Eine ausführliche Diskussion über den Beschaffungsmanagementprozess

Was ist ein Beschaffungsprozess? Nun, in einem Unternehmen ist es wichtig, den Prozess der Beschaffung und des Einkaufs von Dienstleistungen zu kennen. Er ist ein großer Teil des Unternehmenserfolgs. Um mehr über diesen Prozess zu erfahren, können Sie also alles in diesem Artikel lesen. Wir geben Ihnen die vollständige Definition des Beschaffungsprozesses, seiner Phasen und allgemeinen Schritte. Kommen Sie also hierher, da wir Ihnen alle Daten anbieten, die Sie für die Diskussion benötigen.

• Teil 1. Was ist der Beschaffungsprozess
• Teil 2. Arten von Beschaffungsprozessen
• Teil 3. Phasen des Beschaffungsprozesses
• Teil 4. Schritte des Beschaffungsprozesses
• Teil 5. Häufig gestellte Fragen zum Beschaffungsprozess

Teil 1. Was ist der Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozessablauf ist ein Prozess des Einkaufs und der Beschaffung von Dienstleistungen. Normalerweise dient er geschäftlichen Zwecken. Er wird am häufigsten mit dem Geschäft in Verbindung gebracht, da Organisationen den Kauf von Waren oder Dienstleistungen anstreben sollten. Außerdem umfasst er den gesamten Beschaffungsprozess, der für Organisationen wichtig ist und zur endgültigen Kaufentscheidung führt. Der Beschaffungsprozess kann einen Teil der Ressourcen der Organisation erfordern. Darüber hinaus kann der Beschaffungsprozess für das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens notwendig sein. Wenn Sie in der Position sind, Dienstleistungen und Waren zu beschaffen, die Finanzen zu verwalten oder sie zu überprüfen, sind Sie Teil des Beschaffungsprozesses. Ein guter Einblick in diesen Prozess kann Ihnen dabei helfen, in Ihrer beruflichen Rolle erfolgreich zu sein. Darüber hinaus ist er für Unternehmen wichtig, da er einer der Faktoren ist, die sich auf Gewinn, Einsparungen und Ausgaben auswirken können. Tatsächlich bewerten Unternehmen den Beschaffungsprozess. Dabei werden Änderungen und Anpassungen vorgenommen, die zum Erreichen des Ziels oder der Zielsetzung eines Unternehmens erforderlich sind. Sein Hauptziel ist es, Effizienz und Wert zu erreichen und gleichzeitig Dienstleistungen und Waren zu sichern.

Teil 2. Arten von Beschaffungsprozessen

1. Direktbeschaffung

Die erste Art der Beschaffung ist die Direktbeschaffung. Dabei geht es um den Bezug von Dienstleistungen, Materialien und Waren, mit denen ein Unternehmen Gewinn erzielen kann. Dies geschieht durch die Herstellung von Weiterverkaufs- oder Endprodukten. Der Hauptzweck des Erwerbs dieser Artikel besteht darin, die bestehenden Beziehungen zu anderen Lieferanten und Unternehmen zu verbessern. Auf diese Weise können sie weiter lernen und wachsen.

2. Indirekte Beschaffung

Bei der indirekten Beschaffung geht es um die Beschaffung von Materialien, Waren und Dienstleistungen, die intern verwendet werden. Sie dient der Unterstützung des täglichen Betriebs. Die indirekte Beschaffung umfasst Büromaterial, verderbliche Waren, Möbel und Fahrzeuge. Darüber hinaus umfasst diese Art der Beschaffung den Kauf von Artikeln, die für den täglichen Betrieb erforderlich sind.

3. Dienstleistungsbeschaffung

Bei dieser Art der Beschaffung geht es um die Beschaffung personenbasierter Dienstleistungen. Je nach Organisation kann es sich dabei um einzelne Auftragnehmer, Anwaltskanzleien, Leiharbeiter, Sicherheitsdienste und mehr handeln. Der Zweck der Beschaffung dieser Dienstleistungen kann auch das Schließen von Servicelücken und die Bereitstellung von Vollzeitkräften umfassen.

4. Warenbeschaffung

Bei der Warenbeschaffung geht es um die Beschaffung physischer Artikel. Es können jedoch auch Artikel wie Softwareabonnements dazugehören. Eine effektive Warenbeschaffung beruht auf hervorragenden Praktiken im Supply Chain Management.

Teil 3. 3 Phasen des Beschaffungsprozesses

Der Beschaffungsmanagementprozess besteht aus drei Hauptphasen:

Die Beschaffungsphase

In dieser Phase wird der Bedarf an Dienstleistungen oder Produkten ermittelt. Außerdem geht es darum, nach potenziellen Lieferanten zu suchen.

Einen Bedarf identifizieren - Es ist notwendig, einen Bedarf für eine Dienstleistung oder ein Produkt zu identifizieren. Dieser kann durch ein bestimmtes Projekt zur Effizienzsteigerung ausgelöst werden.

Fordern Sie das Angebot der Lieferanten an - Das Team sucht nach potenziellen Lieferanten. Der Vorschlag muss Daten über die Erfahrungen der Lieferanten, Konditionen, Preise und mehr enthalten.

