Τι είναι η ροή εργασίας; Πρότυπα, παραδείγματα, χρήσεις και πώς να φτιάξετε το διάγραμμά του
Τα γραφήματα ροής εργασίας χρησιμεύουν ως οπτική παρουσίαση πολύπλοκων λεπτομερειών εργασιών ή διαδικασιών. Έτσι, δίνει τη δυνατότητα στους ανθρώπους να κατανοούν τα πράγματα ευκολότερα. Στον κόσμο των επιχειρήσεων, πολλοί επιθυμούν την καινοτομία και την αποτελεσματικότητα. Έτσι, ένα διάγραμμα ροής εργασίας είναι ένα από τα κύρια εργαλεία που χρησιμοποιούν για τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Εάν είστε ένας από αυτούς στον επιχειρηματικό χώρο, η δημιουργία μιας ροής εργασίας είναι μια δεξιότητα που πρέπει να γνωρίζετε. Για αυτόν τον λόγο, ετοιμάσαμε αυτό το άρθρο για εσάς. Εδώ, σκάψτε βαθύτερα την έννοια της ροής εργασίας, τις χρήσεις, τα πρότυπα και τα παραδείγματα της. Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό, θα μάθετε πώς να δημιουργήσετε το επιθυμητό σας διάγραμμα ροής εργασίας.
- Μέρος 1. Τι είναι η ροή εργασίας
- Μέρος 2. Παραδείγματα και πρότυπα διαγραμμάτων ροής εργασίας
- Μέρος 3. Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής εργασίας
- Μέρος 4. Χρήσεις του Διαγράμματος ροής εργασίας
- Μέρος 5. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη ροή εργασίας
Μέρος 1. Τι είναι η ροή εργασίας
Μια ροή εργασίας είναι μια οργανωμένη ακολουθία εργασιών, δραστηριοτήτων ή διαδικασιών. Πολλές επιχειρήσεις το χρησιμοποιούν για να επιτύχουν τους συγκεκριμένους στόχους και στόχους τους. Αυτές οι ροές εργασίας είναι επίσης ένας τρόπος για να δείτε πώς πάνε και λειτουργούν τα πράγματα. Θα ξεκινήσει από ημιτελές έως ολοκληρωμένο ή ακατέργαστο σε επεξεργασμένο. Επιπλέον, παρέχει ένα διάγραμμα που δείχνει πώς αρχίζει, υλοποιείται και ολοκληρώνεται η εργασία. Ως εκ τούτου, παρέχεται ένα σαφές πλαίσιο για την κατανόηση και τη βελτίωση διαφορετικών δραστηριοτήτων. Οι ροές εργασίας μπορεί επίσης να είναι τόσο απλές όσο μια λίστα υποχρεώσεων. Είναι όπου μπορείτε να σκιαγραφήσετε καθημερινές εργασίες ή πολύπλοκες διαδικασίες μέσα σε έναν μεγάλο οργανισμό. Με αυτό, μπορούμε να πούμε ότι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε τόσο σε προσωπικά όσο και σε επαγγελματικά πλαίσια.
Αφού μάθουμε τη σημασία του, ας προχωρήσουμε τώρα στο πρότυπο γραφήματος ροής εργασίας και στα παραδείγματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Μέρος 2. Παραδείγματα και πρότυπα διαγραμμάτων ροής εργασίας
1. Επεξεργαστείτε το πρότυπο ροής εργασίας
Μια ροή εργασίας διεργασίας περιέχει μια σειρά εργασιών που ακολουθούν ένα επαναλαμβανόμενο μοτίβο. Σας επιτρέπει να έχετε μια σαφή κατανόηση της διαδρομής που πρέπει να ακολουθήσει το αντικείμενό σας. Οι ροές εργασιών επιχειρηματικών διαδικασιών γίνονται για να ακολουθούν τόνους αντικειμένων που περνούν από αυτές.
Λάβετε ένα λεπτομερές πρότυπο ροής εργασιών διαδικασίας.
Παράδειγμα: Ας χρησιμοποιήσουμε τη ροή εργασίας εντολής αγοράς ως παράδειγμα. Έτσι, η διαδικασία ξεκινά με ένα αίτημα για είδη. Αυτό το αίτημα εξετάζεται και εγκρίνεται, στη συνέχεια ελέγχεται ο προϋπολογισμός. Το τμήμα προμηθειών επιλέγει έναν προμηθευτή. Στη συνέχεια, δημιουργείται μια παραγγελία αγοράς και ο πωλητής παραδίδει τα αντικείμενα. Η πληρωμή πραγματοποιείται με την παραλαβή των αγαθών ή των υπηρεσιών. Εδώ είναι ένα πρότυπο για την αναφορά σας.
Λάβετε ένα λεπτομερές παράδειγμα ροής εργασιών παραγγελίας αγοράς.
2. Πρότυπο ροής εργασίας έργου
Τα έργα ακολουθούν μια δομημένη διαδρομή όπως οι διαδικασίες, αλλά συχνά προσφέρουν μεγαλύτερη ευελιξία. Παρέχει μια συστηματική προσέγγιση στη διαχείριση έργων. Επιπλέον, διασφαλίζει ότι όλες οι απαραίτητες ενέργειες γίνονται με τη σωστή σειρά για την επίτευξη των στόχων του έργου. Οι ροές εργασίας του έργου χαρακτηρίζονται από ευελιξία. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι συχνά περιλαμβάνουν μοναδικές εργασίες και απαιτήσεις ειδικές για κάθε έργο.
Αποκτήστε ένα πλήρες πρότυπο ροής εργασίας έργου.
Παράδειγμα: Ας πάρουμε ως παράδειγμα ένα έργο ανάπτυξης λογισμικού. Φανταστείτε ότι ξεκινάτε μια νέα εφαρμογή για κινητά για ένα smartphone. Έτσι, με μια ροή εργασίας έργου, είναι απαραίτητο να μην χάσετε κανένα κρίσιμο βήμα. Περιλαμβάνει ιδέα, έναρξη, επαναλήψεις κατασκευής, μεταβάσεις, παραγωγή και απόσυρση του προϊόντος.
Λάβετε ένα λεπτομερές παράδειγμα ροής εργασιών ανάπτυξης λογισμικού.
Μέρος 3. Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής εργασίας
Επιλογή 1. Δημιουργήστε ένα γράφημα ροής εργασίας στο MindOnMap
Η δημιουργία ενός γραφήματος ροής εργασίας δεν πρέπει να είναι τόσο δύσκολη. Πολλά εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε το επιθυμητό διάγραμμα. Ένα από τα καλύτερα παραδείγματα είναι MindOnMap. Είναι μια εφαρμογή που βασίζεται στον ιστό που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε οποιοδήποτε γράφημα δωρεάν. Μπορείτε να το έχετε πρόσβαση σε διάφορα προγράμματα περιήγησης, όπως Safari, Chrome, Edge και άλλα. Το εργαλείο προσφέρει επίσης πολλά σχήματα, γραμμές, γεμίσματα χρώματος κ.λπ., για να εξατομικεύσετε το διάγραμμά σας. Επιπλέον, παρέχει πολλά πρότυπα διάταξης που μπορείτε να επιλέξετε και να χρησιμοποιήσετε. Περιλαμβάνει δεντροχάρτες, διαγράμματα ψαροκόκαλου, οργανογράμματα και ούτω καθεξής. Όχι μόνο αυτό, αλλά μπορείτε επίσης να εισάγετε εικόνες και συνδέσμους στα γραφήματα σας! Και έτσι, επιτρέποντάς σας να το κάνετε πιο διαισθητικό.
