কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনার জন্য কীভাবে একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করবেন

একজন ম্যানেজার হিসাবে, আপনার নিঃসন্দেহে কাজের সময়সূচী তৈরি করা এবং আপনার কর্মীদের কাজের সময় পর্যবেক্ষণ করার কাজ রয়েছে। যদিও এটি একটি সময়সাপেক্ষ কাজ নয়, আপনাকে অবশ্যই এটি সঠিকভাবে সম্পন্ন করতে হবে এবং আমরা এখানে আপনাকে গাইড করতে আছি। সুতরাং, আপনি যদি জিজ্ঞাসা করেন যে এটি দিয়ে কোথায় শুরু করবেন? আপনার সম্ভবত অনেক প্রশ্ন আছে, বিশেষ করে যদি আপনি টিম ম্যানেজমেন্টে নতুন হন। একটি আদর্শ কাজের সময়সূচী গঠনের বিষয়ে উদ্বেগ। আর কোনো আলোচনা ছাড়াই, এখন আমরা আপনাকে শেখানোর মতো এই নির্দেশিকাটি শুরু করি কিভাবে একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করতে হয় সাধারণ এবং সেরা উপায়ে।

• পার্ট 1। কেন একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করুন
• পার্ট 2. একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করার সর্বোত্তম উপায়
• পার্ট 3. কাজের সময়সূচীর জন্য কীভাবে ডায়াগ্রাম আঁকবেন
• পার্ট 4. কাজের সময়সূচীর প্রকার
• পার্ট 5। কিভাবে কাজের সময়সূচী তৈরি করতে হয় সে সম্পর্কে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

পার্ট 1। কেন একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করুন

একটি সফল ব্যবসা চালানোর জন্য একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ কাজের সময়সূচী তৈরি করা এবং মেনে চলা অপরিহার্য, বড় বা ছোট। এইভাবে, আপনার দলের প্রত্যেকেই বুঝতে পারে যখন তারা কাজ করবে বলে আশা করা হয়। আপনার টিমের সদস্যরা তখন তাদের কাজের সময়সূচী বা ট্রেড কর্মচারী শিফটের পরিকল্পনা করতে পারে কাজের অনুপস্থিত বা কম স্টাফ শিফট এড়াতে। সর্বোত্তম কাজের সময়সূচী আপনার সংস্থাকে বিভিন্ন সুবিধা প্রদান করে, যার মধ্যে রয়েছে:

• কর্মচারী টার্নওভার হ্রাস: কর্মচারীরা বুঝতে পারে কখন তাদের কাজ করার আশা করা হয় এবং তারা তাদের অর্থ এবং ব্যক্তিগত জীবন যথাযথভাবে পরিচালনা করতে পারে। একটি অনিয়মিত সময়সূচীতে কাজ করার সময়, সতর্কতার সাথে পরিকল্পনা করা অপরিহার্য।
• কর্মচারীর উত্পাদনশীলতা উন্নত করে: কার্যক্রম সম্পূর্ণ করার জন্য সময়সূচী সেট করুন। কাজের সময়সূচী স্বাস্থ্য সমস্যা এবং কর্মীদের দেরিতে আসার সমস্যাগুলি সনাক্ত করা সহজ করে তোলে।
• কর্ম-জীবনের ভারসাম্য বজায় রাখা: একটি অনিশ্চিত কাজের সময়সূচী কখনও কখনও কর্মীরা খুব বেশি কাজ করে এবং তাদের ব্যক্তিগত জীবনকে অবহেলা করে। উন্নত সময়সূচী পদ্ধতির জন্য ধন্যবাদ, কর্মচারীদের আর ঘড়ির সময় কাজ সম্পর্কে চিন্তা করতে হবে না।

পার্ট 2. একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করার সর্বোত্তম উপায়

একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করার আদর্শ উপায়ে কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান রয়েছে যা নিশ্চিত করে যে এটি কার্যকর এবং ফার্ম এবং এর কর্মচারী উভয়ের চাহিদা পূরণ করে। এখানে একটি সাধারণ পদ্ধতি আছে।

