Τι είναι η Δομή Ανάλυσης Εργασίας και πώς να τη δημιουργήσετε
Δομή ανάλυσης εργασίας (WBS) χρησιμοποιείται συνήθως σε διαχείριση έργου. Αναθέτει εργασία σε ομάδες και βελτιώνει περαιτέρω τις εργασίες σε συγκεκριμένα βήματα, τα οποία μπορούν να ολοκληρώσουν το σχέδιο έργου πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά. Ξέρετε όμως τι είναι και πώς να το χρησιμοποιήσετε; Αυτό το άρθρο θα παρέχει ορισμένες πληροφορίες σχετικά με το WBS σε έξι πτυχές. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε περισσότερα.
- Μέρος 1. Η έννοια του WBS
- Μέρος 2. Τα στοιχεία του WBS
- Μέρος 3. Περιπτώσεις χρήσης του WBS
- Μέρος 4. Πότε να χρησιμοποιήσετε το WBS
- Μέρος 5. Τα οφέλη του WBS
- Μέρος 6. Πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα για τη δομή ανάλυσης εργασίας χρησιμοποιώντας το MindOnMap
- Μέρος 7. Συχνές ερωτήσεις
Μέρος 1. Η έννοια του WBS
Το Work Breakdown Structure (WBS) είναι ένα οπτικό εργαλείο διαχείρισης έργων που απλοποιεί μεγάλα έργα αναλύοντάς τα σε μικρότερες, πιο διαχειρίσιμες εργασίες. Αυτό διευκολύνει τις ομάδες να προσδιορίσουν το εύρος, το κόστος και τα παραδοτέα, καθώς και να αναθέσουν καθήκοντα στα μέλη της ομάδας που είναι πιο κατάλληλα για τη δουλειά. Αυτό το εργαλείο χρησιμοποιείται συνήθως για τον προγραμματισμό, την οργάνωση και την παρακολούθηση της προόδου. Είναι ένα περίγραμμα που παρουσιάζει πληροφορίες από το υψηλότερο προς το χαμηλότερο επίπεδο, με κάθε εργασία να σχετίζεται με αυτήν που βρίσκεται πάνω από αυτήν.
Μέρος 2. Τα στοιχεία του WBS
Το Work Breakdown Structure (WBS) είναι μια ιεραρχική οργανωτική δομή που αναλύει ένα έργο σε μικρότερα και πιο διαχειρίσιμα μέρη. Αποτελείται από τα ακόλουθα κύρια στοιχεία:
• Παραδοτέα έργου.
Το παραδοτέο είναι το προϊόν ή η υπηρεσία που θα λάβουν οι πελάτες με την ολοκλήρωση του έργου. Επιπλέον, η συνολική ποσότητα της εργασίας στα χαμηλότερα επίπεδα του WBS θα πρέπει να είναι ισοδύναμη με το άθροισμα της εργασίας στα υψηλότερα επίπεδα.
• Σαφής ιεραρχία.
Το πεδίο εφαρμογής του έργου του WBS θα πρέπει να είναι ιεραρχικό. Τα μεγάλα και μικρά έργα από κάτω καθορίζονται σαφώς για να διευκολυνθεί η επίτευξη των στόχων.
• Επίπεδο λεπτομέρειας.
Το επίπεδο λεπτομέρειας στο WBS εξαρτάται από το μέγεθος του έργου, αλλά δεν χρειάζεται να είναι πολύ λεπτομερές. Σκοπός είναι μόνο να προσεγγίσει το ακριβές πεδίο εφαρμογής του έργου.
• Λεξικό WBS.
Το λεξικό WBS είναι ένα σημαντικό μέρος του WBS που περιέχει όλες τις σχετικές πληροφορίες έργου και μπορεί να ορίσει τα διάφορα στοιχεία WBS. Βοηθά να διευκρινιστεί το εύρος κάθε εργασίας και οι ευθύνες των μελών της ομάδας.
• Πακέτα εργασίας.
Το πακέτο εργασίας είναι η μικρότερη μονάδα εργασίας στο WBS. Επιτρέπει στο έργο να αναλυθεί στα πιο διαχειρίσιμα μέρη και στη συνέχεια να ανατεθεί σε τμήματα ή μέλη της ομάδας.
Μέρος 3. Περιπτώσεις χρήσης του WBS
Η παραπάνω εικόνα είναι μια περίπτωση χρήσης δομής εργασίας για την κατασκευή ενός σπιτιού. Στην εικόνα, τα στοιχεία Επιπέδου 1, Internal, Foundation και External είναι παραδοτέες περιγραφές. Τα στοιχεία Επιπέδου 2, όπως Electrical, Excavate, κ.λπ., σε κάθε κλάδο του WBS, είναι όλα τα μοναδικά παραδοτέα που απαιτούνται για τη δημιουργία του αντίστοιχου παραδοτέου επιπέδου 1.