Μια άλλη αξιοσημείωτη προσφορά του MindOnMap είναι η λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης. Σημαίνει ότι το εργαλείο θα αποθηκεύσει όλες τις αλλαγές που έχετε κάνει αφού σταματήσετε να το εργάζεστε. Έτσι, σας αποτρέπει από το να χάσετε οποιαδήποτε βασικά δεδομένα. Τέλος, προσφέρει επίσης μια δυνατότητα εύκολης κοινής χρήσης. Είναι μια λειτουργία που σας επιτρέπει να μοιράζεστε τη δουλειά σας με φίλους, συναδέλφους ή συναδέλφους σας. Κάνοντάς το έτσι προσβάσιμο και οι άνθρωποι μπορούν να αποκτήσουν ιδέες στη δουλειά σας.
Για να ξεκινήσετε, μεταβείτε στην επίσημη σελίδα του MindOnMap. Από εκεί, θα δείτε δύο επιλογές. Εάν προτιμάτε να εργάζεστε online, κάντε κλικ στο Δημιουργία Διαδικτύου κουμπί. Για πρόσβαση στο εργαλείο εκτός σύνδεσης, πατήστε το ΔΩΡΕΑΝ Λήψη επιλογή να το εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας.
Ασφαλής λήψη
Ασφαλής λήψη
Στο Νέος ενότητα, επιλέξτε τη διάταξη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε το διάγραμμα ροής εργασίας σας. Μπορείτε να ελέγξετε όλα τα διαθέσιμα πρότυπα μόλις αποκτήσετε πρόσβαση στην κύρια διεπαφή του εργαλείου. (Σημείωση: Σε αυτό το σεμινάριο, θα χρησιμοποιήσουμε την επιλογή του διαγράμματος ροής.)
Στη συνέχεια, δημιουργήστε το διάγραμμα ροής εργασίας σας. Στο αριστερό μέρος της διεπαφής, θα δείτε διάφορα σχήματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Εκτός από αυτό, μπορείτε να επιλέξετε θέματα, στυλ κ.λπ., στη δεξιά πλευρά για να προσθέσετε στο γράφημά σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους σχολιασμούς που είναι διαθέσιμοι πάνω από την τρέχουσα διεπαφή σας.
Μόλις τελειώσετε, αποθηκεύστε την εργασία σας κάνοντας κλικ στο Εξαγωγή κουμπί. Μετά από αυτό, επιλέξτε την επιθυμητή μορφή εξόδου από PNG, JPEG, SVG ή PDF. Στη συνέχεια, θα ξεκινήσει η διαδικασία αποθήκευσης.
Συνοψίζοντας, το MindOnMap είναι το εργαλείο που θα προτείνουμε ανεπιφύλακτα. Ο κύριος λόγος είναι λόγω των επιλογών προσαρμογής και της ευελιξίας του. Εξασφαλίζει επίσης ότι μπορείτε να δημιουργήσετε διαγράμματα ροής εργασίας με ευκολία! Στην πραγματικότητα, αυτό το εργαλείο είναι τέλειο τόσο για αρχάριους όσο και για επαγγελματίες. Επομένως, εάν θέλετε έναν εύχρηστο κατασκευαστή διαγραμμάτων, είναι ο κατάλληλος για εσάς.
Επιλογή 2. Δημιουργήστε ένα διάγραμμα ροής εργασίας στο Microsoft Word
Το Microsoft Word είναι ένα οικείο εργαλείο για τη σύνταξη εγγράφων και ως επεξεργαστή κειμένου. Είναι επίσης συμβατό με όλους σχεδόν τους υπολογιστές. Όσο περνάει ο καιρός, το Word έχει αναπτυχθεί και τώρα σας δίνει τη δυνατότητα να κάνετε πολλά πράγματα. Λοιπόν, ξέρατε ότι μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε διαγράμματα ροής εργασίας; Λοιπόν, μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε βασικά διαγράμματα ροής εργασίας. Σας επιτρέπει να σχεδιάσετε σχήματα όπως τετράγωνα και βέλη και να τα συνδέσετε για να φτιάξετε το γράφημά σας. Μπορείτε να επισημάνετε κάθε σχήμα με λέξεις για να εξηγήσετε τι κάνει κάθε βήμα. Είναι βολικό για τη δημιουργία απλών διαγραμμάτων ροής εργασίας χωρίς να χρειάζεστε φανταχτερό λογισμικό. Το Microsoft Word προσφέρει έναν προσιτό τρόπο οπτικοποίησης της διαδικασίας στη ροή εργασίας. Για να μάθετε πώς να κάνετε ροή εργασιών στο Word, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.