• আপনার চাহিদা বুঝুন: কাজের চাপ, কর্মচারীর প্রাপ্যতা এবং ব্যবসার সময় পরীক্ষা করে শুরু করুন। কোন ঘন্টা সবচেয়ে ব্যস্ত এবং কোন কভারেজের সর্বনিম্ন পরিমাণ প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন।
• পরিষ্কার প্রত্যাশা সেট করুন: প্রতিটি কর্মচারীর কাজ, দায়িত্ব এবং প্রত্যাশিত কাজের সময় নির্ধারণ করুন। নিশ্চিত করুন যে সবাই জানে তাদের কাছ থেকে কী আশা করা হচ্ছে।
• একটি শিডিউলিং টুল ব্যবহার করুন: সময়সূচী ব্যবহার করে আপনার সময়সূচী তৈরি করুন এবং পরিচালনা করুন ওয়ার্কফ্লো সফ্টওয়্যার বা Excel, MindOnMap এবং Word এর মত টুল। এই সরঞ্জামগুলি প্রক্রিয়া অটোমেশন এবং ত্রুটি হ্রাসে সহায়তা করতে পারে।

পার্ট 3. কাজের সময়সূচীর জন্য কীভাবে ডায়াগ্রাম আঁকবেন

এই নিবন্ধের দ্বিতীয় অংশে, আমরা একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করার সর্বোত্তম উপায় নিয়ে আলোচনা করেছি। তৃতীয় পয়েন্টে, আমাদের একটি দুর্দান্ত সময়সূচী সরঞ্জাম ব্যবহার করার জন্য স্মরণ করিয়ে দেওয়া হয়েছিল। এর সাথে, দলটি আপনার জন্য নিখুঁত সরঞ্জামের সুপারিশ করেছে: অবিশ্বাস্য MindOnMap. এই বহুমুখী মন-ম্যাপিং টুলটি এমন বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে যা আপনাকে আপনার কাজের সময়সূচী ডায়াগ্রাম সহজেই আঁকতে সাহায্য করতে পারে।

MindOnMap অবিশ্বাস্যভাবে বিস্তৃত বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে যা আমাদের বিভিন্ন ডায়াগ্রাম এবং চার্ট তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে, যেমন একটি কাজের সময়সূচী। এটি আমাদের সময় পরিচালনা করতে সাহায্য করতে পারে। উপরন্তু, আপনি যদি ম্যানেজার হন, তাহলে আমরা আমাদের দলের কাজের সময়সূচীকে দৃশ্যত আকর্ষণীয় পদ্ধতিতে উপস্থাপন করতে এই টুলটি ব্যবহার করতে পারি। এখন দেখা যাক কিভাবে এটা সম্ভব।

এই সহজ পদক্ষেপগুলি আপনাকে কাজের সময়সূচীর একটি ভিজ্যুয়াল দিতে পারে। আমরা এখন দেখতে পাচ্ছি যে টুলটি কার্যকর এবং সত্যিই আমাদের যা প্রয়োজন তা কল্পনা করতে সাহায্য করতে পারে। আপনি যদি চান, এই টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করুন এবং আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী কাজের সময়সূচী সম্পাদনা করুন।

পার্ট 4. কাজের সময়সূচীর প্রকার

প্রতিটি ফার্মের স্বতন্ত্র প্রয়োজনীয়তা রয়েছে এবং নয়-থেকে পাঁচ-এর সময়সূচী শুধুমাত্র কারো কারো জন্য উপযুক্ত। যেসব ব্যবসায় 24-ঘণ্টা স্টাফিং প্রয়োজন বা অন্যান্য চাপের সমস্যা সমাধানের জন্য ঘন ঘন উৎপাদনশীলতা বাড়াতে শিফট ব্যবহার করে। সবচেয়ে জনপ্রিয় ধরনের কর্মপ্রবাহের সময়সূচী নিচে কোন বিশেষ ক্রমে দেখানো হয়েছে:

