Πώς να φτιάξετε ένα χρονοδιάγραμμα εργασίας για αποτελεσματική διαχείριση χρόνου
Ως διευθυντής, έχετε αναμφίβολα τη δουλειά της ανάπτυξης προγραμμάτων εργασίας και της παρακολούθησης των ωρών εργασίας των εργαζομένων σας. Αν και αυτή δεν είναι μια χρονοβόρα εργασία, πρέπει να την ολοκληρώσετε σωστά και είμαστε εδώ για να σας καθοδηγήσουμε σε αυτό. Λοιπόν, αν ρωτάτε από πού να ξεκινήσετε με αυτό; Πιθανότατα έχετε πολλές ερωτήσεις, ειδικά αν είστε νέος στη διαχείριση ομάδας. Ανησυχίες σχετικά με το τι αποτελεί ιδανικό πρόγραμμα εργασίας. Χωρίς καμία περαιτέρω συζήτηση, ας ξεκινήσουμε τώρα αυτήν την οδηγία όπως σας διδάσκουμε πώς να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα εργασίας με κοινούς και καλύτερους τρόπους.
- Μέρος 1. Γιατί να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα εργασίας
- Μέρος 2. Ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα εργασίας
- Μέρος 3. Πώς να σχεδιάσετε διαγράμματα για το χρονοδιάγραμμα εργασίας
- Μέρος 4. Τύποι ωραρίου εργασιών
- Μέρος 5. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας χρονοδιαγράμματος εργασίας
Μέρος 1. Γιατί να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα εργασίας
Η δημιουργία και η τήρηση ενός σταθερού προγράμματος εργασίας είναι απαραίτητη για τη λειτουργία μιας επιτυχημένης επιχείρησης, μεγάλης ή μικρής. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι στην ομάδα σας καταλαβαίνουν πότε αναμένεται να εργαστούν. Τα μέλη της ομάδας σας μπορούν στη συνέχεια να προγραμματίσουν τα χρονοδιαγράμματα εργασίας τους ή να ανταλλάξουν τις βάρδιες των εργαζομένων νωρίτερα, για να αποφύγουν την απώλεια εργασίας ή τις βάρδιες με έλλειψη προσωπικού. Το βέλτιστο πρόγραμμα εργασίας παρέχει στον οργανισμό σας διάφορα οφέλη, όπως:
• Μειωμένος κύκλος εργασιών εργαζομένων: Οι εργαζόμενοι κατανοούν πότε αναμένεται να εργαστούν και μπορούν να διαχειριστούν κατάλληλα τα χρήματα και την προσωπική τους ζωή. Όταν εργάζεστε σε ένα ακανόνιστο πρόγραμμα, είναι απαραίτητος ο προσεκτικός προγραμματισμός.
• Βελτιώνει την παραγωγικότητα των εργαζομένων: ορίστε χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων. Τα προγράμματα εργασίας διευκολύνουν επίσης τον εντοπισμό ζητημάτων υγείας και προβλημάτων με τους υπαλλήλους που φθάνουν αργά.
• Διατήρηση ισορροπίας επαγγελματικής και προσωπικής ζωής: Ένα αβέβαιο πρόγραμμα εργασίας μερικές φορές οδηγεί τους υπαλλήλους να εργάζονται υπερβολικά και να παραμελούν την προσωπική τους ζωή. Χάρη στις βελτιωμένες διαδικασίες προγραμματισμού, οι εργαζόμενοι δεν θα χρειάζεται πλέον να σκέφτονται για την εργασία τους ενώ δεν είναι ωράριοι.
Μέρος 2. Ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα εργασίας
Ο ιδανικός τρόπος για τη δημιουργία ενός προγράμματος εργασίας περιλαμβάνει μερικά κρίσιμα στοιχεία που διασφαλίζουν ότι είναι αποτελεσματικό και ικανοποιεί τις απαιτήσεις τόσο της επιχείρησης όσο και των εργαζομένων της. Εδώ είναι μια κοινή διαδικασία.
• Κατανοήστε τις ανάγκες σας: Ξεκινήστε εξετάζοντας τον φόρτο εργασίας, τη διαθεσιμότητα των εργαζομένων και τις ώρες εργασίας. Προσδιορίστε ποιες ώρες είναι πιο απασχολημένες και ποιες απαιτούν τη μικρότερη κάλυψη.
• Ορίστε ξεκάθαρες προσδοκίες: Καθορίστε τα καθήκοντα, τις ευθύνες και τις αναμενόμενες ώρες εργασίας κάθε υπαλλήλου. Βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς.
• Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο προγραμματισμού: Δημιουργήστε και διαχειριστείτε το πρόγραμμά σας χρησιμοποιώντας τον προγραμματισμό λογισμικό ροής εργασιών ή εργαλεία όπως το Excel, το MindOnMap και το Word. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να βοηθήσουν με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας και τη μείωση σφαλμάτων.
Μέρος 3. Πώς να σχεδιάσετε διαγράμματα για το χρονοδιάγραμμα εργασίας
Στο δεύτερο μέρος αυτού του άρθρου, συζητήσαμε τον καλύτερο τρόπο για να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα εργασίας. Στο τρίτο σημείο, μας υπενθύμισαν να χρησιμοποιήσουμε ένα εξαιρετικό εργαλείο προγραμματισμού. Με αυτό, η ομάδα συνέστησε το τέλειο εργαλείο για εσάς: το απίστευτο MindOnMap. Αυτό το ευέλικτο εργαλείο χαρτογράφησης μυαλού προσφέρει λειτουργίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε εύκολα το διάγραμμα χρονοδιαγράμματος εργασίας σας.
Το MindOnMap προσφέρει απίστευτα ευρείες δυνατότητες που μπορούν να μας βοηθήσουν να δημιουργήσουμε διαφορετικά διαγράμματα και γραφήματα, όπως ένα πρόγραμμα εργασίας. Μπορεί να μας βοηθήσει να διαχειριστούμε τον χρόνο μας. Επιπλέον, εάν είστε ο διευθυντής, τότε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το εργαλείο για να παρουσιάσουμε τα χρονοδιαγράμματα εργασίας της ομάδας μας με μια οπτικά ελκυστική προσέγγιση. Ας δούμε τώρα πώς μπορεί να γίνει.
Ανοίξτε το λογισμικό MindOnMap στον υπολογιστή σας. Από τη διεπαφή του, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο και επιλέξτε ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ.
Τώρα, μπορούμε να μπούμε στον χώρο εργασίας. Κάντε κλικ στα Σχήματα που θέλετε και τακτοποιήστε τα σύμφωνα με το σχέδιο που προτιμάτε.
Μετά από αυτό, προσθέστε την ετικέτα κάθε σχήματος ανάλογα με το πρόγραμμα εργασίας σας. Στη συνέχεια, οριστικοποιήστε το επιλέγοντας Στυλ και Θέμα πριν κάνετε κλικ στο Αποθηκεύσετε κουμπί.
Αυτά τα απλά βήματα μπορούν να σας δώσουν μια εικόνα του προγράμματος εργασίας. Μπορούμε τώρα να δούμε ότι το εργαλείο είναι αποτελεσματικό και μπορεί πραγματικά να μας βοηθήσει να οπτικοποιήσουμε αυτό που χρειαζόμαστε. Εάν θέλετε, χρησιμοποιήστε αυτά τα πρότυπα και επεξεργαστείτε το πρόγραμμα εργασίας σύμφωνα με τη θέλησή σας.
Μέρος 4. Τύποι ωραρίου εργασιών
Κάθε εταιρεία έχει ξεχωριστές απαιτήσεις και το χρονοδιάγραμμα εννέα έως πέντε είναι κατάλληλο μόνο για ορισμένους. Οι επιχειρήσεις που απαιτούν 24ωρο προσωπικό ή έχουν άλλα πιεστικά ζητήματα για επίλυση, χρησιμοποιούν συχνά βάρδιες για να μεγιστοποιήσουν την παραγωγικότητα. Οι πιο δημοφιλείς τύποι χρονοδιαγράμματα ροής εργασιών φαίνονται παρακάτω χωρίς συγκεκριμένη σειρά:
Χρονοδιάγραμμα Dupont Shift
Το πρόγραμμα βάρδιας Dupont είναι δημοφιλές μεταξύ των αστυνομικών τμημάτων, των εγκαταστάσεων υγειονομικής περίθαλψης και άλλων 24ωρων επιχειρήσεων. Αυτό το σχέδιο έχει τέσσερις ξεχωριστές ομάδες που εργάζονται σε δύο βάρδιες 12 ωρών. Οι βάρδιες ημέρας και νύχτας έχουν προγραμματιστεί εκ περιτροπής τεσσάρων εβδομάδων. Σε διάστημα τεσσάρων εβδομάδων, το προσωπικό σε πρόγραμμα Dupont θα λειτουργεί ως εξής.
• Μια μέρα άδεια.
• Τρεις νυχτερινές βάρδιες
• Τρεις μέρες ρεπό.
• Τέσσερις διανυκτερεύσεις
• Τρεις μέρες ρεπό.
• Τριήμερες βάρδιες.
• Τετραήμερες βάρδιες.
• Επτά ημέρες άδεια.
2-2-3 Πρόγραμμα
Το πρόγραμμα 2-2-3 είναι επίσης μια δημοφιλής επιλογή για τομείς που απαιτούν 24ωρη στελέχωση. Αυτό το σύστημα χρησιμοποιεί έναν σταδιακό κύκλο εναλλαγής 28 ημερών, με κάθε εργαζόμενο να εργάζεται σε βάρδιες 12 ωρών κάθε μέρα. Ένα τυπικό πρόγραμμα για τέσσερις ομάδες έχει ως εξής.
• Διήμερες βάρδιες.
• Δύο μέρες άδεια.
• Τριήμερες βάρδιες.
Πρόγραμμα εργασίας πλήρους απασχόλησης
Ένα πρόγραμμα πλήρους απασχόλησης απαιτεί από τα άτομα να εργάζονται μεταξύ οκτώ και δέκα ωρών την ημέρα, που κυμαίνονται από τις κανονικές 40 έως 50 ώρες την εβδομάδα. Δεδομένου του μεγάλου ωραρίου τους, οι εργαζόμενοι πλήρους απασχόλησης λαμβάνουν συνήθως μια ποικιλία πλεονεκτημάτων από τον χώρο εργασίας τους. Αυτά συχνά περιλαμβάνουν ασφάλιση υγείας, αναρρωτική άδεια και συνταξιοδοτικά προγράμματα.
Τα περισσότερα προγράμματα πλήρους απασχόλησης περιλαμβάνουν την ίδια βάρδια κάθε μέρα. Οι βάρδιες ποικίλλουν, αλλά οι εργαζόμενοι συχνά εργάζονται 34 έως 40 ώρες κάθε εβδομάδα. Οι μη απαλλασσόμενοι υπάλληλοι πλήρους απασχόλησης πληρώνονται υπερωρίες όταν εργάζονται περισσότερες από 40 ώρες. Τα έμμισθη μέλη της ομάδας, αν και κερδίζουν περισσότερα χρήματα, αποκλείονται από τις υπερωρίες.
Πρόγραμμα εργασίας ελεύθερου επαγγελματία
Οι συμβασιούχοι ή οι ελεύθεροι επαγγελματίες χρησιμοποιούν χρονοδιαγράμματα ανεξάρτητων εργασιών. Αυτοί οι εργαζόμενοι συχνά εργάζονται χωρίς προκαθορισμένο χρονοδιάγραμμα μέχρι να ολοκληρωθούν τα έργα τους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι κυβερνήσεις απαγορεύουν στις επιχειρήσεις να κατευθύνουν όταν ή όπου εργάζεται ένας ελεύθερος επαγγελματίας.