Lieferant auswählen - Das Team aus dem Einkauf wählt den qualifizierten Lieferanten aus.

Die Einkaufsphase

In dieser Phase wird eine Bestellung beim ausgewählten Lieferanten aufgegeben. Es geht um Verhandlungen über die Vertragsbedingungen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen besprechen - Das Team und der Lieferant besprechen die Geschäftsbedingungen. Dazu gehören Preise, Zahlungsbedingungen, Lieferung und weitere wichtige Informationen.

Verwalten der Bestellung - Das Team kümmert sich während des gesamten Auftragserfüllungsprozesses um die Auftragsabwicklung. Dazu gehört auch die Überwachung der Sendung. Es soll sicherstellen, dass Service und Produkt den Spezifikationen entsprechen und alle Probleme gelöst werden.

Die Empfangsphase

In dieser Phase geht es um den Empfang von Waren und Dienstleistungen. In dieser Phase geht es auch um die Überprüfung der Qualität und die Zahlungsabwicklung.

Dienstleistungen und Waren beziehen - Wenn die Produkte versendet wurden, überprüft die Abteilung sie, um sicherzustellen, dass sie in der Bestellung aufgeführt sind.

Zahlungsvorgang - Nach Prüfung der Ware und Leistung erfolgt die Zahlungsabwicklung.

Dokumentation - Die Organisation wird alle Vorgänge im Beschaffungsprozess protokollieren. Diese Aufzeichnungen sind für Prüfungszwecke nützlich.

Teil 4. Schritte des Beschaffungsprozesses

1. Bedarf ermitteln

Der Prozess beginnt mit dem Bedarf an Dienstleistungen und Waren. Es kann sich um einen internen Bedarf handeln, also um die Materialien, die für den Betrieb des Unternehmens benötigt werden. Es kann sich auch um einen externen Bedarf handeln, also um die Materialien, die das Unternehmen verkaufen wird. Zu diesem Schritt gehört auch die Festlegung eines Budgets.

2. Anbieter auswählen

In dieser Phase geht es um die Beschaffung von Lieferanten. Dazu gehört es, ihre Fähigkeit zu kennen, die beste Qualität und den besten Wert zu bieten. Bei der Auswahl eines Lieferanten geht es nicht um sein qualitativ hochwertiges Produkt. Ein weiterer zu berücksichtigender Punkt ist der Ruf des Lieferanten.

Bestellanforderung übermitteln

Der nächste Schritt besteht darin, eine Kaufanfrage einzureichen. Dabei geht es darum, die interne Genehmigung für einen Kauf einzuholen. Dazu muss ein Bestellanforderungsformular erstellt und an die für die Finanzen zuständige Abteilung weitergeleitet werden.

4. Bestellung aufgeben

Wenn die Bestellanforderung bereits genehmigt ist, übermittelt das Team die Bestellung an den Lieferanten. Sie enthält alle Daten, die der Lieferant zur Lieferung und Erfüllung benötigt, sowie die Zahlungsbedingungen.

5. Bezug von Waren und Dienstleistungen

Nach der Bestätigung der Bestellung kann der Verkäufer die bestellten Dienstleistungen und Waren liefern.

6. Rechnung verarbeiten

Der Verkäufer schickt dem Käufer eine Rechnung, in der der Lieferumfang aufgeführt ist. Die Rechnung bestätigt außerdem den Verkauf und die fällige Zahlung.

7. Zahlung

Nach Eingang der Rechnung und der Bestellung bearbeitet das Team der Kreditorenbuchhaltung die Rechnung zur Zahlung.

8. Aufzeichnung zur Prüfung

Nach dem gesamten Prozess ist es wichtig, alles für die Prüfung aufzuzeichnen. Auf diese Weise können Sie alles verfolgen, einschließlich Budget, Zahlungen und andere Prozesse.

Bei der Erstellung eines Flussdiagramms für den Beschaffungsprozess ist es wichtig, ein hervorragendes Werkzeug zu verwenden wie MindOnMap. Der Prozess benötigt verschiedene visuelle Elemente, um den Prozess zu verstehen. Dazu gehören Formen, Text, Designs und vieles mehr. Glücklicherweise bietet MindOnMap alles, was Sie brauchen. Es bietet auch eine einfache Methode zum Erstellen des Prozesses. Darüber hinaus bietet das Tool die einfachste Benutzeroberfläche. Auf diese Weise kann jeder das Tool problemlos verwenden. Darüber hinaus können Sie Ihren endgültigen Beschaffungsprozess in einer Vielzahl von Formaten speichern. Sie können die Ausgabe in JPG, PNG, PDF und auch in Ihrem MindOnMap-Konto speichern. Wenn Sie also nach einem zuverlässigen Tool zur Durchführung eines Beschaffungsprozesses suchen, sollten Sie MindOnMap in Betracht ziehen. Weitere Einzelheiten finden Sie in den folgenden Tutorials.

Teil 5. Häufig gestellte Fragen zum Beschaffungsprozess