Διάγραμμα Gantt: Ορισμός, Πλεονέκτημα στη χρήση του και Τρόπος Χρήσης

Εάν χρειάζεστε βοήθεια για τον σωστό προγραμματισμό, τη διαχείριση και την παρακολούθηση εργασιών ή έργων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Γράφημα Gantt για να τα οργανώσετε. Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με το Γράφημα Gantt, θα συζητήσουμε μαζί σας όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που χρειάζεστε για το Γράφημα Gantt. Διαβάζοντας αυτή την ανάρτηση, θα μάθετε τα οφέλη και τι είναι ένα διάγραμμα Gantt.

• Μέρος 1. Τι είναι ένα γράφημα Gantt
• Μέρος 2. Σε ποιες περιπτώσεις χρησιμοποιείται το γράφημα Gantt
• Μέρος 3. Εναλλακτικές λύσεις γραφήματος Gantt
• Μέρος 4. Δημιουργοί γραφημάτων Gantt
• Μέρος 5. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με το τι είναι ένα διάγραμμα Gantt

Μέρος 1. Τι είναι ένα γράφημα Gantt

Τα γραφήματα Gantt χρησιμοποιούνται συνήθως στη διαχείριση έργων και είναι ένα από τα πιο χρησιμοποιούμενα γραφικά για την παρουσίαση δραστηριοτήτων. Τα γραφήματα Gantt χρησιμοποιούνται ευρέως για έργα σε βαριές βιομηχανίες, όπως η κατασκευή φραγμάτων, δρόμων, αυτοκινητοδρόμων και γεφυρών. Χρησιμοποιείται επίσης συνήθως στην ανάπτυξη λογισμικού και στα κτίρια. Πολλές εταιρείες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων χρησιμοποιούν επίσης αυτήν την απεικόνιση για να σχεδιάσουν τους στόχους τους. Πώς μοιάζει όμως ένα γράφημα Gantt; Ένα γράφημα Gantt αποτελείται από οριζόντιες γραμμές με διαφορετικά μήκη, που αντιπροσωπεύουν το χρονοδιάγραμμα του έργου, συμπεριλαμβανομένων των ακολουθιών εργασιών, της διάρκειας και των ημερομηνιών έναρξης και λήξης κάθε εργασίας. Οι οριζόντιες ράβδοι δείχνουν επίσης πόσο εκτελείται η εργασία.

Επιπλέον, το Γράφημα Gantt δείχνει το χρονοδιάγραμμα του έργου για την παρακολούθηση και τον προγραμματισμό των σχεδίων και των εργασιών που πρέπει να ολοκληρώσετε με την πάροδο του χρόνου. Και θα δείτε στην αριστερή πλευρά του Διαγράμματος Gantt τη λίστα με τις δραστηριότητες που θα κάνετε και στην κορυφή του Διαγράμματος Gantt είναι η χρονική κλίμακα. Εν ολίγοις, το Γράφημα Gantt είναι ένας πίνακας ή μια αναπαράσταση που σας δείχνει τι πρέπει να κάνετε σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή ώρα ανάλογα με το πρόγραμμά σας.

Τώρα που γνωρίζετε τον ορισμό του γραφήματος Gantt, ας καταλάβουμε τώρα σε τι χρησιμοποιείται το γράφημα Gantt.

Μέρος 2. Σε ποιες περιπτώσεις χρησιμοποιείται το γράφημα Gantt

Τα διαγράμματα Gantt χρησιμοποιούνται πάντα σε διαφορετικούς κλάδους. ακόμη και οι μαθητές χρησιμοποιούν αυτό το διάγραμμα. Ακόμη και έναν αιώνα μετά την εισαγωγή του Gantt Chart, εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως και απαραίτητο για πολλούς ανθρώπους. Το 1999, το Gantt Chart ήταν ένα από τα πιο χρησιμοποιημένα εργαλεία διαχείρισης για τον προγραμματισμό και τον έλεγχο έργων. Η διεπαφή του είναι απλή, όπου ο κατακόρυφος άξονας είναι όπου μπορείτε να βρείτε τις εργασίες, ενώ η δραστηριότητα, τα χρονικά διαστήματα και η διάρκεια εμφανίζονται στον οριζόντιο άξονα. Τα γραφήματα Gantt χρησιμοποιούνται συνήθως στην κατασκευή, τη συμβουλευτική, το μάρκετινγκ, την κατασκευή, το ανθρώπινο δυναμικό, την ανάπτυξη λογισμικού και τον προγραμματισμό εκδηλώσεων. Μερικά σημαντικά πλεονεκτήματα της χρήσης των Διαγραμμάτων Gantt είναι ότι μπορεί να προσδιορίσει εργασίες που μπορείτε να κάνετε παράλληλα και δραστηριότητες που δεν μπορούν να ξεκινήσουν ή να ολοκληρωθούν μέχρι να ολοκληρωθούν άλλες προγραμματισμένες εργασίες.

Επιπλέον, το Γράφημα Gantt αποτρέπει πιθανά σημεία συμφόρησης και προσδιορίζει τις εργασίες που εξαιρούνται από το χρονοδιάγραμμα του έργου. Προσδιορίζει επίσης καθυστερημένο χρόνο εργασίας ή επιπλέον χρόνο για την ολοκλήρωση μιας εργασίας που δεν πρέπει να καθυστερεί το έργο και κρίσιμες εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν σε εύθετο χρόνο. Τα γραφήματα Gantt είναι επίσης εξαιρετικά αναπαραστατικά γραφήματα για τη διαχείριση μεγάλων έργων όλων των μεγεθών και τύπων. Χρησιμοποιώντας ένα γράφημα Gantt, θα γνωρίζετε επίσης τι πρέπει να δώσετε προτεραιότητα πριν κάνετε τις άλλες εργασίες. Αν και το διάγραμμα Gantt μπορεί να διαφέρει σε πολυπλοκότητα και βάθος, έχει πάντα αυτά τα τρία στοιχεία:

◆ Δραστηριότητες ή εργασίες που πρέπει να γίνουν στον άξονα y.

◆ Η πρόοδος των δραστηριοτήτων σας κατά μήκος του άξονα x (είτε στην κορυφή είτε στο κάτω μέρος του γραφήματος).

◆ Οι γραμμές προόδου αντιπροσωπεύονται από τις οριζόντιες ράβδους, οι οποίες υποδηλώνουν πόσο χρόνο έχει προγραμματιστεί κάθε εργασία σε ένα δεδομένο σημείο.

Μέρος 3. Εναλλακτικές λύσεις γραφήματος Gantt

Εάν δεν επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε ένα γράφημα Gantt, υπάρχουν επίσης εναλλακτικές λύσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προγραμματίσετε τις εργασίες ή τις δραστηριότητές σας.

1. Λίστες

Τόπος αγώνων είναι ευέλικτα και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία μιας δομής ανάλυσης εργασίας. Είναι συνήθως η πιο χρήσιμη μέθοδος όταν χρειάζεται η ομάδα να δώσει προτεραιότητα στις προτεραιότητες των εργασιών. Επιπλέον, μπορείτε να αλλάξετε αμέσως τη λίστα για να αντικατοπτρίζει τις πιο κρίσιμες πληροφορίες που απαιτούνται για να παραμείνετε στο μονοπάτι σας. Παρά τις διαφορές, οι λίστες είναι παρόμοιες με τα Διαγράμματα Gantt. δεν είναι ενιαία εργαλεία διαχείρισης έργου. Ωστόσο, εάν χρειάζεται να παρακολουθείτε τις εξαρτήσεις για το έργο σας, οι λίστες δεν είναι το προτιμότερο εργαλείο για χρήση.

2. Πίνακες Kanban

Πίνακες Kanban είναι η καλύτερη αναπαράσταση που δείχνει μια οπτική γραμμή για τη διατήρηση των εργασιών σας σε καλό δρόμο. Είναι μια μέθοδος που χρησιμοποιείται για έργα που δεν χρειάζονται ιεράρχηση των στρατηγικών εξάρτησης. Αλλά το καλό με τη χρήση αυτής της μεθόδου είναι ότι μπορεί να σας βοηθήσει να περιορίσετε την εργασία σας σε εξέλιξη ανά κατάσταση ροής εργασίας. Οι πίνακες Kanban περιέχουν μια κάρτα (η οποία αντιπροσωπεύει την εργασία) που μετακινείται σε κάθε στήλη (που αντιπροσωπεύει την κατάσταση ροής εργασίας) από αριστερά προς τα δεξιά μέχρι να φτάσει στην κατάσταση ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ. Επιπλέον, οι πίνακες Kanban είναι καλοί για τη διαχείριση αυτών των έργων: Εκτέλεση αιτημάτων συντήρησης, δημιουργία περιεχομένου μέσων κοινωνικής δικτύωσης, διαχείριση διοχέτευσης πωλήσεων, συνεντεύξεις με υποψηφίους και παρακολούθηση αποθέματος.

