios beneficios, entre ellos:

• Reducción de la rotación de personal: Los empleados comprenden cuándo se espera que trabajen y pueden administrar su dinero y su vida personal de manera adecuada. Cuando se trabaja con un horario irregular, es esencial una planificación cuidadosa.
• Mejora la productividad de los empleados: Establezca un horario para completar las actividades. Los horarios de trabajo también facilitan la identificación de problemas de salud y de retrasos en el trabajo.
• Mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal: Un horario de trabajo incierto a veces hace que los empleados trabajen demasiado y descuiden su vida personal. Gracias a los procedimientos de planificación mejorados, los empleados ya no tendrán que pensar en el trabajo cuando no estén trabajando.

Parte 2. La mejor manera de crear un horario de trabajo

La manera ideal de elaborar un cronograma de trabajo implica algunos elementos críticos que garantizan que sea eficiente y satisfaga las demandas tanto de la empresa como de sus empleados. A continuación, se presenta un procedimiento común.

• Comprenda sus necesidades: Comience por examinar la carga de trabajo, la disponibilidad de los empleados y el horario de atención. Determine cuáles son las horas más concurridas y cuáles requieren la menor cantidad de cobertura.
• Establezca expectativas claras: Defina las tareas, responsabilidades y horas de trabajo previstas de cada empleado. Asegúrese de que todos sepan qué se espera de ellos.
• Utilice una herramienta de programación: Crea y gestiona tu agenda usando la programación software de flujo de trabajo o herramientas como Excel, MindOnMap y Word. Estas herramientas pueden ayudar con la automatización de procesos y la reducción de errores.

Parte 3. Cómo dibujar diagramas para el cronograma de trabajo

En la segunda parte de este artículo, analizamos la mejor manera de crear un horario de trabajo. En el tercer punto, nos recordaron que debemos utilizar una excelente herramienta de programación. Con eso, el equipo recomendó la herramienta perfecta para usted: la increíble MindOnMapEsta versátil herramienta de mapas mentales ofrece funciones que pueden ayudarle a dibujar su diagrama de horario de trabajo fácilmente.

MindOnMap ofrece una gran variedad de funciones que nos pueden ayudar a crear diferentes diagramas y gráficos, como un cronograma de trabajo. Puede ayudarnos a administrar nuestro tiempo. Además, si eres el gerente, entonces podemos usar esta herramienta para presentar los horarios de trabajo de nuestro equipo de una manera visualmente atractiva. Veamos ahora cómo puede ser posible.

Estos sencillos pasos pueden darte una visión del cronograma de trabajo. Ahora podemos ver que la herramienta es efectiva y realmente puede ayudarnos a visualizar lo que necesitamos. Si lo deseas, utiliza estas plantillas y edita el cronograma de trabajo según tu voluntad.

Parte 4. Tipos de horario de trabajo

Cada empresa tiene requisitos distintos y el horario de nueve a cinco solo es adecuado para algunas. Las empresas que requieren personal las 24 horas o tienen otros problemas urgentes que resolver con frecuencia utilizan turnos para maximizar la productividad. Los tipos de turnos más populares horarios de flujo de trabajo se muestran a continuación sin ningún orden en particular:

Horario de turnos de Dupont

El horario de turnos Dupont es popular entre las comisarías, los centros sanitarios y otras empresas que funcionan las 24 horas. Este plan cuenta con cuatro equipos distintos que trabajan en dos turnos de 12 horas. Los turnos de día y de noche se programan en una rotación de cuatro semanas. Durante cuatro semanas, el personal con un horario Dupont trabajará de la siguiente manera.

• Un día libre.
• Tres turnos nocturnos
• Tres días libres.
• Cuatro turnos nocturnos
• Tres días libres.
• Turnos de tres días.
• Turnos de cuatro días.
• Siete días de descanso.

Horario 2-2-3

El sistema 2-2-3 también es una opción popular para los sectores que requieren personal las 24 horas. Este sistema emplea un ciclo de rotación gradual de 28 días, en el que cada empleado trabaja turnos de 12 horas cada día. Un sistema típico para cuatro equipos es el siguiente:

• Turnos de dos días.
• Dos días libres.
• Turnos de tres días.

Horario de trabajo a tiempo completo

Un horario de trabajo a tiempo completo exige que las personas trabajen entre ocho y diez horas al día, lo que oscila entre las 40 y 50 horas semanales habituales. Debido a sus largas horas de trabajo, los empleados a tiempo completo suelen recibir una variedad de ventajas en su lugar de trabajo, entre las que se incluyen con frecuencia seguro médico, licencia por enfermedad y planes de jubilación.

La mayoría de los horarios de trabajo a tiempo completo incluyen el mismo turno todos los días. Los turnos varían, pero los empleados suelen trabajar entre 34 y 40 horas por semana. Los empleados a tiempo completo no exentos reciben pago por horas extra cuando trabajan más de 40 horas. Los miembros del equipo asalariados, aunque ganan más dinero, están excluidos del pago de horas extra.

Horario de trabajo freelance

Los trabajadores autónomos o por contrato utilizan horarios de trabajo independientes. Estos empleados suelen trabajar sin un horario predeterminado hasta que finalizan sus proyectos. En ciertos casos, los gobiernos prohíben a las empresas determinar cuándo o dónde trabaja un trabajador autónomo.

Horario de trabajo a tiempo parcial

Los horarios de trabajo de los empleados a tiempo parcial no cumplen con los requisitos del lugar de trabajo para un empleado a tiempo completo. En los Estados Unidos, los empleados tienen 30 horas garantizadas o menos por semana. Su horario de trabajo puede cambiar ocasionalmente para incorporar horas adicionales o incluso horas extra.

Parte 5. Preguntas frecuentes sobre cómo crear un cronograma de trabajo