Какво представлява структурата на разбивката на работата и как да я създадете

Структура на разпределението на работата (WBS) се използва често в управление на проекти. Той възлага работа на екипи и допълнително прецизира задачите в конкретни стъпки, които могат да завършат плана на проекта по-бързо и по-ефективно. Но знаете ли какво е това и как да го използвате? Тази статия ще предостави малко информация за WBS в шест аспекта. Прочетете, за да научите повече.

• Част 1. Значението на WBS
• Част 2. Елементите на WBS
• Част 3. Случаи на използване на WBS
• Част 4. Кога да използвате WBS
• Част 5. Ползите от WBS
• Част 6. Как да направите диаграма за структура на разбивка на работата с помощта на MindOnMap
• Част 7. ЧЗВ

Част 1. Значението на WBS

Work Breakdown Structure (WBS) е визуален инструмент за управление на проекти, който опростява големите проекти, като ги разделя на по-малки, по-управляеми задачи. Това улеснява екипите да идентифицират обхвата, разходите и резултатите, както и да възлагат задачи на членовете на екипа, които са най-подходящи за работата. Този инструмент обикновено се използва за планиране, организиране и проследяване на напредъка. Това е схема, която представя информация от най-високото до най-ниското ниво, като всяка задача е свързана с тази над нея.

Част 2. Елементите на WBS

Work Breakdown Structure (WBS) е йерархична организационна структура, която разделя проекта на по-малки и по-управляеми части. Състои се от следните основни елементи:

• Резултати от проекта.

Резултатът е продуктът или услугата, които клиентите ще получат при завършване на проекта. Освен това общият обем на работата в по-ниските нива на WBS трябва да бъде еквивалентен на сбора от работата в по-високите нива.

• Ясна йерархия.

Обхватът на проекта на WBS трябва да бъде йерархичен. Големите и малките проекти отдолу са ясно дефинирани, за да улеснят постигането на целите.

• Ниво на детайлност.

Нивото на детайлност в WBS зависи от размера на проекта, но не е необходимо да бъде твърде подробно. Той има за цел само да определи приблизително точния обхват на проекта.

• WBS речник.

WBS речникът е важна част от WBS, която съдържа цялата съответна информация за проекта и може да дефинира различните елементи на WBS. Помага да се изясни обхватът на всяка задача и отговорностите на членовете на екипа.

• Работни пакети.

Работният пакет е най-малката единица работа в WBS. Тя позволява проектът да бъде разделен на най-управляемите части и след това да бъде възложен на екипни отдели или членове.

Част 3. Случаи на използване на WBS

Изображението по-горе е случай на използване на структура за разбивка на работа за изграждане на къща. В изображението елементите от ниво 1, вътрешни, основни и външни са доставими описания. Елементите от ниво 2, като електричество, изкопи и т.н., във всеки клон на WBS, са всички уникални резултати, необходими за създаване на съответния продукт от ниво 1.

Структурата на WBS е организирана, както следва:

Ниво 1: Строителство на къща.

Ниво 2: Вътрешен, Фундамент, Външен.

Ниво 3: Електроинсталация, изкопни работи, зидария, водопровод, монтаж на стомана, довършителни работи на сгради.

Част 4. Кога да използвате WBS

Work Breakdown Structure (WBS) често се използва в началото на проект. Има различни сценарии и подробните примери са както следва:

• Планиране на събития.

Организаторите на събития трябва да разработят график на проекта и времева линия преди да започне събитието. След това те трябва да постигнат постоянен напредък според плана, за да гарантират, че събитието протича навреме.

• Разпределение на ресурсите и бюджета.

Когато започват нов проект, специалистите по планиране на ресурси трябва да планират ресурсите на проекта и да разпределят подходящ бюджет за проекта.

• Оценка на разходите за търговски проекти.

Планиращите търговски проекти трябва да оценят всички компоненти на дейността, преди всичко разходите по проекта, преди началото на търговския проект, за да намалят потенциалния риск.

• Възлагане на проектна задача.

WBS може да възлага задачи на всички членове на голям проект, което е благоприятно за подпомагане на членовете да придвижат проекта напред в техните роли.

• Проследяване на напредъка на проекта.

WBS позволява на членовете на проектния екип на компанията да знаят кой какво е направил и кога по всяко време и помага на членовете на екипа да бъдат информирани за напредъка на проекта.

Част 5. Ползите от WBS

Структурата на разбивката на работата (WBS) има много предимства за управление на проекти. Помага ви да:

1. Разработва графика на проекта и проследява напредъка на проекта.

2. Възлага задачи на членовете на екипа и предоставя ясни описания на задачите.

3. Подобрява комуникацията между екипи и индивиди и им позволява да се съсредоточат.

4. Оценява разходите по проекта, разпределя бюджетни ресурси и планира по интегриран начин.

5. Прави проекта да бъде разделен на по-малки части, което е по-лесно и лесно за управление.

Част 6. Как да направите диаграма за структура на разбивка на работата с помощта на MindOnMap

MindOnMap е лесен за използване инструмент за създаване на мисловни карти. Има различни приложими сценарии, включително управление на WBS проекти. В допълнение, той е съвместим с много платформи. Можете да го изтеглите на Windows или Mac и да получите директен достъп до него онлайн от всеки браузър.

Ръководството стъпка по стъпка за това как да го използвате за създаване на диаграма за структура на разбивка на работата е предоставено по-долу.

Напомняне: Безплатните потребители могат да експортират JPG и PNG изображения с обикновено качество само с водни знаци.

Съвети: MindOnMap също има много допълнителни функции, ако имате нужда от тях, като например вмъкване на изображения, връзки и коментари чрез щракване върху Образ, Връзка, и Коментари бутон в горната странична лента; на Тема, Опцията за стил в дясната лента ви позволява свободно да редактирате темата, цвета, формата и т.н. на кутията; и на Контур опция ви позволява да прегледате цялата структура на диаграмата. Освен това има много други функции, които можете да изследвате сами!

Част 7. ЧЗВ