Χαρτογράφηση διαδικασιών στην επιχείρηση: Πώς και πότε πρέπει να τη χρησιμοποιείτε
Χαρτογράφηση επιχειρηματικής διαδικασίας είναι ένα από αυτά που πρέπει να γνωρίζετε εάν θέλετε να ιδρύσετε μια επιχείρηση. Γιατί; Διότι υπάρχουν κάποιες μελέτες που δείχνουν ότι αυτού του είδους η μέθοδος στη χαρτογράφηση μπορεί να δείξει διαφάνεια, σαφήνεια, συστηματικό έλεγχο και καλούς λειτουργικούς κανόνες στην επιχείρηση. Είναι σημαντικό να επιτύχετε αυτούς τους παράγοντες για να εξασκήσετε αποτελεσματική προβολή των εργαζομένων και των διαδικασιών στις διαπραγματεύσεις σας. Ωστόσο, θα ήταν καλύτερο να έχετε κάποιες γνώσεις σχετικά με τη χαρτογράφηση διαδικασιών, επειδή αυτό θα είναι ο οδηγός σας για τη δημιουργία μιας επιτυχημένης επιχειρηματικής διαδικασίας εξαρχής. Επομένως, φροντίστε τον εαυτό σας και ας αρχίσουμε να κατανοούμε τη σημασία, τη χρήση και τη διαδικασία των συμβόλων χάρτη.
- Μέρος 1. Τι ακριβώς είναι η χαρτογράφηση διαδικασίας
- Μέρος 2. Δημοφιλή σύμβολα διαγραμμάτων χάρτη διεργασιών που πρέπει να γνωρίζετε
- Μέρος 3. Πότε να χρησιμοποιήσετε τον χάρτη διεργασιών
- Μέρος 4. Πώς να δημιουργήσετε έναν χάρτη διαδικασίας Πλήρεις οδηγίες
- Μέρος 5. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη χαρτογράφηση διαδικασίας
Μέρος 1. Τι ακριβώς είναι η χαρτογράφηση διαδικασίας
Η χαρτογράφηση διαδικασίας είναι μια πράξη δημιουργίας μιας οπτικής αναπαράστασης που απεικονίζει τη διαδικασία και τη ροή εργασίας εντός της στρατηγικής της εργασίας. Με άλλα λόγια, ένας χάρτης διαδικασίας είναι όπου θα δείτε την περιγραφή και την απεικόνιση του τρόπου με τον οποίο γίνεται το πράγμα. Ως εκ τούτου, το περίγραμμα ενός χάρτη διεργασιών θα πρέπει να περιέχει βήματα, αναγνώριση των κατόχων εργασιών και ένα χρονοδιάγραμμα για το πότε αναμένεται να ολοκληρωθεί η εργασία. Και αυτό είναι η χαρτογράφηση διαδικασιών.
Επιπλέον, πρέπει να γνωρίζετε ότι υπάρχουν διάφορα είδη χαρτών διεργασιών. Αυτοί οι χάρτες διαδικασιών είναι ό,τι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στην επιχειρηματική σας διαδικασία και αυτοί είναι το διάγραμμα ροής, το διάγραμμα αλυσίδων προστιθέμενης αξίας, το διάγραμμα ροής διεργασιών και πολλά άλλα. Αντίστοιχα, οι χάρτες διεργασιών συνοδεύονται από τόνους συμβόλων που υποδεικνύουν τις έννοιες της διαδικασίας. Ωστόσο, επειδή μόλις ξεκινάτε, καλύτερα να χρησιμοποιήσετε μόνο τα πιο σημαντικά που θα παρουσιάσουμε παρακάτω.
Μέρος 2. Δημοφιλή σύμβολα διαγραμμάτων χάρτη διεργασιών που πρέπει να γνωρίζετε
Τα παρακάτω είναι μόνο μερικά από τα πολλά σύμβολα σε έναν χάρτη διεργασιών. Τα καθορισμένα σύμβολα είναι αυτά που δίνουν μεγάλη σημασία στη δημιουργία ενός χάρτη διεργασιών.
Δραστηριότητα - Αυτό το σύμβολο είναι μια περιγραφή της πραγματικής εργασίας ή εργασίας. Επιπλέον, θα πρέπει να εμφανίζεται στον χάρτη ροής διεργασιών με μία εργασία ανά δραστηριότητα για να διακρίνει εύκολα οποιοδήποτε σημείο αστοχίας.
