Jak vytvořit pracovní rozvrh pro efektivní řízení času

Jako manažer máte nepochybně za úkol vytvářet pracovní plány a sledovat pracovní dobu svých pracovníků. Přestože se nejedná o časově náročný úkol, musíte jej splnit správně a my jsme tu, abychom vás s tím provedli. Pokud se tedy ptáte, kde s tím začít? Pravděpodobně máte spoustu otázek, zvláště pokud s vedením týmu začínáte. Obavy ohledně toho, co představuje ideální pracovní rozvrh. Bez dalších diskuzí začněme s tímto návodem tak, jak vás učíme jak vytvořit pracovní rozvrh společnými a nejlepšími způsoby.

• Část 1. Proč vytvořit pracovní plán
• Část 2. Nejlepší způsob, jak vytvořit pracovní plán
• Část 3. Jak kreslit diagramy pro pracovní rozvrh
• Část 4. Druhy rozvrhu práce
• Část 5. Často kladené otázky o tom, jak vytvořit pracovní plán

Část 1. Proč vytvořit pracovní plán

Vytvoření a dodržování konzistentního pracovního harmonogramu je zásadní pro vedení úspěšného podniku, velkého i malého. Tímto způsobem každý ve vašem týmu pochopí, kdy se od nich očekává, že budou pracovat. Členové vašeho týmu si pak mohou naplánovat své pracovní plány nebo vyměnit směny zaměstnanců předem, aby se vyhnuli zmeškání práce nebo nedostatečným směnám. Optimální pracovní rozvrh poskytuje vaší organizaci různé výhody, včetně:

• Snížená fluktuace zaměstnanců: Zaměstnanci chápou, kdy se od nich očekává, že budou pracovat, a mohou náležitě spravovat své peníze a osobní život. Při nepravidelném rozvrhu je zásadní pečlivé plánování.
• Zvyšuje produktivitu zaměstnanců: nastavit časový rozvrh pro dokončení činností. Pracovní rozvrhy také usnadňují identifikaci zdravotních problémů a problémů s pozdními příchody zaměstnanců.
• Udržování rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem: Nejistý pracovní rozvrh někdy vede k tomu, že zaměstnanci pracují příliš mnoho a zanedbávají svůj osobní život. Díky vylepšeným plánovacím postupům již zaměstnanci nebudou muset myslet na práci, když jsou mimo pracovní dobu.

Část 2. Nejlepší způsob, jak vytvořit pracovní plán

Ideální způsob, jak sestavit pracovní rozvrh, zahrnuje několik kritických prvků, které zajistí, že bude efektivní a uspokojí požadavky firmy i jejích zaměstnanců. Zde je běžný postup.

• Pochopte své potřeby: Začněte zkoumáním pracovního vytížení, dostupnosti zaměstnanců a pracovní doby. Určete, které hodiny jsou nejvíce vytížené a které vyžadují nejmenší pokrytí.
• Nastavte jasná očekávání: Definujte úkoly, odpovědnosti a očekávanou pracovní dobu každého zaměstnance. Ujistěte se, že každý ví, co se od něj očekává.
• Použijte plánovací nástroj: Vytvořte a spravujte svůj rozvrh pomocí plánování workflow software nebo nástroje jako Excel, MindOnMap a Word. Tyto nástroje mohou pomoci s automatizací procesů a snížením chyb.

Část 3. Jak kreslit diagramy pro pracovní rozvrh

Ve druhé části tohoto článku jsme probrali nejlepší způsob, jak vytvořit pracovní rozvrh. Ve třetím bodě jsme byli upozorněni na použití skvělého nástroje pro plánování. Díky tomu vám tým doporučil perfektní nástroj: neuvěřitelné MindOnMap. Tento všestranný nástroj pro myšlenkové mapy nabízí funkce, které vám pomohou snadno nakreslit diagram pracovního plánu.

MindOnMap nabízí neuvěřitelně široké funkce, které nám mohou pomoci vytvářet různé diagramy a grafy, jako je pracovní rozvrh. Může nám pomoci řídit náš čas. Kromě toho, pokud jste manažer, můžeme tento nástroj použít k prezentaci pracovních plánů našeho týmu vizuálně přitažlivým přístupem. Pojďme se nyní podívat, jak je to možné.

Tyto jednoduché kroky vám mohou poskytnout vizuální přehled o pracovním plánu. Nyní vidíme, že nástroj je účinný a může nám skutečně pomoci představit si, co potřebujeme. Pokud chcete, použijte tyto šablony a upravte si rozvrh práce podle své vůle.

Část 4. Druhy rozvrhu práce

Každá firma má odlišné požadavky a plán devět až pět je vhodný jen pro některé. Firmy, které vyžadují 24hodinový personál nebo mají jiné naléhavé problémy k řešení často využívají směny k maximalizaci produktivity. Nejoblíbenější druhy rozvrhy pracovních postupů jsou uvedeny níže v žádném konkrétním pořadí:

Plán směn Dupont

Rozvrh směn Dupont je oblíbený mezi policejními stanicemi, zdravotnickými zařízeními a dalšími 24hodinovými podniky. Tento plán má čtyři různé týmy pracující na dvě 12hodinové směny. Denní a noční směny jsou naplánovány ve čtyřtýdenní rotaci. Během čtyř týdnů budou zaměstnanci podle plánu společnosti Dupont pracovat následovně.

• Jeden den volna.
• Tři noční směny
• Tři dny volna.
• Čtyři noční směny
• Tři dny volna.
• Třídenní směny.
• Čtyřdenní směny.
• Sedm dní volna.

Rozpis 2-2-3

Rozvrh 2-2-3 je také oblíbenou volbou pro sektory, které vyžadují 24hodinový personál. Tento systém využívá postupný 28denní cyklus rotace, kdy každý zaměstnanec pracuje každý den na 12hodinové směny. Typický rozpis pro čtyři týmy vypadá následovně.

• Dvoudenní směny.
• Dva dny volna.
• Třídenní směny.

Rozvrh práce na plný úvazek

Pracovní režim na plný úvazek vyžaduje, aby jednotlivci pracovali osm až deset hodin denně, v rozmezí od běžných 40 do 50 hodin týdně. Vzhledem ke své dlouhé pracovní době dostávají zaměstnanci na plný úvazek na svém pracovišti obvykle řadu výhod. Mezi ně často patří zdravotní pojištění, nemocenská dovolená a penzijní plány.

Většina rozvrhů na plný úvazek zahrnuje každý den stejnou směnu. Směny jsou různé, ale zaměstnanci často pracují 34 až 40 hodin každý týden. Zaměstnanci na plný úvazek, kteří nejsou osvobozeni, jsou placeni přesčas, pokud odpracují více než 40 hodin. Placení členové týmu, přestože vydělávají více peněz, jsou vyloučeni z přesčasů.

Rozvrh práce na volné noze

Pracovníci na základě smlouvy nebo na volné noze využívají rozvrhy práce na volné noze. Tito zaměstnanci často pracují bez předem stanoveného harmonogramu, dokud jejich projekty nejsou dokončeny. V určitých případech vlády zakazují podnikům řídit, kdy nebo kde pracuje nezávislý pracovník.

Rozvrh práce na částečný úvazek

Pracovní rozvrhy zaměstnanců na částečný úvazek nesplňují požadavky místa na zaměstnance na plný úvazek. Ve Spojených státech mají zaměstnanci garantováno 30 nebo méně hodin týdně. Jejich pracovní rozvrh se může příležitostně změnit tak, aby zahrnoval další nebo dokonce přesčasové hodiny.

Část 5. Často kladené otázky o tom, jak vytvořit pracovní plán