Πρόγραμμα μερικής απασχόλησης
Τα προγράμματα εργασίας των εργαζομένων μερικής απασχόλησης δεν πληρούν τις απαιτήσεις της τοποθεσίας για έναν υπάλληλο πλήρους απασχόλησης. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, οι εργαζόμενοι έχουν 30 ή λιγότερες εγγυημένες ώρες την εβδομάδα. Το πρόγραμμα εργασίας τους μπορεί περιστασιακά να αλλάζει για να ενσωματώνει επιπλέον ή και υπερωρίες.
Μέρος 5. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας χρονοδιαγράμματος εργασίας
Ποιο είναι το πρόγραμμα εργασίας 5 4 9;
Το πρόγραμμα εργασίας 5-4-9 είναι ένα συμπιεσμένο πρόγραμμα δύο εβδομάδων στο οποίο οι εργαζόμενοι εργάζονται τέσσερις ημέρες 9 ωρών και μία ημέρα 8 ωρών την πρώτη εβδομάδα, στη συνέχεια τέσσερις ημέρες 9 ωρών και μία ημέρα άδεια τη δεύτερη εβδομάδα. Αυτό σημαίνει μια επιπλέον μέρα άδεια κάθε δύο εβδομάδες.
Πώς μπορώ να δημιουργήσω ένα προσωπικό πρόγραμμα εργασίας;
Για να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο ημερολόγιο εργασίας, προσδιορίστε πρώτα τα καθήκοντα και τις προτεραιότητές σας. Ρυθμίστε τις ώρες εργασίας σας, αφιερώστε χρόνο για κάθε εργασία, κάντε τακτικά διαλείμματα και αναθεωρήστε το πρόγραμμά σας σε τακτική βάση για να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές. Τα ημερολόγια και το Excel μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε καλύτερα το πρόγραμμά σας.
Έχει το Excel πρότυπο χρονοδιαγράμματος εργασίας;
Ναι, το Excel παρέχει πρότυπα χρονοδιαγράμματος εργασίας. Μπορείτε να τα εντοπίσετε ανοίγοντας το Excel, κάνοντας κλικ Αρχείο, μετά πηγαίνοντας στο Νέος, και αναζήτηση για πρόγραμμα εργασίας ή εβδομαδιαίο πρόγραμμα. Μπορείτε να τροποποιήσετε αυτά τα πρότυπα για να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις εργασίας σας.
Ποιο είναι το κανονικό σας πρόγραμμα εργασίας;
Οι εργαζόμενοι πλήρους απασχόλησης είναι πολύ πιθανό να ακολουθούν το συμβατικό πρόγραμμα εργασίας, το οποίο συνήθως εκτελείται από Δευτέρα έως Παρασκευή από τις 9 π.μ. έως τις 5 μ.μ. Άλλα κοινά προγράμματα πλήρους απασχόλησης περιλαμβάνουν εργασία 10 ωρών την ημέρα για τέσσερις ημέρες την εβδομάδα ή 6,5 ώρες την ημέρα για έξι ημέρες την εβδομάδα.
Ποιο είναι το εβδομαδιαίο πρόγραμμα εργασίας;
Ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα εργασίας επιτρέπει στους διευθυντές να μοιράζουν χρονικά διαστήματα μεταξύ των μελών της ομάδας για να ταιριάζουν στις ανάγκες της εταιρείας και των εργαζομένων. Ορισμένα στοιχεία που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την κατάρτιση ενός εβδομαδιαίου προγράμματος είναι η μέγιστη διάρκεια βάρδιας, οι περίοδοι διαθεσιμότητας του προσωπικού, η κίνηση και ο φόρτος εργασίας.
συμπέρασμα
Αυτές είναι οι λεπτομέρειες που πρέπει να γνωρίζουμε για το πρόγραμμα εργασίας μας. Μπορούμε να δούμε παραπάνω την ουσία του και τον καλύτερο τρόπο δημιουργίας ενός. Γι' αυτό ελπίζουμε το εργαλείο MindOnMap να σας βοηθήσει με το πρόγραμμα εργασίας σας.