Τερματική δραστηριότητα - Είναι το σύμβολο που δείχνει την έναρξη της διαδικασίας καθώς και το τέλος της. Σε έναν χάρτη διεργασιών, είναι εντάξει να βάλετε πολλά σύμβολα δραστηριότητας τερματικού. Άλλωστε, μπορεί να υπάρχουν πολλά σημεία έναρξης και λήξης σε μια διαδικασία.
Απόφαση - Όπως υποδηλώνει το όνομά του, αυτό το σύμβολο απεικονίζει την απόφαση ή μια απάντηση στο πρόβλημα. Επίσης, τα βέλη που συνδέονται με αυτό θα πρέπει να περιέχουν απαντήσεις ναι ή όχι.
Επιθεώρηση - Αυτό το σύμβολο υποδεικνύει ότι πρέπει να γίνει επιθεώρηση στη διαδικασία. Αυτό το σύμβολο επιθεώρησης παίζει ουσιαστικό ρόλο στο διάγραμμα του χάρτη διαδικασίας, ειδικά στη διαδικασία ελέγχου, δοκιμής και αναθεώρησης.
Αποθήκευση - Εάν θέλετε να εμφανίσετε κάτι που έχει αποθηκευτεί εδώ και αρκετό καιρό, αυτό το σύμβολο είναι αυτό που πρέπει να χρησιμοποιήσετε. Θα πρέπει να αναφέρει την περιγραφή του αντικειμένου, από πού προήλθε και τον προορισμό του.
Είσοδος ή Έξοδος - Όπως λέει και το όνομά του, αυτό το σύμβολο περιέχει τις εισόδους και τις εξόδους ως απόκριση στους προηγούμενους χαρακτήρες της διαδικασίας.
Γραμμή σύνδεσης - Αυτή η γραμμή θα συνδέσει τα σύμβολα που πρέπει να συνδέσετε. Επιπλέον, υποδεικνύει επίσης τη διαδρομή της διαδικασίας και, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, μπορείτε να βάλετε σημειώσεις σε αυτήν τη γραμμή σύνδεσης που σηματοδοτούν την απάντηση στην απόφαση στον χάρτη ροής της διαδικασίας.
Μέρος 3. Πότε να χρησιμοποιήσετε τον χάρτη διεργασιών
Πότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε έναν χάρτη διεργασιών; Λοιπόν, εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε έναν χάρτη διαδικασιών μόλις διαχειρίζεστε ήδη άτομα και μετοχές. Επειδή, όπως σας είπαμε προηγουμένως, ένας χάρτης διαδικασιών στην επιχείρηση θα δείξει τη διαφάνεια στη λειτουργία της επιχείρησής σας. Επιπλέον, θα μειώσει επίσης τα σφάλματα στη διαδικασία, καθώς όλοι θα μπορούν να δουν και να μελετήσουν τον χάρτη. Όχι μόνο αυτό, για να εντοπίσετε υπερβολές και αποκλίσεις στο αντικείμενο που πρέπει να διαχειριστείτε, αυτός ο χάρτης διαδικασίας θα σας βοηθήσει πολύ. Χρησιμοποιώντας τα παραπάνω σύμβολα του χάρτη διεργασιών, θα εντοπίσετε γρήγορα τους παράγοντες που χρειάζονται διεξοδική διερεύνηση.
Μέρος 4. Πώς να δημιουργήσετε έναν χάρτη διαδικασίας Πλήρεις οδηγίες
Εάν θέλετε να εξασκήσετε αυτό που μόλις μάθατε, σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε το νούμερο ένα εργαλείο χαρτογράφησης διαδικασιών σε όλο τον κόσμο, MindOnMap. Επιπλέον, αυτό το εργαλείο θα σας επιτρέψει να δοκιμάσετε επαγγελματικούς χάρτες διαδικασιών με τις πιο προσιτές διαδικασίες που μπορούν να ακολουθήσουν εύκολα οι ερασιτέχνες. Το γεγονός ότι το MinOnMap είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο κάνει όλο και περισσότερους χρήστες να αλλάζουν. Γιατί; Επειδή, σε αντίθεση με τα άλλα εργαλεία χαρτογράφησης που βασίζονται στον ιστό, το MindOnMap προσφέρει την πιο ασφαλή και αξιόπιστη συνάντηση ποτέ. Φανταστείτε ότι δεν θα συναντούσατε διαφημίσεις που θα σας διακόψουν.
