Trafodaeth Drysgl am Broses Rheoli Caffael

Beth yw proses Gaffael? Wel, mewn busnes, mae'n hanfodol bod yn ymwybodol o'r broses o gael a phrynu gwasanaethau. Mae’n rhan fawr o lwyddiant y busnes. Felly, i ddysgu mwy am y broses hon, gallwch ddarllen popeth o'r erthygl hon. Byddwn yn rhoi diffiniad cyflawn i chi o'r broses Gaffael, ei chamau, a chamau cyffredinol. Gyda hynny, dewch yma wrth i ni gynnig yr holl ddata sydd ei angen arnoch am y drafodaeth.

• Rhan 1. Beth yw'r Broses Gaffael
• Rhan 2. Mathau o Broses Gaffael
• Rhan 3. Camau'r Broses Gaffael
• Rhan 4. Camau'r Broses Gaffael
• Rhan 5. Cwestiynau Cyffredin am y Broses Gaffael

Rhan 1. Beth yw'r Broses Gaffael

Mae'r Llif Proses Gaffael yn broses o brynu a chael gwasanaethau. Yn nodweddiadol, mae at ddibenion busnes. Mae'n fwyaf cysylltiedig â busnes oherwydd dylai sefydliadau ofyn am brynu nwyddau neu wasanaethau. Hefyd, mae'n cynnwys y broses gaffael gyfan sy'n bwysig i sefydliadau sy'n arwain at y penderfyniad prynu olaf a dirwy. Gall y Broses Gaffael ofyn am gyfran o adnoddau'r sefydliad i'w rheoli. Yn ogystal â hynny, gall y broses gaffael fod yn angenrheidiol ar gyfer twf a llwyddiant y busnes. Os ydych mewn sefyllfa o gael gwasanaethau a nwyddau, rheoli'r cyllid, neu eu hadolygu, rydych yn rhan o'r broses gaffael. Gall cael mewnwelediad gwych iddo eich arwain i lwyddo yn eich rôl broffesiynol. Ar ben hynny, mae'n bwysig i fusnes gan ei fod yn un o'r ffactorau a all effeithio ar elw, cynilo a gwariant. Mewn gwirionedd, mae busnesau'n asesu'r broses gaffael. Ei ddiben yw gwneud newidiadau ac addasiadau sy'n angenrheidiol i gyflawni nod neu amcan busnes. Ei brif nod yw sicrhau effeithlonrwydd a gwerth wrth sicrhau gwasanaethau a nwyddau.

Rhan 2. Mathau o Broses Gaffael

1. Caffael Uniongyrchol

Y math cyntaf o gaffael yw caffael uniongyrchol. Mae'n ymwneud â chael gwasanaethau, deunyddiau, a nwyddau y gall sefydliad greu elw. Mae'n trwy gynhyrchu ailwerthu neu gynnyrch terfynol. Prif ddiben cael yr eitemau hyn yw gwella perthnasoedd parhaus â chyflenwyr a busnesau eraill. Fel hyn, gallant barhau i ddysgu a thyfu.

2. Caffael Anuniongyrchol

Mewn Caffael Anuniongyrchol, mae'n ymwneud â chael gafael ar ddeunyddiau, nwyddau a gwasanaethau a ddefnyddir yn fewnol. Mae i gefnogi'r gweithrediadau dyddiol. Mae caffael anuniongyrchol yn cynnwys cyflenwadau swyddfa, eitemau darfodus, dodrefn a cherbydau. Yn ogystal, mae'r math hwn o gaffael yn golygu prynu eitemau sy'n angenrheidiol ar gyfer gweithrediadau o ddydd i ddydd.

3. Caffael Gwasanaethau

Yn y math hwn o gaffael, mae'n mynd i'r afael â chael gwasanaethau sy'n seiliedig ar bobl. Yn dibynnu ar y sefydliad, gall gynnwys contractwyr unigol, cwmnïau cyfreithiol, llafur wrth gefn, gwasanaethau diogelwch, a mwy. Gall pwrpas cael y gwasanaethau hyn hefyd gynnwys llenwi'r bwlch gwasanaeth a rhoi amser llawn amser i staff.

4. Caffael Nwyddau

Mae Caffael Da yn ymwneud â chaffael eitemau ffisegol. Fodd bynnag, gall hefyd gynnwys eitemau fel tanysgrifiadau meddalwedd. Mae caffael nwyddau effeithiol yn dibynnu ar arferion rheoli cadwyn gyflenwi gwych.

Rhan 3. 3 Cam o'r Broses Gaffael

Mae tri phrif gam yn y Broses Rheoli Caffael:

Y Cam Cyrchu

Mae'r cam hwn yn cynnwys pennu'r angen am wasanaethau neu gynhyrchion. Mae hefyd yn ymwneud â chwilio am gyflenwyr posibl.

Adnabod angen - Mae angen nodi angen am wasanaeth neu gynnyrch. Gall gael ei sbarduno gan brosiect penodol i wella effeithlonrwydd.

Ceisio Cynnig Cyflenwyr - Bydd y tîm yn chwilio am gyflenwyr posibl. Rhaid i'r cynnig gynnwys data ynghylch profiad cyflenwyr, telerau, prisiau, a mwy.

