Αποκάλυψη Ορισμός, Εργαλεία και Διαδικασία Ανάλυσης Κενών

Εάν είστε στον κόσμο των επιχειρήσεων, σκέφτεστε μόνο ένα πράγμα, και αυτό είναι να αναπτυχθείτε. Και έτσι, κάνετε σχέδια και στρατηγικές για να το φέρετε στο επόμενο επίπεδο. Ωστόσο, η δημιουργία επιχειρηματικών στόχων θα μπορούσε να είναι δύσκολη αν δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε. Τώρα, εκεί μπαίνει η ανάλυση κενών. Μια ανάλυση κενού θα γεφυρώσει την τρέχουσα απόδοση της επιχείρησής σας στους επιθυμητούς στόχους σας. Με απλά λόγια, ψάχνετε τι λείπει για να πετύχετε τους στόχους και τα σχέδιά σας. Εδώ, κατανοήστε το ανάλυση χάσματος νόημα και μάθετε πώς να δημιουργείτε τη δική σας ανάλυση.

• Μέρος 1. Τι είναι η Ανάλυση Κενών
• Μέρος 2. Εργαλεία Ανάλυσης Κενών
• Μέρος 3. Πώς να κάνετε ανάλυση χάσματος
• Μέρος 4. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με το τι είναι η ανάλυση χάσματος

Μέρος 1. Τι είναι η Ανάλυση Κενών

Η ανάλυση χάσματος ονομάζεται επίσης ανάλυση αναγκών. Είναι μια μέθοδος που αξιολογεί την τρέχουσα απόδοση της επιχείρησης με την αναμενόμενη. Οι εταιρείες το χρησιμοποιούν για να προσδιορίσουν εάν επιτυγχάνουν τους στόχους τους και αν χρησιμοποιούν τους πόρους καλύτερα. Η λέξη «κενό» αντιπροσωπεύει τη διαφορά μεταξύ της τρέχουσας κατάστασής σας και των μελλοντικών σας στόχων. Η ανάλυση κενών παρέχει ένα δομημένο πλαίσιο για να εντοπίσετε πού βρίσκεστε και πού θέλετε να βρίσκεστε. Επίσης, προσδιορίστε ποια βήματα χρειάζονται για να γεφυρωθεί αυτό το χάσμα. Η ανάλυση κενών είναι απαραίτητη για κάθε είδους οργανωτική απόδοση. Με αυτό, οι εταιρείες μπορούν να επαναξιολογήσουν τους στόχους τους για να διαπιστώσουν εάν τους επιτυγχάνουν.

Πίσω στη δεκαετία του 1980, οι άνθρωποι χρησιμοποιούσαν την ανάλυση χάσματος μαζί με την ανάλυση διάρκειας. Η ανάλυση κενών είναι λίγο πιο περίπλοκη και δεν χρησιμοποιείται τόσο συχνά όσο η ανάλυση διάρκειας. Ωστόσο, μπορεί να σας βοηθήσει να γνωρίζετε πόσο ευάλωτοι είστε σε αλλαγές στα επιτόκια και σε άλλα οικονομικά στοιχεία.

Μέρος 2. Εργαλεία Ανάλυσης Κενών

Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα εργαλεία για τη διεξαγωγή μιας ανάλυσης χάσματος. Τώρα, ας εξερευνήσουμε πέντε χρήσιμα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για τη διεξαγωγή ανάλυσης χάσματος:

1. Ανάλυση SWOT

SWOT σημαίνει Δυνατά, Αδυναμίες, Ευκαιρίες και Απειλές. Είναι ένα εργαλείο που σας βοηθά να κατανοήσετε την τρέχουσα θέση σας προσδιορίζοντας τα εσωτερικά και εξωτερικά στοιχεία. Θα μάθετε σε τι είστε καλοί (δυνατά σημεία) και πού χρειάζεστε βελτίωση (αδυναμίες). Επίσης, τι είναι δυνητικά επωφελές (ευκαιρίες) και τι μπορεί να δημιουργήσει προκλήσεις (απειλές). Η ανάλυση SWOT σάς δίνει μια ευρεία εικόνα της κατάστασής σας, διευκολύνοντας τον καθορισμό στόχων και στρατηγικών.

2. Συγκριτική αξιολόγηση

Η συγκριτική αξιολόγηση είναι ένα άλλο εργαλείο ανάλυσης κενών. Περιλαμβάνει τη σύγκριση της απόδοσής σας με τα πρότυπα άλλων παρόμοιων οργανισμών. Σας βοηθά να δείτε πού βρίσκεστε σε σχέση με τους ανταγωνιστές ή τους συνομηλίκους σας. Μελετώντας τι κάνουν καλά οι άλλοι, μπορείτε να μάθετε πώς να βελτιώνεστε και να επιτυγχάνετε τους στόχους σας πιο αποτελεσματικά.

3. Mind Mapping

Η χαρτογράφηση μυαλού είναι ένα οπτικό εργαλείο που σας επιτρέπει να οργανώσετε τις σκέψεις και τις ιδέες σας με δομημένο τρόπο. Είναι σαν να δημιουργείς ένα διάγραμμα όπου βάζεις την τρέχουσα κατάστασή σου. Στη συνέχεια, στο κέντρο και μετά διακλαδώστε με σχετικές πτυχές, στόχους και ενέργειες. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε πιο καθαρά τις συνδέσεις, τα κενά και τις ευκαιρίες.

4. Τεχνική PERT

Το PERT αντιπροσωπεύει τεχνικές αξιολόγησης και αναθεώρησης προγράμματος. Χρησιμεύει ως εργαλείο διαχείρισης έργου που χρησιμοποιείται για την αξιολόγηση των εργασιών σε ένα χρονοδιάγραμμα. Σας βοηθά επίσης να υπολογίσετε πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε ένα έργο. Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν αυτό το εργαλείο για να οργανώσουν τις εργασίες σε ένα έργο. Ταυτόχρονα, καθορίστε ένα χρονοδιάγραμμα που προωθεί την αποτελεσματική εκτέλεση του συντονισμού των εργασιών.

5. Διάγραμμα Fishbone

Το διάγραμμα Fishbone είναι ένα άλλο εργαλείο ανάλυσης κενών που μπορεί να σας βοηθήσει. Σας επιτρέπει να εξερευνήσετε τις αιτίες πίσω από ένα συγκεκριμένο ζήτημα ή κενό. Φανταστείτε να σχεδιάζετε ένα διάγραμμα σε σχήμα ψαριού με το θέμα στο «κεφάλι» του ψαριού και τα «κόκαλα» να διακλαδίζονται για να αντιπροσωπεύουν πιθανές αιτίες. Χαρτογραφώντας οπτικά τις αιτίες, μπορείτε να δείτε ποιοι παράγοντες μπορεί να συμβάλλουν στο χάσμα. Έτσι διευκολύνεται η αντιμετώπιση των βασικών ζητημάτων.

6. Μοντέλο Nadler-Tushman

Το μοντέλο Nadler-Tushman θεωρείται συχνά ως το πιο δυναμικό. Εξετάζει προσεκτικά πώς μια επιχειρηματική διαδικασία επηρεάζει μια άλλη και εντοπίζει τα κενά που μπορούν να επιβραδύνουν την αποτελεσματικότητα. Προσφέρει μια ολοκληρωμένη προοπτική για τις επιχειρησιακές διαδικασίες του οργανισμού σας. Καλύπτει τα πάντα, από εκεί που ξεκινούν όλα (είσοδος) έως εκεί που τελειώνουν (έξοδος).

7. Μοντέλο McKinsey 7S

Το μοντέλο McKinsey 7s είναι ένα άλλο εργαλείο που ελέγχει επτά σημαντικά πράγματα μέσα σε μια επιχείρηση. Το δημιούργησε η συμβουλευτική εταιρεία McKinsey. Το πλαίσιο 7S χρησιμεύει για να δει αν μια εταιρεία ανταποκρίνεται στους στόχους της. Επιπλέον, αυτό το μοντέλο συνδέει την παρούσα και τη μελλοντική κατάσταση.

Μέρος 3. Πώς να κάνετε ανάλυση χάσματος

Αν αναρωτιέστε πώς να κάνετε μια ανάλυση κενών, υπάρχουν 4 απλά βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε. Ανεξάρτητα από το ποια είναι η εταιρεία ή ο κλάδος σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα βήματα για να πραγματοποιήσετε μια ανάλυση κενού.

Βήμα #1. Προσδιορίστε την τρέχουσα κατάστασή σας

Ξεκινήστε αξιολογώντας και κατανοώντας διεξοδικά την τρέχουσα κατάσταση της επιχείρησής σας. Συλλέξτε δεδομένα και αξιολογήστε τους πόρους σας. Τέλος, εξετάστε τις υπάρχουσες διαδικασίες σας για να δημιουργήσετε μια σαφή εικόνα της κατάστασής σας. Εδώ, πρέπει να αναφέρετε όλες τις μεταβλητές που συμβάλλουν στο πρόβλημα της επιχείρησής σας.

Βήμα #2. Καθορίστε την Επιθυμητή Κατάσταση

Προσδιορίστε το επιθυμητό αποτέλεσμα ή πού θέλετε να είστε στο μέλλον. Η επιθυμητή κατάσταση πρέπει να είναι συγκεκριμένη και εφικτή. Με αυτόν τον τρόπο, θα χρησιμεύσει ως σαφής στόχος. Επίσης, σε αυτό το βήμα, έχετε ατελείωτες δυνατότητες. Έτσι, ονειρευτείτε ψηλά στην επιθυμητή κατάσταση στο μέλλον.

Βήμα #3. Προσδιορίστε τα κενά

Βήμα #4. Αναπτύξτε ένα σχέδιο δράσης

Αφού εντοπίσετε τα κενά, δημιουργήστε ένα λεπτομερές σχέδιο δράσης. Θα πρέπει να περιγράφει τα συγκεκριμένα βήματα που απαιτούνται για να γεφυρωθούν αυτές οι διαφορές. Αυτό το σχέδιο πρέπει να είναι πρακτικό και εφικτό. Έτσι, μπορεί να βοηθήσει τις προσπάθειές σας να κλείσετε τα κενά και να φτάσετε στην επιθυμητή κατάσταση.

Τώρα που ξέρετε πώς να κάνετε μια ανάλυση κενού, εδώ είναι ένα διάγραμμα για την αναφορά σας.

Λάβετε μια λεπτομερή ανάλυση κενού.

Το να έχετε ένα διάγραμμα ανάλυσης χάσματος σας βοηθά να το κατανοήσετε καλύτερα, σωστά; Δεν θα ήταν δυνατό χωρίς τη βοήθεια του καλύτερου κατασκευαστή διαγραμμάτων— του MindOnMap. Αποτελεί μια από τις κορυφαίες επιλογές για τη διεξαγωγή ανάλυσης χάσματος.

Το MindOnMap είναι ένας διαδικτυακός κατασκευαστής διαγραμμάτων στον οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε διάφορα δημοφιλή προγράμματα περιήγησης. Προσφέρει επίσης μια έκδοση εφαρμογής που μπορείτε να κατεβάσετε στον προσωπικό σας υπολογιστή Windows ή Mac. Η διαισθητική διεπαφή του σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα της επιλογής σας με ευκολία. Επιπλέον, το MindOnMap παρέχει πολλές επιλογές διαγράμματος επεξεργασίας. Με αυτό, μπορείτε να προσθέσετε κείμενο, σχήματα, γραμμές, γεμίσματα χρωμάτων και πολλά άλλα. Εκτός από τα διαγράμματα ανάλυσης χάσματος, προσφέρει και άλλες επιλογές και πρότυπα διαγραμμάτων. Περιλαμβάνει έναν δεντροχάρτη, οργανόγραμμα, διάγραμμα ψαροκόκαλου και ούτω καθεξής.

Στα αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά του περιλαμβάνονται οι δυνατότητες συνεργασίας. Σας δίνει τη δυνατότητα να εργάζεστε μαζί με ομάδες σε πραγματικό χρόνο. Μπορεί επίσης να ενσωματώσει διάφορες πηγές δεδομένων, καθιστώντας το μια ευέλικτη λύση για τις επιχειρήσεις. Εξασφαλίζει ότι μπορείτε να γεφυρώσετε το χάσμα ανάμεσα στο πού βρίσκεστε και στο πού θέλετε να βρίσκεστε.

Μέρος 4. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με το τι είναι η ανάλυση χάσματος