আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কী এবং কীভাবে এটি কার্যকরভাবে ব্যবহার করবেন
কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনা সাফল্যের চাবিকাঠি, বিশেষ করে আমাদের দ্রুতগতির বিশ্বে। অতএব, আপনার সমস্ত কাজ সম্পন্ন করার জন্য একটি করণীয় তালিকা তৈরি করা আবশ্যক। এখন, আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স একটি টাস্ক ম্যানেজমেন্ট টুল যা জনপ্রিয়। এবং তাই, আপনি যদি আপনার প্রয়োজনে এটি ব্যবহার করতে চান তবে এই নির্দেশিকাটি পড়তে থাকুন। এখানে, আমরা আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কী তা উপস্থাপন করব। এইভাবে, আপনি এর উদ্দেশ্য আরও ভালভাবে বুঝতে পারবেন। পরে, আমরা শেখাব আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কীভাবে ব্যবহার করবেন সহজ গাইড অনুসরণ করুন। অবশেষে, আমরা আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স তৈরি করতে আপনি ব্যবহার করতে পারেন এমন 2টি সেরা সরঞ্জাম তালিকাভুক্ত করেছি।
- পার্ট 1. আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কি?
- পার্ট 2। আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কিভাবে ব্যবহার করবেন
- পার্ট 3. কিভাবে আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স তৈরি করবেন
- পার্ট 4. আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কীভাবে ব্যবহার করবেন সে সম্পর্কে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী
পার্ট 1. আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কি?
আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স হল তাদের গুরুত্ব এবং জরুরীতার উপর ভিত্তি করে কাজগুলি সাজানোর একটি উপায়। এটি ডোয়াইট ডি. আইজেনহাওয়ারের নামানুসারে একটি পদ্ধতি। তিনি মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের 34 তম রাষ্ট্রপতি। তিনি তার ব্যতিক্রমী সময় ব্যবস্থাপনা দক্ষতার জন্যও পরিচিত। এইভাবে, আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স একটি শক্তিশালী অগ্রাধিকার এবং সময় ব্যবস্থাপনার হাতিয়ার হয়ে উঠেছে। যেহেতু এটি ব্যক্তিদের জ্ঞাত সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য একটি কাঠামো প্রদান করে। এইভাবে, তারা জানবে কোথায় তাদের প্রচেষ্টা পরিচালনা করতে হবে। এছাড়াও, এটি তাদের সত্যিকারের গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলিতে ফোকাস করতে দেয়। সুতরাং, শেষ পর্যন্ত, তারা সময় ব্যবস্থাপনার জন্য আরও কার্যকর এবং ভারসাম্যপূর্ণ পদ্ধতি অর্জন করতে পারে।
এই পদ্ধতি সম্পর্কে জানার পর, আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কীভাবে ব্যবহার করবেন তা শিখতে নিম্নলিখিত অংশে যান।
পার্ট 2। আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কিভাবে ব্যবহার করবেন
প্রথমত, আপনাকে বুঝতে হবে যে আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স চারটি চতুর্ভুজে বিভক্ত। আপনি চারটি খালি বাক্স দিয়ে শুরু করবেন, দুইটি করে। সুতরাং, আপনাকে এইগুলির উপর ভিত্তি করে এই চতুর্ভুজগুলি লেবেল করতে হবে:
প্রথম চতুর্ভুজ (উপরে বাম): গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরী কাজ।
দ্বিতীয় চতুর্ভুজ (উপরের ডানদিকে): গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু জরুরী কাজ নয়।
তৃতীয় চতুর্ভুজ (নিম্ন বাম): জরুরি কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ নয়।
চতুর্থ চতুর্ভুজ (নিম্ন ডানদিকে): জরুরী বা গুরুত্বপূর্ণ নয়।
এক্সেল বা অন্যান্য সরঞ্জামগুলিতে কীভাবে আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স তৈরি করবেন তা শেখার আগে, এটি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা এখানে:
1. তালিকা টাস্ক এবং বরাদ্দ অগ্রাধিকার
আপনার শেষ করতে হবে এমন সমস্ত কাজের একটি তালিকা কম্পাইল করে শুরু করুন। আপনার তালিকায় কাজ-সম্পর্কিত প্রকল্প, ব্যক্তিগত লক্ষ্য বা অন্য কোনো কার্যক্রম অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। প্রতিটি কাজকে তার জরুরীতা এবং গুরুত্বের উপর ভিত্তি করে মূল্যায়ন করুন। উপরে উল্লিখিত চারটি চতুর্ভুজের একটিতে প্রতিটি কাজকে শ্রেণীবদ্ধ করুন।
2. চতুর্ভুজ 1 এ কাজগুলি ডিল করুন৷
চতুর্ভুজ 1-এর কাজগুলি অবিলম্বে মনোযোগের দাবি রাখে। অবিলম্বে এই কাজগুলি সম্পূর্ণ করার দিকে মনোনিবেশ করুন। এইভাবে, আপনি তাদের সঙ্কট হতে বাধা দেবেন।
3. তফসিল চতুর্ভুজ 2
দ্বিতীয় চতুর্ভুজ কাজের জন্য সময় বরাদ্দ করুন। জরুরী না হলেও, এই কাজগুলো আপনার লক্ষ্যে উল্লেখযোগ্যভাবে অবদান রাখে। পরিকল্পনা এবং সময়সূচী নিশ্চিত করে যে তারা জরুরী হওয়ার আগে মনোযোগ পাবে।
4. প্রতিনিধি বা সীমা চতুর্ভুজ 3
সম্ভব হলে চতুর্ভুজ 3-এর কাজগুলি অর্পণ করা হতে পারে। যেহেতু এই কাজগুলো জরুরি কিন্তু ব্যক্তিগতভাবে গুরুত্বপূর্ণ নয়। যদি প্রতিনিধিত্ব একটি বিকল্প না হয়, এই কাজগুলিতে ব্যয় করা সময় কমিয়ে দিন।
5. চতুর্ভুজ 4-এ কাজগুলি বাদ দিন।
চতুর্থ কোয়াড্রেন্টের কাজগুলি প্রয়োজনীয় কিনা তা মূল্যায়ন করুন। যদি না হয়, তাদের নির্মূল বা অর্পণ করুন. যদি তারা সামান্য মূল্য অবদান রাখে, আপনার অগ্রাধিকারে তাদের স্থান পুনর্বিবেচনা করুন।
পার্ট 3. কিভাবে আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স তৈরি করবেন
বিকল্প 1. MindOnMap
আপনার আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্সকে একটি ভিজ্যুয়াল উপস্থাপনায় দেখানোর জন্য, আপনি ব্যবহার করতে পারেন এমন প্রচুর সরঞ্জাম রয়েছে। তবুও, এগুলি দেওয়া হলে, একটি বেছে নেওয়া চ্যালেঞ্জিং হতে পারে। এর সাথে, আমরা আপনাকে ব্যবহার করার পরামর্শ দিই MindOnMap. এটি একটি ওয়েব-ভিত্তিক প্রোগ্রাম যা আপনি বিভিন্ন ডায়াগ্রাম তৈরি করতে ব্যবহার করতে পারেন। এখন, এটি অ্যাপ সংস্করণ ডাউনলোড করে অফলাইনেও উপলব্ধ। এটি ছাড়াও, টুলটি আপনাকে আপনার ডায়াগ্রামটি কল্পনা করতে সহায়তা করার জন্য বেশ কয়েকটি বৈশিষ্ট্য সরবরাহ করে। এটিতে বিভিন্ন লেআউট রয়েছে যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন, যেমন ট্রিম্যাপ, ফ্লোচার্ট, অর্গ চার্ট এবং আরও অনেক কিছু। এছাড়াও, এটি অনেক অনন্য আইকন, থিম এবং টীকা প্রদান করে। এছাড়াও, আপনি এমনকি লিঙ্ক এবং ছবি সন্নিবেশ করতে পারেন. এইভাবে আপনার কাজ ব্যক্তিগতকৃত করার জন্য আপনাকে আরও বিকল্প দেয়। অবশেষে, আপনি এখানে আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স সহ যেকোনো ম্যাট্রিক্স তৈরি করতে পারেন। এটি কীভাবে করবেন তা এখানে:
আপনার ডিভাইসে MindOnMap পেতে নীচের বিনামূল্যে ডাউনলোড বোতামে ক্লিক করুন।
নিরাপদ ডাউনলোড
নিরাপদ ডাউনলোড
এখন, টুলটি সম্পূর্ণরূপে অ্যাক্সেস করতে একটি বিনামূল্যে অ্যাকাউন্ট তৈরি করা নিশ্চিত করুন। একবার অ্যাক্সেস করা হলে, উপলব্ধ বিকল্পগুলি থেকে আপনি যে লেআউটটি চান তা চয়ন করুন। আপনি মন মানচিত্র থেকে চয়ন করতে পারেন, মাছের হাড়, ট্রি ম্যাপ, ফ্লোচার্ট, ইত্যাদি।
তারপরে, আপনি যে আকৃতিটি আপনার ডায়াগ্রামে যোগ করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন। একবার এটি ক্যানভাসে স্থাপন করা হলে আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী এর আকার কাস্টমাইজ করুন। তারপর, প্রতিটি চতুর্ভুজের জন্য বিশদ ইনপুট করুন।
আপনি যখন আপনার ম্যাট্রিক্সের সাথে সন্তুষ্ট হন, আপনি এখন এটি সংরক্ষণ করতে পারেন। টুলের ডানদিকে রপ্তানি বোতামে আঘাত করে এটি করুন। তারপর, পছন্দসই আউটপুট বিন্যাস নির্বাচন করুন.
বিকল্প 2. এক্সেল
মাইক্রোসফ্ট এক্সেল হল আরেকটি টুল যা আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স তৈরি এবং পরিচালনা করার একটি উপায় প্রদান করে। যদিও এটি একটি জনপ্রিয় স্প্রেডশীট সফ্টওয়্যার, আপনি এটি অন্যান্য উদ্দেশ্যেও ব্যবহার করতে পারেন। এটির সাহায্যে, আপনি কাজগুলি সংগঠিত করতে পারেন, ক্রিয়াকলাপগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে পারেন এবং আপনার কাজের চাপকে দৃশ্যমানভাবে উপস্থাপন করতে পারেন। এখন, যেহেতু এটি জনপ্রিয়, আপনি এটি কীভাবে কাজ করে তার সাথে পরিচিত হতে পারেন। অতএব, আপনি এটির ইন্টারফেস স্বজ্ঞাত খুঁজে পেতে পারেন। আপনিও পারবেন এক্সেলে একটি বার গ্রাফ তৈরি করুন. এবং তাই, এখানে কিভাবে এক্সেলে একটি আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স তৈরি করা যায়:
প্রথমে, Microsoft Excel চালু করুন এবং শুরু করতে একটি নতুন স্প্রেডশীট খুলুন। কাজের নাম, জরুরিতা এবং গুরুত্বের জন্য কলাম নির্ধারণ করুন।
প্রতিটি কাজের জরুরীতা এবং গুরুত্ব উপস্থাপন করতে কোষ ব্যবহার করুন। তারপরে, নির্ধারিত কলামগুলিতে আপনার কাজের তালিকা ইনপুট করুন।
আপনার কাজগুলিকে আরও ভালভাবে জোর দেওয়ার জন্য, আপনি Excel এ প্রদত্ত রং দিয়ে ঘরগুলি পূরণ করতে পারেন। আপনার পছন্দসই রঙ নির্বাচন করতে রঙ পূরণ করুন বোতামে ক্লিক করুন। এছাড়াও, আপনি আপনার ইচ্ছামতো ফন্ট শৈলী এবং পাঠ্য পরিবর্তন করতে পারেন।
একবার সন্তুষ্ট হলে, উপরের অংশে ফাইল ট্যাবে ক্লিক করে আপনার কাজ সংরক্ষণ করুন। অবশেষে, ক্লিক করুন সংরক্ষণ এটি সরাসরি সংরক্ষণ করার জন্য বোতাম। অথবা ফাইলের নাম সম্পাদনা করতে এবং সংরক্ষণের গন্তব্য নির্বাচন করতে হিসাবে সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন।
পার্ট 4. আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কীভাবে ব্যবহার করবেন সে সম্পর্কে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী
আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্সের উদ্দেশ্য কী?
আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স ব্যক্তিদের কাজকে অগ্রাধিকার দিতে সাহায্য করে। এটি তাদের জরুরীতা এবং গুরুত্বের উপর ভিত্তি করে কাজ শ্রেণীবদ্ধ করতে দেয়। অতএব, এটি তাদের কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনা এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে সক্ষম করে।
ABC আইজেনহাওয়ার পদ্ধতি কি?
এবিসি আইজেনহাওয়ার পদ্ধতি আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্সের একটি সরলীকৃত সংস্করণ। এটি আপনার সময় ব্যবস্থাপনাকে আরও কার্যকর করতে ব্যবহৃত একটি পদ্ধতি। এর মানে হল যে আপনার কাজগুলি ABC-তে লেবেল করা হয়েছে। A এর জন্য, এই কাজগুলি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরী উভয়ই। এখন, B হল গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু জরুরী নয় এমন কাজের জন্য। অবশেষে, সি কাজগুলি কম গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রায়শই প্রকৃতির রুটিন।
নির্বাহীদের জন্য আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কি?
নির্বাহীদের জন্য, আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স হল উচ্চ-স্তরের অগ্রাধিকারগুলি পরিচালনা করার জন্য একটি কৌশলগত হাতিয়ার। এটি দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্যে অবদান রাখে এমন জটিল কাজগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করে। এইভাবে, এটি নিশ্চিত করে যে সাংগঠনিক সাফল্যের জন্য সময় এবং সংস্থান দক্ষতার সাথে বরাদ্দ করা হয়েছে।
ছাত্রদের জন্য আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কি?
ছাত্রদের জন্য, আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স একাডেমিক এবং ব্যক্তিগত কাজকে অগ্রাধিকার দিতে সাহায্য করে। এটি তাদের জরুরী সময়সীমার উপর ফোকাস করতে দেয়। তারপর, গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু অ-জরুরী কাজের জন্য সময় বরাদ্দ করুন। এটি দীর্ঘমেয়াদী প্রকল্পগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করতে পারে এবং সময় অপচয়কারী কার্যকলাপ এড়াতে পারে। এই পদ্ধতি দক্ষ অধ্যয়ন অভ্যাস এবং সময় ব্যবস্থাপনা দক্ষতা প্রচার করে।
উপসংহার
এখন পর্যন্ত, আপনি শিখেছেন আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স কীভাবে ব্যবহার করবেন এই গাইডের মাধ্যমে। শুধু তাই নয়, আপনি আবিষ্কার করেছেন যে আপনার ম্যাট্রিক্সকে দৃশ্যমানভাবে উপস্থাপন করার উপায় রয়েছে। তবুও, আপনি যদি একটি সহজ উপায় খুঁজছেন, আমরা আপনাকে ব্যবহার করার পরামর্শ দিই MindOnMap. টুলটি আপনাকে গ্যারান্টি দেয় যে সম্পাদনার সময়, আপনি কোনো গুরুত্বপূর্ণ ডেটা হারাবেন না। কারণ এটি কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে কাজ করা বন্ধ করার পরে এটি একটি স্বয়ংক্রিয়-সংরক্ষণ বৈশিষ্ট্য অফার করে। সুতরাং, আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স বা অন্যান্য ডায়াগ্রাম এবং ম্যাট্রিক্স তৈরি করতে আপনার উদ্বিগ্ন হওয়ার কিছু নেই।
