Sådan laver du en arbejdsplan for effektiv tidsstyring
Som leder har du uden tvivl jobbet med at udvikle arbejdsplaner og overvåge dine medarbejderes arbejdstid. Selvom dette ikke er en tidskrævende opgave, skal du udføre den korrekt, og vi er her for at vejlede dig med det. Så hvis du spørger, hvor skal du begynde med det? Du har sikkert mange spørgsmål, især hvis du er ny inden for teamledelse. Bekymringer om, hvad der udgør en ideel arbejdsplan. Uden yderligere diskussion, lad os nu starte denne guideline, som vi lærer dig hvordan man laver en arbejdsplan på fælles og bedste måder.
- Del 1. Hvorfor oprette en arbejdsplan
- Del 2. Bedste måde at oprette en arbejdsplan på
- Del 3. Sådan tegner du diagrammer til arbejdsplan
- Del 4. Typer af arbejdstidsplan
- Del 5. Ofte stillede spørgsmål om, hvordan man opretter en arbejdsplan
Del 1. Hvorfor oprette en arbejdsplan
At skabe og overholde en konsistent arbejdsplan er afgørende for at drive en succesfuld virksomhed, stor som lille. På denne måde forstår alle på dit team, hvornår de forventes at arbejde. Dine teammedlemmer kan derefter planlægge deres arbejdsplaner eller bytte medarbejderskift på forhånd for at undgå manglende arbejde eller underbemandede vagter. Den optimale arbejdsplan giver din organisation forskellige fordele, herunder:
• Reduceret medarbejderomsætning: Medarbejdere forstår, hvornår de forventes at arbejde, og kan administrere deres penge og personlige liv på passende vis. Når du arbejder efter en uregelmæssig tidsplan, er omhyggelig planlægning afgørende.
• Forbedrer medarbejdernes produktivitet: fastlægge tidsplan for gennemførelse af aktiviteter. Arbejdsplaner gør det også nemmere at identificere helbredsproblemer og problemer med medarbejdere, der kommer for sent.
• Opretholdelse af work-life balance: En usikker arbejdsplan fører nogle gange til, at medarbejdere arbejder for meget og forsømmer deres personlige liv. Takket være forbedrede planlægningsprocedurer skal medarbejderne ikke længere tænke på arbejde, mens de er ude af døgnet.
Del 2. Bedste måde at oprette en arbejdsplan på
Den ideelle måde at konstruere en arbejdsplan på indebærer nogle få kritiske elementer, der sikrer, at den er effektiv og opfylder kravene fra både virksomheden og dens medarbejdere. Her er en almindelig procedure.
• Forstå dine behov: Begynd med at undersøge arbejdsbyrden, medarbejdernes tilgængelighed og arbejdstider. Bestem, hvilke timer der er mest travle, og hvilke der kræver mindst dækning.
• Indstil klare forventninger: Definer hver enkelt medarbejders opgaver, ansvar og forventede arbejdstider. Sørg for, at alle ved, hvad der forventes af dem.
• Brug et planlægningsværktøj: Opret og administrer din tidsplan ved hjælp af planlægning workflow software eller værktøjer som Excel, MindOnMap og Word. Disse værktøjer kan hjælpe med procesautomatisering og fejlreduktion.
Del 3. Sådan tegner du diagrammer til arbejdsplan
I anden del af denne artikel diskuterede vi den bedste måde at oprette en arbejdsplan på. På det tredje punkt blev vi mindet om at bruge et fantastisk planlægningsværktøj. Med det anbefalede teamet det perfekte værktøj til dig: det utrolige MindOnMap. Dette alsidige mind-mapping-værktøj tilbyder funktioner, der kan hjælpe dig med nemt at tegne dit arbejdsskema.
MindOnMap tilbyder utroligt brede funktioner, der kan hjælpe os med at skabe forskellige diagrammer og diagrammer, som en arbejdsplan. Det kan hjælpe os med at styre vores tid. Derudover, hvis du er lederen, så kan vi bruge dette værktøj til at præsentere vores teams arbejdsplaner på en visuelt tiltalende tilgang. Lad os nu se, hvordan det kan lade sig gøre.
Åbn MindOnMap-softwaren på din computer. Fra dens grænseflade skal du klikke på knappen Ny og vælge Flowchart.
Nu kan vi gå ind i arbejdsområdet. Klik venligst på de former, du ønsker, og arranger dem efter det design, du foretrækker.
Derefter skal du tilføje etiketten for hver figur afhængigt af din arbejdsplan. Afslut derefter det ved at vælge stilarter og tema, før du klikker på Gemme knap.
Disse enkle trin kan give dig et billede af arbejdsplanen. Vi kan nu se, at værktøjet er effektivt og virkelig kan hjælpe os med at visualisere, hvad vi har brug for. Hvis du vil, så brug disse skabeloner og rediger arbejdsplanen i overensstemmelse med din vilje.