Αρχικά, εκκινήστε το Λέξη στον υπολογιστή σου. Στη συνέχεια, ανοίξτε ένα Κενό έγγραφο, όπου θα δημιουργήσετε το γράφημά σας.
Στο επάνω μενού, κάντε κλικ στο Εισάγετε αυτί. Κάντε κλικ στο Εξυπνη τέχνη επιλογή και επιλέξτε το Επεξεργάζομαι, διαδικασία. Τώρα, θα εισαγάγει μια βασική διαδικασία τριών βημάτων στο έγγραφό σας. Επίσης, υπάρχουν διαθέσιμα άλλα στυλ για να διαλέξετε. Επιλέξτε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας. Στη συνέχεια, χτυπήστε το Εντάξει κουμπί.
Εναλλακτικά, εάν τα σχήματα που έχετε επιλέξει δεν είναι αρκετά για τη ροή εργασίας σας, κάντε κλικ στο Προσθήκη νέων σχημάτων κουμπί. Μπορείτε να προσθέσετε σχήματα πριν, πάνω και κάτω από το επιλεγμένο σχήμα σας.
Τώρα, προσθέστε το κείμενο που θέλετε σε οποιοδήποτε σχήμα. Στη συνέχεια, μπορείτε να αλλάξετε την κατεύθυνση του σχήματός σας κάνοντας κλικ στα βέλη. Μετά από αυτό, μπορείτε να αλλάξετε τα χρώματα της ροής εργασίας σας. μεταβείτε στο Σχέδιο καρτέλα και επιλέξτε Αλλαγή χρωμάτων.
Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τη ροή εργασίας σας, αποθηκεύστε το έγγραφο. Για να το κάνετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αρχείο και πατήστε το Αποθηκεύσετε κουμπί. Αυτό είναι!
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα απλό γράφημα ροής εργασιών, μπορείτε να βασιστείτε στο Microsoft Word. Συνιστάται επίσης για αρχάριους που θέλουν α βασικός δημιουργός γραφήματος. Αλλά αν χρειάζεστε έναν πιο προσαρμόσιμο και εξειδικευμένο δημιουργό διαγραμμάτων, το Word μπορεί να μην είναι η καλύτερη επιλογή.
Μέρος 4. Χρήσεις του Διαγράμματος ροής εργασίας
1. Οπτικοποίηση διαδικασίας
Τα διαγράμματα ροής εργασίας βοηθούν τους ανθρώπους να δουν και να κατανοήσουν πώς λειτουργεί μια διαδικασία. Χρησιμοποιούν απλά σχήματα και γραμμές για να δείξουν τη σειρά των βημάτων με σαφή και οπτικό τρόπο. Έτσι, διευκολύνουν την παρακολούθηση των πολύπλοκων διαδικασιών.
2. Διαχείριση εργασιών
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διαγράμματα ροής εργασίας για τη διαχείριση εργασιών. Είναι επίσης σαν λίστες υποχρεώσεων. Βοηθούν άτομα και ομάδες να παρακολουθούν τα καθήκοντα και τις ευθύνες. Έτσι είναι πιο εύκολο να γνωρίζουμε ποιος κάνει τι και πότε.
3. Ποιοτικός Έλεγχος
Στις βιομηχανίες μεταποίησης ή υπηρεσιών, τα διαγράμματα ροής εργασίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη διασφάλιση της ποιότητας. Βοηθούν στον εντοπισμό σημείων όπου μπορεί να συμβούν λάθη και επιτρέπουν βελτιώσεις στη διαδικασία.