3. Χρονοδιάγραμμα

Με το Timeline, μπορείτε να καταγράψετε όλες τις εργασίες με διαδοχική σειρά. Αυτή η μέθοδος μπορεί να μοιάζει πολύ με τα γραφήματα Gantt, αλλά μπορείτε να τα διαφοροποιήσετε ανάλογα με την εξάρτησή τους από ένα δισδιάστατο γράφημα. Ένα χρονοδιάγραμμα δείχνει τη χρονολογική σειρά των εργασιών ή των προθεσμιών που πρέπει να κάνετε. Επιπλέον, το Timeline είναι εύκολο να το κάνετε σε σύγκριση με άλλα γραφήματα διαχείρισης χρόνου. Εάν θέλετε να παρουσιάσετε μια σύντομη επισκόπηση του κύκλου ζωής του έργου σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Timeline για να το εμφανίσετε.

4. Λευκοί πίνακες

Λευκοί πίνακες είναι το καλύτερο εργαλείο εάν έχετε συνεδρίες καταιγισμού ιδεών για να εργαστείτε με την ομάδα σας πιο αποτελεσματικά. Εάν κατασκευάζετε ιδέες και σχέδια για την επιχείρησή σας, ο Whiteboard είναι ένα απαραίτητο εργαλείο. Επιπλέον, οι φυσικοί πίνακες είναι πολύ χρήσιμοι σε περιβάλλον γραφείου, ειδικά όταν θέλετε να εφαρμόσετε γρήγορη επίλυση προβλημάτων μεταξύ των ατόμων στο γραφείο σας. Και όπως δήλωσε ο Zab Evans, Διευθύνων Σύμβουλος της ClickUp, «Οι λευκοί πίνακες είναι ζωτικής σημασίας για την ομαδική συνεργασία, ακόμη και όταν οι εταιρείες μεταβαίνουν σε ρυθμίσεις απομακρυσμένης ή υβριδικής εργασίας. Η εμφάνιση συνεργατικών λύσεων στον πίνακα καλύπτει το κενό στο πώς οι μακρινές ομάδες συζητούν και δημιουργούν ιδέες. Δεδομένου ότι η παγκόσμια αγορά για διαδραστικούς πίνακες αναμένεται να φτάσει το $2,31 δισεκατομμύρια έως το 2025, είναι προφανές πόσο ευρέως χρησιμοποιούνται αυτά τα προϊόντα».

5. Πίνακες Scrum

Εάν έχετε άμεσα προβλήματα που πρέπει να λύσετε, Πίνακες Scrum είναι το καλύτερο εργαλείο για χρήση. Τα Scrum Boards, γνωστά και ως Sprint Boards, είναι μια οπτική αναπαράσταση της δραστηριότητας που πρέπει να γίνει άμεσα. Με τα Scrum Boards, μπορείτε να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα και την επικοινωνία της ομάδας σας, επειδή διασφαλίζει ότι όλοι εργάζονται σε μια εργασία που έχει ανατεθεί σε κάθε άτομο. Επιπλέον, μπορεί να εντοπίσει τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν και να παρακολουθεί ένα ενεργό έργο σπριντ. Οι πίνακες Scrum παραθέτουν τα έργα Εκκρεμότητες, Σε εξέλιξη και Ολοκληρωμένα

6. Mind Maps

Mind Maps ή Τα Διαγράμματα Δικτύου Έργου είναι από τις καλύτερες εναλλακτικές για τα Διαγράμματα Gantt. Είναι το ιδανικό εργαλείο για καταιγισμό ιδεών και σχεδιασμό έργου. Στο κέντρο ενός νοητικού χάρτη, θα δείτε το κύριο θέμα ή την κεντρική ιδέα. Και από την κεντρική ιδέα, χαράσσονται γραμμές για να συνδεθούν με άλλες σχετικές ιδέες, οι οποίες συνεχίζονται και συνεχίζονται. Οι χάρτες μυαλού είναι εξαιρετικοί για καταιγισμό ιδεών, καθώς ο καθένας μπορεί να δημιουργήσει τις ιδέες του χωρίς να ανησυχεί μήπως μπερδευτεί. Μπορείς σχεδιάστε έναν νοητικό χάρτη χρησιμοποιώντας λογισμικό ή ένα κομμάτι χαρτί. Επίσης, πολλοί επιχειρηματίες χρησιμοποιούν αυτό το εργαλείο για να προγραμματίσουν τα έργα και τους στόχους τους.

Μέρος 4. Δημιουργοί γραφημάτων Gantt

Υπάρχουν πάρα πολλά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt. Αλλά αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα βολικό εργαλείο, γνωρίζουμε την καλύτερη εφαρμογή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ηλεκτρονικά εργαλεία για να δημιουργήσετε ένα απλό γράφημα Gantt. Πολλοί άνθρωποι προτιμούν να χρησιμοποιούν διαδικτυακά εργαλεία επειδή τους επιτρέπει να εξοικονομούν χώρο στις συσκευές τους.