Del 4. Typer af arbejdstidsplan
Hvert firma har forskellige krav, og tidsplanen ni-til-fem er kun egnet for nogle. Virksomheder, der kræver 24-timers bemanding eller har andre presserende problemer at løse, bruger ofte skift for at maksimere produktiviteten. De mest populære typer arbejdsgangsplaner er vist nedenfor i nogen bestemt rækkefølge:
Dupont vagtplan
Dupont-vagtplanen er populær blandt politistationer, sundhedsfaciliteter og andre 24-timers virksomheder. Denne plan har fire adskilte teams, der arbejder to 12-timers skift. Dag- og nattevagter er planlagt på en fire-ugers turnus. Over fire uger vil personale på en Dupont-plan arbejde som følger.
• En fridag.
• Tre overnatningsvagter
• Tre dages fri.
• Fire nathold
• Tre dages fri.
• Tre-dages vagter.
• Fire-dages vagter.
• Syv dages fri.
2-2-3 Tidsplan
2-2-3 tidsplanen er også et populært valg for sektorer, der kræver 24-timers bemanding. Dette system anvender en gradvis 28-dages rotationscyklus, hvor hver medarbejder arbejder 12-timers skift hver dag. En typisk tidsplan for fire hold er som følger.
• To-dages vagter.
• To dage fri.
• Tre-dages vagter.
Arbejdsplan på fuld tid
En fuldtidsarbejdsplan kræver, at den enkelte arbejder mellem otte og ti timer om dagen, der spænder fra de normale 40 til 50 timer om ugen. På grund af deres lange arbejdstid får fuldtidsansatte typisk en række fordele fra deres arbejdsplads. Disse omfatter ofte sygesikring, sygefravær og pensionsordninger.
De fleste fuldtidsskemaer inkluderer det samme skift hver dag. Skifterne varierer, men medarbejderne arbejder ofte 34 til 40 timer hver uge. Ikke-fritagne fuldtidsansatte får overarbejde, når de arbejder mere end 40 timer. Lønmede teammedlemmer, selvom de tjener flere penge, er udelukket fra overarbejde.
Freelance arbejdsplan
Kontrakt- eller freelancearbejdere bruger freelance arbejdsplaner. Disse medarbejdere arbejder ofte uden en forudbestemt tidsplan, indtil deres projekter er afsluttet. I visse tilfælde forbyder regeringer virksomheder at anvise, hvornår eller hvor en freelancer arbejder.
Deltidsarbejdsplan
Deltidsansattes arbejdsplaner opfylder ikke stedets krav til en fuldtidsansat. I USA har medarbejdere 30 eller færre garanterede timer om ugen. Deres arbejdsplan kan lejlighedsvis ændre sig for at inkorporere yderligere eller endda overarbejde.
Del 5. Ofte stillede spørgsmål om, hvordan man opretter en arbejdsplan
Hvad er 5 4 9 arbejdsplanen?
5-4-9 arbejdsplanen er en to-ugers komprimeret tidsplan, hvor medarbejderne arbejder fire 9-timersdage og en 8-timers dag i den første uge, derefter fire 9-timers dage og en fridag i den anden uge. Det betyder en ekstra fridag hver anden uge.
Hvordan opretter jeg en personlig arbejdsplan?
For at konstruere en tilpasset arbejdskalender skal du først identificere dine pligter og prioriteter. Indstil dine arbejdstider, afsæt tid til hver opgave, hold regelmæssige pauser, og gennemgå din tidsplan regelmæssigt for at foretage de nødvendige justeringer. Kalendere og Excel kan hjælpe dig med at arrangere din tidsplan bedre.
Har Excel en arbejdsplanskabelon?
Ja, Excel giver arbejdsplanskabeloner. Du kan finde disse ved at åbne Excel og klikke Fil, så går til Ny, og søger efter arbejdsplan eller ugeplan. Du kan ændre disse skabeloner for at opfylde dine arbejdskrav.
Hvad er din almindelige arbejdstid?
Fuldtidsansatte er mest tilbøjelige til at følge den konventionelle arbejdsplan, der typisk løber mandag til fredag fra kl. 9 til 17. dage om ugen.
Hvad er den ugentlige arbejdsplan?
En ugentlig arbejdsplan giver ledere mulighed for at opdele tidsintervaller mellem teammedlemmer, så de passer til virksomhedens og medarbejdernes behov. Nogle fakta at overveje, når du laver en ugentlig tidsplan, er maksimal vagtlængde, perioder med personaletilgængelighed, trafik og arbejdsbyrde.
Konklusion
Det er de detaljer, vi skal vide om vores arbejdsplan. Vi kan ovenfor se essensen af det og den bedste måde at skabe en på. Derfor håber vi, at MindOnMap-værktøjet kan hjælpe dig med din arbejdsplan.