Επιπλέον, θα απολαύσετε τη χρήση των συμβόλων χάρτη διεργασιών που έχει αυτό το εργαλείο, καθώς προσφέρει εξαιρετικά σχήματα, χρώματα, συνδέσμους, εικονίδια και στυλ που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλα δωρεάν! Α, για να μην αναφέρουμε την ικανότητά του να μοιράζεται το χάρτη σας στο διαδίκτυο για μια πιο προσιτή παρουσίαση και συνεργασία με την ομάδα σας! Λοιπόν, τι περιμένεις? Συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για τον χάρτη διαδικασιών σας και, στη συνέχεια, ακολουθήστε αμέσως το παρακάτω βήμα.
Ασφαλής λήψη
Ασφαλής λήψη
Μεταβείτε στο πρόγραμμα περιήγησής σας και μεταβείτε στον επίσημο ιστότοπο του. Μόλις το φτάσετε, κάντε κλικ στο Δημιουργήστε τον χάρτη του μυαλού σας και συνδεθείτε χρησιμοποιώντας το email σας.
Μόλις συνδεθείτε, μεταβείτε στο Νέος και αρχίστε να επιλέγετε ένα πρότυπο για τον χάρτη ροής διεργασιών σας. Σε αυτή τη σημείωση, καλύτερα να επιλέξετε το Οργανοδιάγραμμα χάρτη (κάτω).
Τώρα στην κύρια διεπαφή, ξεκινήστε την επέκταση του χάρτη προσθέτοντας κόμβους. Χτύπα το ΑΥΤΙ κλειδί για να προσθέσετε έναν κόμβο. Στη συνέχεια, οργανώστε ελεύθερα κάθε βάση κόμβου σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
Τώρα, ας ακολουθήσουμε τα βασικά σύμβολα για να τον κάνουμε χάρτη διαδικασίας. Αλλάξτε το σχήμα και τα χρώματα των κόμβων. Κάντε κλικ σε κάθε κόμβο και μεταβείτε στο Γραμμή μενού να αλλάξει το σχήμα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Στυλκαι επιλέξτε ανάμεσα στις επιλογές κάτω από το Σχήμα. Επίσης, για να αλλάξετε τα χρώματα, μεταβείτε και πλοηγηθείτε στο Χρώμα επιλογή δίπλα στο σχήμα.
Μπορείτε προαιρετικά να εφαρμόσετε ένα φόντο στον χάρτη ροής διεργασιών σας. Στην ίδια γραμμή μενού, μεταβείτε στο Θέμα, μετά κάντε κλικ στο σκηνικό. Επιλέξτε ανάμεσα στα όμορφα χρώματα και τις υφές πλέγματος που θέλετε.
Τέλος, αποθηκεύστε ή εξάγετε τον χάρτη διαδικασίας. Κτύπημα CTRL+S στο πληκτρολόγιό σας για αποθήκευση, κάντε κλικ στο Εξαγωγή και επιλέξτε να επιλέξετε μια μορφή.
Μέρος 5. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη χαρτογράφηση διαδικασίας
Μπορώ να χρησιμοποιήσω το PowerPoint στη χαρτογράφηση διεργασιών;
Ναί. Το PowerPoint μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έναν χάρτη διεργασιών, καθώς συνοδεύεται από μια λειτουργία SmartArt που περιέχει έτοιμα πρότυπα.
Ποιο είναι το μειονέκτημα της δημιουργίας ενός χάρτη διαδικασιών;
Τα μειονεκτήματα της δημιουργίας ενός χάρτη διεργασιών είναι η ίδια η διαδικασία γιατί η δημιουργία ενός χάρτη θα καταναλώσει χρόνο. Επίσης, θα ήταν καλύτερο να είστε εξοικειωμένοι με τα σύμβολα που θα χρησιμοποιήσετε.
Υπάρχει ένα δωρεάν πρότυπο χάρτη διεργασιών για ένα βασικό διάγραμμα ροής στο Excel;
Ναί. Το Excel διαθέτει διαθέσιμα πρότυπα χαρτών διεργασιών για ένα βασικό διάγραμμα ροής. Για να τα βρείτε, μεταβείτε στο Insert>Illustrations>SmartArt. Ή μπορείτε να κάνετε κλικ εδώ για να εξερευνήσετε περισσότερα διαθέσιμα πρότυπα χαρτών επεξεργασίας.
συμπέρασμα
Θα πρέπει να γνωρίζετε μέχρι τώρα τις βασικές αρχές της χαρτογράφησης διαδικασιών. Πράγματι, απαιτούνται γνώσεις και δεξιότητες για τη δημιουργία ενός. Γι' αυτό σας παρουσιάσαμε τον καλύτερο σύντροφο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, το MindOnMap φτιάξτε έναν χάρτη διαδικασιών εύκολα. Έτσι, για να κάνετε αυτή την εργασία βολική, δοκιμάστε το καλύτερο εργαλείο τώρα!
