Μια διεξοδική συζήτηση σχετικά με τη διαδικασία διαχείρισης προμηθειών

Τι είναι η διαδικασία προμήθειας? Λοιπόν, σε μια επιχείρηση, είναι απαραίτητο να γνωρίζετε τη διαδικασία απόκτησης και αγοράς υπηρεσιών. Είναι ένα μεγάλο μέρος της επιτυχίας της επιχείρησης. Έτσι, για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτήν τη διαδικασία, μπορείτε να διαβάσετε τα πάντα από αυτό το άρθρο. Θα σας δώσουμε τον πλήρη ορισμό της διαδικασίας προμήθειας, των σταδίων της και των γενικών βημάτων. Με αυτό, ελάτε εδώ καθώς προσφέρουμε όλα τα δεδομένα που χρειάζεστε για τη συζήτηση.

• Μέρος 1. Τι είναι η διαδικασία προμήθειας
• Μέρος 2. Τύποι Διαδικασιών Προμηθειών
• Μέρος 3. Στάδια Διαδικασίας Προμηθειών
• Μέρος 4. Βήματα διαδικασίας προμήθειας
• Μέρος 5. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη διαδικασία προμήθειας

Μέρος 1. Τι είναι η διαδικασία προμήθειας

Η Ροή Διαδικασιών Προμηθειών είναι μια διαδικασία αγοράς και λήψης υπηρεσιών. Συνήθως, είναι για επαγγελματικούς σκοπούς. Συνδέεται περισσότερο με τις επιχειρήσεις επειδή οι οργανισμοί πρέπει να ζητούν την αγορά αγαθών ή υπηρεσιών. Επιπλέον, περιλαμβάνει ολόκληρη τη διαδικασία προμήθειας, η οποία είναι σημαντική για τους οργανισμούς που οδηγούν στην τελευταία και καλή απόφαση αγοράς. Η Διαδικασία Προμήθειας μπορεί να απαιτεί τη διαχείριση ενός μέρους των πόρων του οργανισμού. Επιπλέον, η διαδικασία προμήθειας μπορεί να είναι απαραίτητη για την ανάπτυξη και την επιτυχία της επιχείρησης. Εάν βρίσκεστε σε θέση να αποκτάτε υπηρεσίες και αγαθά, να διαχειρίζεστε τα οικονομικά ή να τα εξετάζετε, είστε μέρος της διαδικασίας προμήθειας. Έχοντας μια μεγάλη εικόνα σε αυτό μπορεί να σας καθοδηγήσει να πετύχετε στον επαγγελματικό σας ρόλο. Επιπλέον, είναι σημαντικό για τις επιχειρήσεις, καθώς είναι ένας από τους παράγοντες που μπορούν να επηρεάσουν το κέρδος, την αποταμίευση και τις δαπάνες. Στην πραγματικότητα, οι επιχειρήσεις αξιολογούν τη διαδικασία προμήθειας. Είναι να γίνουν αλλαγές και προσαρμογές που είναι απαραίτητες για την επίτευξη του στόχου ή του στόχου μιας επιχείρησης. Πρωταρχικός στόχος της είναι να επιτύχει αποτελεσματικότητα και αξία με παράλληλη εξασφάλιση υπηρεσιών και αγαθών.

Μέρος 2. Τύποι Διαδικασιών Προμηθειών

1. Άμεσες Προμήθειες

Ο πρώτος τύπος προμηθειών είναι οι άμεσες προμήθειες. Πρόκειται για την απόκτηση υπηρεσιών, υλικών και αγαθών που ένας οργανισμός μπορεί να δημιουργήσει κέρδος. Γίνεται μέσω της παραγωγής μεταπώλησης ή τελικού προϊόντος. Ο κύριος σκοπός της απόκτησης αυτών των αντικειμένων είναι η ενίσχυση των συνεχών σχέσεων με άλλους προμηθευτές και επιχειρήσεις. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να συνεχίσουν να μαθαίνουν και να αναπτύσσονται.

2. Έμμεσες Προμήθειες

Στις Έμμεσες Προμήθειες, πρόκειται για την απόκτηση υλικών, αγαθών και υπηρεσιών που χρησιμοποιούνται εσωτερικά. Είναι για την υποστήριξη των καθημερινών λειτουργιών. Η έμμεση προμήθεια περιλαμβάνει είδη γραφείου, ευπαθή είδη, έπιπλα και οχήματα. Επιπλέον, αυτός ο τύπος προμήθειας περιλαμβάνει αγορές ειδών που είναι απαραίτητα για τις καθημερινές λειτουργίες.