Η δομή του WBS είναι οργανωμένη ως εξής:
Επίπεδο 1: Κατασκευή σπιτιού.
Επίπεδο 2: Εσωτερικό, Θεμέλιο, Εξωτερικό.
Επίπεδο 3: Ηλεκτρολογικά, Εκσκαφές, Τοιχοποιίες, Υδραυλικά, Ανέγερση από χάλυβα, Φινιρίσματα κτιρίων.
Μέρος 4. Πότε να χρησιμοποιήσετε το WBS
Το Work Breakdown Structure (WBS) χρησιμοποιείται συχνά στην αρχή ενός έργου. Έχει μια ποικιλία σεναρίων και τα αναλυτικά παραδείγματα είναι τα εξής:
• Προγραμματισμός εκδηλώσεων.
Οι σχεδιαστές εκδηλώσεων πρέπει να αναπτύξουν ένα χρονοδιάγραμμα έργου και χρονοδιάγραμμα πριν ξεκινήσει η εκδήλωση. Στη συνέχεια, πρέπει να κάνουν σταθερή πρόοδο σύμφωνα με το σχέδιο για να διασφαλίσουν ότι η εκδήλωση θα εκτελεστεί στην ώρα της.
• Κατανομή πόρων και προϋπολογισμού.
Κατά την έναρξη ενός νέου έργου, οι υπεύθυνοι σχεδιασμού πόρων πρέπει να σχεδιάσουν τους πόρους του έργου και να διαθέσουν έναν κατάλληλο προϋπολογισμό για το έργο.
• Εκτίμηση κόστους εμπορικών έργων.
Οι σχεδιαστές εμπορικών έργων πρέπει να εκτιμήσουν όλα τα στοιχεία της δραστηριότητας, κυρίως το κόστος του έργου, πριν από την έναρξη του εμπορικού έργου, προκειμένου να μειωθεί ο πιθανός κίνδυνος.
• Ανάθεση εργασιών έργου.
Το WBS μπορεί να αναθέσει καθήκοντα σε όλα τα μέλη ενός μεγάλου έργου, κάτι που συμβάλλει στο να βοηθήσει τα μέλη να προχωρήσουν το έργο στους ρόλους τους.
• Παρακολούθηση προόδου του έργου.
Το WBS επιτρέπει στα μέλη της ομάδας έργου μιας εταιρείας να γνωρίζουν ποιος έκανε τι και πότε ανά πάσα στιγμή και βοηθά τα μέλη της ομάδας να ενημερώνονται για την πρόοδο του έργου.
Μέρος 5. Τα οφέλη του WBS
Το Work Breakdown Structure (WBS) έχει πολλά οφέλη για διαχείριση έργου. Σας βοηθά να:
1. Αναπτύσσει το χρονοδιάγραμμα του έργου και παρακολουθεί την πρόοδο του έργου.
2. Αναθέτει καθήκοντα στα μέλη της ομάδας και παρέχει σαφείς περιγραφές των εργασιών.
3. Βελτιώνει την επικοινωνία μεταξύ ομάδων και ατόμων και τους επιτρέπει να εστιάσουν.
4. Εκτιμά το κόστος του έργου, κατανέμει δημοσιονομικούς πόρους και σχεδιάζει με ολοκληρωμένο τρόπο.
5. Κάνει το έργο να χωριστεί σε μικρότερα μέρη, κάτι που είναι πιο απλό και πιο εύκολο στη διαχείριση.
Μέρος 6. Πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα για τη δομή ανάλυσης εργασίας χρησιμοποιώντας το MindOnMap
MindOnMap είναι ένας εύκολος στη χρήση κατασκευαστής χαρτογράφησης μυαλού. Έχει διάφορα εφαρμόσιμα σενάρια, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης έργων WBS. Επιπλέον, είναι συμβατό με πολυπλατφόρμες. Μπορείτε να το κατεβάσετε σε Windows ή Mac και να αποκτήσετε απευθείας πρόσβαση στο διαδίκτυο από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης.
Ασφαλής λήψη
Ασφαλής λήψη
Ο οδηγός βήμα προς βήμα σχετικά με τον τρόπο χρήσης του για τη δημιουργία γραφήματος για τη δομή ανάλυσης εργασιών παρέχεται παρακάτω.
