Kako napraviti raspored rada za efikasno upravljanje vremenom
Kao menadžer, nesumnjivo imate posao izrade rasporeda rada i praćenja radnog vremena vaših radnika. Iako ovo nije dugotrajan zadatak, morate ga ispravno obaviti, a mi smo tu da vas uputimo u to. Dakle, ako se pitate odakle početi s tim? Vjerovatno imate puno pitanja, posebno ako ste novi u upravljanju timom. Zabrinutost oko toga šta čini idealan raspored rada. Bez ikakve dalje rasprave, dozvolite nam da sada započnemo ovu smjernicu dok vas učimo kako napraviti raspored rada na zajedničke i najbolje načine.
- Dio 1. Zašto kreirati raspored rada
- Dio 2. Najbolji način za kreiranje radnog rasporeda
- Dio 3. Kako nacrtati dijagrame za raspored rada
- Dio 4. Vrste rasporeda rada
- Dio 5. Često postavljana pitanja o tome kako kreirati raspored rada
Dio 1. Zašto kreirati raspored rada
Kreiranje i pridržavanje dosljednog radnog rasporeda je od suštinskog značaja za vođenje uspješnog poslovanja, velikog ili malog. Na ovaj način svi u vašem timu razumiju kada se od njih očekuje da rade. Članovi vašeg tima tada mogu planirati svoje radne rasporede ili mijenjati smjene zaposlenika unaprijed kako bi izbjegli propuštanje posla ili smjene s nedostatkom osoblja. Optimalni raspored rada pruža vašoj organizaciji razne pogodnosti, uključujući:
• Smanjena fluktuacija zaposlenih: Zaposleni razumiju kada se od njih očekuje da rade i mogu na odgovarajući način upravljati svojim novcem i ličnim životom. Kada radite po neregularnom rasporedu, važno je pažljivo planiranje.
• Poboljšava produktivnost zaposlenih: postaviti raspored za završetak aktivnosti. Raspored rada takođe olakšava prepoznavanje zdravstvenih problema i problema sa zaposlenima koji kasne.
• Održavanje ravnoteže između posla i života: Nesiguran radni raspored ponekad dovodi do toga da zaposleni previše rade i zanemaruju svoj privatni život. Zahvaljujući poboljšanim procedurama zakazivanja, zaposleni više neće morati da razmišljaju o poslu dok su van radnog vremena.
Dio 2. Najbolji način za kreiranje radnog rasporeda
Idealan način za konstruisanje radnog rasporeda uključuje nekoliko kritičnih elemenata koji osiguravaju da je efikasan i da zadovoljava zahtjeve i firme i njenih zaposlenih. Evo uobičajene procedure.
• Shvatite svoje potrebe: Započnite ispitivanjem opterećenja, dostupnosti zaposlenika i radnog vremena. Odredite koji sati su najprometniji, a koji zahtijevaju najmanju količinu pokrivenosti.
• Postavite jasna očekivanja: Definirajte zadatke, odgovornosti i očekivano radno vrijeme svakog zaposlenika. Pobrinite se da svi znaju šta se od njih očekuje.
• Koristite alat za planiranje: Kreirajte i upravljajte svojim rasporedom koristeći zakazivanje softver za radni tok ili alate kao što su Excel, MindOnMap i Word. Ovi alati mogu pomoći u automatizaciji procesa i smanjenju grešaka.
Dio 3. Kako nacrtati dijagrame za raspored rada
U drugom dijelu ovog članka raspravljali smo o najboljem načinu kreiranja radnog rasporeda. U trećoj tački, podsjetili smo se da koristimo odličan alat za planiranje. Uz to, tim je preporučio savršen alat za vas: nevjerovatan MindOnMap. Ovaj svestrani alat za mapiranje uma nudi funkcije koje vam mogu pomoći da lako nacrtate dijagram radnog rasporeda.
MindOnMap nudi nevjerovatno široke mogućnosti koje nam mogu pomoći da kreiramo različite dijagrame i grafikone, poput radnog rasporeda. Može nam pomoći da upravljamo svojim vremenom. Osim toga, ako ste menadžer, onda možemo koristiti ovaj alat da predstavimo raspored rada našeg tima na vizualno dopadljiv pristup. Hajde sada da vidimo kako je to moguće.
Otvorite softver MindOnMap na svom računaru. U njegovom interfejsu kliknite na dugme Novo i izaberite Dijagram toka.
Sada možemo ući u radni prostor. Molimo kliknite na oblike koje želite i rasporedite ih prema željenom dizajnu.
Nakon toga dodajte oznaku svakog oblika ovisno o vašem radnom rasporedu. Zatim ga finalizirajte odabirom stilova i teme prije nego što kliknete na Sačuvaj dugme.
Ovi jednostavni koraci mogu vam dati vizualni prikaz radnog rasporeda. Sada možemo vidjeti da je alat efikasan i da nam zaista može pomoći da vizualiziramo ono što nam je potrebno. Ako želite, koristite ove šablone i uredite raspored rada u skladu sa svojom voljom.
Dio 4. Vrste rasporeda rada
Svaka firma ima različite zahtjeve, a raspored od devet do pet je pogodan samo za neke. Preduzeća koja zahtijevaju 24-satno osoblje ili imaju druge hitne probleme za rješavanje često koriste smjene kako bi maksimizirali produktivnost. Najpopularnije vrste rasporedi toka posla prikazani su u nastavku bez posebnog redoslijeda:
Dupont raspored smjena
Dupontov raspored smjena je popularan među policijskim stanicama, zdravstvenim ustanovama i drugim 24-satnim preduzećima. Ovaj plan ima četiri različita tima koji rade u dvije smjene po 12 sati. Dnevne i noćne smjene su po rasporedu po četiri sedmice. Tokom četiri sedmice, osoblje po Dupont rasporedu će raditi na sljedeći način.
• Jedan slobodan dan.
• Tri noćne smjene
• Tri slobodna dana.
• Četiri noćne smjene
• Tri slobodna dana.
• Trodnevne smjene.
• Četvorodnevne smjene.
• Sedam slobodnih dana.
2-2-3 Raspored
Raspored 2-2-3 je također popularan izbor za sektore koji zahtijevaju 24-časovno osoblje. Ovaj sistem koristi postepeni ciklus rotacije od 28 dana, pri čemu svaki zaposleni radi u smjenama od 12 sati svakog dana. Tipičan raspored za četiri tima je sljedeći.
• Dvodnevne smjene.
• Dva slobodna dana.
• Trodnevne smjene.
Raspored rada sa punim radnim vremenom
Raspored rada sa punim radnim vremenom zahtijeva od pojedinaca da rade između osam i deset sati dnevno, u rasponu od uobičajenih 40 do 50 sati sedmično. S obzirom na dugo radno vrijeme, zaposleni s punim radnim vremenom obično dobijaju niz prednosti na svom radnom mjestu. To često uključuje zdravstveno osiguranje, bolovanje i penzione planove.
Većina rasporeda sa punim radnim vremenom uključuje istu smjenu svaki dan. Smjene se razlikuju, ali zaposleni često rade 34 do 40 sati svake sedmice. Neoslobođenim radnicima sa punim radnim vremenom plaća se prekovremeni rad kada rade više od 40 sati. Plaćeni članovi tima, iako zarađuju više novca, isključeni su iz prekovremenog rada.
Slobodni raspored rada
Radnici po ugovoru ili slobodni radnici koriste slobodne radne rasporede. Ovi zaposleni često rade bez unaprijed određenog rasporeda dok njihovi projekti ne budu završeni. U određenim slučajevima, vlade zabranjuju preduzećima da usmjeravaju kada ili gdje slobodnjak radi.
Raspored rada sa skraćenim radnim vremenom
Raspored rada zaposlenih sa skraćenim radnim vremenom ne ispunjava uslove lokacije za zaposlenog sa punim radnim vremenom. U Sjedinjenim Državama zaposleni imaju 30 ili manje zagarantovanih sati sedmično. Njihov radni raspored se povremeno može promijeniti kako bi uključio dodatne ili čak prekovremene sate.
Dio 5. Često postavljana pitanja o tome kako kreirati raspored rada
Kakav je raspored rada 5 4 9?
Plan rada 5-4-9 je dvonedeljni komprimovani raspored u kojem zaposleni rade četiri dana po 9 sati i jedan dan od 8 sati u prvoj sedmici, zatim četiri dana po 9 sati i jedan slobodan dan u drugoj sedmici. To znači jedan dodatni slobodan dan svake dvije sedmice.
Kako da kreiram lični raspored rada?
Da biste napravili prilagođeni radni kalendar, prvo odredite svoje dužnosti i prioritete. Odredite svoje radno vrijeme, odvojite vrijeme za svaki zadatak, pravite redovne pauze i redovno pregledajte svoj raspored kako biste izvršili potrebna prilagođavanja. Kalendari i Excel mogu vam pomoći da bolje uredite svoj raspored.
Da li Excel ima šablon radnog rasporeda?
Da, Excel nudi šablone radnog rasporeda. Možete ih pronaći tako što ćete otvoriti Excel i kliknuti File, a zatim ide na Novo, i traži raspored rada ili sedmični raspored. Možete izmijeniti ove šablone kako bi zadovoljili svoje radne zahtjeve.
Kakav je vaš redovan radni raspored?
Zaposleni sa punim radnim vremenom će najvjerovatnije slijediti konvencionalni raspored rada, koji obično traje od ponedjeljka do petka od 9 do 17 sati. Drugi uobičajeni rasporedi s punim radnim vremenom uključuju rad 10 sati dnevno četiri dana u sedmici ili 6,5 sati dnevno za šest dana u sedmici.
Kakav je nedeljni raspored rada?
Sedmični plan rada omogućava menadžerima da podijele vremenske intervale među članovima tima kako bi odgovarali potrebama kompanije i zaposlenika. Neke činjenice koje treba uzeti u obzir prilikom izrade sedmičnog rasporeda su maksimalna dužina smjena, periodi dostupnosti osoblja, promet i opterećenje.
Zaključak
Ovo su detalji koje moramo znati o našem rasporedu rada. Iznad možemo vidjeti suštinu toga i najbolji način da ga kreiramo. Zato se nadamo da vam alat MindOnMap može pomoći u rasporedu rada.
