So erstellen Sie einen Arbeitsplan für ein effektives Zeitmanagement
Als Manager haben Sie zweifellos die Aufgabe, Arbeitspläne zu entwickeln und die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu überwachen. Obwohl dies keine zeitaufwändige Aufgabe ist, müssen Sie sie korrekt ausführen, und wir sind hier, um Sie dabei zu unterstützen. Sie fragen sich also, wo Sie damit anfangen sollen? Sie haben wahrscheinlich viele Fragen, insbesondere wenn Sie neu in der Teamverwaltung sind. Bedenken hinsichtlich dessen, was einen idealen Arbeitsplan ausmacht. Lassen Sie uns nun ohne weitere Diskussion mit dieser Richtlinie beginnen, während wir Ihnen beibringen So erstellen Sie einen Arbeitsplan auf gemeinsame und beste Weise.
- Teil 1. Warum einen Arbeitsplan erstellen?
- Teil 2. So erstellen Sie am besten einen Arbeitsplan
- Teil 3. So zeichnen Sie Diagramme für Arbeitspläne
- Teil 4. Arten von Arbeitsplänen
- Teil 5. Häufig gestellte Fragen zum Erstellen eines Arbeitsplans
Teil 1. Warum einen Arbeitsplan erstellen?
Die Erstellung und Einhaltung eines einheitlichen Arbeitsplans ist für den Erfolg eines Unternehmens, egal ob groß oder klein, unerlässlich. Auf diese Weise weiß jeder in Ihrem Team, wann er arbeiten soll. Ihre Teammitglieder können dann ihre Arbeitspläne planen oder Mitarbeiterschichten im Voraus tauschen, um Arbeitsausfälle oder Unterbesetzungen zu vermeiden. Der optimale Arbeitsplan bietet Ihrem Unternehmen verschiedene Vorteile, darunter:
• Reduzierte Mitarbeiterfluktuation: Mitarbeiter wissen, wann sie arbeiten müssen und können ihr Geld und ihr Privatleben entsprechend verwalten. Bei unregelmäßigen Arbeitszeiten ist eine sorgfältige Planung unerlässlich.
• Verbessert die Mitarbeiterproduktivität: Legen Sie einen Zeitplan für die Erledigung von Aktivitäten fest. Arbeitspläne erleichtern auch die Erkennung gesundheitlicher Probleme und von Problemen mit zu spät kommenden Mitarbeitern.
• Aufrechterhaltung der Work-Life-Balance: Ungewisse Arbeitszeiten führen manchmal dazu, dass Mitarbeiter zu viel arbeiten und ihr Privatleben vernachlässigen. Dank verbesserter Arbeitszeitmodelle müssen Mitarbeiter in ihrer Freizeit nicht mehr an die Arbeit denken.
Teil 2. So erstellen Sie am besten einen Arbeitsplan
Die ideale Vorgehensweise zum Erstellen eines Arbeitsplans umfasst einige wichtige Elemente, die sicherstellen, dass er effizient ist und den Anforderungen sowohl des Unternehmens als auch seiner Mitarbeiter gerecht wird. Hier ist ein gängiges Verfahren.
• Verstehen Sie Ihre Bedürfnisse: Beginnen Sie mit der Untersuchung der Arbeitsbelastung, der Mitarbeiterverfügbarkeit und der Geschäftszeiten. Bestimmen Sie, zu welchen Zeiten am meisten los ist und zu welchen die geringste Vertretung erforderlich ist.
• Legen Sie klare Erwartungen fest: Definieren Sie die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und voraussichtlichen Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird.
• Verwenden Sie ein Planungstool: Erstellen und verwalten Sie Ihren Zeitplan mithilfe der Terminplanung Workflow-Software oder Tools wie Excel, MindOnMap und Word. Diese Tools können bei der Prozessautomatisierung und Fehlerreduzierung helfen.