ডুপন্ট শিফট শিডিউল

Dupont শিফট সময়সূচী পুলিশ স্টেশন, স্বাস্থ্যসেবা সুবিধা এবং অন্যান্য 24-ঘন্টা ব্যবসার মধ্যে জনপ্রিয়। এই প্ল্যানটিতে চারটি স্বতন্ত্র দল রয়েছে দুটি 12-ঘন্টার শিফটে কাজ করে৷ দিন এবং রাতের শিফটগুলি চার সপ্তাহের ঘূর্ণনে নির্ধারিত হয়। চার সপ্তাহের বেশি, ডুপন্ট সময়সূচীতে কর্মীরা নিম্নরূপ কাজ করবে।

• একদিন ছুটি।
• তিন রাতের শিফট
• তিন দিন ছুটি।
• চারটি রাতারাতি শিফট
• তিন দিন ছুটি।
• তিন দিনের শিফট।
• চার দিনের শিফট।
• সাত দিন ছুটি।

2-2-3 সময়সূচী

2-2-3 সময়সূচীটি সেই সেক্টরগুলির জন্য একটি জনপ্রিয় পছন্দ যেখানে 24-ঘন্টা স্টাফিং প্রয়োজন। এই সিস্টেমটি একটি ধীরে ধীরে, 28-দিনের ঘূর্ণন চক্র নিয়োগ করে, প্রতিটি কর্মচারী প্রতিদিন 12-ঘন্টা শিফটে কাজ করে। চারটি দলের জন্য একটি সাধারণ সময়সূচী নিম্নরূপ।

• দুই দিনের শিফট।
• দুই দিন ছুটি।
• তিন দিনের শিফট।

ফুল-টাইম কাজের সময়সূচী

একটি পূর্ণ-সময়ের কাজের সময়সূচীতে ব্যক্তিদের প্রতিদিন আট থেকে দশ ঘন্টা কাজ করতে হয়, প্রতি সপ্তাহে স্বাভাবিক 40 থেকে 50 ঘন্টা। তাদের দীর্ঘ সময় দেওয়া, পূর্ণ-সময়ের কর্মচারীরা সাধারণত তাদের কর্মক্ষেত্র থেকে বিভিন্ন সুবিধা পায়। এর মধ্যে প্রায়শই স্বাস্থ্য বীমা, অসুস্থ ছুটি এবং অবসর পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত থাকে।

বেশিরভাগ পূর্ণ-সময়ের সময়সূচীতে প্রতিদিন একই শিফট অন্তর্ভুক্ত থাকে। শিফট পরিবর্তিত হয়, কিন্তু কর্মীরা প্রায়ই প্রতি সপ্তাহে 34 থেকে 40 ঘন্টা কাজ করে। অ-মুক্ত, পূর্ণ-সময়ের কর্মচারীরা যখন 40 ঘণ্টার বেশি কাজ করে তখন ওভারটাইম দেওয়া হয়। বেতনভোগী দলের সদস্যরা, যদিও বেশি অর্থ উপার্জন করে, ওভারটাইম থেকে বাদ দেওয়া হয়।

ফ্রিল্যান্স কাজের সময়সূচী

চুক্তি বা ফ্রিল্যান্স কর্মীরা ফ্রিল্যান্স কাজের সময়সূচী ব্যবহার করে। এই কর্মচারীরা প্রায়শই তাদের প্রকল্পগুলি সম্পূর্ণ না হওয়া পর্যন্ত পূর্বনির্ধারিত সময়সূচী ছাড়াই পরিশ্রম করে। কিছু কিছু ক্ষেত্রে, সরকার কোন ফ্রিল্যান্সার কখন বা কোথায় কাজ করে তার নির্দেশনা থেকে ব্যবসাকে নিষেধ করে।

খণ্ডকালীন কাজের সময়সূচী

খণ্ডকালীন কর্মচারী কাজের সময়সূচী একজন পূর্ণ-সময়ের কর্মীর জন্য অবস্থানের প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে না। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে, কর্মচারীদের প্রতি সপ্তাহে 30 বা তার কম গ্যারান্টিযুক্ত ঘন্টা রয়েছে। তাদের কাজের সময়সূচী মাঝে মাঝে অতিরিক্ত বা এমনকি ওভারটাইম ঘন্টা অন্তর্ভুক্ত করতে পরিবর্তিত হতে পারে।

পার্ট 5। কিভাবে কাজের সময়সূচী তৈরি করতে হয় সে সম্পর্কে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী