Com fer un horari de treball per a una gestió eficaç del temps
Com a directiu, sens dubte tens la feina d'elaborar els horaris de treball i fer el seguiment de les hores de treball dels teus treballadors. Tot i que aquesta no és una tasca que requereix molt de temps, l'has de completar correctament i estem aquí per guiar-te amb això. Aleshores, si us pregunteu per on començar? Probablement tingueu moltes preguntes, sobretot si sou nou a la gestió d'equips. Preocupacions sobre què constitueix un horari de treball ideal. Sense cap més discussió, ara comencem aquesta directriu mentre us ensenyem com crear un horari de treball de les millors maneres.
- Part 1. Per què crear un horari de treball
- Part 2. Millor manera de crear un horari de treball
- Part 3. Com dibuixar diagrames per a l'horari de treball
- Part 4. Tipus d'horari laboral
- Part 5. Preguntes freqüents sobre com crear un horari de treball
Part 1. Per què crear un horari de treball
Crear i complir un calendari de treball coherent és essencial per a l'execució d'una empresa, gran o petita. D'aquesta manera, tots els membres del vostre equip entenen quan s'espera que treballin. Aleshores, els membres del vostre equip poden planificar els seus horaris de treball o comercialitzar els torns dels empleats amb antelació per evitar que es perdin a la feina o els torns amb poc personal. L'horari de treball òptim proporciona a la vostra organització diversos avantatges, com ara:
• Reducció de la rotació d'empleats: Els empleats entenen quan s'espera que treballin i poden gestionar adequadament els seus diners i la seva vida personal. Quan es treballa amb un horari irregular, és essencial una planificació acurada.
• Millora la productivitat dels empleats: establir un calendari per a la realització de les activitats. Els horaris de treball també faciliten identificar problemes de salut i problemes amb els empleats que arriben tard.
• Mantenir l'equilibri entre la vida laboral i familiar: Un horari de treball incert de vegades fa que els empleats treballin massa i descuidin la seva vida personal. Gràcies a la millora dels procediments de programació, els empleats ja no hauran de pensar en la feina mentre estiguin fora del dia.
Part 2. Millor manera de crear un horari de treball
La manera ideal de construir un horari de treball comporta uns quants elements crítics que garanteixen que sigui eficient i satisfà les demandes tant de l'empresa com dels seus empleats. Aquí teniu un procediment comú.
• Comprèn les teves necessitats: Comenceu examinant la càrrega de treball, la disponibilitat dels empleats i l'horari comercial. Determineu quines hores són més ocupades i quines requereixen la menor cobertura.
• Estableix expectatives clares: Definiu les tasques, les responsabilitats i les hores de treball previstes de cada empleat. Assegureu-vos que tothom sàpiga què s'espera d'ells.
• Utilitzeu una eina de programació: Creeu i gestioneu la vostra programació mitjançant la programació programari de flux de treball o eines com Excel, MindOnMap i Word. Aquestes eines poden ajudar amb l'automatització de processos i la reducció d'errors.
Part 3. Com dibuixar diagrames per a l'horari de treball
A la segona part d'aquest article, vam parlar de la millor manera de crear un horari de treball. En el tercer punt, se'ns va recordar que utilitzem una gran eina de programació. Amb això, l'equip va recomanar l'eina perfecta per a tu: l'increïble MindOnMap. Aquesta versàtil eina de mapes mentals ofereix funcions que us poden ajudar a dibuixar fàcilment el vostre diagrama de calendari de treball.
MindOnMap ofereix funcions increïblement àmplies que ens poden ajudar a crear diferents diagrames i gràfics, com ara un calendari de treball. Ens pot ajudar a gestionar el nostre temps. A més, si sou el gerent, podem utilitzar aquesta eina per presentar els horaris de treball del nostre equip d'una manera visualment atractiva. Vegem ara com pot ser possible.
Obriu el programari MindOnMap al vostre ordinador. Des de la seva interfície, feu clic al botó Nou i trieu Diagrama de flux.
Ara, podem entrar a l'espai de treball. Si us plau, feu clic a les formes que vulgueu i organitzeu-les segons el disseny que preferiu.
Després d'això, afegiu l'etiqueta de cada forma en funció del vostre horari de treball. A continuació, finalitzeu-lo escollint els estils i el tema abans de fer clic a Desa botó.
Aquests senzills passos us poden oferir una visualització de l'horari de treball. Ara podem veure que l'eina és efectiva i realment ens pot ajudar a visualitzar el que necessitem. Si voleu, utilitzeu aquestes plantilles i editeu el calendari de treball segons la vostra voluntat.