Teil 3. So zeichnen Sie Diagramme für Arbeitspläne
Im zweiten Teil dieses Artikels haben wir die beste Methode zur Erstellung eines Arbeitsplans besprochen. Im dritten Punkt wurden wir daran erinnert, ein großartiges Planungstool zu verwenden. Damit hat das Team das perfekte Tool für Sie empfohlen: das unglaubliche MindOnMap. Dieses vielseitige Mind-Mapping-Tool bietet Funktionen, mit denen Sie Ihr Arbeitsplandiagramm ganz einfach zeichnen können.
MindOnMap bietet unglaublich umfangreiche Funktionen, mit denen wir verschiedene Diagramme und Tabellen erstellen können, beispielsweise einen Arbeitsplan. Es kann uns dabei helfen, unsere Zeit zu verwalten. Darüber hinaus können wir als Manager dieses Tool verwenden, um die Arbeitspläne unseres Teams auf optisch ansprechende Weise darzustellen. Lassen Sie uns nun sehen, wie das möglich ist.
Öffnen Sie die MindOnMap-Software auf Ihrem Computer. Klicken Sie in der Benutzeroberfläche auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie Flussdiagramm.
Jetzt können wir den Arbeitsbereich betreten. Klicken Sie einfach auf die gewünschten Formen und ordnen Sie sie entsprechend dem gewünschten Design an.
Fügen Sie anschließend die Beschriftung jeder Form hinzu, je nach Ihrem Arbeitsplan. Schließen Sie es dann ab, indem Sie die Stile und das Design auswählen, bevor Sie auf Speichern Taste.
Mit diesen einfachen Schritten können Sie sich einen visuellen Eindruck vom Arbeitsplan verschaffen. Wir können jetzt sehen, dass das Tool effektiv ist und uns wirklich dabei helfen kann, das zu visualisieren, was wir brauchen. Wenn Sie möchten, verwenden Sie diese Vorlagen und bearbeiten Sie den Arbeitsplan nach Ihren Wünschen.
Teil 4. Arten von Arbeitsplänen
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen, und der 9-bis-5-Zeitplan ist nur für einige geeignet. Unternehmen, die rund um die Uhr Personal benötigen oder andere dringende Probleme zu lösen haben, nutzen häufig Schichten, um die Produktivität zu maximieren. Die beliebtesten Arten von Workflow-Zeitpläne werden unten in keiner bestimmten Reihenfolge angezeigt:
Dupont-Schichtplan
Der Dupont-Schichtplan ist bei Polizeistationen, Gesundheitseinrichtungen und anderen 24-Stunden-Unternehmen beliebt. Bei diesem Plan arbeiten vier verschiedene Teams in zwei 12-Stunden-Schichten. Tag- und Nachtschichten sind im vierwöchigen Wechsel geplant. Über vier Wochen hinweg arbeitet das Personal im Dupont-Schichtplan wie folgt.
• Ein Tag frei.
• Drei Nachtschichten
• Drei Tage frei.
• Vier Nachtschichten
• Drei Tage frei.
• Drei-Tages-Schichten.
• Vier-Tages-Schichten.
• Sieben Tage frei.
2-2-3 Zeitplan
Der 2-2-3-Zeitplan ist auch eine beliebte Wahl für Branchen, die rund um die Uhr besetzt sein müssen. Dieses System verwendet einen schrittweisen 28-tägigen Rotationszyklus, wobei jeder Mitarbeiter jeden Tag 12-Stunden-Schichten arbeitet. Ein typischer Zeitplan für vier Teams sieht wie folgt aus.
• Zwei-Tages-Schichten.
• Zwei Tage frei.
• Drei-Tages-Schichten.
Vollzeitarbeitsplan
Bei einer Vollzeitbeschäftigung müssen die Mitarbeiter zwischen acht und zehn Stunden pro Tag arbeiten, was normalerweise 40 bis 50 Stunden pro Woche entspricht. Aufgrund ihrer langen Arbeitszeiten erhalten Vollzeitbeschäftigte in der Regel eine Reihe von Vorteilen von ihrem Arbeitgeber. Dazu gehören häufig Krankenversicherung, Krankenurlaub und Altersvorsorge.