3. Προμήθεια Υπηρεσιών

Σε αυτό το είδος προμηθειών, αντιμετωπίζει την απόκτηση υπηρεσιών που βασίζονται σε ανθρώπους. Ανάλογα με τον οργανισμό, μπορεί να περιλαμβάνει μεμονωμένους εργολάβους, δικηγορικά γραφεία, έκτακτο εργατικό δυναμικό, υπηρεσίες ασφαλείας και άλλα. Ο σκοπός της απόκτησης αυτών των υπηρεσιών μπορεί επίσης να περιλαμβάνει την κάλυψη του κενού υπηρεσίας και την παροχή χρόνου πλήρους απασχόλησης στο προσωπικό.

4. Προμήθεια Αγαθών

Η καλή προμήθεια αφορά την προμήθεια φυσικών αντικειμένων. Ωστόσο, μπορεί επίσης να περιλαμβάνει στοιχεία όπως συνδρομές λογισμικού. Μια αποτελεσματική προμήθεια αγαθών βασίζεται σε εξαιρετικές πρακτικές διαχείρισης της αλυσίδας εφοδιασμού.

Μέρος 3. 3 Στάδια Διαδικασίας Προμηθειών

Στη Διαχείριση Προμηθειών η διαδικασία έχει τρία κύρια στάδια:

Το Στάδιο Προμήθειας

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει τον προσδιορισμό της ανάγκης για υπηρεσίες ή προϊόντα. Αφορά επίσης την αναζήτηση πιθανών προμηθευτών.

Προσδιορίστε μια ανάγκη - Είναι απαραίτητο να προσδιορίσετε μια ανάγκη για μια υπηρεσία ή ένα προϊόν. Μπορεί να ενεργοποιηθεί από ένα συγκεκριμένο έργο για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας.

Ζητήστε την πρόταση των προμηθευτών - Η ομάδα θα αναζητήσει πιθανούς προμηθευτές. Η πρόταση πρέπει να περιλαμβάνει δεδομένα σχετικά με την εμπειρία των προμηθευτών, τους όρους, τις τιμές και άλλα.

Επιλέξτε Προμηθευτής - Η ομάδα από τις προμήθειες θα επιλέξει τον κατάλληλο προμηθευτή.

Το στάδιο της αγοράς

Σε αυτό το στάδιο, περιλαμβάνει την παραγγελία στον επιλεγμένο προμηθευτή. Πρόκειται για μια διαπραγμάτευση για τους όρους της σύμβασης.

Συζητήστε τους Όρους και Προϋποθέσεις - Η ομάδα και ο προμηθευτής θα συζητήσουν τους όρους και τις προϋποθέσεις. Περιλαμβάνει την τιμολόγηση, τους όρους πληρωμής, την παράδοση και πιο σημαντικές πληροφορίες.

Διαχειριστείτε την Εντολή Αγοράς - Η ομάδα θα χειριστεί την παραγγελία αγοράς καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας εκπλήρωσης. Περιλαμβάνει την παρακολούθηση της αποστολής. Είναι να διασφαλιστεί ότι η υπηρεσία και το προϊόν πληρούν τις προδιαγραφές και επιλύουν οποιοδήποτε πρόβλημα.

Το Στάδιο Παραλαβής

Το στάδιο αφορά τη λήψη αγαθών και υπηρεσιών. Το στάδιο αφορά επίσης τον έλεγχο της ποιότητας και την επεξεργασία της πληρωμής.

Λάβετε υπηρεσίες και αγαθά - Όταν τα προϊόντα έχουν αποσταλεί, το τμήμα θα τα ελέγξει για να βεβαιωθεί ότι περιγράφεται στην παραγγελία αγοράς.

Διαδικασία πληρωμής - Μετά την επιθεώρηση των αγαθών και των υπηρεσιών, η πληρωμή θα διεκπεραιωθεί.

Τήρηση αρχείων - Ο οργανισμός θα τηρεί αρχείο για τα πάντα στη διαδικασία προμήθειας. Αυτά τα αρχεία είναι χρήσιμα για σκοπούς ελέγχου.