Part 4. Tipus d'horari laboral
Cada empresa té requisits diferents i l'horari de nou a cinc només és adequat per a alguns. Les empreses que requereixen personal les 24 hores o tenen altres problemes urgents per resoldre utilitzen freqüentment els torns per maximitzar la productivitat. Els tipus més populars de horaris de flux de treball es mostren a continuació sense cap ordre concret:
Horari de torns de Dupont
L'horari de torns de Dupont és popular entre les comissaries de policia, els centres sanitaris i altres empreses de 24 hores. Aquest pla compta amb quatre equips diferents que treballen en dos torns de 12 hores. Els torns de dia i de nit estan programats en una rotació de quatre setmanes. Durant quatre setmanes, el personal amb un horari de Dupont treballarà de la següent manera.
• Un dia de descans.
• Tres torns de nit
• Tres dies de descans.
• Quatre torns de nit
• Tres dies de descans.
• Torns de tres dies.
• Torns de quatre dies.
• Set dies de descans.
Horari 2-2-3
L'horari 2-2-3 també és una opció popular per als sectors que requereixen personal les 24 hores. Aquest sistema empra un cicle de rotació gradual de 28 dies, amb cada empleat fent torns de 12 hores cada dia. Un calendari típic per a quatre equips és el següent.
• Torns de dos dies.
• Dos dies de descans.
• Torns de tres dies.
Horari de jornada completa
Un horari de treball a temps complet requereix que les persones treballin entre vuit i deu hores diàries, que oscil·len entre les 40 i les 50 hores setmanals normals. Donades les seves llargues hores, els empleats a temps complet solen rebre una varietat d'avantatges del seu lloc de treball. Sovint inclouen assegurança mèdica, baixa per malaltia i plans de jubilació.
La majoria dels horaris a temps complet inclouen el mateix torn cada dia. Els torns varien, però els empleats sovint treballen de 34 a 40 hores cada setmana. Els empleats a temps complet no exempts reben hores extres quan treballen més de 40 hores. Els membres de l'equip assalariats, tot i que guanyen més diners, queden exclosos de les hores extres.
Horari de treball autònom
Els treballadors per contracte o autònoms utilitzen horaris de treball autònoms. Aquests empleats sovint treballen sense un horari predeterminat fins que s'acabin els seus projectes. En determinats casos, els governs prohibeixen a les empreses dirigir quan o on treballa un autònom.
Horari de treball a temps parcial
Els horaris de treball dels empleats a temps parcial no compleixen els requisits de la ubicació per a un empleat a temps complet. Als Estats Units, els empleats tenen 30 hores garantides o menys a la setmana. El seu horari de treball pot canviar ocasionalment per incorporar hores addicionals o fins i tot hores extres.
Part 5. Preguntes freqüents sobre com crear un horari de treball
Quin és l'horari de treball 5 4 9?
El pla de treball 5-4-9 és un horari comprimit de dues setmanes en què els empleats treballen quatre dies de 9 hores i un dia de 8 hores la primera setmana, després quatre dies de 9 hores i un dia lliure la segona setmana. Això significa un dia addicional de descans cada dues setmanes.
Com puc crear un horari de treball personal?
Per crear un calendari de treball personalitzat, primer identifiqueu els vostres deures i prioritats. Establiu el vostre horari de treball, assigneu temps per a cada tasca, feu pauses regulars i reviseu el vostre horari periòdicament per fer els ajustos necessaris. Els calendaris i Excel us poden ajudar a organitzar millor la vostra programació.
Excel té una plantilla d'horari de treball?
Sí, Excel ofereix plantilles de calendari de treball. Podeu localitzar-los obrint Excel i fent clic Dossier, després anar a Nou, i buscant horari de treball o horari setmanal. Podeu modificar aquestes plantilles per satisfer els vostres requisits de treball.
Quin és el vostre horari habitual de treball?
Els empleats a temps complet tenen més probabilitats de seguir l'horari de treball convencional, que normalment s'executa de dilluns a divendres de 9 a. m. a 5 de la tarda. Altres horaris habituals a temps complet inclouen treballar 10 hores al dia durant quatre dies a la setmana o 6,5 hores al dia durant sis. dies a la setmana.
Quin és el calendari de treball setmanal?
Un pla de treball setmanal permet als directius dividir les franges horàries entre els membres de l'equip per adaptar-se a les necessitats de l'empresa i dels empleats. Alguns fets a tenir en compte a l'hora de fer un horari setmanal són la durada màxima del torn, els períodes de disponibilitat del personal, el trànsit i la càrrega de treball.
Conclusió
Aquests són els detalls que hem de conèixer sobre el nostre horari de treball. Podem veure més amunt l'essència i la millor manera de crear-ne un. És per això que esperem que l'eina MindOnMap us pugui ajudar amb el vostre horari de treball.