Dewiswch Cyflenwr - Bydd y tîm caffael yn dewis y cyflenwr cymwys.

Y Cam Prynu

Yn y cam hwn, mae'n cynnwys gosod archeb gyda'r cyflenwr a ddewiswyd. Mae’n ymwneud â chael trafodaeth ar delerau’r contract.

Trafod Telerau ac Amodau - Bydd y tîm a'r cyflenwr yn trafod y telerau ac amodau. Mae'n cynnwys y prisiau, telerau talu, cyflwyno, a gwybodaeth bwysicach.

Rheoli'r Archeb Brynu - Bydd y tîm yn trin yr archeb brynu trwy gydol y weithdrefn gyflawni. Mae'n golygu monitro'r llwyth. Ei ddiben yw sicrhau bod y gwasanaeth a'r cynnyrch yn bodloni'r manylebau ac yn datrys unrhyw fater.

Y Cam Derbyn

Mae'r cam yn ymwneud â derbyn nwyddau a gwasanaethau. Mae'r cam hefyd yn ymwneud â gwirio ansawdd a phrosesu'r taliad.

Cael Gwasanaethau a Nwyddau - Pan fydd y cynhyrchion wedi'u cludo, bydd yr adran yn eu gwirio i sicrhau ei fod wedi'i amlinellu yn y gorchymyn prynu.

Proses ar gyfer Talu - Ar ôl archwilio'r nwyddau a'r gwasanaethau, bydd y taliad yn cael ei brosesu.

Cadw cofnodion - Bydd y sefydliad yn cadw cofnod o bopeth yn y broses gaffael. Mae'r cofnodion hyn yn ddefnyddiol at ddibenion archwilio.

Rhan 4. Camau'r Broses Gaffael

1. Penderfynu Anghenion

Mae'r broses yn dechrau gydag angen am wasanaethau a nwyddau. Gall fod yn angen mewnol, sy'n ymwneud â deunyddiau sydd eu hangen i redeg y busnes. Gall hefyd fod yn allanol, sef y deunydd y bydd y sefydliad yn ei werthu. Mae'r cam hwn hefyd yn cynnwys gosod cyllideb.

2. Dewis Gwerthwyr

Mae'r cam hwn yn ymwneud â dod o hyd i werthwyr. Mae'n cynnwys gwybod eu gallu i gynnig yr ansawdd a'r gwerth gorau. Wrth ddewis gwerthwr, nid yw'n ymwneud â'i gynnyrch o ansawdd da. Peth arall i'w ystyried yw enw da'r gwerthwr.

Cyflwyno Cais Prynu

Y cam nesaf yw cyflwyno cais prynu. Mae i gael cymeradwyaeth fewnol i brynu. Mae hyn yn golygu gwneud ffurflen archebu pryniant a'i throsglwyddo i'r adran sy'n gyfrifol am gyllid.

4. Gwneud Gorchymyn Prynu

Pan fydd yr archeb brynu eisoes wedi'i chymeradwyo, bydd y tîm yn cyflwyno'r PO i'r gwerthwr. Mae'n cynnwys yr holl ddata y mae angen i'r gwerthwr ei gyflwyno a'i gyflawni, ynghyd â'r telerau talu.

5. Cael Nwyddau a Gwasanaethau

Ar ôl cadarnhau'r archeb brynu, bydd y gwerthwr yn gallu darparu'r gwasanaethau a'r nwyddau a archebwyd.

6. Anfoneb Proses

Bydd y gwerthwr yn anfon anfoneb at y prynwr yn disgrifio'r hyn y mae'r archeb yn ei gynnwys. Mae hefyd yn cadarnhau'r gwerthiant a'r taliad dyledus.

7. Taliad

Ar ôl derbyn yr anfoneb a'r archeb, bydd y tîm cyfrifon taladwy yn prosesu'r anfoneb i'w thalu.

8. Cofnod ar gyfer Archwilio

Ar ôl y broses gyfan, mae'n bwysig cofnodi popeth i'w archwilio. Fel hyn, gallwch olrhain popeth, gan gynnwys y gyllideb, taliadau, a phrosesau eraill.

Wrth gynnal siart llif proses gaffael, mae'n bwysig defnyddio offeryn rhagorol fel MindOnMap. Mae angen gwahanol elfennau gweledol ar y broses i ddeall y broses. Mae'n cynnwys siapiau, testun, dyluniadau, a llawer mwy. Diolch byth, gall MindOnMap gynnig popeth sydd ei angen arnoch chi. Gall hefyd gynnig dull hawdd o greu'r broses. Yn fwy na hynny, gall yr offeryn ddarparu'r rhyngwyneb defnyddiwr mwyaf syml. Fel hyn, gall unrhyw un ddefnyddio'r offeryn heb unrhyw anawsterau. Ar ben hynny, gallwch arbed eich proses gaffael derfynol mewn ystod eang o fformatau. Gallwch arbed yr allbwn i JPG, PNG, PDF, a hefyd ar eich cyfrif MindOnMap. Felly, os ydych chi'n chwilio am offeryn dibynadwy ar gyfer cynnal proses gaffael, mae'n well ystyried defnyddio MindOnMap. Am ragor o fanylion, gweler y tiwtorialau isod.

Rhan 5. Cwestiynau Cyffredin am y Broses Gaffael