4. Σχεδιασμός Έργου
Όταν έχετε ένα μεγάλο έργο, τα διαγράμματα ροής εργασίας μπορούν να σας βοηθήσουν να το σχεδιάσετε. Μπορείτε να χαρτογραφήσετε τις εργασίες, τις εξαρτήσεις τους και το χρονοδιάγραμμα. Με αυτόν τον τρόπο, θα διασφαλίσετε ότι όλα γίνονται με τη σωστή σειρά.
5. Ανάπτυξη Λογισμικού
Στην ανάπτυξη λογισμικού, τα διαγράμματα ροής εργασίας βοηθούν στο σχεδιασμό και την ανάπτυξη εφαρμογών λογισμικού. Βοηθούν τους προγραμματιστές να κατανοήσουν τη ροή των πληροφοριών. Όχι μόνο αυτό αλλά και οι αλληλεπιδράσεις των χρηστών μέσα στο λογισμικό. Έτσι είναι πιο εύκολο να δημιουργήσετε φιλικές προς το χρήστη και αποτελεσματικές εφαρμογές.
Μέρος 5. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη ροή εργασίας
Ποιοι είναι οι 3 τύποι διαγραμμάτων ροής διεργασιών;
Οι 3 τύποι διαγραμμάτων ροής διεργασιών είναι τα διαγράμματα ροής εργασίας, swimlane και ροής δεδομένων. Κάθε τύπος χρησιμοποιείται για τη μετάδοση συγκεκριμένων πληροφοριών. Επιπλέον, επιλέγεται με βάση το πλαίσιο και τις πτυχές της διαδικασίας που θέλετε να τονίσετε.
Πού μπορώ να σχεδιάσω ένα διάγραμμα ροής εργασίας;
Υπάρχουν πολλά εργαλεία λογισμικού όπου μπορείτε να σχεδιάσετε ένα διάγραμμα ροής εργασίας. Μερικά από αυτά είναι τα εργαλεία Microsoft Word, PowerPoint και ηλεκτρονικών διαγραμμάτων. Αλλά το καλύτερο εργαλείο που σας προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε είναι MindOnMap. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε τόσο online όσο και offline.
Πώς δημιουργώ μια ροή εργασίας στο Excel;
Για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής εργασίας στο Excel, ξεκινήστε πρώτα το λογισμικό. Στη συνέχεια, εισαγάγετε τα βήματα της ροής εργασίας σας σε στήλες, ξεκινώντας από το κελί A1. Στη συνέχεια, προσθέστε λεπτομέρειες ή περιγραφές σε παρακείμενες στήλες. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εισάγετε καρτέλα για να προσθέσετε σχήματα και βέλη και να τα συνδέσετε. Τώρα, μορφοποιήστε και προσαρμόστε το φύλλο εργασίας όπως απαιτείται. Τέλος, αποθηκεύστε το αρχείο σας.
συμπέρασμα
Συνοψίζοντας, η κατανόηση του τι είναι η ροή εργασίας μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε αποτελεσματικά τις εργασίες. Επιπλέον, σε αυτήν την ανάρτηση, έχετε μάθει πώς να δημιουργείτε γραφήματα ροής εργασιών. Τώρα, η δημιουργία γραφήματος είναι πιο εύκολη από ποτέ. Μεταξύ των παρεχόμενων εργαλείων, MindOnMap ξεχωρίζει περισσότερο. Προσφέρει πολλές επιλογές για χειροτεχνία διαγράμματα ροής εργασίας. Στην πραγματικότητα, όχι μόνο η ροή εργασίας αλλά και άλλοι τύποι διαγραμμάτων. Τέλος, είναι ένα απλό εργαλείο που ταιριάζει τόσο σε αρχάριους όσο και σε επαγγελματίες. Έτσι, για να μάθετε περισσότερα για τις πλήρεις δυνατότητες και τις δυνατότητες του, δοκιμάστε το τώρα!