Μέρος 4. Βήματα διαδικασίας προμήθειας

1. Προσδιορίστε τις ανάγκες

Η διαδικασία ξεκινά με την ανάγκη για υπηρεσίες και αγαθά. Μπορεί να είναι μια εσωτερική ανάγκη, η οποία αφορά τα υλικά που απαιτούνται για τη λειτουργία της επιχείρησης. Μπορεί επίσης να είναι εξωτερικό, το οποίο είναι το υλικό που θα πουλήσει ο οργανισμός. Αυτό το βήμα περιλαμβάνει επίσης τον καθορισμό προϋπολογισμού.

2. Επιλογή προμηθευτών

Αυτό το στάδιο αφορά την προμήθεια προμηθευτών. Περιλαμβάνει τη γνώση της ικανότητάς τους να προσφέρουν την καλύτερη ποιότητα και αξία. Όταν επιλέγετε έναν πωλητή, δεν πρόκειται για προϊόν καλής ποιότητας. Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι η φήμη του πωλητή.

Υποβολή Αίτησης Αγοράς

Το επόμενο βήμα είναι να υποβάλετε ένα αίτημα αγοράς. Είναι να λάβετε εσωτερική έγκριση για να κάνετε μια αγορά. Αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία μιας φόρμας αίτησης αγοράς και τη διαβίβασή της στο τμήμα που είναι υπεύθυνο για τα οικονομικά.

4. Πραγματοποίηση εντολής αγοράς

Όταν η απαίτηση αγοράς έχει ήδη εγκριθεί, η ομάδα θα υποβάλει την PO στον πωλητή. Περιέχει όλα τα δεδομένα που πρέπει να παραδώσει και να εκπληρώσει ο πωλητής, μαζί με τους όρους πληρωμής.

5. Απόκτηση Αγαθών και Υπηρεσιών

Μετά την επιβεβαίωση της παραγγελίας αγοράς, ο πωλητής θα μπορεί να παραδώσει τις υπηρεσίες και τα αγαθά που έχουν παραγγείλει.

6. Διαδικασία Τιμολογίου

Ο πωλητής θα στείλει στον αγοραστή ένα τιμολόγιο που θα περιγράφει τι περιλαμβάνει η παραγγελία. Επιβεβαιώνει επίσης την πώληση και την οφειλόμενη πληρωμή.

7. Πληρωμή

Μετά την παραλαβή του τιμολογίου και την παραλαβή της παραγγελίας, η ομάδα πληρωτέων λογαριασμών θα επεξεργαστεί το τιμολόγιο για πληρωμή.

8. Αρχείο για έλεγχο

Μετά από όλη τη διαδικασία, είναι σημαντικό να καταγράψετε τα πάντα για έλεγχο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να παρακολουθείτε τα πάντα, συμπεριλαμβανομένου του προϋπολογισμού, των πληρωμών και άλλων διαδικασιών.

Κατά τη διεξαγωγή ενός διαγράμματος ροής διαδικασίας προμήθειας, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε ένα εξαιρετικό εργαλείο όπως MindOnMap. Η διαδικασία χρειάζεται διάφορα οπτικά στοιχεία για να κατανοήσει τη διαδικασία. Περιλαμβάνει σχήματα, κείμενο, σχέδια και πολλά άλλα. Ευτυχώς, το MindOnMap μπορεί να προσφέρει όλα όσα χρειάζεστε. Μπορεί επίσης να προσφέρει μια εύκολη μέθοδο δημιουργίας της διαδικασίας. Επιπλέον, το εργαλείο μπορεί να παρέχει την πιο απλή διεπαφή χρήστη. Με αυτόν τον τρόπο, ο καθένας μπορεί να χρησιμοποιήσει το εργαλείο χωρίς κανέναν αγώνα. Επιπλέον, μπορείτε να αποθηκεύσετε την τελική διαδικασία προμήθειας σε ένα ευρύ φάσμα μορφών. Μπορείτε να αποθηκεύσετε την έξοδο σε JPG, PNG, PDF και επίσης στον λογαριασμό σας MindOnMap. Επομένως, εάν ψάχνετε για ένα αξιόπιστο εργαλείο για τη διεξαγωγή μιας διαδικασίας προμήθειας, είναι καλύτερο να σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε το MindOnMap. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στα παρακάτω σεμινάρια.

Μέρος 5. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη διαδικασία προμήθειας