1. TeamGantt

TeamGantt περιλαμβάνεται μεταξύ των καλύτερων λογισμικών για τη δημιουργία γραφημάτων Gantt. Το Gantt Chart είναι διαδικτυακό λογισμικό που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε όλα τα προγράμματα περιήγησης ιστού, όπως το Google και το Safari. Αυτό το εργαλείο δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να οπτικοποιούν και να δημιουργούν σχέδια έργων τα οποία μπορούν να ενημερώνουν όπου κι αν βρίσκονται. Επιπλέον, αυτό Δημιουργός χαρτών Gantt έχει ένα εύχρηστο περιβάλλον εργασίας, το οποίο το καθιστά ένα φιλικό προς τον χρήστη εργαλείο. Η απλή πλατφόρμα μεταφοράς και απόθεσης επιτρέπει στις ομάδες να επικοινωνούν και να ενημερώνουν την πρόοδο του έργου σε πραγματικό χρόνο. Με το TeamGantt, οι ομάδες μπορούν να προγραμματίζουν γρηγορότερα, να προμηθεύονται τους πόρους πιο αποτελεσματικά και να διαχειρίζονται εύκολα τα χρονοδιαγράμματα. Επιπλέον, είναι ένα εντυπωσιακό εργαλείο για την παρακολούθηση των προθεσμιών και των δραστηριοτήτων του έργου. Το TeamGantt διαθέτει επίσης μια δυνατότητα όπου οι ομάδες μπορούν να κρατούν καρτέλες σε όλα τα έργα από μια ενιαία οθόνη, που ονομάζεται προβολή χαρτοφυλακίου. Ωστόσο, το TeamGantt δεν είναι ελεύθερο στη χρήση. Πρέπει να το αγοράσετε με βάση την προτίμηση προγράμματος που σας αρέσει.

2. Instagantt

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt στο διαδίκτυο, το Instagantt είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για χρήση. Το Instagantt προσφέρει έναν εντυπωσιακό τρόπο δημιουργίας ενός γραφήματος Gantt. Έχει μια διαισθητική διεπαφή χρήστη και ακριβώς όπως το παραπάνω εργαλείο, είναι ένα φιλικό προς το χρήστη εργαλείο. Και πρόσφατα, το Instagantt πρόσθεσε το πλεονέκτημα της απρόσκοπτης ενοποίησης, που επιτρέπει στο εργαλείο να ενσωματωθεί με άλλες γνωστές πλατφόρμες, όπως το Asana. Επιπλέον, αυτό το εργαλείο μπορεί να σας βοηθήσει πολύ να απλοποιήσετε τα πράγματα χωρίς να προσθέσετε πολλές δυνατότητες για τη δημιουργία ενός γραφήματος Gantt. Ένα μειονέκτημα αυτού του εργαλείου είναι ότι ενδέχεται να αντιμετωπίσετε μια αργή διαδικασία φόρτωσης, καθώς είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο.

Σύσταση: Chart Maker - MindOnMap

Πριν χρησιμοποιήσετε άλλα εργαλεία δημιουργίας γραφημάτων Gantt, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε εύκολα MindOnMap για να φτιάξετε γραφήματα. Το MindOnMap είναι επίσης ένα διαδικτυακό εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε χάρτες μυαλού, γραφήματα και διαγράμματα. Το MindOnMap είναι αρχικά ένα εργαλείο Mind Mapping, αλλά το καλό με αυτό είναι ότι έχει πολλές δυνατότητες και διαγράμματα χαρτογράφησης μυαλού που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για διαφορετικούς σκοπούς. Αυτό το εργαλείο μπορεί να δημιουργήσει γραφήματα, Οργανογράμματα, Διαγράμματα Venn, Διαγράμματα λωρίδων κολύμβησης και πολλά άλλα. Διαθέτει επίσης δωρεάν πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δωρεάν.

Επιπλέον, το MindOnMap είναι δωρεάν και ασφαλές στη χρήση. Χρησιμοποιώντας τις ενδείξεις συμβόλων, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εικονίδια, σημαίες και εικονίδια συμβόλων για να κάνετε το γράφημά σας πιο καθαρό. Αυτό το διαδικτυακό εργαλείο σάς επιτρέπει επίσης να εξάγετε το έργο σας σε PNG, JPG, SVG, PDF και άλλες μορφές.

Μέρος 5. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με το τι είναι ένα διάγραμμα Gantt