Die meisten Vollzeitpläne beinhalten jeden Tag die gleiche Schicht. Die Schichten variieren, aber die Mitarbeiter arbeiten oft 34 bis 40 Stunden pro Woche. Nicht ausgenommene Vollzeitmitarbeiter erhalten Überstundenvergütung, wenn sie mehr als 40 Stunden arbeiten. Angestellte, die ein Gehalt beziehen, verdienen zwar mehr, sind aber von Überstunden ausgeschlossen.
Arbeitszeitplan für Freiberufler
Vertrags- oder freiberufliche Mitarbeiter nutzen freiberufliche Arbeitszeitpläne. Diese Mitarbeiter arbeiten oft ohne vorgegebenen Zeitplan, bis ihre Projekte abgeschlossen sind. In bestimmten Fällen verbieten Regierungen Unternehmen, vorzuschreiben, wann und wo ein Freiberufler arbeitet.
Teilzeitarbeitsplan
Die Arbeitszeiten von Teilzeitbeschäftigten entsprechen nicht den Anforderungen des Standorts an Vollzeitbeschäftigte. In den USA haben Mitarbeiter 30 oder weniger garantierte Arbeitsstunden pro Woche. Ihr Arbeitsplan kann sich gelegentlich ändern und zusätzliche oder sogar Überstunden umfassen.
Teil 5. Häufig gestellte Fragen zum Erstellen eines Arbeitsplans
Was ist der 5 4 9-Arbeitsplan?
Der 5-4-9-Arbeitsplan ist ein komprimierter zweiwöchiger Arbeitszeitplan, bei dem die Mitarbeiter in der ersten Woche vier 9-Stunden-Tage und einen 8-Stunden-Tag arbeiten, in der zweiten Woche dann vier 9-Stunden-Tage und einen freien Tag haben. Das bedeutet alle zwei Wochen einen zusätzlichen freien Tag.
Wie erstelle ich einen persönlichen Arbeitszeitplan?
Um einen individuellen Arbeitskalender zu erstellen, legen Sie zunächst Ihre Aufgaben und Prioritäten fest. Legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest, teilen Sie jedem Auftrag Zeit zu, machen Sie regelmäßig Pausen und überprüfen Sie Ihren Zeitplan regelmäßig, um ggf. Anpassungen vorzunehmen. Kalender und Excel können Ihnen dabei helfen, Ihren Zeitplan besser zu organisieren.
Verfügt Excel über eine Arbeitsplanvorlage?
Ja, Excel bietet Arbeitsplanvorlagen. Sie finden diese, indem Sie Excel öffnen und auf Datei, dann gehe zu Neuund suchen nach Arbeitszeitplan oder Wochenplan. Sie können diese Vorlagen Ihren Arbeitsanforderungen entsprechend ändern.
Wie sehen Ihre regulären Arbeitszeiten aus?
Vollzeitbeschäftigte arbeiten meist nach der herkömmlichen Arbeitszeit, die normalerweise von Montag bis Freitag von 9.00 bis 17.00 Uhr dauert. Andere übliche Vollzeitarbeitszeiten umfassen 10 Stunden pro Tag an vier Tagen in der Woche oder 6,5 Stunden pro Tag an sechs Tagen in der Woche.
Wie ist die wöchentliche Arbeitszeit?
Ein wöchentlicher Arbeitsplan ermöglicht es Managern, Zeitfenster unter Teammitgliedern entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter aufzuteilen. Einige Faktoren, die bei der Erstellung eines Wochenplans berücksichtigt werden müssen, sind die maximale Schichtlänge, die Verfügbarkeitszeiten des Personals, Verkehr und Arbeitsbelastung.
Fazit
Dies sind die Details, die wir über unseren Arbeitsplan wissen müssen. Oben sehen wir das Wesentliche und die beste Art, einen solchen zu erstellen. Deshalb hoffen wir, dass das MindOnMap-Tool Ihnen bei Ihrem Arbeitsplan helfen kann.