Ανοίξτε το MindOnMap, επιλέξτε το πρώτο κουμπί Νέος στο αριστερό πλαίσιο και, στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο του νοητικού χάρτη που θέλετε, όπως έναν χάρτη μυαλού, έναν χάρτη οργανογράμματος, έναν χάρτη δέντρου ή άλλο τύπο. Εδώ, παίρνουμε το Οργανόγραμμα Χάρτης ως παράδειγμα.
Κάντε κλικ στο Οργανοδιάγραμμα χάρτη (κάτω) κουμπί για να εισέλθετε στη δημιουργημένη διεπαφή. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Κεντρικό Θέμα και κάντε διπλό κλικ για να εισαγάγετε το θέμα που θέλετε να δημιουργήσετε για το WBS.
Κάνοντας κλικ στο Θέμα κουμπί κάτω από το Προσθήκη θέματος Η επιλογή στην επάνω πλαϊνή γραμμή θα εμφανίσει έναν κλάδο του και με μερικά κλικ θα εμφανιστούν αρκετοί κλάδοι, όπου μπορείτε να εισαγάγετε τον δευτερεύοντα τίτλο του WBS σας.
Στη συνέχεια, εάν έχετε υποθέματα να προσθέσετε, κάντε κλικ στο Κύριο θέμα και μετά στο Υποθέμα κουμπί, μικρότεροι κλάδοι κάτω από αυτό το Κύριο Θέμα θα επεκταθούν.
Αφού ολοκληρώσετε το WBS, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση κάτω από την επιλογή Εργαλεία στην επάνω πλαϊνή γραμμή για να το αποθηκεύσετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο στην επάνω δεξιά γωνία για να το εξαγάγετε ως εικόνα ή άλλη μορφή αρχείου.
Υπενθύμιση: Οι δωρεάν χρήστες μπορούν να εξάγουν εικόνες κοινής ποιότητας JPG και PNG μόνο με υδατογραφήματα.
Συμβουλές: Το MindOnMap έχει επίσης πολλές επιπλέον λειτουργίες, εάν τις χρειάζεστε, όπως εισαγωγή εικόνων, συνδέσμων και σχολίων κάνοντας κλικ στο Εικόνα, Σύνδεσμος, και Σχόλια κουμπί στην επάνω πλαϊνή μπάρα. ο Θέμα, Η επιλογή στυλ στη δεξιά γραμμή σάς επιτρέπει να επεξεργάζεστε ελεύθερα το θέμα, το χρώμα, το σχήμα κ.λπ., του πλαισίου. και το Περίγραμμα Η επιλογή σάς επιτρέπει να κάνετε προεπισκόπηση ολόκληρης της δομής του γραφήματος. Επιπλέον, υπάρχουν πολλά άλλα χαρακτηριστικά που μπορείτε να εξερευνήσετε μόνοι σας!
Μέρος 7. Συχνές ερωτήσεις
Ποιες είναι οι 5 φράσεις της δομής ανάλυσης εργασίας;
Οι 5 φάσεις της δομής ανάλυσης εργασίας αποτελούνται από την έναρξη, τον προγραμματισμό, την εκτέλεση, τον έλεγχο και το κλείσιμο.
Τι είναι ένα παράδειγμα WBS;
Πάρτε για παράδειγμα την εργασία για την κατασκευή ενός σπιτιού. Μπορεί να χωριστεί σε ηλεκτρική ενέργεια, υδραυλικά, εκσκαφές, ανέγερση χάλυβα, τοιχοποιία και τελειώματα κτιρίων.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός WBS και ενός σχεδίου έργου;
Το WBS είναι το κρίσιμο στοιχείο του συνολικού έργου. Ενώ το σχέδιο έργου περιέχει άλλα ευρύτερα στοιχεία.
συμπέρασμα
Είμαστε σίγουροι ότι μέσα από αυτό το άρθρο, πρέπει να έχετε μάθει αναλυτικά τι είναι το WBS, από τη σημασία του, τα στοιχεία, τις περιπτώσεις χρήσης, τα εφαρμόσιμα σενάρια και τα οφέλη, μέχρι τον τρόπο κατασκευής του. Χρησιμοποιείται συνήθως στο χώρο εργασίας για να χωρίσει μεγάλα έργα σε μικρότερες και πιο διαχειρίσιμες εργασίες, οι οποίες στη συνέχεια μπορούν να διανεμηθούν στα μέλη της ομάδας. Εάν χρειάζεται συχνά να δημιουργείτε ένα γράφημα για τη δομή ανάλυσης εργασίας στην εργασία, το MindOnMap είναι μια καλή επιλογή για εσάς! Είναι διαισθητικό και εύκολο στη χρήση, το οποίο είναι πολύ φιλικό για αρχάριους. Κάντε μια δοκιμή! Θα διευκολύνει τη δουλειά σας.
